Transcript จดหมายสอบถาม 1. จดหมายสอบถามทั่วไป 2. จดหมายเกี่ยวกับการซือ้ ขาย จดหมายสอบถาม 1. สัน้ กะทัดรั ด 2. เจาะจง ชัดเจนและครบถ้ วน 3.

จดหมายสอบถาม
1. จดหมายสอบถามทั่วไป
2. จดหมายเกี่ยวกับการซือ้ ขาย
จดหมายสอบถาม
1. สัน้ กะทัดรั ด
2. เจาะจง ชัดเจนและครบถ้ วน
3. สุภาพและจริงใจ
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายสอบถาม
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.1 ส่ วนต้ น เป็ นส่ วนที่แนะนาตนเอง
แจ้ งชื่อสินค้ าหรือบริการ แหล่ งข่ าวหรือ
สื่อกลางการโฆษณา และความประสงค์
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายสอบถาม
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.2 ส่ วนเนือ้ หา เป็ นส่ วนที่ระบุ
รายละเอียด แตกต่ างกันตามชนิดของ
จดหมาย
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายสอบถาม
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.3 ส่ วนท้ าย เป็ นส่ วนที่แสดงความหวัง
ว่ าจะได้ รับคาตอบ ความร่ วมมือ หรื อ
ความช่ วยเหลือ
จดหมายตอบสอบถาม
1. จดหมายตอบรั บ
2. จดหมายตอบปฏิเสธ
จดหมายตอบสอบถาม
1. เข้ าใจง่ าย
2. ครบถ้ วนและสมบูรณ์
3. สุภาพ
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายตอบสอบถาม
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.1 ส่ วนต้ น เป็ นส่ วนที่เท้ าความถึง
จดหมายที่ได้ รับและขอบคุณผู้ถาม
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายตอบสอบถาม
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.2 ส่ วนเนือ้ หา เป็ นส่ วนที่อธิบาย
รายละเอียดที่สอบถามมา
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายตอบสอบถาม
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.3 ส่ วนท้ าย เป็ นส่ วนที่ให้ ข้อแนะนาการ
ปฏิบัตแิ ก่ ลูกค้ า และแสดงความหวังว่ าจะ
เป็ นประโยชน์ แก่ ผ้ ูอ่าน
จดหมาย
สั่งซือ้
เป็ นจดหมายที่ผ้ ูซอื ้ มีถงึ ผู้
จาหน่ าย เพื่อขอให้ ส่งสินค้ า
หรือบริการไปให้ ตามรายการ
ซึ่งต้ องแจ้ งรายละเอียดของ
สินค้ าหรือบริการนัน้
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายสั่งซือ้
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.1 ส่ วนต้ น เป็ นข้ อความนาก่ อนการ
สั่งซือ้ หรือแจ้ งความประสงค์ ส่ ังซือ้
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายสั่งซือ้
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.2 ส่ วนเนือ้ หา เป็ นส่ วนที่ระบุ
รายละเอียดการสั่งซือ้
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายสั่งซือ้
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.3 ส่ วนท้ าย เป็ นส่ วนที่ระบุกาหนดเวลา
วิธีการส่ ง และเงื่อนไขการชาระเงิน
จดหมาย
ตอบรั บการ
สั่งซือ้
เป็ นจดหมายที่ผ้ ู
จาหน่ ายเขียนตอบรับการสั่งซือ้
ส่ วนมากจะเขียนในโอกาสต่ างๆ
1. ไม่ สามารถส่ งสินค้ าให้ ได้
2. ใบสั่งซือ้ ไม่ ชัดเจน
3. เป็ นลูกค้ ารายใหม่
4. เป็ นลูกค้ ารายใหญ่
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายตอบรับการสั่งซือ้
