Transcript [별첨1] 2016 PTC 여행사 OT자료 다운로드

2016 Bali PTC
&
2016 Washington D.C. PIIC
여행사 부문 Orientation
Sales Promotion Team
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Contents
▷ Opening : Prudential 소개
▷ President’s Trophy Convention
▷ 여행사 업무 범위
▷ 향후 일정
▷ Closing
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Prudential
▶ 소개
- 1875년 John F. Dryden 에 의해 미국에서 설립
- 현재 생명보험, 연금보험, 퇴직 관련 서비스 및 관리, 뮤추얼 펀드, 자산운용,
부동산 서비스 등 다양한 금융상품과 서비스 제공
- 세계 30개국에서 5천만 이상의 개인 및 기업고객에게 봉사하는 세계적인 종합
금융서비스그룹
- 1989년 6월 한국법인 설립 이후 “가족사랑, 인간사랑”의 창업정신을 바탕으로
생명보험 본연의 가치를 전파하여 가장 신뢰받는 생명보험회사로 성장
Field
Office
Life Planner® 1,815명
Sales Manager 208명
Agency Manager 60명
Home
Partnership에 기반한
Office
Support 제공
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PTC(컨벤션)
▶ President’s Trophy Convention 이란?
- Prudential Life Planner®, Sales Manager, Agency Manager 의 연간 실적
Race 에 기초하여 성과에 따라 회사의 CEO가 초청 및 주관
- 연간 실적을 바탕으로 한 Winner 들에 대한 축하와 감사, 교육 및 교류의 장
- Field Office 의 생산성 향상을 위한 사내 최대 전략적 마케팅 이벤트
*PIIC (Prudential International Insurance Conference) : 전세계 Prudential
상위 3~4% Life Planner와 Field Manager의 시상식
▶ 특징
- 2015년 22회를 맞이하며 지난 20여년간 국내외 유명 사이트에서 진행
제주, 홍콩, 타이베이, 하와이, 골드코스트, 발리, 싱가폴, 시드니, 미야자키, 괌, 파리,
요꼬하마, 상해, 홍콩, 쿠알라룸푸르, 방콕, 마카오, 파타야, 하와이, 코타키나발루 등
- Incentive 여행이 아닌 수상자와 가족이 함께 참여하는 가족 행사
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PTC(컨벤션)
▶ 2016 Bali PTC
장소 : Bali, Indonesia
일시 : 2016.4.5(화) – 4.7(목)
예상인원 : 약 1,860명
행사장 & 호텔 : Westin Resort NUSA DUA, Bali
4/2
4/3
4/4
4/5
4/7
4/8
4/9
General General
Session1 Session2
오전
오후
4/6
0 Group
Check-in
1 Group
Check-in
2 Group Welcome
Check-in
Party
Farewell
Banquet/ 1 Group 2 Group
0 Group Check-out Check-out
Check-out
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PIIC(컨퍼런스)
PTC
▶ 2016 Washington D.C. PIIC
장소 : Washington D.C., U.S.A
일정 : 2016.7.23(토) – 7.27(수)
예상인원 : 약 200명
행사장 & 호텔 : Marriott Marquis Hotel
7/23
7/24
7/25
7/26
7/27
오전
Check-in
General
Session1
General
Session2
General
Session3
Check-out
오후
Welcome
Party
Farewell
Banquet
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여행사 업무 범위
▶ 업무 분장의 방향성
참가 신청, 교통(지상, 항공), 숙박, 정산 관련 권한의 적극적 위임
 POK와 항공사, 호텔이 직접 계약을 체결하더라도,
실제 Operation은 여행사가 책임지고 진행.
영업추진팀
=
여행사

호텔 항공사
호텔의 경우 POK와 호텔 간 직접 계약을 체결 완료하였으며, 제안서 준비를 위하여
호텔과의 연락이 필요한 경우, 영업추진팀을 통해 연락을 취해주시기 바랍니다.
최종적으로 선정된 여행사는 Hotel의 담당자를 연결하여 드리겠습니다.
