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보고서를 보면 볼수록 궁금한 것이 생긴다?
정보가 적어 적절한 판단, 조치가 불가능
“논의 과정에서 쟁점과 어떻게 조정되었는지를 기록해 주어야 결정자가 따로 질문, 토론없이 결정 할 수 있음”
(04.8.21, 정책사례분석토론회)
보고서 하나 읽고 이해하는데도 하~세월
장황하고 초점이 분산되어
읽는 사람의 시간을 빼앗음
“중요성·효율성이 떨어지는 보고서로 대통령의 시간, 체력이 낭비되지 않도록 새로운 통제장치를 만들어야 함”
(05.5.30, 수석보좌관회의)
정책보고서, 2% 부족하다
정책의 배경, 효과, 활용방안 등에
대한 심층 분석 미흡
“대통령이 지시했을 때는 평이한 보고서를 올리지 말고, 문제의식이 무엇인지를 판단해서 보고할 것”
(04.11.26, 서면보고시)
이 보고서를 읽고 내가 무엇을 해야 하지?
보고서를 읽는 사람에 대한
주문사항이 명확하지 않음
“어떤 보고서는 본문만 보고는 이 보고서를 왜 작성했는지가 분명하지 않음” (04.11.8, 개별지시)
기본이 안된 보고서는 이제 그만~
기본적인 보고서 형식조차
갖추어져 있지 않음
“암호처럼 느껴지는 보고서 문구가 너무 많음, 보고서의 제목과 내용을 보다 정확하게 쓰기 바람”
(04.7.2, 인적자원개발회의)
직장인 72% “문서작성 어려워요”
보고서를 보면 볼수록 궁금한 것이 생긴다?
정보가 적어 적절한 판단, 조치가 불가능
직장인
10명 중
7명은어떻게
보고서나
제안서 같은 문서를
어려움을
있는 것으로
“논의
과정에서
쟁점과
조정되었는지를
기록해 작성하는데
주어야 결정자가
따로느끼고
질문, 토론없이
결정 할 수 있음”
(04.8.21, 정책사례분석토론회)
조사됐다. 21일 비즈니스 지식포털 비즈몬(www.bizmon.com)이 직장인 872명을 대상으로
설문조사를
장황하고 초점이 분산되어
읽는 사람의 시간을 빼앗음
실시한
결과,
전체읽고
응답자의
72.1%가 '업무상
문서작성에 어려움을 느끼고 있다'고 답했다. 또 59.2%는
보고서
하나
이해하는데도
하~세월
자신이 상급자나 외부업체에 제출한 문서가 재작성 요청을 받고 되돌아온 경험이 있다고 밝혔다.
“중요성·효율성이 떨어지는 보고서로 대통령의 시간, 체력이 낭비되지 않도록 새로운 통제장치를 만들어야 함”
(05.5.30,
직급별로는 회사에서 실무를 맡는 대리급(77.0%)이 문서 작성에 가장 어려움을 느끼는
것으로수석보좌관회의)
조사됐고,
정책의어려워하는
배경, 효과, 이들이
활용방안많은
등에
직종별로는정책보고서,
기획·홍보직(78.4%)과
생산·기술직(78.3%) 가운데 문서작성을
2% 부족하다
대한 심층 분석 미흡
것으로 나타났다. 문서작성시 어려움을 느낀 부문으로는 23.5%가 적절하게 참고할 수 있는 문서예문의
“대통령이 지시했을 때는 평이한 보고서를 올리지 말고, 문제의식이 무엇인지를 판단해서 보고할 것”
부재를 꼽았고, 설득력 있는 문장력 작성(20.3%), 도표·디자인 등 문서의 시각적 표현(16.1%),
타당성
(04.11.26, 서면보고시)
보고서를 읽는 사람에 대한
있는
논리의 전개(14.6%)
등의무엇을
응답이 뒤를
이처럼 대다수 직장인들이 문서작성에 어려움을
이
보고서를
읽고 내가
해야이었다.
하지?
주문사항이 명확하지 않음
느끼고 있지만 입사 후 문서 작성능력 배양을 위한 교육을 받은 이들은 전체의 20.2%에 불과했다.
“어떤 보고서는 본분만 보고는 이 보고서를 왜 작성했는지가 분명하지 않음” (04.11.8, 개별지시)
잡코리아 정유민 상무는 "지난해 기업을 대상으로 실시한 조사에서 비즈니스맨에게 가장 필요한
기본적인 보고서 형식조차
기본이
안된 보고서는
이제
능력으로
`기획문서작성'이
꼽혔지만
정작그만~
직장인들은 글쓰기에 두려움을 느끼고
있는있지
것으로
갖추어져
않음
나타났다"고
말했다.
