Transcript 6. ORGANIZOVANJE DOGADJAJA

ORGANIZOVANJE I
POSTAVLJANJE DOGADJAJA
Doc. dr Predrag Cvetičanin
10.04.2014
MENADŽMENT DOGAĐAJA
•
•
•
•
Četiri osnovne funkcije menadžmenta jesu:
Planiranje
Organizovanje
Upravljanje (uključujući i upravljanje ljudskim
resursima)
• Kontrola
ORGANIZOVANJE DOGAĐAJA
• Organizovanje izvršilaca i neophodnih resursa
u ostvarivanju definisanih ciljeva planiranog
događaja.
• Proces razvijanja i delegiranja aktivnosti na
pojedine izvršioce, a proizvod ovog procesa
jeste konkretna organizacija ili organizaciona
struktura.
ORGANIZACIONA STRUKTURA
DOGAĐAJA
• Jednostavna struktura (nizak nivo složenosti,
proces odlučaivanja je centralizovan, sa
menadžerom koji ima potpunu kontrolu nad
aktivnostima osoblja)
• Funkcionalna struktura (bordovi zaduženi za
određene funkcije)
• Mrežna struktura događaja (kod velikih događaja,
niz projekata koji funkcionišu unutar jednog
događaja)
• Timski rad (savremeni pristup)
ORGANIZOVANJE DOGAĐAJA
• Upostavljanje odnosa sa šest osnovnih
stakeholdera događaja:
• Organizacija domaćin (vladina agencija,
kompanija, neprofitne organizacije)
• Domaća zajednica
• Sponzori
• Mediji
• Saradnici
• Učesnici i gledaoci
LJUDSKI RESURSI
Doc. dr Predrag Cvetičanin
10.04.2014
ORGANIZOVANJE LJUDSKIH RESURSA
• Proces organizovanja ljudskih resursa uključuje
dva važna procesa planiranja:
• Izradu organizacijskih dijagrama, kako bi ljudi
razumeli odnose prilikom izveštavanja
• Izradu opisa poslova, pomoću kojih će
zaposleni bolje razumeti svoje specifične
uloge.
IZRADA ORGANIZACIJSKIH DIJAGRAMA
• Tri grupe dijagrama:
• Dijagrami za period pre događaja (uključuju sve
odgovorne za primarne funkcije u fazi planiranja,
poput finansija, marketinga, zabave, cateringa,
upravljanja ljudskim resursima)
• Oni još uključuju male, međufunkcijske timove
koji upravljaju specifičnim pitanjima poput
sigurnosti ili usluga kupcima
• Odbor interesnih grupa (uključujući i spoljašnje
saradnike, dobavljače i javna tela)
IZRADA ORGANIZACIJSKIH DIJAGRAMA
• Dijagrami za vreme događaja
• U ovom periodu broj zaposlenih jako naraste,
pa na dijagramima moraju biti navedeni:
• Popis svih zaposlenih, zajedno sa odnosima
izveštavanja za operacije tokom celokupnog
događaja
• Odnosni izveštavanja za hitne slučajeve
(pojednostavljeni da bi se omogućila brza
reakcija)
IZRADA ORGANIZACIJSKIH DIJAGRAMA
• Dijagrami u razdoblju nakon događaja
• Nakon događaja se organizacijski tim raspršuje, a
pravi se dijagram na kome su navedeni ključni
zaposleni koji su uključeni u proces evaluacije, u
finansijsko izveštavanje i rešavanje preostalih
pitanja.
• Na ovom organizacijskom dijagramu može se
navesti i kratki popis zadataka koji pojedini
zaposlenici moraju obaviti ili osobe koje imaju te
uloge. Takav dijagram pojašnjava uloge i
poboljšava komunikaciju.
PRIPREMA OPISA POSLOVA
• Za svaku ulogu treba napraviti opis posla s popisom
zadataka koji se moraju obaviti
• U tom dokumentu trebali bi stajati naziv funkcije,
odnosi izveštavanja i dužnosti.
• Kratak opis zaduženja se može uključiti, ali nije
obavezan.
• Budući da se uglavnom radi o privremenim poslovima,
opis posla bi trebalo da obuhvata i datume početka i
završetka posla.
• Kada se radi opis poslova, trebalo bi odrediti
specifikaciju profila osoba kojom se određuju znanja,
veštine i iskustvo koji su potrebni za određenu ulogu,
što se koristi u procesu odabira zaposlenih.
PRIPREMA OPISA POSLOVA
1.
2.
3.
4.
5.
