INTEGRATION, URBANIZATION & FLEXIBILITY

Pr Frantz Rowe

University of Nantes

CRGNA-LAGON Chercheur associe a l ’ENST Paris Lean - ENST Paris 25.03.05

Presentation basée sur Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture and enactment in two medium sized companies (Congres de l’AIM, INT, Bidan , Rowe, 2004) Integration dans les PME (Bidan 2004,Systemes d’Information et Management) et (Bidan, 2005, www.e-theque.com

) Integration et flexibilité (ElAmrani, Rowe, Bidan, Geffroy, Marciniak, 2004 in Flexibilites et performance (Beaujolin-Bellet (ed)) et article Sciences de la Societe , 2004)

Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture and enactment in two medium sized companies

Theorical background (main references)… …on strategy : Miles and Snow (1978) …on strategy & IT architecture : Das, Zahra,Warkentin (1991) …on IT architecture : Markus (2000), Ross (2003) Lean - ENST Paris 25.03.05

strategic behavior:

A theoretical view on prospection and defender behaviors Architecture Prospection Open to meet the particular needs of the projects.

Defense Architecture closed to give greater control to the processing broadcasting of information.

and (Tavakolian. 1989) (Sheth, Larson, 1990) Information access Strategic development role of SI Decentralized Wide, linked to all the propositions Acquisition of technologies /development Management style Often external given the diversity of needs Participative Centralized Limited to the execution of strategy decided elsewhere.

Internal Formal and hierarchical Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture

A theoretical view on IT architecture maturity

IT capability Key innovation management Business case for IT Locus of control Key gouvernance issues Application Silo Architecture stage It applications serve isolated business needs Standardized Technology Architecture stage Firm-wide standards technology Rationalized Data Architecture stage It focused on wiring core process Technology enabled change management ROI of applications Local control Standardization exception refresh and management Reduced interoperability IT costs, Senior management support of CIO Estimate, mesure, communicate value Establish (local/regional/global) standard setting, exception & funding processes

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Recognizing essence of business Improved performance; Integration business Senior IT management, and process leadership Determining core processes and finding priorities Modular Architecture stage Modules business extensions enable model Practices reusability faciliting Speed to market; Strategic agility Senior management, IT, process and local leadership Define boundaries for business experiments

Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture and enactment in two medium sized companies

Research methods… …After Marc Bidan quantitative approach (see Systems d’information et Management, 2004 and www.e theque.com), we retained the cases of two medium sized companies (I.BA and TFE B.PdL) in our theoretical prospective in order to go deeper qualitatively Lean - ENST Paris 25.03.05

Cadre conceptuel et théorique : support théorique 1

Théorie de l’intégration des applications (Markus, 2000)

• • •

Par ERP (Architecture modulaire) Par Data Warehouse arborescente) (Architecture Par EAI Nouvelles (Architecture mixte) Architectures

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Intégration par ERP (ERP Systems)

Modules fonctionnels Finance Production Logistique Maintenance etc..

Base de Données Logique Unique

Reports et Analyses Lean - ENST Paris 25.03.05

Intégration par Entrepôt de Données (Datawarehousing)

Système source Système source

Data Ware House

(Entrepôt De Données)

Système source Reports et Analyses Lean - ENST Paris 25.03.05

Intégration par EAI ( Middleware Re-achitected systems)

Application modifiée Application modifiée

Progiciel du milieu (

Middleware)

Application modifiée Programme extraction et analyse Lean - ENST Paris 25.03.05

BDD modifiée BDD modifiée Reports et Analyses

Cadre conceptuel et théorique : l’intégration comme démarche

«

Processus de mise en relation

des systèmes d’information de l’entreprise ayant pour objet de partager une information utile » ( Bhatt, 1995) «

Partage illimité d’information(s)

entre deux ou plusieurs applications de l’entreprise » (Linthicium, 1999) (cf. Bidan, p.177 et 188) «

Mise en cohérence

Cognitive du SI Informatique, Managériale et » (Beretta, 2002) Lean - ENST Paris 25.03.05

Cadre méthodologique : schématisation

73 questionnaires

filtrés selon l’item

«

Intégration du SIG satisfaisante

» +

2 monographies

Méthodologie Collecte Traitement 143 questionnaires +

2+1 monographies

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Q.1 :

I1, I2 et I3

Q.2 :

M.Markus

vs

M. I1, I2 et I3

Q.3 :

U1 : Cas

IGOL

BA U2 : Cas

B.SA

U3 : Cas

TFE

BPdL

Cadre méthodologique : approche quantitative exploratoire

    

143 questionnaires collectés sur 223 envoyés Fort soutien du enquête répondant, contacts post 16 items technologiques et contextuels Tris à plats, tris croisés, analyse factorielle et dendrographie Exploration significatifs de facteurs et liaisons

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Cadre méthodologique : approche qualitative confirmatoire

     

Trois monographies mises en perspectives Entretiens, Observations, Documentations Deux modes d’intégration analysés Trois modes d’urbanisation analysés Trois segments du entreprises) marché (des moyennes investigués Confirmation significatifs de facteurs et liaisons

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Résultats et é léments de réponse

Question 1 : Quelles sont les pratiques d’intégration (des applications) du SIG des entreprises de taille moyenne ?

