Transcript PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP)
BIL. 5 TAHUN 2007
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
Bahagian Kawalan dan Pemantauan
Perbendaharaan Malaysia
TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007
Memperkemas dan memantapkan
Peraturan Pengurusan Aset Alih
Kerajaan
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI PENGAWAL
Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan
dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan
di Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawab
Pegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan
diberi penekanan.
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
(a)
Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.
(b)
Melantik:
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan
/Pusat Tanggungjawab (PTJ);
Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan
ke atas aset;
Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan
aset; dan
Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset.
(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
(d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya:
(i) Laporan Harta Modal dan Inventori;
(ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan
Inventori;
(iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan
(iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib.
(e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut
tatacara yang telah ditetapkan.
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
UNIT PENGURUSAN ASET
(a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan
di Kementerian/Jabatan meliputi:
•
•
•
•
•
•
Penerimaan
Pendaftaran
Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan
Penyelenggaraan
Pelupusan
Kehilangan dan Hapus kira
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
UNIT PENGURUSAN ASET
(b)
Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa,
Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.
(c)
Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.
(d)
Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.
(e)
Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
UNIT PENGURUSAN ASET
(f) Menyelaras penyediaan laporan berikut:
• Harta Modal dan Inventori
• Pemeriksaan Harta Modal dan
Inventori
• Pelupusan Aset Alih Kerajaan
• Tindakan Surcaj/Tatatertib
JAWATANKUASA PENGURUSAN
ALIH KERAJAAN (JKPAK)
ASET
Pengerusi
:
Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian
(peringkat Kementerian)
Timbalan Ketua Pengarah
(peringkat Ibu Pejabat)
Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri)
Setiausaha
:
Pegawai Aset Kementerian/Jabatan
Ahli
:
Semua Ketua Bahagian/Unit
Ketua Unit Audit Dalam
Pegawai-pegawai lain yang sesuai
JAWATANKUASA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)
AGENDA MESYUARAT:
•
•
•
•
•
Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan
Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih
Laporan Tindakan Pelupusan
Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib
Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan
aset alih.
JAWATANKUASA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)
BIDANG TUGAS JKPAK
Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua
aspek pengurusan aset alih Kerajaan.
TEMPOH MESYUARAT
Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.
Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).
PENGUATKUASAAN
Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/
Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007.
Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap
Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan
aset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan
lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.
PELAKSANAAN
Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan
sebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam
Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar
Inventori Kew. PA-5.
Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew.314)
hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300-J3)
dan Kad Petak (Kew. 300-J4) mengikut Panduan
Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).
PEMBATALAN
Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung
dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan:
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
(g)
AP Bab II – Kehilangan dan Hapus kira, hanya
peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;
PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan
barang-barang awam sahaja;
PP Bil 2 Tahun 1991;
SPP Bil. 7 Tahun 1995;
SPP Bil. 2 Tahun 1997;
SPP Bil. 3 Tahun 2002;
PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8
Pengurusan Stor dan aset sahaja;
PEMBATALAN
(h) Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor
hanya Bab XIV dan XV sahaja;
(i)
Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335
(SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan
(j)
Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457
(10) bertarikh 7 Januari 2002.
PEMAKAIAN
Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa
masing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semua
Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak
Berkuasa Tempatan.
KANDUNGAN TPA
PENDAHULUAN
BAB F
KEHILANGAN
/HAPUS KIRA
BAB E PELUPUSAN
BAB D
PENYELENGGARAAN
BAB A
PENERIMAAN
TPA
BAB B
PENDAFTARAN
BAB C
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &
PEMERIKSAAN
PENDAHULUAN
TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modal
dan Inventori meliputi:
Bab
Bab
Bab
A
B
C
:
:
:
Bab
Bab
Bab
D
E
F
:
:
:
Penerimaan
Pendaftaran
Penggunaan, Penyimpanan dan
Pemeriksaan
Penyelenggaraan
Pelupusan
Kehilangan dan Hapus kira
DEFINISI ASET
Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau
milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang
dibeli atau yang disewa beli dengan wang
Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan
atau hadiah atau diperolehi melalui proses
perundangan.
DEFINISI ASET ALIH
Aset Alih bermaksud aset yang boleh
dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang
dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.
KUMPULAN ASET ALIH
Harta Modal
Inventori



HARTA MODAL
(a)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000
dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.
(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan
secara berjadual tanpa mengira harga perolehan
asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk
kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan
seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku
panduan pengguna.
INVENTORI
(a)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang
daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan
penyelenggaraan berjadual.
(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan
mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.
KATEGORI HARTA MODAL
Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:
(i)
Loji/Jentera Berat
(ii)
Kenderaan
(iii)Peralatan/Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/
Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan
KATEGORI INVENTORI
Empat (4) kategori Inventori iaitu:
(a) Nilai perolehan asal kurang daripada
RM1,000 dan tidak memerlukan
penyelenggaraan secara berjadual:
(i)
Peralatan/Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/
Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan
KATEGORI INVENTORI
(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:
(ii)
Perabot
(iii)
Hamparan, hiasan dan langsir
(iv)
Pinggan mangkuk
BAB A
PENERIMAAN
BAB A - PENERIMAAN
Objektif Penerimaan:
(a) Mempastikan setiap aset diterima menepati
spesifikasi yang ditetapkan.
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut
pesanan.
(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,
sempurna dan selamat untuk digunakan.
BAB A - PENERIMAAN
(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan
aset diterima menepati spesifikasi.
(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang
bertauliah bila perlu.
BAB A - PENERIMAAN
(c)
Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa
menerima aset:
•
•
Semak butiran dalam dokumen.
Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta
sebelum sahkan penerimaan.
Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta
merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengan
syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan
diuji”.
BAB A - PENERIMAAN
(d)
Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1
jika terdapat kerosakan/perselisihan.
(e)
Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua
Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau
syarikat pembekal.
(f)
Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta
Surat Jaminan daripada pembekal.
(g)
Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama
manual penggunaan dan penyelenggaraan.
BAB B
PENDAFTARAN
BAB B - PENDAFTARAN
CARTA ALIRAN DAN
PROSES KERJA
OBJEKTIF
TEMPOH MENDAFTAR
LAPORAN TAHUNAN
HARTA MODAL &
INVENTORI
PENDAFTARAN
PENGESAHAN
PENDAFTARAN
URUSAN PENDAFTARAN
ASET ALIH
PENDAFTARAN ASET
HADIAH
PENDAFTARAN ASET
LUCUTHAK
PUNCA MAKLUMAT
DOKUMEN PENDAFTARAN
BUTIRAN MAKLUMAT
Objektif Pendaftaran
Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat
dan kemaskini
Memudahkan pengesanan dan pemantauan
Membolehkan keadaan aset diketahui
Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan
penggantian aset
TEMPOH MENDAFTAR
Dua (2) minggu dari tarikh
pengesahan penerimaan.
