Transcript MENAD*MENT KULTURNIH DOGA*AJA

MENADŽMENT FESTIVALA
Doc dr Predrag Cvetičanin
22.05.2013
FESTIVALI
• Reč festival dolazi od latinske reči fēstīvitās, a
u engleskom i francuskom se oko 1350 godine
pojavljuje kao festivite (proslava).
• Definitorna karakteristika festivala jeste
njihova prolaznosti i neponovljivost – bilo bi
teško ili nemoguće postići isti doživljaj i
uzbuđenje kada bi se takav događaj odvijao
relativno često.
FESTIVALI
• Festivali imaju mnoštvo različitih funkcija u
zajednici, gradu ili regionu gde se odvijaju.
• Getz (1997) govori o festivalima kao
„atrakcijama, kreatorima imidža, animatorima
statičnih atracija i katalizatorima budućeg
razvoja“
• Festivali mogu produžiti turističku sezonu,
produžiiti vrh sezone ili pak kreirati novu
sezonu u životu zajednice
MENADŽMENT FESTIVALA
•
1.
2.
3.
4.
•
Četiri glavne faze u menadžmentu festivala
jesu:
Donošenje odluke
Detaljno planiranje
Implementacija
Evaluacija
Relativna važnost svake od ovih faza varira
od događaja do događaja.
MENADŽMENT KULTURNIH DOGAĐAJA
FAZA
DONOŠENJA
ODLUKE
FAZA DETALJNOG PLANIRANJA
1. Definisanje proizvoda događaja
2. Određivanje teme događaja
3. Određivanje mesta događaja
EVALUACIJA
4. Određivanje vremena i satnice
događaja
5. Određivanje cene karata
6. Izdrada finansijske studije
7. Marketing
IMPLEMENTACIJA
8. Menadžment ljudskih resursa
9. Menadžment mesta događaja
10. Izrada agende događaja
I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE
•
•
1.
2.
3.
4.
5.
Faza donošenja odluke inicira čitav proces i može
biti relativno jednostavna kod manjih festivala ili
kod festivala koji iza sebe već imaju značajnu
(uspešnu) predistoriju.
U najkompleksnijem svom obliku faza donošenja
odluke obuhvata pet aktivnosti:
Catalysis/Pokretanje ideje
Specifikovanje željenih ciljeva i rezultata događaja
Osnivanje organizacionog odbora
Skiciranje studije izvodljivosti
Donošenje odluke
I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE
1. CATALYSIS/POKRETANJE IDEJE
• Osoba(e) koja dolazi sa idejom da se određeni
događaj realizuje – katalizator događaja – ne
mora biti stručnjak za menadžment događaja i
može doći iz vladinog, privatnog ili nevladinog
sektora.
• Verovatno je da će organizaciona pripadnost
katalizatora događaja imati uticaja na profil
samih događaja i na dostupnost resursa za
njegovu realizaciju.
I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE
2. SPECIFIKOVANJE ŽELJENIH CILJEVA I
REZULTATA FESTIVALA
• Definisanje ciljeva i rezultata utiče na sve
aspekte festivala i mora se obaviti na samom
početku procesa.
• Cilj festivala može biti identičan ciljevima
organizacije koja na njemu radi ili se može
“uklapati” u ove ciljeve.
I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE
•
Ciljevi festivala se mogu razvrstati u tri glavne
kategorije:
1. Ekonomski (indirektni ili direktni, kratkoročni ili
dugoročni)
2. Politički (mikro-politički i makro-politički)
3. Socio-kulturni (ukazivanje na određeni problem,
podizanje svesti o lokalnoj tradiciji, istoriji,
mestu događanja, podsticanje građanskog
ponosa kod pripadnika zajednice, itd.
I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE
3. OSNIVANJE ORGANIZACIONOG ODBORA
(MENADŽERSKOG BORDA)
• Organizacioni odbor planira, implementira i
evaluira festival.
• Za kompleksne događaje organizaciono odbor se
može podeliti u podgrupe
• Odbor bi trebalo da se sastoji od ljudi sa različitim
obrazovanjem i sposobnostima i trebalo bi da
uključuje stručnjake za menadžment događaja,
marketinške stručnjake, stručnjake za finansijski
menadžment i pravnike.
I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE
4. SKICIRANJE STUDIJE IZVODLJIVOSTI
• Ova skica ne zahteva detaljne odgovore, već je
dovoljna elementarna procena uspeha/ neuspeha.
• Kod kompleksnijih događaja mora se uraditi
istraživanje tržišta i inicijalna finansijska studija
(koje mogu dovesti do promene obima aktivnosti,
mesta aktivnosti i cene karata).
