Transcript Oracle General Ledger Oracle總帳會計 ERP 劉秉中

世新大學 ERP 實驗室
Oracle General Ledger
Oracle總帳會計
劉秉中
[email protected]
2003/09/30
世新大學 ERP 實驗室
Class Schedule
• Day 1 (9/30)
– Overview 概論
– Set of books 帳簿
– Journals 分錄
• Day2 (10/7)
–
–
–
–
Budgeting 預算
Advanced account structure 進階會計結構
Reporting tools 報表工具
Accounting for foreign and multiple currencies 多
幣別
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Agenda
• Overview
• Set of books
• Journals
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Oracle ERP Overview
庫存
Inventory
銷售預測
FCST
主需求排程
MDS
請購作業
PR
主生產排程
MPS
物料需求
計劃
MRP
供應鍊管理
最佳化排程
APS
生產指示
Discrete
Repetitive
Flow
Project
Process
採購作業
PO
細部產能
規劃
CRP
收料作業
Receiving
成本管理
Costing
應付帳款
立帳
Invoice
統一發
票管理
付款作業
Payment
票據管理
生產發料
Issue
生產入庫
Transfer
生產控制
製程移轉
SFC
出貨作業
Picking
Shipping
總
帳
系
統
GL
客戶訂單
SO
粗略產能
規劃
RCCP
固定資產管理
Assets
應收帳款
立帳
Invoice
收款作業
Receipts
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簡介會計(Accounting)
• 企業的語言
– 企業之經濟活動 (Economic Events)
– 協助決策 (Decision)
• 會計是透過一定程序,提供企業之財務資訊,使
決策人士充分了解企業情況,提升決策品質
• 會計 vs. 簿記
辨認與衡量
紀錄與分類
彙總分析
與溝通
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會計資訊用途與使用者
內部使用者
外部使用者
企業管理當局
直接/間接使用者
規劃,控制,評估企業營運
投資,授信決策
管理會計
財務會計
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總帳會計概論
[ 投資 ]
[ 買進 ]
產權/股份
資產/費用
[ 營運/製造 ]
收入
[ 賣出 ]
產品
營運成本
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會計之基本假設
• 經濟個體假設
– 個體間資產,負債,損益獨立分開計算
– 經濟個體與法律個體不一定一致
• 繼續經營假設
– 實現營業目標並履行各項義務
• 會計期間假設
– 將企業存在期間劃分若干相等時段,定期提供
資訊
• 貨幣單位假設
– 貨幣為衡量之標準,其價值是固定不變
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「會計」的平衡原理
資產
資產的來源
錢
股款
貨物
借款
不動產
盈餘
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「會計」的平衡原理
• 例1：股東投資現金100,000元
資產
錢
100,000
資產的來源
借款
貨物
股款
電腦
盈餘
100,000
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「會計」的平衡原理
• 例2：以現金購買電腦30,000元
資產
錢
70,000
貨物
電腦
資產的來源
借款
股款
30,000
100,000
盈餘
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「會計」的平衡原理
• 例3：以現金購買貨物20,000元
資產
資產的來源
錢
50,000
借款
貨物
20,000
股款
電腦
30,000
盈餘
100,000
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會計科目 (Account)
• 將五大會計要素作更細分類
• 以「科目」來記錄各種交易事件,稱為會計科
目也稱為會計帳戶(account),並由權威機構統
一命名
資產
負債與權益
現金
50,000
銀行借款
存貨
20,000
業主投資
電腦設備
30,000
保留盈餘
左邊的科目
通稱借方科目
100,000
右邊的科目
通稱貸方科目
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五大會計要素及主要財務報表
資產 = 產權
會計恆等式
資產 = 負債 + 業主權益
會計恆等式之擴充
資產 = 負債 + 業主權益 + 收入 – 費用
Asset (A) = Liability (L) + Owners’ Equity + Revenue (R) – Expense (E)
損益表 Income Statements
業主權益變動表Statement of Changes in OE
資產負債表 Balance Sheet
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借貸法則
• 借方(Debit, Dr.) = 貸方(Credit, Cr.)
