Transcript IT Unit 7 - Microsoft Excel 2010.pptx

้
่
บทที่ 7 ความรู ้เบืองต้
นเกียวกับ
Microsoft Excel 2010
อ.กฤษณ์ ช ัยวัณณคุปต ์
[email protected]
Mathematics and
Computer Program, URU
CSIT-URU
Microsoft Excel 2010 คืออะไร
• Microsoft Excel 2010 เป็ นโปรแกรมสาหร ับ
งานคานวณประเภทสเปรดชีด (Spreadsheet)
หรือกระดาษทดอิเล็กทรอนิ กส ์
• ช่วยในงานด้านการคานวณ โดยอาศ ัยตาราง
่ นช่องๆ ทีเรี
่ ยกว่า
การคานวณในลักษณะทีเป็
เซลล ์ (Cell) คล้ายๆ กับการคานวณผ่าน
กระดาษทาการ
่ ได้ เช่น การ
• สามารถประยุกต ์ใช้ก ับงานอืนๆ
วิเคราะห ์ต้นทุน งานฐานข้อมู ล หรืองานเขียน
่
ความสามารถของโปรแกรม
• เหมาะกับงานคานวณประเภทต่างๆ เช่น ตัวเลข
่
ทัวไป,
ค่าทางสถิต,ิ การเงิน, วันที่
• จัดการก ับข้อมู ลภาษาไทยได้ถูกต้องการหลัก
พจนานุ กรมไทย
• สามารถเติมข้อมู ลลาดับ ได้โดยอ ัตโนมัต ิ (Auto
Fill)
• ช่วยสร ้างสู ตรคานวณได้ง่าย ด้วย Function
Wizard
• สร ้างกราฟ และแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว ด้วย Chart
Wizard
• จัดการข้อมู ลสาหร ับงานฐานข้อมู ลได้อย่างยอด
ส่วนประกอบหน้าจอ
้ การท
่
พืนที
างาน
้ ท
่ างานของ Excel เรียกว่า Worksheet
• พืนที
หรือ Sheet โดยใน 1 Sheet จะประกอบด้วย
้ั ยกว่า คอลัมน์ (Column)
บรรทัดในแนวตงเรี
และบรรทัดในแนวนอน เรียกว่า แถว (Row)
• การทางานจะกระทา ณ จุดตัดกันของแถวและ
คอลัมน์ โดยข้อมู ล 1 รายการ จะพิมพ ์ ณ
่ นจุดต ัดกันนี เสมอ
้
ตาแหน่ งทีเป็
และเรียกจุดตัด
กันของแถว และคอลัมน์ในชีตว่า เซลล ์ (Cell)
่ ยกเซลล ์ จะอยู ่ในลักษณะของ <ชือ
่
โดยชือเรี
คอลัมน์><ตัวเลขแถว> เช่น ทางานกับเซลล ์ใน
แถวที่ 10 คอลัมน์ J เรียกว่า J10
่
การเลือนต
าแหน่ งเซลล ์
่
• เลือนเซลล
์ไปด้านซ ้าย ขวา บนและล่าง กดปุ่ ม
   
่
้ั
• เลือนไปทางขวาคร
งละ
1 ช่อง กดปุ่ ม <TAB>
่
• เลือนไปซ
้ายสุดของแถว กดปุ่ ม <HOME>
่
่ นของชีท กดปุ่ ม
• เลือนไปยั
งจุดเริมต้
<CTRL+HOME>
่
่
• เลือนไปยั
งเซลล ์ในแถวและคอลัมน์สุดท้ายทีมี
ข้อมู ลอยู ่ กดปุ่ ม <CTRL+END>
่
• เลือนไปยั
งหน้าก่อน กดปุ่ ม <PAGE UP>
การกาหนดช่วงข้อมู ล
• การกาหนดช่วงข้อมู ล หมายถึง การเลือกข้อมู ล
่
่ างานใดงานหนึ่ง
หลาย ๆ เซลล ์ทีสนใจ
เพือท
พร ้อม ๆ ก ัน เช่น เลือกข้อมู ลในเซลล ์ A2 ถึง
่
้
้ั ยว
เซลล ์ C5 เพือลบทิ
งในคร
งเดี
– กรณี ทใช้
ี่ เมาส ์ กดปุ่ มซ ้ายของเมาส ์ค้างไว้
