Transcript 95work项目管理培训2

项目管理工具和方法
1、三个工具：效率手册、脑图、里程碑
2、二个方案：简单管理、项目管理
3、关注的问题：信息安全、价格
其他内容：更多工具、园区企业互动
一、效率工具 ——工欲善其事， 必先利其器
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介绍3个工具如何提升效率
脑图
效率手册
里程碑
虚拟办公室
1、效率手册 —— 整合传统工具中任务相关部分
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记事本
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95Work
效率手册
日程
邮件
文档
即时消息
电话
例会
不仅整合，而且更优化
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不仅能记录任务，而且比记事本更清晰分组管理；
分配任务，比邮件更简单；
完成任务自动通知，
比邮件更智能；
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鼠标拖动，就能自动
生成日程安排；
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可以对任务加附件，
轻松传递相关文档；
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可以对任务发帖讨论，
不打扰对方；
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不能取代及时消息、电话和当面沟通。
应与这些工具相互辅助配合。
自动汇总工作汇报，大幅降低例会时间
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能够了解上周完成工作、本周工作安排，以及本周已完成工作；
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能够逐步取消大部分例会内容，
能够了解下周以及更远的工作安排，和未安排日程的工作；
能够了解每周工作要点和工作总结（需录入）。
节省大量时间精力；
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能随时随地查看工作汇报，
掌握最新动态情况，
及时调度安排；
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了解的信息更细致，
全面掌握下属工作安排和负荷；
手机应用与桌面同步
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随时随地捕获思路灵感；
外出也能随时查看日程，
做事有条不紊；
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充分利用碎片时间。
效率手册总结
o
管理个人工作；管理个人时间；
o
围绕具体工作的分配、沟通；
o
上下级的汇报、了解。
o
手机与桌面同步；
工作
汇报
任务分配与
接受
个人工作管理
个人时间管理
手
机
2、脑图 —— 最好的思维辅助工具
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目前常用的脑图工具：
o
免费的：FreeMind
o
收费的：MindManager
记录，能将脑海中所有思路记下来，超过记忆能力数十倍。
分解，能将思考层次更深入到最细节。
整理，能非常方便地拖动组织归纳，让思路更清晰有调理。
脑图的意义
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想的更多、更深入，直接分解到具体任务，
o
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提前预演可行性，提前发现问题，避免返工损耗；
促进沟通，因为脑图展示出了清晰的思路
o
自己都没有理清的话，就无法讲清楚；
o
有可视化的线索，更容易沟通；
脑图的用途
o
产品研发项目
o
企业战略实施
o
部门改进，例如：销售体系建设
95work项目脑图工具
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•
•
95work整合了脑图工具；
更进一步，能将具体工作转为任务，与里程碑、效率手册同步；
脑图作为项目工具的一部分，允许团队成员共同参与，集思广益。
3、里程碑
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•
•
整合长期计划、近期计划。
聚焦近期计划，进行工作分配，与效率手册同步。
监控日程安排，执行情况。
设定里程碑
•
长期阶段，跨度时间长，
一般1-3个月一个里程碑。
•
最近阶段，周期短，
一般每2周一个里程碑。
快速规划
•
利用快速规划工具进行安排。按脑图结构显示出任务。
点击对应的里程碑空格即可安排。
•
最近里程碑安排反馈到脑图中。
聚焦最近里程碑
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分配人员，设置优先级。与效率手册同步。
o
任务是否已经安排执行？
o
执行情况如何？
o
哪些任务未按时完成？
项目整体进度
项目整体进度当前是提前、正常还是延迟？
提前规划下一步
•
下一个里程碑是预期目标是什么？
•
浏览所有里程碑，
选择其中合适的任务，
安排到下一里程碑中。
•
保证里程碑衔接紧密。
二、管理方案
•
1、简单管理
o
•
利用效率手册，实现简单应用，适合日常工作。
2、项目管理
o
组合脑图、里程碑、效率手册。适合项目管理。
1、简单工作机制
•
•
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利用效率手册，建立日常工作管理体系。
o
动力原理：工作透明化，产生合适的压力。
o
关键控制点：每个人要安排每周日程和完成任务要勾选。
o
常见问题：没有工作习惯，或逃避工作透明化。
建立透明机制：
o
方法1：每周日程共享机制。
o
方法2：工作汇报机制。
逐步培养良好的工作习惯。
达到的效果
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•
可有效进入工作状态，减少周一和假日综合症；
在不干扰的前提下，就能分配任务、了解执行情况，避免影响别人；
手机与电脑同步，随时随地记录灵感，查看日程，利用碎片时间；
透明的工作汇报体系，形成适当压力，做多做少不一样。
逐渐形成良性的工作氛围；
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例会大幅减少，但对个人工作情况掌握更细致准确；
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有效实施的企业，工作氛围有显著改观。
o
需配合相应的培训教育和管理制度（不建议直接与奖励制度挂钩）；
o
本系统为管理制度提供了客观数据。
2、项目管理机制
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适合以目标为导向的复杂工作。
o
例如产品研发项目，目标非常明确，适合项目管理。
随着产品发展，可以展开多个项目。
产品
阶段1
产品
阶段2
产品
阶段3
组建项目团队，应邀请外部关注者
1.
2.
选择合适的项目成员
邀请高管进入项目，让高管了解项目方案、
计划、执行情况，及早提出意见；
3.