Éléments de réponse : Une taxonomie des pratiques d’intégration des applications du SIG (de I1 à I3) des entreprises de taille moyenne

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Résultats et é léments de réponse : Q.1

Supports Q.1 : 73 entreprises et 2 monographies I.1 : Intégration par interfaces I.2 : Intégration par ERP à faible couverture fonctionnelle et par interfaçage partiel des applications hors périmètre ERP I.3

: Intégration par ERP à forte couverture fonctionnelle et par interfaçage partiel des applications hors périmètre ERP

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Intégration par interfaces

Q.1 / I.1

Application Application Application BDD BDD BDD Lean - ENST Paris 25.03.05

Intégration par ERP (ERP systems)

Q.1 / I.2 ( Intégration partielle par ERP à faible couverture fonctionnelle et par interfaçage des applications hors périmètre ERP )

Modules fonctionnels Finance Production etc..

Base de Données Logique Unique

Application Spécifique Application Spécifique Application Spécifique Lean - ENST Paris 25.03.05

Reports et Analyses

Intégration par ERP (ERP systems)

Q.1 / I.3 ( Intégration globale par ERP à forte couverture fonctionnelle et par interfaçage des applications hors périmètre ERP )

Modules fonctionnels Finance Production Logistique Maintenance etc.

Base de Données Logique Unique

Application Spécifique Lean - ENST Paris 25.03.05

Reports et Analyses

Éléments de réponse Q.1 / I1 à I3 Par interfaces I1 (31,61%) Pas d’ERP Par ERP faible couv. I2 (24,66%) 1 ERP Par ERP forte couv. I3 (43,84%) 1 ou plusieurs ERP Pas de BDD unique Moins de 3 modules Plus de 8 A.S.

A.S. métier A.S. support De 4 à 8 modules Moins de 100 salariés Plus de 8 modules Pas de P.F. IAE De 101 à 500 salariés Renseigné par le PDG Moins de 5 années.

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Plus de 501 salariés

Urbanization practices

About IS urbanization… This paper evokes the urbanization of an IS as the organization of relationships between applications and on the definition of territories and gateways at the heart of the IS. Lean - ENST Paris 25.03.05

Résultats et é léments de réponse

: Q.3

Question 3 : Quelles sont les pratiques d’urbanisation (des applications) du SIG des entreprises de taille moyenne ?

Éléments de réponse : Une taxonomie des pratiques d’urbanisation des applications du SIG (de U1 à U3) des entreprises de taille moyenne

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Résultats et é léments de réponse

Supports Q.3 : 143 entreprises et 3 monographies U.1 : Urbanisation par fédération du SIG (Cas Igol Bretagne Anjou) U.2 : Urbanisation par intégration partielle basée sur un ERP et l’implication de la direction (Cas B.Sa) U.3 :Urbanisation par intégration globale basée sur un ERP et l’implication forte de la direction (Cas TFE Bretagne Pays de Loire)

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Eléments de réponse : Q.3 / U.1

Fédération de Sous-Systèmes inter opérants Sous-Système 1 Sous-Système 2 Sous-Système 3

BDD 1 BDD 2 Lean - ENST Paris 25.03.05

BDD 3

Eléments de réponse : Q.3 / U.1

Fédération du SIG d’Igol BA Devis Facturation Comptabilité En-cours Stocks Production Chimie Recherche Qualité

Sage ODBC Cimsup ODBC Oracle SQL.S

Access Lean - ENST Paris 25.03.05

Eléments de réponse : Q.3 / U.3

Urbanisation par ERP et Méta-projet Modules fonctionnels

Finance Comptabilité Achat Etc.

Base de Données logique unique Application Spécifique

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Méta-Projet

Reports Analyses Documentation Information

Maîtrise d ’Ouvrage

Eléments de réponse : Q.3 / U.3

Urbanisation du SIG de TFE B.PdL Modules SAP R/3

Finance Comptabilité Matériel Maintenance

+ RH.

SAP Oracle Production Qualité

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Méta-Projet TFE@nline

Agrostar Application pour

SIGE Maîtrise d ’Ouvrage

Eléments de réponse : Q.3 / U.3

Urbanisation du SIG de TFE B.PdL

Modules SAP R/3

intégration du back office SIGI Oracle : Unicité logique Application Spécifiques : Disparition à terme

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Méta-Projet : TFEonline et Agrostar Application

intégration du front office SIGE

Urbanization practices

Results : two types of IS urbanization… …The first IS urbanization is characterized by an infrastructure limited to storage and data center applications for and by each silo application …The second IS urbanization is characterized by

accessible core data objects, wired business core infrastructure and local customization applications

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Architecture

Urbanization practices and strategic behavior:

