Transcript Kick-off med seniorleverandør

Projekt: <indsæt projektnavn>
Styregruppens kick-off møde med Seniorleverandører
<indsæt dato for mødet>
Version 1.0
Formålet med denne præsentation
• Denne præsentation kan anvendes som inspiration og
vejledning til styregruppemødet, hvor projektet går fra
anskaffelsesfasen til gennemførselsfasen
• Mødet er det første styregruppemøde, hvor
seniorleverandør(erne) slutter sig til styregruppeformanden og
seniorbruger(ne)
Denne præsentation er en del af en guiden
”God praksis for effektivt styregruppearbejde”
udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen, www.digst.dk .
Version 1.0
2
Dagsorden
•
Projektets formål og grundlag
•
Projektets organisering og governance
•
Præsentation af eksisterende og nye medlemmer i projektet
•
Præsentation af leverandørens projektorganisation
•
Projektets styringselementer
•
Projektets fremgangsmåde
•
Projektets interessenter
•
Projektets risici
•
Orientering om krav til statusrapportering og projektmodel
•
Vejen til et godt samarbejde
•
Incitamenter og Kontrol
•
Leveregler for styregruppen
•
Kommende opgaver
•
Andet
Version 1.0
3
Projektets formål og grundlag
• Hvad er projektets formål og mål
(Projektinitieringsdokumentet)?
• Hvad er projektets omfang og forventede leverancer?
• Hvilke gevinster forventes opnået, og hvem er ansvarlig(e)?
• Hvilke succeskriterier har projektet for dets gennemførsel?
(Prioriteringen af tid, kvalitet og ressource)
• Deling af væsentlige dokumenter, f.eks. business case
Version 1.0
4
Projektets organisering og governance
Projektets organisatoriske elementer
<indsæt tegning – kan omfatte projektkontor, testenhed, arkitektenhed, ændringsforum,
kravstiller-enhed, referencegruppe m.v.>
Version 1.0
5
Projektets organisering og governance
• Opgavefordeling mellem styregruppemedlemmerne
• Få fastlagt beslutningskompetencen, rapportering og
aktivitetsansvar mellem styregruppen og program og/eller
porteføljeledelsen
• Få fastlagt det rette rapporteringsniveau fra projektet til
styregruppen og øvrige interessenter
• Få fastlagt krav for godkendelse af faseovergangsrapport.
Version 1.0
6
Præsentation af eksisterende og nye medlemmer
i projektet
• Hvad er min baggrund?
• Hvad er rationalet bag min deltagelse i denne styregruppe?
• Hvordan skal jeg bidrage til at projektet bliver en succes og
hvilke interessenter kommunikerer jeg med i den forbindelse?
• Hvilken erfaring har jeg med styregruppearbejde?
• Hvilke erfaringer har jeg med projektarbejde?
Version 1.0
7
Præsentation af leverandører(erne)s
projektorganisationer
• <indsæt projekt organisationsdiagram>
Version 1.0
8
Projektets styringselementer
• Få fastlagt de væsentligste projektstyringsprocesser for
gennemførselsfasen, herunder hvilke af værktøjerne der
bruges som fælles værktøjer
•
Økonomi- og
gevinststyring
•
Interessentledelse
•
Kommunikationsstyring
•
Ændringsstyring
•
Risikostyring
•
Problemstyring/issue
håndtering
•
Kontraktstyring
•
Løbende kvalitetstjek
•
Løbende- og slutevaluering
af samarbejde
•
Eskalering
•
Teststyring
Version 1.0
9
Projektets fremgangsmåde
•
Gennemgang af udviklingsmodel (leverancemodel med faser),
herunder hvor der i modellen er mulige punkter hvor kunden kan
gennemføre kontrolaktiviteter.
•
Gennemgang af kvalitetssikring, herunder hvor der i modellen er
mulige punkter hvor kunden kan gennemføre
kvalitetssikringsaktiviteter.