共享项目链接给客户（或投资者），让客户
能够了解项目进展，更放心、更满意。
高管
外部沟通作用
•
更早提出问题，更早思考改进，
降低返工损耗；
•
项目
多一位观众，多一些督促，
经理
多一份动力。
团队成员
客户
利用脑图——明确项目目标，并分解
•
•
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与项目关注者，包括高管、客户分析可行性，确定项目目标；
最终明确定位，明确范围；
分解方案，反复讨论、细化；
o
可以用头脑风暴收集思路，归纳整理，合理取舍。
o
可以分给项目成员分解，集思广益，而且培养思考能力。
•
项目初期，产生一个具体细致、清晰可行的方案。
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在项目过程中，会不断添加新的思路，不断完善细节。
利用里程碑合理规划
•
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项目目标、定位、方案基本明确后，利用里程碑做粗略计划；
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随着项目进展，经常浏览里程碑，并根据情况随时调整
细化最近里程碑，将比较明确的任务纳入最近里程碑，尽快开始；
o
影响阶段目标的任务优先，因为影响阶段目标实现；
o
验证任务优先，因为影响重要决策；
o
重要的任务优先，因为产生价值大；
但如果尚不清晰、完美，则尽量延后，争取更多思考酝酿时间。
优秀思路方案将减少重做次数，大幅提升效率。
o
已经明确的不重要任务，可以填补空挡时间；
利用当前里程碑协调执行
•
•
形成默认的规则：
o
优先安排带【1】标记的任务。
o
优先安排带“!”标记的任务。
最终形成团队习惯：
o
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项目经理只需调度最近里程碑，项目成员将自动配合。
要求项目经理：
o
每周要浏览最近里程碑，检查问题，并及时协调。
企业和部门的目标管理
•
•
项目管理也可用于企业战略，部门改进等。最终建立成熟的流程和规章制度。
项目管理依靠人来运作，非常灵活。
流程和制度管理，像机器般运作，规范而稳定。
部门改进
项目
•
部门成熟的
业务流程
部门不像项目那样封闭，有许多职责类型的工作。
项目管理可以保证重要的工作主线不偏离。
关键问题，是脑图的分解
•
企业战略目标
o
例如按平衡积分卡原则分解，需要改进哪些业务流程，如何提升客户满意
度，如何增加利润，如何降低成本，如何提升员工满意度，等等。
o
•
例如按SWAT分析。
部门目标分解，
o
例如优化销售体系：收集客户联系方式，完善宣传资料，完善销售工作岗
位职责，完善工作流程，建立销售指标评价体系等等。
常见的错误分解
•
•
把职责与目标混为一谈。
o
应该把职责单独一个脑图。
o
主要以目标脑图驱动。
分解的任务不具体。
o
是否分解到任务层次？
o
这个任务是否能安排给某人，在某天能够完成？
o
错误例子：发展10个新客户，分解为上半年5个，下半年5个。
达到的效果
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项目经理能够分解工作更细致；
项目经理能与高管，客户更顺畅沟通；
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项目经理能够更轻松规划时间；项目经理能轻松调度；
为项目经理节省大量时间精力；
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个人工作安排与项目计划同步；
不干扰工作前提下，传递充分信息；
•
高管能够掌握项目思路细节、计划安排、执行情况；
付出的代价最小化
•
几乎没有额外的工作。没有为了管理而增加工作量。
•
•
•
•
效率手册按事先规划，而不是事后日志；
•
许多任务通知、同步、统计都是自动完成的。
脑图分解是为了辅助思考，而非应付领导；
阶段规划、任务安排非常简单轻松；
进度统计按任务数，而非按工时，虽然准确度略低，但简单省力。
总结
•
项目经理不好做
一个忙碌的项目经理曾写道：60%的人
认为项目管理不到位，70%的人认为我
打扰了他们的工作，30%的人认为信息
共享不足
•
95Work项目管理工具可以帮助项目经理
做得更好，可以帮助建设精锐团队。
o
精锐团队整体效率提升何止50%以上。
三、关心的问题
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1、信息安全； 2、价格
因特网
终端设备验证
安全传输
数据库加密
安全保护之一 ：敏感数据加密
每行数据密码均不同，数据没有破解价值。
安全保护之二 ：可使用安全传输
使用安全传输，即使在公网环境下（例如宾馆、机场）使用也无需担心
安全保护之三 ： 终端设备认证
即使帐号密码泄露，也不用担心，只有经过二次认证的设备才能使用
•
1、如果选择了“设备认证”选项（在用户管理
中设置）。
•
2、第一次使用某台电脑（或平板）时，会
提示需要授权。
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3、如果使用自助认证，则会发送一封邮件
到帐号邮箱。点击邮件中的链接，即可完成
自助授权。
产品价格
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首年免费；
无需任何投资，可以验证项目工具带来的价值；
•
收费价格：
每活跃用户每天1元，合计每用户每年约220元。
以一个10人的活跃团队为例，一年费用约为2千元。
•
1年后，企业根据使用价值，自行选择。
•
即使不选择付费工具，园区企业互动工具依然可以使用。
四、其他工具
•
•
信息共享
o
记事本（加密）：可以用于积累、共享业务经验。
o
电子书：可以积累、共享知识。
o
文件夹（文件名及链接加密）：共享文档，随时随地下载。
通讯
o
联系人：企业共享联系人信息，可以群发推送信息（短信及群发邮件收
费）。
o
发件箱：查看个人发送邮件日志，可以查看阅读情况。
o
推送记录：管理员（需赋权）可以查看所有推送的信息，以检查审核。
五、园区企业互动部分
1、建立独立企业空间
•
•
使用数据上报帐号登录。
点击图标，创建自己的独立企业空间。
2、信息互动
•
加入园区联系群
•
可见加入该群的
o
聚科园区服务人员，
o
以及其他企业的人员。
（不加入群的用户不可见）
3、其他功能简介
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•
•
•
数据上报
企业信息补充、修正
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