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.1 ส่ วนต้ น ระบุวันที่ส่ ังซือ้ และเลขที่
ใบสั่งซือ้
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายตอบรับการสั่งซือ้
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.2 ส่ วนเนือ้ หา เป็ นส่ วนที่ให้ รายละเอียด
ตามโอกาสที่เขียนถึงลูกค้ าการสั่งซือ้
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายตอบรับการสั่งซือ้
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.3 ส่ วนท้ าย เป็ นส่ วนปิ ดท้ ายจดหมาย
ซึ่งแตกต่ างกันไปตามโอกาสที่เขียน
จดหมายร้ องเรี ยน
1. ต้ องทราบข้ อเท็จจริงอย่ าง
ละเอียด
2. ชัดเจน กะทัดรัด และมีเหตุผล
3. แนะนาวิธีการแก้ ไขหรือชดเชย
4. สุภาพ ไม่ ตาหนิโดยไม่ มีหลักฐาน
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายร้ องเรียน
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.1 ส่ วนต้ น เท้ าความถึงการสั่งซือ้ สินค้ า
หรือบริการ
1.2 ส่ วนเนือ้ หา แจ้ งถึงข้ อผิดพลาด
1.3 ส่ วนท้ าย แจ้ งความประสงค์ ท่ จี ะเรียกร้ อง
จดหมายตอบการร้ องเรี ยน
1. ตอบทันที ชีแ้ จงข้ อเท็จจริงและการแก้ ไข
2. ต้ องคิดว่ าลูกค้ าเป็ นฝ่ ายถูกจนกว่ าจะหา
ข้ อพิสูจน์ ได้
3. ยอมรับความผิดพลาดที่เกิดขึน้
4. รักษาสัมพันธไมตรีอันดีกับลูกค้ าไว้
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายตอบยินดีปฏิบัตติ ามข้ อ
ร้ องเรียน
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.1 ส่ วนต้ น เท้ าความถึงการร้ องเรียน
1.2 ส่ วนเนือ้ หา ชีแ้ จงรายละเอียด สาเหตุและ
การแก้ ไข
1.3 ส่ วนท้ าย แสดงไมตรีจติ ขออภัยลูกค้ า
โครงสร้ างของจดหมาย
1. จดหมายตอบปฏิเสธข้ อร้ องเรียน
ประกอบด้ วยโครงสร้ าง 3 ส่ วน
1.1 ส่ วนต้ น เท้ าความถึงการร้ องเรียน
1.2 ส่ วนเนือ้ หา ชีแ้ จงเหตุผลที่ไม่ สามารถปฏิบัติ
ตามได้
1.3 ส่ วนท้ าย แสดงความเสียใจที่ไม่ อาจปฏิบัติ
ตามข้ อเรียกร้ องได้
จดหมายต่ อว่ า
- จดหมายทีล่ ูกค้ าต่ อว่ าผู้ขายในกรณีที่
ซื้อสิ นค้ าแล้ วมีความผิดพลาด
- วัตถุประสงค์ ทจี่ ะให้ ผู้ขายรับรู้
ข้ อบกพร่ องที่เกิดขึน้ เพือ่ แก้ ไข ปรับปรุง
ต่ อไป
ขั้นตอนการเขียน
1. อารัมภบท
2. บอกสาเหตุทตี่ ้ องต่ อว่ า
3. บอกข้ อเรียกร้ อง
จดหมายปรับความเข้ าใจ
- จดหมายที่ปรับความเข้ าใจในเรื่องที่
ลูกค้ าต่ อว่ ามา
- เพือ่ รักษาความสั มพันธ์ อนั ดีระหว่ างบริษัท
กับลูกค้ า
ขั้นตอนการเขียน
1. อารัมภบท
2. บอกสาเหตุ
ข้ อบกพร่ อง หรือชี้แจงให้
เข้ าใจ
3. สรุป
จดหมายเครดิต
- จดหมายขอเปิ ดเครดิต
- จดหมายตอบรับการเปิ ด
เครดิต
จดหมายทวงหนี้
- จดหมายที่เขียนในลักษณะเตือน
ลูกหนีว้ ่ าครบกาหนดชาระหนีแ้ ล้ ว
- อาจจะแนบบัญชีแจ้ งหนีเ้ พือ่ ให้
ลูกหนีต้ รวจสอบและลงชื่อรับรอง
การเป็ นหนี้
ลักษณะของจดหมายทวงหนี้
1. ใช้ ข้อความที่แนบเนียบ
2. ใช้ ข้อความสุ ภาพ
3. คานึงถึงความรู้สึกของผู้อ่าน
ชนิดของจดหมายทวงหนี้
1. จดหมายเตือนหนี้
2. จดหมายผ่ อนผันหนี้
3.จดหมายทวงหนี้