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여행사 업무 범위
▶ 참가신청 운영 계획
참가신청 시스템 활용을 통한 접수 및 응대의 효율화
- 1월 하순 PTC 최종 결과 발표 이후 컨벤션 참가신청 접수 시작
- 접수 시작 이전 POK 참가신청 시스템 숙지하고,
PTC 참가 기준에 대한 철저한 스터디를 통해 필드 대상 커뮤니케이션 전담
- PTC/PIIC 담당 팀 모두 항공편, 호텔 룸잉, 참가기준 및 자격 등 전반에 대하여
숙지하여, 참가자와의 정확한 커뮤니케이션을 진행할 수 있도록 함
-PTC 참가신청 기간 동안 결정권을 지닌 2인 POK 파견 근무 가능해야 함
-PTC 종료와 동시에 PIIC 진행 준비 시작함
참가신청 과정상에서 발생하는 커뮤니케이션 전담
POK 내선전화 및 집무장소 제공
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여행사 업무 범위
▶ PTC 항공편 운영 계획
약 1,800명(지방 20%) 참가자의 항공 운영안 (항공 가격 포함)
- 항공편 운영 계획 제시 : Group 0,1,2 Arrival & Departure
- 항공 운영 안에 맞춰 가격 제시 (환율 1,110원, 전체 참석인원 1,860명)
일자
정규편
전세기 대수
4/1 (Staff)
60
-
4/2 (Group 0)
최소인원
-
4/3 (Group 1)
400
4/4 (Group 2)
400
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운영 안에 맞춘 가격 경쟁력 중요
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여행사 업무 범위
▶ PIIC 항공편 운영 계획
약 200명(지방 20%) 참가자의 항공 운영안 (항공 가격 포함)
- 항공편 운영 계획 제시 : Group Arrival & Departure
- Group 일정 100석, Individual 일정 100석 (환율 1,110원, 전체 참석인원 200명)
운영 안에 맞춘 가격 경쟁력 중요
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여행사 업무 범위
▶ 공항 Sending / Pick-Up 운영 계획
출입국, 셔틀버스 등의 운영안
- 지방 참가자의 경우 국내 이동 고려 (전국>인천공항)
- 인천공항에서의 효과적인 정보 전달을 통한 출국 안내
- 인천공항 > 현지공항 > 호텔도착 까지 예상되는 문제상황 및 대처 방안
- Resort 내에서의 동선 및 행사 안내 운영 계획
-현지 여행사 장악력, 경험, 친절도 담보 방안 제시
-Bali PTC의 경우, Arrival Visa 비용 운영안 필요함.
출입국 시 예상되는 상황별 시나리오에 대한 대처방안
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여행사 업무 범위
▶ 호텔 운영 계획
호텔에서 발생 가능한 전반적인 상황에 대한 운영안
- 그룹 Check-In 과정의 효율화 및 커뮤니케이션 전담 (Key 배부 과정의 효율화)
- Rooming List 작성 및 변동사항 F/U, Breakfast 운영 및 동선 안내
- Welcome Package, Daily Info, Souvenir 등 Room Drop 진행
- 안내 데스크 운영 (상주 직원에 대한 철저한 교육)
- 현지 가이드 운영 (현지 여행사 관련 커뮤니케이션 전담 및 철저한 통제)
- 타 여행사를 통한 옵션 투어 관련 대처방안
호텔측과의 적극적이고 정확한 사전 커뮤니케이션 필수
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여행사 업무 범위
▶ 인력 운영 계획
PTC/PIIC 투입 인력에 대한 운영안 수립
- 담당 업무별 인력 배정 및 인건비 산출 (호텔 숙박, 항공, 식대 등)
- 전담인력에 대해 POK와 PTC에 대한 지속적인 스터디 계획
▶ 비용 관련
PTC/PIIC 관련 발생 가능한 모든 비용에 대한 사전 커뮤니케이션 필수
- 각종 물품 구입 등 필요경비에 대한 사전 협의  예산집행의 투명성 제고
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여행사 업무 범위
▶ 참가자 대상 단계별 Communication 전담
1. PTC/PIIC 참가신청 접수 및 응대
참가자 대상 참가신청 과정 상에서 전반적인 커뮤니케이션 전담