PENDAFTARAN ASET HADIAH
Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan
pembelajaran dan pameran tidak perlu
didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaan
diwujudkan bagi tujuan rekod.
PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
•
Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan
bercadang menggunakannya.
•
Aset lucuthak yang dikategorikan di bawah
akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai
Pengawal untuk menentukan tindakan yang
diambil ke atas aset berkenaan mengikut
maksud tersebut sahaja.
PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Dibeli:
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
(g)
Pesanan Rasmi Kerajaan
Nota Serahan
Invois
Dokumen Kontrak
Kad Jaminan
Manual Pengguna
Dokumen-dokumen lain yang
berkaitan
PUNCA MAKLUMAT
Aset yang disewa beli:
(a)
Surat Ikatan Perjanjian
(b)Dokumen lain yang berkaitan
PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain
(a)Salinan Daftar jika diterima secara
pindahan
(b)
Salinan surat kelulusan menerima
hadiah
(c)
Salinan Sijil Lucuthak oleh
Mahkamah
PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Belum Berdaftar:
Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran
berasaskan maklumat di fizikal aset atau
sumber-sumber lain yang berkaitan.
DOKUMEN PENDAFTARAN
(a)Daftar Harta Modal Kew. PA-2
(b)Daftar Inventori Kew. PA-3
Pendaftaran melalui sistem berkomputer:
(a)
(b)
(c)
Format yang sama diguna pakai.
Daftar hendaklah dicetak.
Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
Kementerian/Jabatan: Pebendaharaan
KEW. PA-2
DAFTAR HARTA MODAL
Bahagian:Kawalan dan Pemantauan
(No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1
BAHAGIAN A
Kod Nasional
Kategori
Peralatan ICT
Sub Kategori
Komputer Riba
Jenis/Jenama/Model
DELL/L1506
Buatan
Malaysia
Harga Perolehan Asal
RM8,500
No. Casis/Siri Pembuat
DP/NO7N22
Tarikh Diterima
13 April 2007
No. Pendaftaran
(Bagi kenderaan)
No. Pesanan Rasmi Kerajaan
LO A5624
KOMPONEN/AKSESORI
Tempoh Jaminan
1 Tahun
CPU
Monitor
Nama Pembekal Dan Alamat
Papan Kekuncic
Tetikus
Speaker
Compter System Sdn. Bhd
No. 15, Plaza Low Yatt, Jalan Embi
KUALA LUMPUR
Tandatangan Ketua Jabatan: Ń
Nama: Nooorrrizan bt. Shafie
Jawatan Setiausaha Bahagian
Cop
Tarikh 17 April 2007
PENEMPATAN
Lokasi
PKP(P)
Tarikh
17 April 2007
Nama Pegawai
Ahmad Hishamuddin
Tandatangan
ƒ
PEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan Kelulusan
Tarikh
Kaedah Pelupusan
Tandatangan
KEW. PA-2
DAFTAR HARTA MODAL
BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
BAHAGIAN B
Bil.
Tarikh
Butiran
Tempoh
jaminan
Kos (RM)
Nama dan
Tandatanga
n
Kementerian/Jabatan: Perbendahraan
KEW. PA-3
(No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5
DAFTAR INVENTORI
Bahagian: Kawalan dan Pemantauan
)
Kod Nasional
Kategori
Perabot
Sub Kategori
Almari
Jenis
Almari Buku Bercermin
Kuantiti
5
Harga Perolehan Asal
RM350.00 sebuah
Unit Pengukuran
buah
Tarikh Diterima
17 Mei 2007
Tempoh Jaminan
1 Tahun
No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh
LO CT3456
Tandatangan Ketua Jabatan: Ń
Nama: Nooorizan bt. Shafie
Jawatan; Setiausaha Bahagian
Tarikh: 22 Mei 2007
Cop
PENEMPATAN
Nama Pembekal dan Alamat
Syarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd.
Lot 50, Jalan Tuanku Abdul Rahman
Kuala Lumpur
1
Kuantiti
1
1
1
1
No. Siri Pendaftaran
KK/BKP10/1//07/1
KK/BKP10/1//07/2
KK/BKP10/1//07/3
KK/BKP10/1//07/4
KK/BKP10/1//07/5
Lokasi
SBKP
TSBKP(A&p)
TSBKP(S)
Pkp(p)
PPT(P)
Tarikh
22 Mei 2007
22 Mei 2007
22 Mei 2007
22 Mei 2007
22 Mei 2007
Nama Pegawai
Noorrizan bt. Shafiie
Tajol Azhar
Nik Hassan
Ahmad Hishamuddin
Henry Chong
Tandatangan
Ñ
Ť
H
A
H
PEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PEMERIKSA
Tarikh
Rujukan
Kaedah Pelupusan
Kuantiti
Lokasi
Tandatangan
URUSAN PENDAFTARAN
(a)Didaftarkan oleh Pegawai Aset
di Kementerian/Jabatan/PTJ
menggunakan Kew. PA-2 &
Kew. PA-3.
(b)Satu Senarai Daftar Harta Modal
Kew. PA-4 dan Senarai Daftar
Inventori Kew. PA-5 disediakan.
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007
BIL
NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN
NAMA ASET
TARIKH
PEROLEHAN
HARGA
PEROLEHAN
ASAL (RM)
1.
KK/BKP10/H/07/1
Komputer Riba
Dell/L1506
13 April 2007
RM8,500
2.
KK/BKP10/H/07/2
Kamera Digital Sony
Model DSC-W1
17 April 2007
RM2,500
3.
KK/BKP10/H/07/3
Kamera Digital Sony
Model DSC-W1
17 April 2007
RM2,500
4.
KK/BKP10/H/07/4
Kamera Digital Sony
Model DSC-W1
17 April 2007
RM2,500
5.
KK/BKP10/H/07/5
Komputer Riba
Dell/L1506
24 Mei 2007
RM8,500
JUMLAH
RM24,500
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007
BIL
NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN
NAMA ASET
TARIKH
PEROLEHAN
HARGA
PEROLEHAN
ASAL (RM)
1.
KK/BKP 2004-KD/3
Kamera Digital Sony
Model DSC-W1
21/12/2004
RM2,500
2.