Naziv funkcije
Kome odgovara/koga izveštava
Zadužen je za:
Kratak opis zadatka
Dužnosti
REGRUTOVANJE I ODABIR ZAPOSLENIH
• Nakon što su urađeni opis posla i specifikacije tražene
osobe, njih upotrebljavamo prilikom sastavljanja oglasa
i pravljenja pitanja za razgovor sa kandidatima.
• Uobičajeni pristup regrutovanju podrazumeva
objavljivanje oglasa u lokalnim, regionalnim ili
nacionalnim novinama, na internet stranici
organizatora ili događaja i na oglasnim tablama.
• Drugi pristup je angažovanje agencije za zapošljavanje
• Angažovanje volontera u volonterskim organizacijama,
školama i univerzitetima
SASTAVLJANJE RASPOREDA RADA
• Organizovanje podrazumeva i sastavljanje
rasporeda rada, pri čemu se posebno moraju
imati u vidu međusobno povezani zadaci i
njihov redosled.
• Kod događaja je vreme između dvaju
sesija/programe često veoma ograničeno, a u
njemu je potrebno obaviti mnoštvo poslova,
što zahteva pravljenje detaljnih planova i
rasporeda aktivnosti
OBUKA ZAPOSLENIH
• Zaposleni moraju proći kroz obuku za tri
osnovna područja vezana za ciljeve događaja,
prostor događaja i njihove specifične družnosti
• Svi zaposleni moraju biti upoznati sa osnovnim
crtama događaja, sa njegovom svrhom,
temom, ciljevima i organizacijskom
strukturom.
OBUKA ZAPOSLENIH
• Informacije o prostoru – obilaskom prostora
zaposleni će se upoznati sa lokacijom svih
sadržaja, funkcionalnih područja i
organizacijskih delova, te ponuđenim
uslugama za gledaoce.
• Ovo je ujedno dobro vreme za upoznavanje sa
procedurama u slučaju problema, hitnih
slučejeva i sl.
OBUKA ZAPOSLENIH
• Informacije o specifičnim poslovima
• Svi zuaposleni moraju znati svoje dužnost i
kako bi ih trebali obaviti.
• Dani provedeni na obuci su idealno vreme za
teambuilding (pa je dobro, pored proba, u
obuku uključiti i kvizove, igre i takmičenja koji
doprinose izgradnji dobrih međuljudskih
odnosa)
INFORMISANJE ZAPOSLENIH
• Većina zaposlenih na događajima smatra da su na
obuci najvažnije specifične informacije o samom
događaju – smatraju da je važno da mogu
korisnicima/publici pružiti informacije o događaju
(i osećaju se loša ako to nisu u stanju)
• U toku događaja jako je važno da se zaposleni
informišu pri predaji smene – to im omogućava
da dobiju potrebne informacije pre nego što poču
sa radom.
RAZVOJ STRATEGIJA NAGRAĐIVANJA
• Nagrađivanje rada i plaćenog osoblja i
volontera mođe imati ogroman uticaj na
motivaciju.
• Jedna od najdelotvornijih strategija
podrazumeva određivanje realističnih ciljeva
za zaposlene, budući da na taj način oni sami
mogu pratiti svoj doprinos uspehu događaja.
RAZVOJ STRATEGIJA NAGRAĐIVANJA
•
•
•
•
•
Neopipljive nagrade mogu biti:
Pohvale i verbalno nagrađivanje
Edukacija i razvoj veština
Prilika za stvaranje veza i poznanstava
Upoznavanje sportista, muzičara, umetnika,
medijskih zvezda
• Rad sa ljudima iz inostranstva
• Medijska priznanja
RAZVOJ STRATEGIJA NAGRAĐIVANJA
•
•
•
•
•
•
•
Opipljive nagrade mogu biti
Proizvodi sa događaja (kape, majice, torbe...)
Jelo i uniforme
Značke, suveniri
Ulaznice
Zabave nakon događaja
Potvrde o obavljenim poslovima
UPRAVLJANJE VOLONTERIMA
• Volonteri imaju pravo da se prema njima
odnosima kao prema saradnicima
• Moramo im odrediti primereni zadatak,
zaduženje ili posao
• Moraju biti svesni svrhe i osnovnih pravila
organizacije
• Na poslu se moraju kontinuirano edukovati, te
im se moraju davati smernice i upustva
UPRAVLJANJE VOLONTERIMA
• Moramo im odrediti mesto za rad te im dati
odgovarajuće alate i materijale
• Moramo im ponuditi mogućnost
napredovanja i sticanja raznovrsnog iskustva
• Volontere moramo saslušati te im dopustiti da
daju predloge
• Moraju biti osigurani
UPRAVLJANJE VOLONTERIMA
• Zauzvrqat, organizator događaja ima pravo od
volontera očekivati:
• Isti trud i uslugu od volontera, kao i od plaćeno
radnika, čak i u kratkom roku
• Savestan rad, tačnost i pouzdanje
• Entuzijazam i veru u rad organizacije
• Vernost organizaciji i isključivo konstruktivne
kritike
• Jasnu i otvorenu komunikaciju od strane
volontera.