I FAZA: DONOŠENJE ODLUKE
5. DONOŠENJE ODLUKE
• U ovom poslednjem koraku, odbor bi trebalo da, na
osnovu prikupljenih informacija, donese formalnu
odluku o realizaciji festivala ili odustajanju od
realizacije.
• U slučaju odustajanja, odbor bi trebalo da pripremi
detaljni izveštaj koji bi ukazao na faktore koji su
doveli do odustajanja (posebno imajući u vidu
moguće vraćanje toj ideji, u budućnosti)
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
• Detaljno planiranje je osnova i suština
menadžmenta festivala.
• Ono uključuje: a) definisanje “proizvoda”
događaja; i b) razradu detaljne finansijske
studije, pre nego što pređe na razvoj strategija
koje se tiču c) menadžmenta ljudskih resursa;
d) marketinga; e) planiranja mesta održavanja
događaja; f) menadžmenta mesta događaja i
g) određivanja rasporeda događaja.
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
1.
•
•
•
•
DEFINISANJE “PROIZVODA” KULTURNOG DOGAĐAJA
Proizvod kulturnih događaja predstavlja mešavinu
aktivnosti čija je svrha da zadovolje opšte ciljeve
kulturnog događaja i da zadovolje potrebe potrošača.
Kulturni događaji bi trebalo da budu orijentisani
prema publici (prema njihovim potrebama i željama)
Trebalo bi definisati ključne aktivnosti (koje proizilaze
iz osnovnih ciljeva događaja) i sekundarne atrakcije,
koje predstavljaju dopunu programa događaja (za
neke posetioce one predstavljaju glavnu stvar.
Unicore i multicore kulturni događaji
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
2. ODREĐIVANJE TEME FESTIVALA
• Tema festivala predstavlja “kišobran” ili ”kapu” koji/a
objedinjava aktivnosti i uobličava imidž festivala.
• Jednom kad je definisana tema festivala, svi elementi
se moraju dizajnirati tako da se u to uklapaju (ime
festivala, logo, dekor, uniforme osoblja, zabava, svetla,
muzika, specijalni efekti, hrana i piće, maskote i
suveniri)
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
3. ODREĐIVANJE
•
•
•
LOKACIJE I MESTA ODRŽAVANJA
FESTIVALA
„Lokacija je sve!“ (Allen: 2000)
Određivanje lokacije i mesta događaja je od
ogromnog značaja za uspeh/neuspeh Festivala
(“Aida” kod piramida 2000. godine – karte 1500
$, za razliku od iste predstave u kairskoj Operi,
gde je cena karte bila 120 $)
U izboru mesta događaja mora se voditi računa
o sledećim faktorima:
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
1. Veličina prostora i kapacitet
2. Dostupnost opreme (struja, voda, toaleti, prva
pomoć, IT oprema)
3. Vidljivost, centralnost, klasteri (blizina važnih
saobraćajnica, blizina drugih prirodnih i
kulturnih atrakcija)
4. Cena prostora
5. Istorija prostora (pozitivna ili negativna –
Tian’amen skver u Pekingu)
6. Drugi faktori (poput nivoa kriminala, sigurnosti,
političke situacije, vremenskih prilika itd)
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
4. DEFINISANJE VREMENA I SATNICE FESTIVALA
• Definisanje vremena održavanja festivala je ključno
za njegov uspeh.
• Vreme održavanja događaja zavisi od mnogo faktora
(dostupnosti mesta održavanja događaja, dostupnost
izvođača, slobodno vreme ciljne publike)
• Trebalo bi paziti da se kulturni događaj ne podudara
vremenski sa drugim kulturnim događajima sličnog
profila (koji računaju na sličnu ciljnu publiku) ili sa
važnim događajima (npr. sportskim ili političkim ili sa
verskim praznicima)
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
5. ODREĐIVANJE CENE KARATA
• Postoje tri važne faze u određivanju cene
karata za festivale:
1. Pregled fiksnih i varijabilnih troškova
događaja/festivala
2. Određivanje strategije cena (u zavisnosti od
četiri faktora: profila događaja, konkurencije,
karakteristika i platežne moći publike i
karakteristika proizvoda). Moguće strategije
cena: na osnovu troškova, u odnosu na
konkurenciju, prestižne/statusne cene,
diferencijalne cene (yield management)
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
• ODREĐIVANJE CENE KARATA
3. Određivanje strukture cena (ista cena
karata za sve, različite cene karata u
zavisnosti od godina, pola, statusa, vremena
predstave/događaja, cene karata koje
podrazumevaju posebne pogodnosti –
parking, programe, rezevisana mesta, itd)
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
6. IZRADA FINANSIJSKE STUDIJE
•
Finansijska analiza se obično fokusira na tri
pitanja:
1. Predviđanje prihoda i troškova (mogući
izvori prihoda: donacije, sponzorstva,
fundraising, direktni prihodi)
2. Budžetiranje (budžet je ključno oruđe
finansijske kontgrole – kod izrade budžeta
se preporučuje uključivanje iskusnih
menadžera)
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
• IZRADA FINANSIJSKE STUDIJE
3. Protok novca (cashflow) – većina troškova
kulturnih događaja (posebno festivala) se plaća
pre događaja, a većina zarade se ostvaruje nakon
događaja (uskladiti ova dva – kroz odloženja
plaćanja, obezbeđivanje donacija i grantova pre
događaja itd)
• Dopunski prihodi (mimo karata): Grantovi
(socijalna korist), prava prenošenja (mediji),
hrana i piće (catering), suveniri
(merchandising)
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
7. MARKETING
• Tri važna cilja marketinga festivala jesu:
1. Saznati potrebe, želje i motivaciju publike
2. Razviti proizvod koji odgovara ovim potrebama;
3. Razviti komunikacijski (promotivni) program koji
ispirativno i jasno izražava svrhu i ciljeve festivala.