<연합뉴스
21> 많음, 보고서의 제목과 내용을 보다 정확하게 쓰기 바람”
“암호처럼
느껴지는
보고서2005,
문구가9,너무
(04.7.2, 인적자원개발회의)
연구 추진 경과
10월
대통령지시사항
(10.25)
9월
비서실
학습토론회
6~8월
4~5월
4월
사용자 의견수렴 및 비서실 시행
앞으로 보고서 작성 시, 반드시 ‘보고서작성매뉴얼’을 참고할 것
연구 결과에 대한 토론
- 대통령, 비서실장, 정책실장, 수석·보좌관, 비서관,
혁신담당관 등 80여명 참석
집중토론을 통해 보고서 유형 분류 및 상세 작성 요령 도출
대통령께 보고된 각종 보고서 분석, 문제점 파악 & 민간기업,
외부기관 등의 사례 분석
- 대통령 보고서 3,000여건, 지시사항 100여건
- 사무관리규정, 삼성/LG 등 민간기업 보고서, CIA정보보고서, 관련책자 등
보고서 품질향상 연구팀 구성( 4.13)
- 일하는 방식 개선을 위해 자발적으로 참여 (총9명)
보고서 작성의
일반원칙 설정
보고서
작성양식
표준화
보고서를
특성별로
유형화
유형별로 보고서
작성 체크리스트
마련
유형별로 보고서
작성요령 제시
보고서 작성의
일반원칙 설정
보고서
작성양식
표준화
보고서를
특성별로
유형화
유형별로 보고서
작성 체크리스트
마련
유형별로 보고서
작성요령 제시
보고서 작성의 일반원칙 설정
원칙
1
원칙
2
원칙
3
원칙
4
원칙
5
보고서의 목적이 명확해야 함
보고서를 읽는 사람이 어떻게 해 주기를 바라는 것인지 서술
보고서는 수요자의 입장에서 작성해야 함
작성자의 선입견을 배제하고 수요자의 정확한 판단에 도움이 되도록 작성
보고서를 효율적으로 써야 함
작성하는 사람과 읽는 사람의 시간을 아껴줄 수 있어야 함
보고서는 그 자체로서 완결성을 가져야 함
다시 질문할 사항이 없도록 만들 것
기본적인 보고서 형식을 준수해야 함
잘된 보고서 등을 연구하여 보고서 수준을 향상시킬 것
보고서를 특성별로 유형화
(1) 정책보고서
정책기획 보고서
조정과제 보고서
정책참고 보고서
(2) 상황·정보 보고서
상황 보고서
정보 보고서
대통령께
보고되는
보고서 유형
(3) 회의 보고서
회의자료 보고서
회의결과 보고서
(4) 행사 보고서
행사개요
말씀자료
말씀카드
참고자료
유형별로 보고서 작성요령 제시
예시 1
정책기획보고서 작성 방법
보고개요
현황 및 문제점
정책수단·대안
추진계획
건의 및 제안
유형별로 보고서 작성요령 제시
예시 1
정책기획보고서 작성 방법
보고개요
현황 및 문제점
정책수단·대안
추진계획
건의 및 제안
유형별로 보고서 작성요령 제시
예시 2
상황·정보보고서 작성 방법
유형별로 보고서 작성 체크리스트 마련
예시
정책보고서 작성 체크리스트
확인 필요사항(정책기획보고서)
확인 필요사항(조정과제보고서)
보고 목적(정책 의제화의 이유)은 명확한가
추진 배경이 서술되어 있는가
그동안의 진행 경과가 잘 정리되어 있는가
보고 목적은 명확한가
그동안의 진행 경과가 잘 정리되어
있는가
현황 및 문제점
문제의 현황과 실태는 무엇인가
문제의 원인은 무엇인가
지금까지 정부는 어떻게 대응해 왔나
국내·외 유사사례 등 참고자료는 제시되었나
제기되고 있는 문제점과 실태는
무엇인가
쟁점화 되고 있는 사항은 무엇인가
정책수단·대안
문제를 해결하기 위한 정책대안이 제시되었나
주요 쟁점사항이 잘 정리되었나
명확한 정책대상(고객, 자원)은 결정되었나
정책을 통해 기대되는 효과가 제시되었나
쟁점해결을 위한 대안이 제시되었나
각 대안의 장·단점은 분석되었나
대안의 선택 시 제기될 수 있는 효과가
제시되었나
추진계획
향후 추진일정 또는 계획이 제시되었나
필요한 인적·물적자원 확보방법은 포함되었나
정책홍보 계획과 방법은 제시되었나
정책모니터링 등 성과관리 방법도 제시되었나
향후 추진일정 또는 계획이 제시되었나
건의 및 제안
해당 정책과 관련하여 정책결정권자에게 건의
또는 제안하고 싶은 사항이 포함되었나
건의 또는 제안사항이 포함되었나
보고개요
보고서 작성양식 표준화
온라인보고서
활용법 제안
서식 표준화
실제 시행 되고 있고, 뚜렷한 성과가 나타나고 있음
비서실 내부 공유
문서관리카드에 매뉴얼 탑재
- 보고서 작성 시 반드시 참조
신입직원 교육 정규과정으로 편성
- 현재까지 2회 실시(10월, 11월)
보고서 작성 매뉴얼 및 문서관리카드 활용
매뉴얼을 꼭 참고하시고 작성하여 주십시오
실제 시행 되고 있고, 뚜렷한 성과가 나타나고 있음
예시
보고서 형식 개선 사례
Before
문서관리카드를 문서표지로 생각하고
본문은 제목, 작성자, 날짜 등 문서의
기본사항을 생략했는데 이것은 적절 하지 않음.