Prospection TFE B PdL Defense I. BA … Tree structure: based on the occasional interoperability between specific applications (Cimsup/Agilya, Sage) Multiple database Partial integration by interface and ODBC standards Centralized: Operator authorization level low, controlled access to the database Strategic role of IS development … Support and operational role of the Computing management, relay of decisions between the management Acquisition technologies/development of … Internal / external projects “Made to measure” developments Perpetuation of consultants Management style (and type of meta project support) … Hierarchical, functional and formal Need for an IT meta-project and management involvement Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior:

Architecture Strategic role of IS development Acquisition technologies/development Prospection TFE B PdL Modular: based on the architecture of SAP R/3 (FI, CO, HR, AM, MM, PM) around a pivot database (Oracle) One logical database: Oracle

Global integration of data by homogenization and ERP standards

Decentralized: authorization level of operators high, wide access to the database Major role of the IS management both carrier of meta system and vector for new trades Defense I. BA Tree structure: based on the occasional interoperability between specific applications (Cimsup/Agilya, Sage) Multiple database Partial integration by interface and ODBC standards Centralized: Operator authorization level low, controlled access to the database Support and operational role of the Computing management, relay of decisions between the management of External products Prototyping and parameter setting “portable” Gaining loyalty of sub-contractor Internal / external projects “Made to measure” developments Perpetuation of consultants Management style (and type of meta project support) Participative and by project Need for a global meta-project for which the senior management responsible and the executive committee are Lean - ENST Paris 25.03.05

Hierarchical, functional and formal Need for an IT meta-project and management involvement

Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 1

We do not pretend that any company adopting a defender or prospector strategy will have an architecture corresponding to one of these two case studies, But, after Das et alii in a normative approach, then by a quantitative study carried out by Croteau, the qualitative approach illustrates and enriches our understanding of these types, and in particular the

second both on an architectural level management level and an IS management level.

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Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 2

As far as openness is concerned, integration by interface can only be partial.

However, this is not only practiced but

desired

in order to control the closure of architecture, mirroring the image of hierarchical and formal management as the I.B.A. case study shows.

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Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 3

The need to use outside developments doesn’t oppose the two types in a clear manner, in the case of the open system these resources are then internalized, even in the shape of a subsidiary company, whereas in the case of the closed system, external consultants are permanently on site. Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 4

appropriation of integration goes through a meta-project managed either with or without participation. In the case of open architecture, however, the importance of the commitment of the management team is decisive. It allows both global integration in the functional dimension by legitimizing a

cross-functional approach that remains counter-cultural,

(Capitaine, TFE, 2003), and to reassure the staff by effectively distinguishing between internal and external IS projects knowing that they share the same logical pivot database of

system integration

.

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Objectifs de l’étude

–

Les raisons amenant les entreprises à adopter un PGI

–

La contribution relative des PGI aux différentes flexibilités

– Les effets liés à l’introduction des PGI sur l’organisation du travail et sur les métiers et les emplois dans les entreprises françaises

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Objectifs de la communication

•

Raisons du choix d’adoption d’un ERP et enjeux de la flexibilité

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Choix méthodologique

•

Analyse qualitative

– Approche comparative – 8 monographies

•

Analyse quantitative

– 100 entreprises – Questionnaire en 4 parties

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Résultats Objectifs poursuivis par les entreprises

1 - Motivations d’un projet PGI

•

GE

– Modernisation de leur SI (46%) – Réorganisation des processus (25%) – Amélioration de la flexibilité de l’entreprise (12%) •

ME

– Amélioration de la flexibilité de l’entreprise (32%) – Réorganisation des processus (12%) – Modernisation de leur SI (8%) Lean - ENST Paris 25.03.05

Résultats Objectifs poursuivis par les entreprises

2 - Enjeux de la couverture fonctionnelle et de la distribution du nombre de modules

•

GE

• – Modules de fonctions supports – Gestion par Programme

ME

– Modules de fonctions supports et stratégiques – Logique globale et transversale du projet ERP Lean - ENST Paris 25.03.05

Flexibilité stratégique

cas GRUAU Baan

• •

Amélioration de la flexibilité décisionnelle:simulation, degré de certitude Mais mise en œuvre limitée de la décision stratégique (changements de structure, type de produits)

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Résultats Flexibilité stratégique

Flexibilité relative du SI

Evolutivité du produit Oui 90% Rapidité du reparamétrage Oui 45% Modularité de de l’architecture Oui 83% fonctionnelle (GE) Unicité de la BDD logique Totale 63% Non 8% Non 52% Non 16% Partielle/pas d’unicité 35% Lean - ENST Paris 25.03.05

Résultats Flexibilité opérationnelle

•

Amélioration de la capacité de réponse des entreprises aux sollicitations internes et externes

– délais de fabrication (6 a 4 semaines) – Amélioration sous contrainte de vigilance et confiance Lean - ENST Paris 25.03.05

En conclusion

•

Les PGI : un gain en intégration et en flexibilité ?

•

Crédibilité, transversalité de l’info…

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En conclusion Effets fonction de la conduite du changement: -Périmetre couvert (PME/GE:

SS

) - BPR et ressources (

Information Systems Journal, SIM

) - Vision Organisationnelle cible (

Database et El Amrani

).

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