• Goldblatt: “Možete imati događaj sa najboljim
programom, ali ukoliko nemate strateški plan
promocije tog programa, to će ostati najbolje
čuvana tajna na svetu”
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
8. MENADŽMENT LJUDSKIH RESURSA
• Ljudski resursi uključuju nekoliko kategorija zaposlenih:
• Profesionalno jezgro događaja
• Part-time eksperti
• Angažovano plaćeno osoblje koje ima vremenski
definisane ugovore (broj sati ili broj dana)
• Volonteri (uvek bolje veći broj od procenjeno potrebnog)
• Angažovanje ljudskih resursa u mnogome zavisi da li se
radi o jednokratnom događaju (one-off event), događaju
sa stalnim mestom održavanja ili peripatetičkom događaju
(koji stalno menja mesto održavanja)
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
9. MENADŽMENT MESTA DOGAĐAJA
•
Početak menadžmenta mesta događaja je pravljenje
mape lokacije koja uključuje i raspored opreme i
karakteristike prostora događaja.
•
Definisanje rizika (menadžment mase)
a) Dostupnost potrebne opreme (WC-a, hrane i pića, prve
pomoći) i službi zaduženih za rešavanje vanrednih
situacija (policije, vatrogasaca, hitne pomoći...)
b) Prevencija huliganizma, pijanstva, tuča...
c) Plan uređenog i brzog napuštanja mesta događaja (u
slučaju potrebe)
d) Smanjivanje čekanja (redova) na ulazima i izlazima (i
činjenje čekanja zanimljivim – Wimbldon)
II FAZA: DETALJNO PLANIRANJE
10. IZRADA AGENDE ILI SCENARIJA FESTIVALA
• Scenario ili agenda festivala opisuje vremenski
raspored događaja do u detalje.
• Oni se prave da bi omogućili monitoring samih
festivala i njihovu kasniju evaluaciju
• U okviru scenarija ili agende se obično definišu
datum, vreme, aktivnost, lokacija, osoba zadužena za
aktivnost i napomene.
• Ghant chart (vremenski dijagram aktivnosti)
III FAZA: IMPLEMENTACIJA
•
Ona uključuje tri važne aktivnosti (osim, naravno,
realizacije planiranog):
1. Monitoring progresa (sastanak pre samog početka,
monitoring rezultata i procesa, uvođenje
korektivnih akcija)
2. Rešavanje nepredviđenih situacija (pravljenje
simulacija i mogućih planova rešavanja tipa “šta
ako...?)
3. Aktivnosti zatvaranja (vraćanje mesta u prvobitno
stanje: razmontiravanje opreme i
čišćenje/recikliranje otpada)
IV FAZA: EVALUACIJA
•
•
1.
2.
3.
4.
5.
6.
•
Svrha evaluacije su “naučene lekcije”: “Šta smo mogli
da uradimo bolje?”
Za evaluaciju su nam bitni podaci (informacije, stavovi)
iz šest perspektiva:
Organizatora događaja
Volontera i drugog osoblja
Sponzora događaja
Publike
Zajednice u kojoj se događaj odvijao
Agencija i organizacija koje se bave se bave zaštitom
životne sredine
Žalbe, pohvale, formalni upitnici, intervjui, fokus grupe
MENADŽMENT FESTIVALA
FAZA
DONOŠENJA
ODLUKE
FAZA DETALJNOG PLANIRANJA
1. Definisanje proizvoda događaja
2. Određivanje teme događaja
3. Određivanje mesta događaja
EVALUACIJA
4. Određivanje vremena i satnice
događaja
5. Određivanje cene karata
6. Izdrada finansijske studije
7. Marketing
IMPLEMENTACIJA
8. Menadžment ljudskih resursa
9. Menadžment mesta događaja
10. Izrada agende događaja