KK/BKP 2004-KD/4
Kamera Digital Sony
Model DSC-W1
21/12/2004
RM2,500
3.
KK/BKP 2004-FAX/1
Mesin Fax Canon L250
17 /4/ 2005
RM2,500
4.
KK/BKP 2005-MT/1
Mesin Taip Elektronik
15 /4/2006
RM1,900
5.
KK/BKP 2006-TV/1
Televisyen Sony 21’
Model F229
15 /4/ 2006
RM1,350
JUMLAH
RM10,750
KEW.PA-5
SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007
BIL
NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN
NAMA ASET
TARIKH
PEROLEHAN
HARGA
PEROLEHAN
ASAL (RM)
1.
KK/BKP10/I/07/1-5
Almari Buku
Bercermin
2 Mei 2007
RM1,750
2.
KK/BKP10/1/07/6-10
Meja Pegawai
2 Mei 2007
RM1,200
3.
KK/BKP10/1/07/11-15
Kerusi Pegawai
2 Mei 2007
RM750
JUMLAH
RM3,700
KEW.PA-5
SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007
BIL
NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN
NAMA ASET
TARIKH
PEROLEHAN
HARGA
PEROLEHAN
ASAL (RM)
1.
KK/BKP 2004-AB/1-3
Almari Buku
Bercermin
02 Mei 2004
RM1,750
2.
KK/BKP 2005/MP/1-5
Meja Pegawai
15 April 2005
RM1,200
3.
KK/BKP 2006/KP/1-5
Kerusi Pegawai
15 Jun 2007
RM750
JUMLAH
RM3,700
URUSAN PENDAFTARAN
(c)
Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan
secara tahunan seperti berikut:
(i)
Pendaftaran di peringkat PTJ
Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat
(ii)
Pendaftaran Peringkat Jabatan
Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai
daftar Jabatan dan kemukakan kepada
Kementerian.
URUSAN PENDAFTARAN
(iii)Pendaftaran di peringkat Kementerian
Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan
Kementerian bagi membolehkan
Kementerian mengetahui dan memantau
keseluruhan aset di bawah kawalannya.
CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4)
SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)
PERBENDAHARAAN
KEW. PA-8
KEMENTERIAN
Bahagian-bahagian
IBU PEJABAT
Jabatan
PTJ
PTJ
Jabatan
PTJ
Jabatan
PTJ
PTJ
KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5
Jabatan
PTJ
PTJ
PTJ
URUSAN PENDAFTARAN
(d)Daftar aset dikemaskini bila berlaku:
(i)
Penambahan/penggantian/
penaiktarafan
(ii)
Pemeriksaan aset
(iii)
Pelupusan
(iv)
Hapus kira
PELABELAN ASET
Semua aset diberi tanda pengenalan dengan
cara melabel, mengecat, emboss bagi
menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia
(HKM).
Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempat
yang tidak mudah dilihat.
PELABELAN ASET
Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran
seperti panduan berikut:
Kod Kementerian:
Kod Jabatan:
Kod Kumpulan sama ada:
Harta Modal
Inventori
Tahun Pembelian:
No. Siri:
CONTOH
:
}Berasaskan kod fail
}oleh MAMPU
-
H
I
2007
1
KK/BKP 10/H/07/1
URUSAN PENDAFTARAN
Pergerakan Aset
Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod
pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori
Kew. PA-6.
Penyimpanan Daftar
•
•
•
Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit
keras dalam kabinet berkunci.
Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.
Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan
simpan di lokasi.
SENARAI ASET DI LOKASI
Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan
hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset
menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan.
•
1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala
1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
•
Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat
perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai
bertanggungjawab.
KEW. PA-7
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
BAHAGIAN
: KAWALAN DAN PEMANTAUAN
LOKASI
:BILIK MESYUARAT UTAMA
(a)
BIL
KETERANGAN ASET
1.
Kerusi Mesyuarat (Pengerusi)
1
2.
Kerusi Mesyuarat
60
3.
White Board
1
4.
Skrin Putih
1
Disediakan oleh:
Tandatangan:
KUANTITI
(b)
Disahkan oleh:
Tandatangan
Nama: Ahmad Hishamuddin.
Nama : Henry Chong
Jawatan: PKP(P)
Jawatan:PPT(P)
Tarikh: 15 Mac 2007
Tarikh :15 Mac 2007
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN
INVENTORI
Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan
ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac
tahun berikutnya.
KEW.PA-8
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007.
KEMENTERIAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
BIL
KEMENTERIAN/
JABATAN
DIBAWAHNYA
BILANGAN KEW. 312
1.
Kem. Sumber Asli dan
Alam Sekitar
500
10,560,000
300
2,678,000
2.
Jabatan Alam Sekitar
1000
50,000,000
500
5,890,000
3.
Jabatan Ketua Pengarah
Tanah dan Galian
600
20,000,000
200
1,590,000
4.
Jabatan Mineral dan
Geosains Malaysia
500
18,000,000
250
2,543,000
5.
Jabatan Pengairan dan
Saliran
1200
80,000,000
600
8,878,000
6.
Institut Tanah dan Ukur
Negara
300
8,798,000
400
10,560,000
2,250
24,229,000
JUMLAH
Tandatangan Pegawai Pengawal
Nama:Tan Sri Abu Bakar bin Selamat
Jawatan:Ketua Setiausaha
Tarikh: 10 Mac 2007
4,100
JUMLAH NILAI
HARTA MODAL
(RM)
115,358,000
BILANGAN KEW.
313
JUMLAH NILAI
INVENTORI
(RM)
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
PENDAFTARAN
Carta Aliran dan Proses Kerja
Pendaftaran seperti Jadual 1 dan
Jadual 2.
BAB C
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN
DAN PEMERIKSAAN
Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap,
mahir dan teratur bagi tujuan:
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
Mengurangkan pembaziran
Menjimatkan kos
Mencapai jangkahayat
Mencegah penyalahgunaan
Mengelakkan kehilangan
PENGGUNAAN
(a)
Bagi tujuan rasmi sahaja.
(b)
Mengikut fungsi sebenar dalam manual.
(c)
Dikendali oleh pegawai yang mahir dan
berkelayakan.
(d)
Perlu direkodkan.
(e)
Melapor kerosakan dalam Borang Aduan
Kerosakan Kew. PA-9.
BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN
Bahagian 1 (Untuk diisi oleh Pgawai Aset)
1.
Jenis Aset
:
2.
Keterangan Aset
:
3.
Nombor Siri Pendaftaran
:
4.