資產(借方) = 負債+業主權益(貸方)
資產/費用
負債與業主權益/收入
借方
貸方
增加
(正常餘額)
減少
減少
增加
(正常餘額)
借方餘額
貸方餘額
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會計科目表(Chart of Account)
科目表
科目代號
科目名稱
科目類別
------------ --------------------- -----------1101
現金
資產
1102
存貨
資產
1401
電腦設備
資產
：
：
2101
銀行借款
負債
3101
業主投資
業主權益
：
：
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傳票(Journal)
• 將交易做成紀錄,並編製成憑證作為登入日記
帳的根據
• 傳票運作的實例
– 購買電腦一台，付款20000
傳
票
傳票號碼:910002
傳票日期:91.01.02
科目代號
-----------1401
1101
傳票分錄Journal
entry
科目名稱
摘要
借方金額 貸方金額
------------ ------------------ ------------ -----------電腦設備 購買電腦一台 20,000
現金
購買電腦一台
20,000
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登帳-日記帳簿
• 登帳後的日記帳簿
– 將分錄依發生順序登入日記帳
– 可看到交易的原貌
– 無法看到各科目的餘額及消長過程
日記帳簿
傳票號碼
日期
科目代號 科目名稱
摘 要
借方金額
------------ ------------ ------------ ------------ ------------------ -----------9200001 92.01.01 1101
現金
業主投資現金 100,000
9200001 92.01.01 3101
業主投資 業主投資現金
9200002 92.01.02 1401
9200002 92.01.02 1101
電腦設備 購買電腦一台
現金
購買電腦一台
20,000
9200003
9200003
存貨
現金
50,000
92.01.03
92.01.03
1102
1101
購買商品一批
購買商品一批
貸方金額
-----------100,000
20,000
50,000
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過帳(Post)-分類帳簿(Ledger)
• 過帳後的分類帳簿
– 將分錄中依科目代號分別轉入各科目分類帳上
– 可看到科目的餘額
– 可看到各科目的餘額及消長過程
分類帳簿
科目代號：1101
科目名稱：現金
傳票號碼
日期
摘 要
借方金額 貸方金額
------------ ------------ ------------------- ----------- -----------9200001 92.01.01 業主投資現金
100,000
9200002 92.01.02 購買電腦一台
20,000
9200003 92.01.03 購買商品一批
50,000
====== =======
100,000 70,000
餘額
-------------100,000
80,000
30,000
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借貸對科目餘額的處理
• 科目屬性 交易屬性 對科目餘額的處理
----------- ------------ -----------------------借
借
增加
貸
貸
增加
借
貸
減少
貸
借
減少
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總帳作業程序
傳
票
傳票號碼:910002
傳票日期:91.01.02
買入 $ 20,000
記錄
科目代號 科目名稱
摘要
借方金額 貸方金額
------------ ------------ ------------------ ------------ -----------1401
電腦設備 購買電腦一台 20,000
1101
現金
購買電腦一台
20,000
分類帳簿
科目代號：1101
科目名稱：現金
傳票號碼
日期
摘 要
借方金額 貸方金額
餘額
------------ ------------ ------------------- ----------- ------------ -------------9200001 92.01.01 業主投資現金
100,000
100,000
9200002 92.01.02 購買電腦一台
20,000
80,000
9200003 92.01.03 購買商品一批
50,000
30,000
====== =======
100,000 70,000
過帳
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財務報表編製
損益表
銷貨收入
XXX
銷貨成本
(XXX)
：:
：
分類帳
1000
1100
1101
1102
試算表
資產
流動資產
現金
銀行存款
XXX
XXX
XXX
XXX
資產負債表
-----------------------------資產 XXX |負債 XXX
|
|業主權益 X
費用明細表
薪資
租金支出
XXX
XXX
：:
：
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會計作業程序及相關帳冊表單
作業程序
發 作
生 分 登 過 試
交 錄 帳 帳 算
易
期中會計作業程序
調整
結帳
調
整 登 過 試
分 帳 帳 算
錄
期
末
財
務編
報製
表
會
計
作
結
帳 登 過 試
分 帳 帳 算
錄
業
程
序
帳冊表單
原
分 試
始 傳 日
類 算
憑 票 記
簿 帳 表
證
調
整
日
分
傳 記 類 後
票 簿 帳 試
算
表
業
主
損 權
益 益
表 變
動
表
資
產
負
債
表
現
金
流
量
表
結
帳
日
分
傳 記 類 後
票 簿 帳 試
算
表
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The General Ledger Accounting Cycle
Start
(JE: Functional/Foreign
Currency)
Open Period
(JE: Functional
Currency)
Convert
Create Journal
Entries
Calendar
Correct
Errors
Close Period
Review
Journal
Details
Post
Journals
Run Reports
Review
Account
Balances
Translate
Foreign Balances
Revalue
Functional 24/61
Balances
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Using Oracle General Ledger