POSTAVLJANJE DOGADJAJA
Doc. dr Predrag Cvetičanin
10.04.2014
ODABIR PROSTORA
• Važno je odabrati prostor koji je u skladu sa
svrhom događaja i njegovom temom.
• Prilikom pregleda potencijalne lokacije događaja
potrebno je uzeti u obzir tri glavne interesne
grupe, čije perspektive mogu biti bitno različite:
izvođača, publike i organizatora.
• Ali se ne smeju zaboraviti ni potrebe drugih
interesnih grupa, poput službe hitne pomoći,
vatrogasaca, prodavaca cateringa itd.
ODABIR PROSTORA
• Izvođači imaju specifične potrebe koje su ključne
za uspeh izvođenja, kao što su, na primer, stepen
povezanosti sa publikom (koji često zavisi od
udaljenosti od publike) ili nivo jačine zvuka. S
druge strane, najvažnija potreba publike je da vidi
ono što se događaja na sceni. Iz perspektive
organizatora, pak, prosto mora osiguravati da se
rizici (poput lošeg vremena, nestanka struje,
nezgoda ili hitnih slučajeva) svedu na najmanju
moguću meru.
ODABIR PROSTORA
• Među najvažnijim pitanjima prilikom odabira prostora
događaja su:
• Opseg događaja (uključujući i brojnost publike)
• Razmeštaj na lokaciji i njena prikladnost za događanje
• Pozornica, igralište ili prostor za nastup
• Prevoz i parkiranje
• Blizina smeštajnih kapaciteta i drugih potencijalno
zanimljivih sadržaja
• Pitanja nabavke dobara i usluga kod dobarljača, poput
cateringa
• Tehnička podrška
• Upravljanje prostorom
ODABIR PROSTORA
• Pregledom lokacije morala bi se otkriti sva ograničenja, a među
aspektima koje moramo razmotriti su:
• Usklađenost prostora sa temom događaja
• Udobnost prostora za publiku
• Vidljivost za gledaoce (vidokrug)
• Prostori za skladištenje
• Ulazi i izlazi
• Pozornica (ako je relevantno)
• Oprema
• Pokrivač u slučaju lošeg vremena
• Sigurnost i osiguranje
• Pristup za vozila u hitnim slučajevima
• Plan evakuacije
RAZMEŠTAJ U PROSTORU
• Razmeštaj u prostoru u kome se održava događaj
jeste jedan od ključnih faktora za uspeh događaja.
Bilo ko, ko je radio na konferencijama ili gala
večerama, zna da se raspored stolova mora
unapred dogovoriti sa klijentima.
• Kada planiramo događaje na kojima će gosti
sedeti na stolom, važno je planirati raspored uz
poznavanje dimenzija stolova. Ako se ne uzmu u
obzir dimenzije stolova i stoica, kao i prostor koji
će gosti zauzeti kad sednu, možda neće biti
dovoljno mesta za prolaz konobara i gostiju.
OSVETLJENJE I ZVUK
• Muzika snažno utiče na raspoloženje. Važno je da
jačina zvuka bude na pravom nivou, tako da svi u
publici mogu jasno čuti muziku, posebno ako se
događaja odvija na stadionu ili na otvorenom prostoru.
• Osvetljenjem se može postići spektakularni učinak, te
se zato na događanjima koja se održavaju noću može
postići mnogo dramatičniji rezultat nego danju.
• Kao što je slučaj i sa zvukom, osvetljenjem se može
stvoriti određeno raspoloženje, iako je važno imati na
umu da ono mora biti u skladu sa temom događaja.
ODRŽAVANJE PROBA
• Nikako se ne sme podceniti važnost proba. Oni su prilika da
svi uključeni povežu svoja nastojanja – od reditelja (koji je
odgovoran za prezentaciju), do onih koji su zaduženi za
tehničku podršku (osvetljenje i zvuk). Tehnička proba
organizatorima služi kako bi ispitali postavke i proverili da li
funkcionišu svi elementi na zadovoljavajuči način.