Kos Penyelenggaraan
:
(terdahulu (jika ada)
5.
Pengguna Terakhir
:
6.
Tarikh kerosakan
:
7.
Perihal kerosakan
:
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………..
8.
Syor Pegawai Aset
……………………………………………………………………………………….
Nama :…………………………………………………………………………………….
Jawatan:…………………………………………………………………………………
Tarikh :………………………………………………………….
Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)
Diluluskan/Tidak Diluluskan
…………………………………………………………….
Tandatangan
Nama:
Jawatan:
KEW. PA-9
PENGGUNAAN
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah
mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua
Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai
penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan
mana lebih awal.
PENGGUNAAN
Peraturan mengenai Penggunaan,
Pengurusan dan Penyelenggaraan
kenderaan adalah mengikut peraturan
semasa yang berkuatkuasa.
PENYIMPANAN
•
Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat
dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.
Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.
•
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa
kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah
tanggungjawabnya.
•
Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah
sentiasa di bawah kawalan maksima.
•
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan
tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta
Prosedur Kewangan 1957.
PEMERIKSAAN
Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:
(a)
(b)
(c)
Fizikal
Rekod
Penempatan
PEMERIKSAAN
Tujuan pemeriksaan adalah untuk:
(a)
(b)
(c)
Mengetahui keadaan dan prestasi aset;
Memastikan setiap aset yang mempunyai
daftar/rekod yang lengkap, tepat dan
kemaskini;
Memastikan setiap aset berada di lokasi sama
seperti yang tercatat dalam daftar.
PEMERIKSAAN
•
Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya
2 orang Pegawai Pemeriksa.
•
Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurangkurangnya sekali setahun.
•
Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan
Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11
kepada Ketua Jabatan.
Kew. PA-10
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
Kementerian/Jabatan:Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor
Bil
No. Siri
Pendaftaran
Jenis Harta
Modal
Lokasi
Mengikut
Rekod
1.
2
.
Daftar Kew. PA-2
Sebenar
Lengkap
Kemaskini
Ya
Ya
Tidak
Keadaaan
Harta
Modal
Tidak
NRE/JAS/JH25/
07/1
Komputer
Riba Dell
N520
Sharifah
Azlina
Sharifah
Azlina


Sedang
digunakan
NRE/JAS/JH25/
072
Set PC HP
Pavillion
DC 345
Hashim
Ahmad
Hashim
Ahmad


Sedang
digunakan
Tandatangan :
Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said
Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh
Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat
Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)
Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007
Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007
Catatan
Kew. PA-11
LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian
Bil
1.
: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor
Jenis
Inventori
Kerusi
Mesyuarat
Daftar
Lengkap
Kemaskini
Ya
Ya

Tidak
Lokasi
Kuantiti
Mengikut
Rekod
Sebenar
Mengikut
Rekod
Sebenar
Bilik
Mesyuarat
Utama
Bilik
Mesyuarat
Utama
40
38
Keadaan
Inventori
Catatan
Digunaka
n
2 di
Bilik
Bincang
Tidak

Tandatangan:
Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad
Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen
Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan)
Jawatan: Penolong Pengarah (JAS)
Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007
Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007
PEMERIKSAAN
•
Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
dan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
•
Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan
Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum
15 Mac tahun berikutnya.
•
Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri
pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan
peraturan ini dipatuhi.
KEW. PA-12
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN: 2007
KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
Persiaran Perdana, Presint 4
62574 PUTRAJAYA
Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor
(Jabatan/Bahagian)
Telah diperiksa pada 19 Disember 2007
(tarikh pemeriksaan)
Tandatangan:
Nama Pegawai Pengwal: Tan Sri Abu Bakar bin Selamat
Tarikh
10 Mac 2008
Cop Kementerian/Jabatan
BAB D
PENYELENGGARAAN
Objektif Penyelenggaraan
•
•
•
•
•
•
•
•
Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara
berterusan dan selamat digunakan.
Memelihara dan memanjangkan jangkahayat
Meningkatkan keupayaan
Mengurangkan kerosakan
Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan
Menjamin keselamatan pengguna
Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta
produktif
Memelihara imej Kerajaan
PENYELENGGARAAN
JENIS PENYELENGGARAN
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)
Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk
memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen
atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan
lancar secara berterusan.
(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)
Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber
fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
PENYELENGGARAAN
MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan
aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk
tindakan penyelenggaraan.
PANDUAN PENYELENGGARAAN
Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian
/Jabatan:
(a)
Menyedia senarai aset yang memerlukan
penyelenggaraan Kew. PA-13.
(b)
Merancang penyelenggaraan
(c)
Melaksana program penyelenggaraan
(d)
Merekod penyelenggaraan dalam Kew. PA-14
(e)
Menilai program penyelenggaraan
(f)
Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh
pihak swasta.
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN
PENYELENGGARAAN
KEW. PA-13
(Diisi oleh Pegawai Aset)
KEMENTERIAN
: KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
Jabatan/Bahagian
:JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR
Bil
No. Siri Pendaftaran
Jenis/Jenama/
Model
Lokasi Aset
Catatan
1.
NRE/JAS/JH25/H/07/6
Split Air Conditioner
Bilik Mesyuarat 1
6 bulan sekali
2.
NRE/JAS/JH25/H/07/7
Split Air Conditioner
Bilik Mesyuarat 2
6 bulan sekali
3.
NRE/JAS/JH25/H/07/8
Pacuan 4 Roda Perodua
Kembara
Pentadbiran
3 bulan sekali
KEW. PA-14
DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
(Diisi oleh Pegawai Aset)
Sub Kategori: Kereta
No. Siri Pendaftaran
:NRE/JAS/JH25/H/07/08
Jenis
Lokasi
: Pentadbiran
: Perodua Kembara
(a)
Tarikh
(b)
(Butir-butir Kerja)
(c)
No. Kontrak/
Pesanan
Kerajaan
dan Tarikh
(d)
Nama
Syarikat/Jabatan
Yang
Menyelenggara
(e)
Kos
(f)
Nama dan
Tandatangan
16 Jun
2007
Pembaikan/Penyelenggaraa
n hawa dingin dan
compress air clucth booster.
AA 982615
MS Cooling Sdn. Bhd.