Oracle
General Ledger
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Integrating with Subledgers
• Exporting Information to GL
–
–
–
–
–
–
Payables : Payments and invoices
Receivables : Debit/Credit memos, invoices, receipts, guarantees …
Assets : Deferred and standard depreciation expense transactions …
Projects : Labor cost, usage cost, revenue information …
Purchasing : Accrued receipts
Cost Management/Inventory : Inventory and work in process
transactions
Oracle
General Ledger
Manufacturing subledgers
Financial subledgers
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Agenda
• Overview
• Set of books
• Journals
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3 Elements for a Set of Books
Chart of Accounts
會計科目架構
Accounting Calendar
會計期間
Currencies
幣別
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Components of 3 Elements
Account Structure:
Value sets 節段預設值
Segment values 節段值
Security rules節段安全控管
Cross-validation rules會計科目節段組合檢核
Accounting Calendar:
Periods 會計期間
Period types 期間類別
Currencies
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Account Structure
• 依照不同需求可自行針對會計資訊分類
• 會計科目架構由Accounting Flexfield來定義
製造業:
配銷業:
xx - xxx - xxxx - xxxx - xxx - xxx
公司
部門
科目
子目
產品線
xx - xx - xxxxxxx - xxx - xxxx
公司 部門
科子目
01 – 22 - 1102221 -
區域
通路
100- A001
Segment 1
Segment 2
Value
Value Set
Accounting Flexfield彈性會計科目
產品
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Defining Value Sets & Segment Values
Values
Value_Set
1
Value_Set
2
Value_Set
Format:
Char
Format:
Number
Format:
Char
Maximum size:
2
Maximum size:
3
Maximum size:
4
Validation:
Independent
Validation:
Independent
Validation:
Independent
01
02
100
101
3
1000
1001
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Defining Chart of Account
Application
Accounting
Flexfield
Accounting
Flexfield
Segment
Segment
Value Set
Value Set
Value
Value
Value
Value
Segment
Value Set
Value
Value
Segment
Value Set
Value
Value
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Accounting Flexfield
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Segments
34/61
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35/61
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Value Sets
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Values
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Accounting Flexfield 彈性的會計科目
每個segment之有效值
(Values)可透過下拉視
窗選取
透過 Value Set定義
Segment之長度與屬
性
或利用簡碼(Alias)使輸入
更有效率
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Using Dynamic Insertion
• Dynamically create new account
combinations.
– Dynamic insertion can be enabled or disabled at
any time.
– All new combinations must satisfy all defined
cross-validation rules before they are accepted.
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Defining Flexfield Security Rules
• Restrict data entry and online inquiry to specific
values by using flexfield security rules.
Account Segment
Include:
#’s 0000 to 9999
Exclude:
#’s 1000 to 3999
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Defining Cross-Validation Rules
• Prohibit creation of invalid account
combinations using cross-validation rules.