แล้วลากเมาส ์
– กรณี ใช้แป้ นพิมพ ์ กดปุ่ ม Shift ค้างไว้ แล้วกด
ปุ่ มลู กศร
การกาหนดช่วงข้อมู ล
้ ต ใช้เมาส ์ Click ที่
• การกาหนดช่วงข้อมู ลทังชี
Selection Button ของ Sheet หรือกดปุ่ ม
<Ctrl><A>
้
• การกาหนดช่วงข้อมู ลทังแถว
ใช้เมาส ์ Click
่ ัวเลขกากับแถว หรือ กดปุ่ ม
(หรือ Drag) ทีต
<Shift><Spacebar>
้
• การกาหนดช่วงข้อมู ลทังคอลั
มน์ ใช้เมาส ์ Click
่ ัวอ ักษรกากับคอลัมน์หรือ กดปุ่ ม
(หรือ Drag) ทีต
<Ctrl><Spacebar>
การป้ อนข้อมู ล
่
• เลือน
Cell Pointer ไปยังตาแหน่ งเซลล ์ที่
ต้องการ
• พิมพ ์ข้อมู ล โดยข้อมู ลจะปรากฏในแถบสู ตร
(Formula Bar) ด ังนี ้
• ประเภทของข้อมู ล
– ข้อมู ลประเภทตัวหนังสือ (Text)
– ข้อมู ลประเภทตัวเลข (Number)
่
– ข้อมู ลประเภทว ันทีและเวลา
(Date & Time)
การป้ อนข้อมู ล
• การป้ อนข้อมู ลในช่วง ระบายแถบสีคลุมเซลล ์ที่
ต้องการป้ อนข้อมู ล
้
• พิมพ ์ข้อมู ลชุดแรก จากนันกดปุ่
ม <Enter> จะ
่
พบว่า Cell Pointer เลือนไปตามทิ
ศทางของ
แถบสี
• การป้ อนข้อมู ลหลายบรรทัดในเซลล ์เดียวกัน
่ องการขึนบรรทั
้
เมือต้
ดใหม่ ให้กดปุ่ ม <Alt>
<Enter>
การป้ อนข้อมู ลแบบเติมเอง
อต
ั โนมัต ิ
• Auto Fill หรือการเติมข้อมู ลลาดับอ ัตโนมัต ิ เป็ น
ความสามารถพิเศษของ Microsoft Excel ใน
่ กจะใช้บ่อย ๆ และเป็ นข้อมู ลที่
การป้ อนข้อมู ลทีมั
ต้องเรียงลาดับ เช่น เดือน, วัน, พ.ศ., ไตรมาส
ทางการค้า, ตัวเลข
• ตัวอย่างการเติมข้อมู ล
–
–
–
–
1 , 2 , 3, 4 , 5 , 6
9:00, 10:00, 11:00, 12:00
Monday, Tuesday, Wednesday, Thursday, …
Jan, Feb, Mar, Apr, …
การแก้ไขข้อมู ล
วิธท
ี ี่ 1
่
• เลือน
Cell Pointer อยู ่ในตาแหน่ งเซลล ์ที่
ต้องการแก้ไข
• พิมพ ์ข้อมู ลใหม่ทบ
ั ข้อมู ลเก่า
วิธท
ี ี่ 2
่
• เลือน
Cell Pointer อยู ่ในตาแหน่ งเซลล ์ที่
ต้องการแก้ไข
้
่
• กดปุ่ มฟั งก ์ช ัน F2 จากนันใช้
ปุ่มลู กศร เลือนไปยั
ง
่ องการแก้ไข
ตาแหน่ งทีต้
่ องการ
• ทาการแก้ไข แล้วกดปุ่ ม <Enter> เมือต้
การลบข้อมู ล
ข้อมู ลทีป้่ อนลงใน Sheet สามารถลบได้ โดย
่
• เลือน
Cell Pointer อยู ่ในตาแหน่ งเซลล ์ที่
ต้องการลบ หรือกาหนดช่วงข้อมู ล
• กดปุ่ ม <Delete> หรือเลือกเมนู คาสัง่ Edit,
่ อย ด ังนี ้
Clear แล้วเลือกคาสังย่
่
้ อมู ลและฟอร ์แมตต่างๆ ของ
– All เพือลบทั
งข้
เซลล ์
่
– Content เพือลบเฉพาะข้
อมู ล
่
– Format เพือลบเฉพาะฟอร
์แมตของเซลล ์
การจัดการ Tab Sheet