RM1,150.00
Masri bin Jamil
BAB E
PELUPUSAN
ISI KANDUNGAN
•
•
•
•
•
•
•
•
Definisi Pelupusan
Objektif
Justifikasi Pelupusan
Kuasa Melulus
Urus Setia Pelupusan
Perakuan Pelupusan (PEP)
Lembaga Pemeriksa
Tempoh Tindakan Pelupusan
ISI KANDUNGAN
•
•
•
•
•
•
•
Pelanjutan Tempoh
Pinda Kaedah Pelupusan
Kaedah Pelupusan
Pelaksanaan Kaedah Pelupusan
Pelupusan Melalui Kontrak Pusat
Tindakan Semasa Melaksana Pelupusan
Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan
DEFINISI PELUPUSAN
Pelupusan ialah satu proses untuk
mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah
yang ditetapkan.
OBJEKTIF PELUPUSAN
•Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan
aset yang tidak digunakan atau diperlukan.
•Menjimatkan ruang simpanan/pejabat.
•Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik.
•Membolehkan aset milik Kementerian
/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/
Jabatan lain.
JUSTIFIKASI PELUPUSAN
•Tidak Ekonomik Dibaiki
•Pembekal tidak lagi memberi
khidmat sokongan
•Usang/Obselete
•Disyor selepas pemeriksaan aset
•Rosak & tidak boleh
digunakan
•Tidak lagi diperlukan oleh
Jabatan
•Luput tempoh penggunaan
•Perubahan Teknologi
•Keupayaan aset tidak lagi
di peringkat optimum
•Melebihi keperluan
•Tiada alat ganti
KUASA MELULUS PELUPUSAN
Dua (2) peringkat:
(a) Perbendaharaan
(b)Kementerian/Jabatan
KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN
(a)
Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau
jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan
(b)
Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai
seperti berikut:
-
Hadiah
Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri
Tukar Beli (trade in)
Tukar Barang (barter trade)
Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan
dalam tatacara ini.
KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan
(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai
perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 .
•
Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen
17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan
kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
URUS SETIA PELUPUSAN
Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan
Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa
mengikut Kew. PA-15
Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16
Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew.
PA-17
Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan
lengkap dan teratur
Mengemukakan permohonan pelupusan kepada
Kuasa Melulus
KEW. PA-15
No. Rujukan
Kepada:
Tarikh:
………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………..
LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN ASET
ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli
Lembaga Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh
selama………………….(tahun) mulai dari………………………
hingga…………………………………………………………………..
2.
Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borang Laporan
Lembaga Pemeriksa (Kew. PA-17) dan dikemukakan kepada Uusetia Pelupusan Jabatan
dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan dijalankan.
……………………………………………………………
Tandatangan Pegawai Pengawal)
Nama……………………………………………………..
Jawatan:………………………………………………..
Cop;………………………………………………………..
PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA
(a)
Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan
perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi
membuat pemeriksaan.
(b)
Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan
jawatan tidak lebih tempoh 2 tahun.
KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA
(a)
Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi
dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam
pengurusan aset berkenaan.
(b)
Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu.
(c)
Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yang
setaraf.
(d)
Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik
jika perlu.
TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
(a)
Menyedia dan mengemuka Jadual Pemeriksaan kepada
Urus Setia Pelupusan Jabatan.
(b)
Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.
(c)
Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan
yang hendak dilupuskan dikeluarkan.
(d)
Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17.
(e)
Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.
(f)
Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.
KEW. PA-17
LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN
KEMENTERIAN/JABATAN:…………………………………………………………….
BIL
JABATA/
BAHAGIAN
KETER
ANGAN
ASET
UNIT
KUA
NTITI
TARIKH
PEMBELIA
N
TEMPOH
DIGUNAK
AN/SIMPA
NAN
HARGA
PEROLEHAN ASAL
NILAI
SEMASA
SEUNIT
(RM)
SEUNI
T
(RM)
JUMLA
H
(RM)
JUMLA
H
(RM)
NYATKAN
KEADAAN
ASET
DENGAN
JELAS
JUMLAH KESELURUHAN
Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa:………………………
Tarikh Pemeriksaan:……………………………………………………
Tempat pemeriksaan:………………………………………………….
Tandatangan……………………………………………………(Pengerusi)
Nama:……………………………………………………………
Jawatan:…………………………………………………………………………
Tandatangan…………………………………………………………(Ahli).
Nama
:………………………………………………………………..
Jawatan
:…………………………………………………………………
SYOR
KAEDA
H
PELUP
USAN
DAN
JUSTIFI
KASI
URUS SETIA PELUPUSAN
Memaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan
untuk tindakan.
Memohon pelanjutan tempoh pelupusan
Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan
Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah
pemusnahan
Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset
Kew. PA-18
URUS SETIA PELUPUSAN
Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19
Menghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus
Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset
Kew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac
tahun berikutnya.
KEW.PA-20
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN……………………..
KEMENTERIAN/JABATAN:……………………………………….
BIL
KEMENTERIAN/
JABATAN
JUMLAH
NILAI
PEROLEHAN
ASAL
(RM)
HASIL
PELUPUSA
N
(RM)
JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA
(RM)
JUALAN
Tandatangan Pegawai Pengawal
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
Cop Jabatan:
PINDAHAN
MUSNAH
KAEDAH
LAIN
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16
(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan
Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan
komputer di Kembaran B.
(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang
mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar
khusus dalam peralatan-peralatan tertentu.
(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh
Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.
(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai
kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.
(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh
1 tahun.
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan
dari tarikh surat kelulusan mengikut
kaedah yang diluluskan.
PELANJUTAN TEMPOH
•
Permohonan untuk lanjut tempoh dikemuka
kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum
tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh
hanya dibenarkan sekali sahaja.
•
Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas
tempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.
KEW. PA-18
KEMENTERIAN/JABATAN………………………………
SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN
Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.
Jenis Aset
:……………………………
Kuantiti
:……………………………
Secara
:…………………………….
Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)
……………………………………………
Tandatangan
…………………………………………
Tandatangan
Nama…………………………………………………..
Nama:……………………………………..
Jawatan:………………………………………………..
Jawatan:…………………………………..
Cop;………………………………………………………..
Cop::……………………………………………
KEMENTERIAN/JABATAN:…………………………………..
KEW. PA-19
SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Merujuk surat kelulusan No. Rujukan…………………………………bertarikh…………………………………,
saya mengesahkan tindakan peupusan telah dilaksanakan seperti berikut:
1.
Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah
Bilangan item……………………………………………..dipindahkan/hadiah
kepada………………………………………………………………………………………………………
(Surat Akuan Terima disertakan)
2.
Aset berikut telah dilupuskan secara dijual
Bilangan item………………………………………….No. Resit……………………………………….
(salinan resit disertakan)
3.