본문은 본문대로 문서의 격식을 다 갖추어야 함
(대통령님 지적사항, ’05.1.28)
After
실제 시행 되고 있고, 뚜렷한 성과가 나타나고 있음
예시
보고서 형식 개선 사례 (계속)
Before
실제 시행 되고 있고, 뚜렷한 성과가 나타나고 있음
예시
보고서 형식 개선 사례 (계속)
After
표준 서식
준수
내용 구성
지침 참조
하이퍼링크
활용
실제 시행 되고 있고, 뚜렷한 성과가 나타나고 있음
전부처 확산
각 부처 혁신담당관실을 통해 ‘보고서 작성 매뉴얼’ 배포
피드백 내용
- “지금까지 접한 어떤 매뉴얼보다 가치있다고 생각합니다. 우리부에서도 이를 적극 활용하여 정책의 질을
높여 나가겠습니다” (문화관광부 혁신인사기획관)
- “저희부도 비서실을 벤치마킹하여 ‘보고서 잘 쓰는 모임(보쓰모)”를 구성해서 현재 공부, 토론 중인데
훌륭한 학습자료를 보내 주셔서 고맙습니다. 거의 그대로 사용해도 될 것 같으나 우리처 실정에 맞게
일부 수정, 적용해 보겠습니다” (기획예산처 혁신인사기획관)
- 행정자치부에도 ‘보고서 잘 쓰는 방법 연구회’ 운영 중
개별 부처 대상 교육 지원(국정홍보처 등)
피드백 내용
“그동안 가장 필요로 했던 내용입니다. 바로 실행에 옮겨도 될 것 같습니다” (국정홍보처 직원)
중앙공무원교육원 신입공무원 대상 교육과정으로 반영 추진
활동 과정의 쟁점과 이력을 기록한
혁신활동 보고서(‘보고서작성 매뉴얼이 나오기까지’)를 만들었음
배경
“혁신활동의 결과도 중요하지만 학습동아리의 활동과정을 기록으로 남겨서
그 자체를 학습의 도구로 삼아야 함” (대통령님 말씀, 9.3 학습토론회 시)
주요 활동을 일지로 철저히 기록
총 119건 (05.5.3~11.1)
활동 과정의 쟁점과 이력을 기록한
혁신활동 보고서(‘보고서작성 매뉴얼이 나오기까지’)를 만들었음
‘보고서 작성 매뉴얼이 나오기까지(79쪽)’ 작성
정책참고보고서와 정보보고서의 구분
연구의 시작배경, 진행과정, 주요
쟁점 및 성과, 향후 과제, 소감 및 후기
토론 과정에서의 주요 이슈와
논의결과를 정리
- 보고서를 어떻게 유형화하고 분류할 것인가
- 비서실 문서의 표준 서식을 정하자
- 사례 찾는 것이 가장 어려운 일
정책 참고 보고서
최초 구분
정책관련하여
참고가 되는 보고서
1차 변경
(학습 전날)
정책구상 단계에서 실마리나
아이디어 제공 목적
3차 변경
정책집행/조정 등 전단계에서
2차 변경
정보 보고서
주로 정보기관
등에서 올리는
간단한 동향보고
간단한 정책
동향도 포함
대통령님 의견 반영 참고자료 제공가능
분량제한 없고 심도깊은
분석이나 연구포함
책, 논문 등의 참고
최종
대통령님 의견 반영 또는 학습 자료 포함
4차 변경
2-3매 이내
연구과정의 고민사항, 결과가 도출되기까지의 상세한 과정 등의 제시로
결과와 과정을 함께 관리하는 학습동아리의 모범사례 제시