호텔 객실 신청 사항 : Single/Twin, Extra Bed, Baby cot, 추가방, Connecting
항공 특별 요청 : 일정변경, 2세미만 항공티켓 요청, 요람신청, 항공 마일리지 신청 및
장애인 우대, 승무원 가족을 통한 할인 항공권 구매 문의 응대, 공식 지정 여행사를 통
해 서만 항공권 구매 가능, 전세기 사용시 좌석배정, 해외 체류중인 가족의 항공 안내
식사 특별 요청 : 아동의 성인식사 신청, 알러지 등 특별 요청 반영
국내 이동 : 각 지역에서 인천/김해공항으로 이동 방법 안내 및 필요시 전세버스 수배
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여행사 업무 범위
2. 항공 출발 및 도착 후 안내
PTC/PIIC 항공 출발 전 발권 및 각종 Information에 대한 사전 안내 전담
가족 좌석 떨어지지 않도록 배정
항공 Package 발송(발권 티켓, Baggage tag, Infobook(현지안내 및 공항)
지방>인천 교통편 및 사전 숙박(필요시), 출입국, 현지 입국 심사
현지 도착 후 호텔까지 이동
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여행사 업무 범위
3. 호텔 이동 및 Check-In 과정
호텔 이동 과정에서의 사전 안내를 통해 효과적, 효율적인 그룹 Check-In 진행
공항 – 호텔 간 이동 시 담당 가이드에 의한 그룹 Check-In 프로세스 안내
전체적인 PTC/PIIC 일정에 대한 안내
그룹 Check-In 시 각종 불만 처리 및 호텔과 적극적인 커뮤니케이션
Rooing List 작성 및 Room 배정 관련된 호텔 및 참가자들과의 커뮤니케이션
Check-In이 지연되는 경우 응대
 보다 효율적인 그룹 Check-In 운영 계획 필요
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여행사 업무 범위
4. PTC/PIIC 기간 중 각종 공지 및 안내
PTC/PIIC 기간 중 행사의 효율적인 운영을 위해 전략적인 커뮤니케이션 진행
사전 안내
Welcome & Farewell, General Session (Day 1 & 2) 일정 안내 및 참석 독려
Room Drop 진행 (Welcome Card, Welcome Package, Daily Info, Souvenir)
아침식사 동선 안내 및 행사장 동선 안내
Hospitality Desk 운영, SMS 공지
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여행사 업무 범위
5. Check-Out /공항까지의 이동/ 한국 귀국
Check-out 전날 Incidental Charge 정산, 호텔 – 공항 간 이동,
항공편 이용에 대한 안내, 분실물 발생 시 여행자 보험처리를 비롯한
전반적 사후 커뮤니케이션 진행
Bali PTC의 경우, 공항세 납부 운영안 필요함.
▶ 제작물
Baggage Tag 배포, Information, 안내 배너, PTC 사전 단계별 뉴스레터
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PTC 진행일정
1. 2015년 연중
-
항공 좌석 확보 및 운영
-
Hotel Operation Plan 협의 및 Inspection (10월경)
2. 2016년 1월
-
입상자 확정 / Hotel Last Cutoff
-
Hotel Operation 최종 점검 및 Inspection
3. 2016년 2월
-
가족 포함 전체 규모 확정
-
전체 Operation Plan 최종 점검
4. 2016년 4월 행사 진행
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PIIC 진행일정
1. 2015년 연중
-
항공 좌석 확보 및 운영
2. 2016년 1월
-
입상자 확정
3. 2016년 4월
-
가족 포함 전체 규모 확정
4. 2016년 6월
-
전체 Operation Plan 최종 점검
5. 2016년 7월 행사 진행
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Closing
여행사
=
영업추진팀
필요한 정보의 단계적 / 전략적 안내
최고의 친절성과 전문성 / 만족도 향상
효율적인 예산 운영
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