Aset berikut terikut telah dilupuskan secara musnah
Bilangan item:………………………………………
Cara dimusnahkan…………………………………………………………………………….. …………
(SIjil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)
4.
Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain.
Bilangan item……………………………………………………..
Kaedah pelupusan:……………………………………………….
(Dokumen bekaitan disertakan)
5.
Aset berikut dimasukkan ke dalam stok
Bilangan item…………………………………………………………
Tandatangan Ketua Jabatan
:…………………………………………
Nama
:…………………………………………
Jawatan
:………………………………………….
Cop Jabatan/Bahagian
:…………………………………………..
PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan
dikemuka kepada Kuasa Melulus sebelum
tamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempoh
pelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonan
baru hendaklah dikemukakan.
KAEDAH PELUPUSAN
(a)
Jualan secara :
Tender
Sebut harga
Lelong
(b)
Jualan Sisa
(c)
Tukar Barang (Barter Trade)
(d)
Tukar Beli (Trade in)
(e)
Tukar Ganti (Cannibalize)
KAEDAH PELUPUSAN
(g)
(h)
(i)
Pindahan
Hadiah
Musnah secara:
Ditanam
Dibakar
Dibuang
Ditenggelam
(j)
Kaedah lain pelupusan yang difikirkan
sesuai
KAEDAH PELUPUSAN
TENDER
•
•
•
•
•
•
•
Gunakan Kew. PA-21
Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (Kew.PA-22)
Maklumat seperti dalam Kew. PA-21 diiklankan melalui
sekurang-kurangnya 1 akhbar utama
Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17
Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk
maksima RM10,000
Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan masukkan
dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan
waktu tutup yang ditetapkan.
Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai
Pengawal untuk membuka dan menjadual tender.
KAEDAH PELUPUSAN
TENDER
•
•
•
•
•
•
Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
Tawaran disenaraikan dalam Kew. PA-23
Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua
Jabatan.
Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender.
Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinan
iklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain.
Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70%
harga simpanan. Jika kurang rujuk Perbendahraan.
Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklah
memastikan bahawa beliau dan pegawai-pegawai
tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau
terletakhak.
KAEDAH PELUPUSAN
TENDER
•
•
•
•
•
Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan aset
tidak dibenarkan menyertai tender.
Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran maka
deposit tender tidak akan dikembalikan.
Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untuk
membolehkannya menimbang tawaran lain.
Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula
atau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan.
Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawa
semula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus.
KAEDAH PELUPUSAN
SEBUT HARGA
•
•
•
•
•
•
•
Dipelawa 10 syarikat atau orang perseorangan
Kenyataan Tawaran Sebutharga dalam Kew. PA-24
Tawaran sebut harga menggunakan Kew. PA-25
Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17
Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk
maksima RM5,000
Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan
dalam peti sebut harga Jabatan pada atau sebelum tarikh dan
waktu tutup yang ditetapkan.
Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
KAEDAH PELUPUSAN
SEBUT HARGA
•
•
•
•
Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh
Pegawai Pengawal.
Jawatankuasa Sebutharga menyenaraikan tawaran dalam
menggunakan Borang Kew. PA-26
Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan Jadual
Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat
perakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga Jabatan untuk
pertimbangan dan keputusan.
Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklah
memastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai
sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak.
KAEDAH PELUPUSAN
SEBUT HARGA
•
Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta.
Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit
sebut harga tidak akan dikenbalikan. Jawatankuasa Sebut harga
menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan
sebut harga semula.
•
Pegawai Kementerian/jabatan yang melupuskan aset tidak
dibenar menyertai sebut harga.
KAEDAH PELUPUSAN
LELONG
Dilaksanakan ke atas aset berikut:
•
Mempunyai nilai pasaran
•
Kuantiti yang banyak
•
Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.
KAEDAH PELUPUSAN
LELONG
•
•
•
•
•
•
Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh,
waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di Kew. PA-27.
Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew. PA-17
dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong.
Urusan lelong di adakan atau di dewan.
Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar.
Bayaran deposit RM1,000 atau maksima RM1,000
Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 hari
dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan.
Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada
harga simpanan rujuk kepada Perbendaharaan.
KAEDAH PELUPUSAN
JUALAN SISA
•
Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam
bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam
(besi, tembaga dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang
mempunyai nilai jualan.
•
Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:
-
Tender
Sebut harga
Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu
permit)
KAEDAH PELUPUSAN
TUKAR BARANG (BARTER TRADE)
•
•
•
Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad
Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan
Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal
Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:
Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar
dalam bidang berkenaan.
Aset yang mempunyai unsur keselamatan.
Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik.
Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar.
Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai
lesen dan kemahiran.
Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru.
hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas
jualan.
KAEDAH PELUPUSAN
TUKAR BELI (TRADE IN)
•
Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidak
diperlukan oleh Kementerian/Jabatan dan tiada Kementerian/
Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal
yang berniaga dalam bidang berkenaan.
•
Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan
tanpa mengira nilai
•
Dilaksanakan berasaskan:
-
Aset sama jenis
Aset perlu dikeluarkan sebelum pengganti dipasang
Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal
KAEDAH PELUPUSAN
TUKAR BELI (TRADE IN)
•
Dilaksanakan berasaskan:
-
Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal.
Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh aset
yang akan diganti.
Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan
tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli.
Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat
dalam dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga
dalam perjanjian perolehan.
KAEDAH PELUPUSAN
TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)
•
Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi
dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian
tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/
kenderaan /perkakasan komputer
dikeluarkan
dan dipasang sebagai alat/komponen ganti
bagi kenderaan/perkakasan komputer yang lain.
KAEDAH PELUPUSAN
TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)
•
Dilaksanakan berasaskan:
-
•
Aset yang sama jenis dan kegunaannya
Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh
Pegawai Teknikal
Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih
dan penjimatan
Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepada
aset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian B
Kew. PA-2 berkenaan.
KAEDAH PELUPUSAN
PINDAHAN
Dilaksanakan antara Kementerian/Jabatan bagi aset yang boleh
digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana:
•
Melebihi keperluan
Tidak diperlukan selepas projek siap
Obsolete/obsolescent
Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:
-
Permohonan atau kepeluan Kementerian/Jabatan
Tidak dikenakan apa-apa bayaran
KAEDAH PELUPUSAN
PINDAHAN
Kaedah pelupusan dilaksanakan
berasaskan:
-
Permohonan atau keperluan Kementerian/Jabatan.
Tidak dikenakan apa-apa bayaran.
Kos pengendalian pindahan ditanggung oleh penerima.
Daftar aset diserah kepada Kementerian/Jabatan
penerima.