– Use cross-validation rules in combination with
dynamic insertion.
– Define cross-validation rules before entering a
chart of accounts.
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Accounting Calendar
• Create a calendar to define an accounting
year and the periods that it contains.
– Periods(會計期間)
– Period Type
• Calendar(曆年制)
• Fiscal(會計年度)
– Period Open/Close
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Currencies
• Create New Currencies
• Predefined Daily Conversion Rate Type
–
–
–
–
Spot
Corporate
User
European Monetary Union (EMU) Fixed
• Custom Rate Type
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世新大學 ERP 實驗室
Creating a Set of Books
• You must create at least one set of books before
you can use Oracle General Ledger.
• Required steps include:
– Defining Accounting Flexfields
• Value sets
• Segments
• Segment values
– Defining calendar periods and calendar period types
– Defining currencies
– Defining your set of books and assigning it to a
responsibility
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Responsibility Definition
• Responsibility
– A collection of authorizations.
Oracle application
Windows
Windows
user
responsibility
Reports
Reports
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Responsibility
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Agenda
• Overview
• Set of books
• Journals
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Journal Entry Types
Basic
Journal
Entry
一般性傳票
Reversing
Journal
Entry
迴轉分錄
Recurring
Entries
經常性傳票
Mass
Allocations
分攤性傳票
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Journal Creation Methods
Manual Entry
• Reversals
• Recurring
• MassAllocations
Journal Import
總帳系統
子系統
Journal Wizard
外部資料
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Journal
Journal Batch
Journal Header
Journal Entry Line
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Posting Journals
• Update balances by
posting journals
– Manual Post
– Auto Post
• Criteria Set
• Schedule
Enter
journal
Post journal
• Un-post Journal
– Control total violations
– Posting to unopened
periods
– Unbalanced journal
entries
Account Balance
Prepost
$500
Journal
25
After post $525
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Reviewing and Correcting Balances
Enter and post
journals
Review
balances
No
Are the
account balances
correct?
Yes
End
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Creating Reversing Journals
Generate a reversal of any journal entry
Dr.
Cr.
Rent Expense…….…10,000 functional dollars
Cash…………….10,000 functional dollars
Create
Reversal
Dr.
Cr.
Cash…….…...10,000 functional dollars
Rent Expense……...10,000 functional dollars
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Recurring Journals
• There are three major types of recurring
journals.
– Skeleton (Setup Account, No Amount)
Dr.
Cr.
Temporary Labor………………<No Amount>
Salaries Payable………………..<No Amount>
– Standard (Setup Account, Constant Amount)
Dr.
Cr.
Auto Lease Expense……. . . .<Constant Amount>
Accounts Payable……..<Constant Amount>
– Formula (Setup Account, Variable Amount)
Dr.
Cr.
Rent Expense……………. . . .<Variable Amount>
Rent Payable……..<Variable Amount>
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MassAllocations: Overview
• A single journal entry formula that allocates
revenues and expenses across a group of
cost centers, departments, divisions, and so
Total rent
on.
1/3
1/3
1/3
Tokyo rent
Paris rent
Chicago rent
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Defining MassAllocation Journals: Exmple
•In Nov. 1998, the organization spends 10,000 dollars for rent
Dr. Total rent expense …………10,000 dollars
Cr. Rent Payable …………………10,000 dollars
•The organization want to allocate to 3 departments:
Human Resources
45% of total floor space
Research
30% of total floor space
Finance
25% of total floor space
•The rent expense is redistributed using the following journal entry:
Dr. Human Resources rent………4,500 dollars
Dr. Research rent ………….…….3,000 dollars
Dr. Finance rent ……………..…...2,500 dollars
Cr. Total rent expense …………………10,000 dollars
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Session Summary
世新大學 ERP 實驗室
Session Summary
• General Ledger concept and process
• Creating a set of books by defining a chart
of accounts, accounting calendar, and
currencies
• Entering and posting journals
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