• ไฟล ์ข้อมู ลของ Microsoft Excel เรียกว่า
WorkBook โดย 1 WorkBook จะประกอบด้วย
้ ท
่ างานหลายพืนที
้ รวมกัน
่
พืนที
เรียกว่า
WorkSheet โดยใช้แท็ปซีตเป็ นจุดบ่งบอกการใช้
งาน
่
การจัดรู ปแบบข้อความหัวเรือง
้ โดย
• ข้อมู ลทีป้่ อนใน Excel มักจะเป็ นข้อมู ลสันๆ
ป้ อน 1 ข้อมู ลแต่เซลล ์ 1 เซลล ์ แต่หากเป็ น
่ ลก
่ หรือหัวรายงาน
ข้อมู ลทีมี
ั ษณะเป็ นหัวเรือง
่ นข้อความยาวและกินพืนที
้ หลายๆ
่
ซึงเป็
เซลล ์ จะ
มีวธ
ิ ก
ี ารกาหนด และจ ัดแต่งโดยป้ อนข้อมู ลใน
เซลล ์แรกของช่วง โดยการกาหนดแถบสีให้ก ับ
้ Click เมาส ์ทีปุ่่ มเครืองมื
่
ช่วงข้อมู ล จากนัน
อ
Merge and Center
การจัดรู ปแบบข้อความ
่
• ข้อความหัวเรืองบางลั
กษณะควรจัดเป็ นแนวตง้ั
่ วธ
ซึงมี
ิ ก
ี ารจัด โดยการกาหนดช่วงข้อมู ล เลือก
้
เมนู คาสัง่ Format, Cells จากนันเลื
อก
Alignment หมุนค่า Orientation ให้เป็ น 90
่ องการ
องศา หรือตามทีต้
การจัดเรียงข้อมู ล
• ข้อมู ลทีป้่ อนลงในตารางข้อมู ล มักจะไม่ได้ผ่าน
่ วยในการ
การจัดเรียง เพราะโปรแกรมมีคาสังช่
่
จัดเรียงทีสะดวก
และรวดเร็ว โดยการคลิก
่
เพือจัดเรี
ยงจากน้อยไปมาก หรือมากไป
น้อยตามลาด ับ
การแทรกข้อคิดเห็น
้ั ใ้ ช้อาจ
• ข้อมู ลทีป้่ อนลงในตารางข้อมู ล บางครงผู
ไม่เข้าใจความหมาย เราสามารถแทรก
่
่ องการ
คาอธิบายเพิมเติ
ม ด ังนี ้ เลือกเซลล ์ทีต้
แล้วคลิกเมนู แทรก > ข้อคิดเห็น
่
การเชือมข้
อมู ลเข้าด้วยกัน
•
•
่ ด เช่น
โดยปกติ Excel จะแยกข้อมู ลให้เล็กทีสุ
่
ชือนามสกุ
ล ก็แยกเป็ น 2 คอลัมน์ แต่บางครง้ั
่
การนาไปใช้จาเป็ นต้องใช้รว่ มกัน ซึงสามารถ
่
แก้ไขได้โดยการนาข้อมู ลมาเชือมกันเป็
น
ข้อมู ลชุดใหม่น่นเอง
ั
่
่
สู ตรในการเชือมข้
อมู ล คือ ="ค่าคงที"&
่
ตาแหน่ งเซลล ์&ตาแหน่ งเซลล ์&"ค่าคงที"&...
การกรองข้อมู ล
• การกรองเป็ นการคัดเลือกข้อมู ลออกมาตาม
่
่ องการได้
เงื่อนไขทีระบุ
ทาให้เลือกข้อมู ลตามทีต้
้ สามารถทาได้โดยใช้คาสัง่ Data,
รวดเร็วขึน
Filter, AutoFilter จะปรากฏ Drop Down List
่
ณ หัวเรืองแต่
ละรายการ
การสร ้าง Drop-Down List
•
่ หรือรายการใดๆ ทีมี
่ รายการเดิม
การป้ อนชือ
อยู ่แล้วใน Sheet สามารถใช้ Drop Down List
ให้เลือกแทนการคีย ์ป้ อนแบบปกติ ด ังนี ้
่
่ องการใช้เป็ นข้อมู ล
– ป้ อนชือหรื
อรายการทีต้
ต้นฉบับ
่ องการให้ป้อนข้อมู ลได้
– กาหนดช่วงข้อมู ลทีต้
เช่น I4:I100
– เลือกเมนู คาสัง่ Data, Validation...