Aset yang diterima secara pindahan hendaklah
dilupus oleh Kementerian/Jabatan
Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan
kepada Kuasa Melulus
KAEDAH PELUPUSAN
HADIAH
Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah
•
Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asal
tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan atau
•
Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai
bahan latihan atau pameran.
KAEDAH PELUPUSAN
HADIAH
Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:
•
Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi tujuan
latihan atau pemeran
•
Dari Kementerian/Jabatan Kerajaan kepada mana-mana
organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang
dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.
KAEDAH PELUPUSAN
HADIAH
Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:
•
•
•
•
•
Permohonan atau keperluan penerima
Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh
penerima.
Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat
permohonan Kementerian/Jabatan, organisasi, pertubuhan
sukarela atau badan-badan lain.
Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada
Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Kew. PA-19.
Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau
pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja.
KAEDAH PELUPUSAN
MUSNAH
Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi aset
yang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsur
keselamatan dengan cara berikut:
•
•
•
•
Ditanam
Dibakar
Dibuang
Ditenggelam
KAEDAH PELUPUSAN
MUSNAH
Langkah-langkah yang perlu diambil:
•
•
•
•
•
Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut dll.
Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa
berkenaan.
Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah
ditanggal/dikelurkan terlebih dahulu
Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek
dan sebagainya.
Sijil Penyaksian Pemusnahan Kew. PA-18 hendaklah
disediakan.
PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT
Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat
Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan
peraturan berkenaan.
TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN
PELUPUSAN
Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan
JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusan
kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan
Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada
pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa
Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah
dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan
seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.
BAB F
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
CARTA ALIRAN DAN
PROSES KERJA
TAFSIRAN
OBJEKTIF
(e) Tindakan Selepas
Kelulusan
KUASA MELULUS
HAPUS KIRA
(d) Laporan
Akhir
(c)Jawatankuasa
Penyiasat
URUS SETIA KEHILANGAN &
HAPUS KIRA
PROSES HAPUS KIRA
(b)Laporan
Awal
(a)Melaporkan
Kehilangan
TAFSIRAN KEHILANGAN
Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi
dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,
kemalangan, kebakaran, bencana alam,
kesusutan, penipuan atau kecuaian
pegawai awam.
TAFSIRAN HAPUS KIRA
Hapus kira ialah proses untuk
membatalkan rekod aset yang hilang.
TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL
Pegawai Pengawal ialah:
Ketua Setiausaha Kementerian atau
Ketua Pengarah Jabatan
TAFSIRAN KETUA JABATAN
Ketua Jabatan termasuk:
ketua sesuatu cawangan, daerah,
daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.
KUASA MELULUS HAPUS KIRA
Dua (2) peringkat:
(a)
Perbendaharaan
(b)
Pegawai Pengawal
KUASA MELULUS PERINGKAT
PERBENDAHARAAN
(a)
Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau
keseluruhannya melebihi RM500,000.
(b)
Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah
tanpa mengira nilai perolehan asal:
Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video,
komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant
(PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.
(c) Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam
tanpa mengira nilai perolehan asal.
KUASA MELULUS PERINGKAT
PEGAWAI PENGAWAL
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi
RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak
melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan
peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan
(b)
Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa
hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal
kecurian, penipuan atau kecuaian tidak
melibatkan pegawai awam.
URUS SETIA KEHILANGAN
DAN HAPUS KIRA
Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungja
sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.
T
U
G
A
S
(a)
Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang
Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan
Daftar Inventori Kew. PA-3.
(b)
Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada
Ketua Jabatan.
(c)
Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis
kepada Pegawai Pengawal.
(d)
Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan
menggunakan contoh format Kew. PA-29.
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.
(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada
T
U
G
A
S
Jawatankuasa Penyiasat.
(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor
daripada Pegawai Pengawal.
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan
hapus kira lengkap dan teratur.
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa
Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal
dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum
diperolehi.
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk
kemaskini rekod daftar aset.
(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia
T
U
G
A
S
Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.
(l)
Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Ketua
Jabatan dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tem
1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.
(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/
tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib
dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.
(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan
Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak
lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
PROSES HAPUS KIRA
1. Melaporkan Kehilangan
(a)
Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada
Ketua Jabatan dengan serta merta.
(b)
Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab
ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang
mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporka
kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu
kehilangan diketahui.
PROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal – Kew. PA-28
(a)
Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan
Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang
Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan
oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/
Ibu Pejabat.
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:
1.
Keterangan Aset Yang Hilang
(a) Jenis Aset : Note Book
(b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C
(c) Kuantiti: 1
(d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005
(e) Harga Perolehan Asal:5,800
2.
Tempat Sebenar di mana kehilangan berlaku
Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur
3.
Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui
15.5 .2007
KEW. PA-28
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
4.
KEW. PA-28
Nyatakan:
Cara bagaimana kehilangan berlaku:
Kehilangan berlaku di Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Haji Hussen pada
15.5.2007. Kejadian berlaku ketika Puan Azura bt. Jamal sedang mengikuti
Kursus Pengurusan Sains dan Matematik Dalam Bahasa Inggeri mulai 15-18
Mei 2007. Puan Azura meletakkan note book dalam almari yang diselindungi
oleh pakaian dan dua beg pakaian besar. Pada masa itu beliau mendapati
bilik tersebut masih belum dikemaskan oleh kakitangan hotel, lalu beliau
keluar untuk makan tengah hari. Walau bagimanapun kehilangan hanya
disedari apabila beliau hendak menggunakan note book tersebut
keesokan hari.
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
5.
Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset
yang hilang
Puan Azura bt. Jamal
6.
KEW. PA-28
- PPP Lepasan Diploma Gred DGA29
Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas
kehilangan itu. Jika ya nama dan jawatannya.
Tiada
7.
Sama ada seorang pegawi telah ditahan kerja
Tiada
7.
No. Rujukan dan Laporan Polis
Dang Wangi/023333/07
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
9.
KEW. PA-28
Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku
Telah meletakkan komputer ditempat yang terselindung.
10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.
Note book yang dibawa keluar hendaklah sentiasa di abwah kawalan
maksima dan sentiasa di pastikan di simpan di tempat yang berkunci dan
selamat.
11. Catatan:
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama:Mohd Amran Hashim
Jawatan: Guru Besar
Tarikh: 17.5.2007
Cop Jabatan
PROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal – Kew. PA-28
(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku
hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari
bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan
Laporan Polis terus kepada:
(i)
Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana
kehilangan aset berlaku; dan
(ii)
Ketua Setiausaha Perbendaharaan
PROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal – Kew. PA-28
(c)
Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar
kepada Ketua Setiausaha Kementerian,
Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan
wakil tempatan Ketua Audit Negara.