•
Gennemgang af tidsplaner og aftaler om hvordan projektlederniveauet
samordner kundens og leverandørens tidsplaner
•
Gennemgang af projektorganisering og faglige lederroller (f.eks.
chefarkitekt og testleder)
•
Gennemgang af ledelses- og styringsdokumenter
•
Issue- og ændringshåndtering
Version 1.0
10
Projektets interessenter
• Præsentation af identificerede interessenter og identifikation af
nye væsentligste interessenter
Interessent
Område i projektet der har
interesse
Interessentens holdning til
projektet og mulige reaktion
Interessentens betydning for
projektet (inkl. overvejelser om
håndtering/inddragelse i
projektet)
Version 1.0
11
Projektets risici
• Præsentation af de væsentligste risici der allerede er
identificeret og/eller eskaleret til og fra styregruppen
• Identifikation af nye risici, som input til projektledernes fælles
risikoanalyse
• Anvendelse af fælles risikolog?
Id
Risikobeskrivelse
Konsekvens
Handling
Pris
S
K
S*K
Ejer
Version 1.0
12
Orientering om krav til statusrapportering og
projektmodel
• Faseovergangsrapport
• Evt. afvigelsesanmodninger – princippet om
afvigelsesrapportering
• Der skal halvårligt indrapporteres projektstatus til
Statens IT-projektråd
• Fastlæg brug af projektmodellen
Version 1.0
13
Vejen til et godt samarbejde
• Etabler grundlaget for et godt samarbejde mellem kunde og
leverandør(er)
o
Diskuter principper for et godt samarbejde
o
Aftal, hvordan I vil etablere ”det gode samarbejde ”, og hvordan styregruppen
løbende kan følge og få viden om knaster og andre udfordringer i samarbejdet
o
Begge parter er ansvarlig for samarbejdet fungerer, men aftal, hvordan der
måles og rapporteres på samarbejdet undervejs i gennemførelsesfasen,
herunder tag stilling til med hvilke intervaller samarbejdsklimaet skal
efterprøves i styregruppen
o
Aftal, hvordan I Kommunikerer til projektledere og projektdeltagere, hvor
vigtigt et godt samarbejde er, og hvor stor vægt styregruppen lægger på at
samarbejdet fungerer i hverdagen
Version 1.0
14
Incitamenter og kontrol
• Gennemgang af kontraktlige incitamenter og målepunkter
(sikring af fælles forståelse af mål, målemetode og begreber).
• Gennemgang af det samlede kontrolgrundlag: –
• Kundens udbudte kravgrundlag, udbudt teststrategi og
eventuelt forslag til, eller krav om udviklingsmodel
• Leverandørens løsningsforlag, udviklingsmodel og
kvalitetssikring
• Rammer for planlægning af kontrol. Giv retningslinjer til
projektledelsesniveauet
Version 1.0
15
Projekttolerancer og styregruppens leveregler
• Få fastlagt faste møder og deres frekvens
• Få fastlagt agenda og referat (indhold, format og godkendelse
• Sikre, at beslutningskompetence er til stede ved møder
(hvordan håndteres afbud, suppleanter, m.v.)
• Få fastlagt ønskede fora, knyttet til projektorganisationen
• Projektrelevante kontaktpersoner i alles organisation
• Hvilke tolerancer kan projektlederen træffe beslutninger
indenfor?
• Antal dage, økonomi, risiko type, kvalitetsafvigelser, gevinster
• Hvilke beslutninger kan styregruppen træffe over e-mail, og
hvilke kræver fysiske møder? – idet principperne om effektive
beslutningsprocesser holdes over mødeformalia
• Eskalationsproces
Version 1.0
16
De kommende ugers aktiviteter
Id
Aktivitet
Udførende
Deadline
Status
1
Godkende at gennemførselsfasen kan startes
Formand og
Seniorbrugere
03-10-12
2
Bemanding af styregruppen med
Seniorleverandører
Formand
30-09-12
Afsluttet
3
Reorganisering af projektorganisationen
Styregruppen
01-10-12
I gang
4
Godkendelse af milepæle i leverandørers tidsplaner
og slutdato
Formand og
Seniorbrugere
02-10-12
5
Gennemfør risikoanalyse for gennemførselsfasen
Styregruppen
30-09-12
Afsluttet
6
Fastlæggelse af rapporteringskrav
Styregruppen
30-09-12
Afsluttet
7
Gennemfør interessentanalyse
Styregruppen
30-09-12
Afsluttet
8
…
Version 1.0
17
Andet
Version 1.0
18