– กาหนดข้อมู ลดังตัวอย่าง
การคานวณในโปรแกรม
Microsoft Excel
•
•
่ ก่
มีลก
ั ษณะการคานวณ 2 รู ปแบบใหญ่
ๆ ได้
ลาดั
เครืแองห
การคานวณด้วยสู ตร (Formula) บ มาย
1
()
่ นด้วย =
– การใช้สูตรใน Excel ต้องเริมต้
2
^
– สู ตรใน Excel ต้องเขียนบรรทัดเดี3ยว เช่
น/
* และ
2^2
4
+ และ ่
– ลาด ับความสาคัญของเครืองหมายดังตาราง
• การคานวณด้วยฟั งก ์ช ันสาเร็จรู ป (Function)
– แบ่งเป็ นหมวดหมู ่ได้มากมาย เช่น ฟั งก ์ช ัน
คานวณด้านวัน เวลา ด้านคณิ ตศาสตร ์ สถิต ิ
ฟั งก ์ช ันคานวณมาตรฐาน
• ฟั งก ์ช ันการคานวณค่ามาตรฐาน ที่ Excel
เตรียมไว้ให้ใช้งาน ได้แก่
– SUM(ค่าข้อมู ล หรือช่วง)
ข้อมู ล
– MAX(ค่าข้อมู ล หรือช่วง)
่ ด
มากทีสุ
– MIN(ค่าข้อมู ล หรือช่วง)
่ ด
น้อยทีสุ
– AVERAGE(ค่าข้อมู ล หรือช่วง)
ข้อมู ล
หาผลรวมของ
่ คา
หาค่าข้อมู ลทีมี
่
่ คา
หาค่าข้อมู ลทีมี
่
่
หาค่าเฉลียของ
การคานวณหาอายุ, อายุงาน
(ปี )
•
•
เราสามารถใช้ฟังก ์ช ันของ Excel ช่วย
คานวณหาอายุงาน และอายุต ัวได้ง่ายๆ ด ังนี ้
=YEAR(TODAY())-YEAR(ตาแหน่ งเซลล ์ของ
่ ต้
่ องการคานวณ)
วันทีที
การคานวณแบบมีเงื่อนไข
•
แสดงข้อมู ลแบบมีเงื่อนไข
=IF(เงื่อนไข,แสดงข้อมู ลถ้าเงื่อนไขเป็ นจริง, แสดงข้อมู ลถ้า
เงื่อนไขเป็ นเท็จ)
=IF (A1>20,”มาก”,”น้อย”) หมายความว่า ถ้า A1 มากกว่า 20
ให้แสดงคาว่ามากแต่ถา้ ไม่มากกว่า 20 ให้แสดงคาว่าน้อย
• นับจานวนแบบมีเงื่อนไข
=COUNTIF(ช่วงข้อมู ลเงื่อนไข,เงื่อนไข)
=COUNTIF (A1:A6,">20”) หมายความว่า ให้หานับจานวน
่ คา
่
เฉพาะข้อมู ลทีมี
่ มากกว่า 20 ในช่วงทีระบุ
• หาผลรวมแบบมีเงื่อนไข
่ องการหา
=SUMIF(ช่วงข้อมู ลเงื่อนไข,เงื่อนไข,ช่วงข้อมู ลทีต้
ผลรวม)
=SUMIF(A1:A6,">20",A1:A6) หมายความว่า ให้หาผลรวม
การนาเสนอข้อมู ลด้วยกราฟ
•
ความสามารถเด่นของโปรแกรม Excel ประการ
หนึ่งก็คอ
ื การนาข้อมู ลมาสร ้างกราฟ โดยมี
รู ปแบบของกราฟให้เลือกใช้อย่างมากมาย และ
่
สามารถปร ับเปลียนได้
อย่างหลากหลาย โดยทา
่ องการนาไปสร ้างกราฟ
แถบสีคลุมข้อมู ลทีต้
แล้วเลือกคาสัง่ Insert, Chart
แบบฝึ กหัด
•
•
•
•
่
ให้นก
ั ศึกษาสร ้างตารางตามทีโจทย
์กาหนด โดย
นักศึกษารหัส 101 – 125ทาโจทย ์ข้อที่ 1
นักศึกษารหัส 126 – 149ทาโจทย ์ข้อที่ 2
นักศึกษารหัส 151 เป็ นต้นไป ทาโจทย ์ข้อที่ 3