• Tehničke greške na događaju su u najmanju ruku
neprofesionalne, i zbog toga je posebno važno imati
rezervni plan za sve aspekte prezentacije. Pod njim
podrazumevamo po dve kopije svakog video ili zvučnog
snimka, prezentacije dijapozitiva u više formata, te više od
jednog mikrofona. Za svaki potencijalni problem mora
postojati spremno rešenje
ODRŽAVANJE PROBA
• Konačni aspekt nad kojim organizator događaja
nema kontrolu, jeste kvalitet prezentacije koju će
govornik održati, posebno na poslovnim ili
akademskim konferencijama. Govorniku će
mnogo pomoći ako mu damo neke osnovne
savete ili ga ohrabrimo pre nastupa. Govornici će
biti manje nervozni i opušteniji pred reflektorima
nakon obavljene probe i ako steknu utisak da se
sve pod kontrolom. Bilo bi dobro imati i
„prostoriju za pripreme“ u kojoj se govornik može
pripremiti i isprobati prezentaciu pre nego što
stupi na pozornicu.
PRUŽANJE USLUGA
• OSNOVNE KOMUNALIJE
• Pod osnovnim komunalijama se misli na struju,
vodu i plin. Iako se to čini jednostavnim, često su
potrebni različiti izvori struje, uključujući i
trofaznu struju za oprema, kao i rezervno
napajanje u slučaju nužde. Dovod plina za kuhinju
takođe može predstavljati problem. Odabir
kompleksne lokacije može stvoriti dodatne
probleme u osiguravanju osnovnih usluga na
mestu održavanja događaja
PRUŽANJE USLUGA
• TELEKOMUNIKACIJE
• Na nekim događajima postoje posebne
komunikacijske potrebe, koje će možda
iziskivati i instalaciju celokupne telefonske i
komunikacijske mreže
PRUŽANJE USLUGA
• PREVOZ I UPRAVLJANJE SAOBRAĆAJEM
• Ne sme se zaboraviti na prevod do mesta događaja,
uključujući i avione, železnicu, autobuse i taksije, kao i
pitanje parkiranja i uticaja na lokalni saobraćaj. U
nekim slučajevima moraju se zatvoriti ulice,
preusmeriti saobraćaja i tražiti posebnu dozvolu u te
svrhe, s time da je plan događanja važen element u
prijavi događaja odgovarajućim vlastima.
• Takođe moramo misliti na prilaz za osobe sa
invaliditetom, upravljanje masama, te informisanje
preduzeća koja mogu imati teškkoće zbog promena
izazvanih organizovanjem događaja.
DOGOVARANJE USLUGA
• Catering za događaje obično rade preduzeća za catering,
koja se brinu za narudžbe jela, pripremu hrane i poslugu. To
preduzeće (ili osoblje cateringa koje radi u prostoru gde se
odvija događaj) trebalo bi da sastavi jelovnike i odredi
troškove zavisno od traženog nivoa usluge. Fotografije
ranijih poslova i načina posluživanja jelu mogu biti korisne
prilikom odlučivanja.
• Mnogo je različitih pristupa cateringu na događajima, ali
najčešći su
• Određeni jelovnik, s posluživanjem
• Švedski sto
• Kanapei
• Brza hrana
PRUŽANJE USLUGA
• ORGANIZACIJA SMEŠTAJA
• Smeštaj je neizostavni deo paketa za mnoge
konferencije, izložbe, nastupe i sportska
događanja. Povezivanje putovanja avionom i
smeštaja u paket aranžmane iziskuje raniji
početak planiranja za takva događanja, kako bi se
mogle iskoristiti snižene cene letova i smeštaja.
Ako su takva sniženja paketa neophodna za
određivanje prihvatljive cene ulaznica, onda bi
bilo dobro događanje održati izvan sezone
PRUŽANJE USLUGA
• UPRAVLJANJE OKRUŽENJEM
• Upravljanje otpadom je važno pitanje za sve
organizatore događaja.
• ZAGAĐENJE
• Metode smanjenja uticaja koji buka,
zagađenje vazduha i vode imaju na prirodno
okruženje moraju biti deo procesa planiranja.
PRUŽANJE USLUGA
• WC
• Pod WC-ima podrazumevamo WC-e u samom prostoru i
prenosne WC-e. Broj i vrsta WC-a potrebnih za događaj,
uključujući broj broj muških, ženskih i onih za invalide,
predstavljaju još jedan deo procesa donošenja odluka.
Mora se takođe uzeti u obzir i sastav publike na događaju –
broj prisutnih muškaraca i žena i potrebno vreme za
korišćenje WC-a.
• ČIŠĆENJE
• Veliki broj preduzeća za čišćenje je specijaliziran baš za rad
na događajima. U većini slučajeva čišćenje se obavlja pre i
posle događaja. Održavanje čistoće na vrhuncu događaja
predstavlja poseban izazov, posebno ako su razmaci između
pojedinih delova programa mali (dodela Oskara)
• https://www.youtube.com/watch?v=bq6zbVLY
z54
• https://www.youtube.com/watch?v=JYp5FFmr
zms
• https://www.youtube.com/watch?v=K4iBGI4O
2Ck