Transcript tapu müdürlükler*ndek* **lem havaleler*n*n uygulanması

Tapu Müdürlüklerindeki havale işlemlerine
ilişkin çalışmalar incelendiğinde standart bir
sistemin olmadığı görülmüş ve buna ilişkin
bazı düzenlemelerin yapılması gerektiği
anlaşılmıştır. Bu amaçla herhangi bir standart
uygulaması bulunmayan havale işlemlerine
ilişkin sayısal değerlerin oluşturulabilmesi ve
personel performans ölçümünün daha doğru
ve anlaşılır bir şekilde yapılabilmesi amacıyla
ortak bir Excel formatı düzenlenmiştir.
Düzenlenen bu Excel formatının
uygulanmasındaki temel hedef ; tüm
tapu müdürlüklerinde ortak ve
standart bir sistem oluşturularak
olması muhtemel problemlerin önüne
geçmeye çalışmakla birlikte her türlü
sayısal istatistiklerinde ulaşılabilir ve
kontrol altında olmasını sağlamaktır.
 Öncelikle havale tablosu üzerine
işlem yapmaya yetkili
personellerin isimleri 1. gün için
alt alta girilmelidir. Haftanın diğer
günleri için program otomatik
olarak isimlerin atamasını
gerçekleştirecektir.

Daha sonra personellere yapılan her bir
havale işlemi için işlem türüne karşılık “1”
değeri yazılmalıdır. Yazılan bu değerler
sonucunda otomatik olarak işlem yapan
kişilerin her işlemin alt köşesinde sarı
renkli olarak gün içerisinde yaptığı
toplam işlem sayısına ulaşılabilmektedir.
Böylece her işlem için yapılan havale
sayıları rahatlıkla görülebilmektedir.
A personelinin
Pazartesi günü yaptığı
toplam satış sayısını
göstermektedir.
 Bu
uygulama her işlem türü için yapıldıkça
personelin gün içerisinde yapmakta olduğu
işlemlerin sayısı ve hangi işlem türünden kaç
adet işlem yaptığı rahatlıkla takip
edilebilecektir. Eğer herhangi bir personel o
gün için izinli/raporlu veya farklı bir birimde
geçici görevli ise işlem türlerine ait
kutucuklar boş bırakılacak ve tablonun
sonundaki izinli/raporlu veya geçici görevli
bölümü “X” işareti ile işaretlenecektir.

Gösterilen
bilgiler
günlük
olarak
doldurulacaktır. Excel dosyası içerisinde
bulunan “Havale Tablosu” çalışma sayfası 5
günlük süreci kapsamaktadır ve tek bir
sayfada bir haftalık veriler rahatlıkla
görülmektedir. Her gün sonundaki sayısal
tablolarda
yine
otomatik
olarak
oluşturulmuş olacaktır. Bu tablolarda yapılan
işlem türleri ve personellerin yaptıkları farklı
işlem türlerine göre sayısal sonuçlar için
günlük istatistiksel değerler hazırlanmıştır.
A personelinin 1 gün
A personelinin 1 gün
içerisinde yaptığı
toplam işlem sayısını
göstermektedir.
içerisinde yaptığı 1.
grup işlem türlerinin
toplam sayısını
göstermektedir.
A personelinin 1 gün
içerisinde yaptığı
toplam intikal işlem
sayısını
göstermektedir.
Haftalık olarak verilerin sonuçlarının
belirlenebilmesi amacıyla “Havale Tablosu”
çalışma sayfasının son bölümünde
personellerin haftalık toplam çalışma gün
sayılarını ve haftalık toplam işlem sayılarını
gösteren tablolar oluşturulmuştur. Bu
değerler günlük işlem kodlamaları
yapıldıktan sonra otomatik olarak
oluşacaktır. Haftalık sonuçların grafiksel
olarak da gösterilebilmesi için personellerin
1 haftalık dönemdeki çalışma gün sayılarının
doldurulması gerekmektedir.

Personellerin haftalık çalışma
gün sayılarını gösteren
bölümdür. Bu bölüm havale
yapmaya yetkili kişi tarafından
doldurulmalıdır.

Aylık veriler oluşturulurken personellerin
4 haftalık süreçte yapmış oldukları
işlemlerin toplam sayıları “Aylık Veriler”
çalışma sayfasındaki uygun yerlere
girildikten sonra personellerin 1 ay
içerisindeki toplam çalışma gün sayıları
da uygun tabloya yerleştirilecek ve işlem
yapmaya yetkili personellerin bir ay
boyunca yapmış oldukları toplam işlem
sayıları ve işlem türlerine ilişkin
istatistiksel sonuçlar elde edilmiş
olacaktır.
İşlem yapmaya yetkili her bir
personelin 1 ay içerisinde
çalıştığı toplam gün sayısını
göstermektedir.
 Hazırlanan
Excel formatı içerisinde
“Havale Tablosu”, “Aylık Veriler”, “Günlük
Grafikler”, “Haftalık Grafikler” ve “Aylık
Grafikler” olmak üzere 5 farklı çalışma
sayfası bulunmaktadır. Havale yapmaya
yetkili kişiler yalnızca “Havale Tablosu”
bölümünü ve Aylık verilerin gösterildiği
“Aylık
Veriler”
çalışma
sayfasını
dolduracaklardır. Bunun dışındaki çalışma
sayfalarındaki grafiksel sonuçlar otomatik
olarak ortaya çıkmış olacak ve her türlü
veriler görüntülenebilecektir.
Bir hafta günlük
olarak
personellere
yapılan işlem
havalelerinin
incelendiği
çalışma
sayfasını
göstermektedir.
Bir ay boyunca
personellere
yapılan işlem
havalelerinin
sayılarının
incelendiği
çalışma
sayfasını
göstermektedir.
Bir gün
içerisinde
yapılan
işlemler ve
türlerinin
açıklandığı
grafiklerin
bulunduğu
çalışma
sayfasını
göstermektedir.
Bir hafta
içerisinde
yapılan
işlemler ve
türlerinin
açıklandığı
grafiklerin
bulunduğu
çalışma
sayfasını
göstermektedir.
Bir ay
içerisinde
yapılan
işlemler ve
türlerinin
açıklandığı
grafiklerin
bulunduğu
çalışma
sayfasını
göstermektedir.
Havale yapmaya yetkili kişiler toplam 5 çalışma
sayfasından oluşan Excel dosyası içerisinde “Havale
Tablosu” ve
“Aylık Veriler” başlıklı çalışma
sayfalarındaki gerekli bilgileri dolduracaklardır.
 Personellerin haftalık ve aylık olarak toplam çalışma
gün sayılarının gösterilen bölümlere girilmesi
gerekmektedir.
 Haftalık çalışma gün sayıları “Havale Tablosu” başlıklı
çalışma sayfasının en sonunda yer almaktadır. Aylık
çalışma gün sayıları ise “Aylık Veriler” başlıklı çalışma
sayfası içerisinde mevcuttur.

“Günlük Grafikler”, “Haftalık Grafikler”
ve “Aylık Grafikler” başlıklı çalışma
sayfalarında işlem yapmaya yetkili
personellere ait her türlü bilgiler elde
edilebilecek ve uygulanan işlem
dağılımının nasıl yapıldığı rahatlıkla
görülebilecektir.
Ayrıca
personel
performansının ölçümü açısından da
çok daha net ve açıklayıcı bilgiler elde
edilmiş olacaktır.