PROSES HAPUS KIRA
3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh
Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera
dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan:
(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan
bukan daripada bahagian/unit yang sama;
(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai
yang terlibat;
(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih
kanan sebagai Pengerusi.
PROSES HAPUS KIRA
3. Jawatankuasa Penyiasat
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia,
Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai
dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat
dengan kehilangan itu di negara berkenaan
sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
KEW. PA-29
No. Rujukan Fail:
Keoada:
………………………………………………………………………..
Tarikh:
………………………………………………………………………
(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)
PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantk tuan/puan sebagai Pengeruis/Ahli Jawatankuasa Penyiasat
untuk menyiasat kehilangan…………………………………………………(nama aset) di…………………………………………………..
Kementerian/Jabatan/PTJ mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal……………………………………)
2.
Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasata dengan mendapatkan makluma mengenai kes
kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan
Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.
3.
Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan
ini mestilah dikembalikan sebelum ………………………………(tarikh).
Tandatangan
:…………………………………….
Nama Pegawai
:…………………………………….
Kementerian/Jabatan
:…………………………………..
4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat
1.
Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan
2.
Memeriksa sendiri tempat kejadian.
3.
Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan
4.
Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.
5.
Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih
(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.
6.
Mengenalpasti kelemahan yang wujud.
7.
Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi
mengelak berulangnya kejadian kehilangan.
8.
Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan
Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia
Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan
dari tarikh pelantikan.
Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh
dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan
Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:
1.
Keterangan Aset Yang Hilang
(a) Jenis Aset : Note Book
(b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C
(c) Kuantiti: 1
(d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005
(e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800
2.
Perihal Kehilangan
(a)
(b)
(c)
Tarikh diketahui
15.5.2007
Tarikh Sebenar berlaku
14.5.2007 (12.45 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi)
Tempat Kejadian
Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
(d)
(e)
KEW. PA-30
Bagaimana kehilangan diketahui
Apabila hendak mengambilnya untuk dibawa ke bilik kursus di dapati tiada.
Bagaimana kehilangan berlaku
Bilik No. 1404 City Villa Hotel dimasuki oleh pihak yang tidak bertanggungjawab walaupun
bilik telah berkunci.
Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur
3.
Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.
Belum diterima.
4.
Nama pegawai yang:
(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.
Puan Azura bt. Jamal
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
4.
5.
KEW. PA-30
Nama pegawai yang:
(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia
Puan Azura bt. Jamal
(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu.
Puan Azura bt. Jamal
Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:
(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan
PPP Lepasan Diploma DGA 29
(ii) Tugasnya serta senarai tugas
(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)
Tetap dan berpencen
(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau
arahan tertentu.
Tiada
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
(v)
KEW. PA-30
Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan
27.10.2020
(vi)
Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan
butir-butir ringkas dan rujukannya)
Tiada
(vii) Maklumat lain, jika ada.
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
5.
KEW. PA-30
Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan
Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau
diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.
Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikan
kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA C.
6.
Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.
Pegawai yang membawa aset Kerajaan hendaklah memastikan keselamatan aset
berkenaan dengan memberi perhatian dan kawalan yang maksima bagi mengelakan
berlakunya kehilangan.
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
7.
KEW. PA-30
Rumusan Siasatan
Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas note book
berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya memastikan
keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum meninggalkannya. Beliau
sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang di bawa dan tidak
meninggalkan begitu sahaja tetapi melihat aset berkenaan ada ditempat simpanan.
Pegawai telah cuai dalam menjaga aset Kerajaan.
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
8.
Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan
memberikan justifikasi.
Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Puan Azura bt. Jamal memastkan note book
disimpan di tempat yang selamat.
Tandatangan
Nama
Jawatan
Tarikh
:
:
:
:
Pengerusi
Tandatangan
Nama
Jawatan
Tarikh
:
:
:
:
Ahli
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(c)
Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen
sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar
Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan
Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan
dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
(d)
Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang
ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis
belum diperolehi.
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(e)
Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil
siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:
(i)
Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang
hilang dengan surcaj atau tatatertib atau
kedua-duanya sekali, atau
(ii)
Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang
hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
(iii)
Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
9.
KEW. PA-30
Syor dan Ulasan
Syor
Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas Puan Azura bt. Jamal.
Ulasan
Tindakan surcaj dikenakan kepada Puan Azura bt Jamal di atas kecuaiannya
memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Tandatangan
:
Nama
:
Jawatan
:
Tarikh
:
Cop Kemeterian
:
KEW. PA-30
Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(f)
Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil
siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh
mengarahkan siasatan semula.
(i)
Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa
Penyiasat sedia ada; atau
(ii)
Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk
menjalankan siasatan.
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(g)
Laporan Akhir yang lengkap dengan syor
dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah
dikemukakan untuk pertimbangan dan
kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bula
dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
4.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan
(a)
Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta
Modal atau Inventori.
(b)
Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa
Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset
Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.
(c)
Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak
Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam
tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
(d)
Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib
kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh
kelulusan Perbendaharaan.
KEW. PA-31
SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
(Diisi oleh Pegawai Aset)
Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil…………………………………………………………..bertarikh………………………….
Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini.
Bil
Jenis Aset
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama
Jawatan
Tarikh
Kementerian/Jabatan
No. Pendaftaran
:……………………………………………………
:…………………………………………………..
:…………………………………………………..
:…………………………………………………..
:…………………………………………………..
KEW. PA-32
LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN…………………
KEMENTERIAN………………………………………………………………………
Bil
Ruj.Kelulusan
Perbendaharaa
n
Kem/
Jab
JUMLAH
Tandatangan Pegawai Pengawal
Nama
Jawatan
Tarikh
Jeni
s
Aset
Punca
Kehilanga
n
Nilai
Peroleha
n
Asal
(RM)
Nilai
Semas
a
(RM)
Tindakan Surcaj
Tindakan Tatatertib
Amaun
Surcaj
(RM)
Jenis
Hukuman
Tarikh
dikenakan
Tarikh
Dikenakan
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan
Hapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.
PENJELASAN PEKELILING
SEKSYEN PENGURUSAN ASET
BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)
PERBENDAHARAAN MALAYSIA
Tingkat 4, Blok Selatan
Kompleks Kementerian Kewangan
Presint 2,
62592 PUTRAJAYA.
[email protected]
03 88823686
SEKIAN
TERIMA KASIH