Transcript Zeitmanagement   Die Zeit ist wie der Wind: Richtig genutzt, bringt sie uns an jedes Ziel. Lothar J.

Zeitmanagement
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Die Zeit ist wie der Wind:
Richtig genutzt, bringt sie uns an jedes
Ziel.
Lothar J. Seiwert
Die Zeit nutzen!
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Zeit ist wertvolles Kapital:
Zeit ist knappes Gut
Zeit ist nicht käuflich
Zeit kann nicht gespart/ gelagert werden
Zeit kann nicht vermehrt werden
Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich
Zeit ist Leben
Durch erfolgreiches
Zeitmanagement:
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Mehr Übersicht über Aktivitäten und Prioritäten
Mehr Freiraum für Kreativität
Mehr Freizeit gewinnen
Stress bewältigen/ abbauen/ vermeiden
Ziele konsequent und systematisch erreichen
-> Zeitdiebe identifizieren!
- Ursachen und Lösungsideen
-> Netz persönlicher Zeit- Anforderungen erstellen
-> Beruf, Familie, Hobbies, Aufgaben
Motivierende Ziele setzen!
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der Endzustand jeder Handlung bleibt unklar, wenn er nicht festgelegt
wurde
Wer Ziele verfolgt, richtet auch unbewusste Kräfte auf sein Tun aus
Ziele dienen der Konzentration auf den Schwerpunkt
Wichtig: nicht was man tut, sondern wozu
Zielsetzung in 4 Schritten:
1. Ziele definieren
2. Maßnahmen planen
3. Aktivitäten realisieren
4. Zielerreichung kontrollieren
Persönliche Ziele definieren
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Berufliche und private Ziele aufschreiben
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Langfristig (Karriere- und Lebensziele)
Mittelfristig (5 Jahre)
Kurzfristig (nächste 12 Monate)
Maßnahmen zur Zielerreichung
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Ziel- Mittel- Analyse
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Stärken, die meine Zielerreichung unterstützen
(persönliche, kommunikative Fähigkeiten, Fachkenntnisse,
Arbeitstechniken,...)
Engpässe, die mich an der Zielerreichung hindern
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Rationelles Arbeiten nach
Descartes
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Descartes formulierte 1637 folgende Arbeitsmethode
zur Ziel- und Zeitplanung:
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1. Formuliere das Problem (Ziel/ Projekt) schriftlich
2. Zerlege die Gesamtaufgabe in einzelne, kleine Teile
3. Ordne die Teilaufgaben nach Prioritäten und
(realistischen!)
Terminen
4. Erledige alle Aktivitäten und kontrolliere das
Ergebnis
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Pareto- Prinzip
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Oft bringen 20% der strategisch richtig eingesetzten Zeit/ Energie 80%
des Ergebnisses
80:20-Regel (Pareto- Prinzip)
Bsp.:
20% der Zeitung enthalten 80% der Nachrichten
20% der Besprechungszeit bewirkt 80% der Beschlüsse
20% der Schreibtischarbeit ermöglicht 80% Arbeitserfolg
20% der Kunden bringen 80% des Umsatzes
.....
Die 20:80% Erfolgsverursacher herausfinden und mit höchster
Priorität versehen!
Schriftliche Planung
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Zeitpläne, die man nur im Kopf hat werden leichter verworfen..
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Durch Mehraufwand an Planungszeit: Zeitgewinn!
Schriftliche Zeitpläne zur Entlastung des Gedächtnisses
Effekt der Selbstmotivation
Aktivitäten werden zielorientierter
Weniger Ablenkung-> Konzentration
Kontrolle des Tagesergebnisses
Bessere Einschätzung von Störzeiten u. Einplanung von Pufferzeiten
-> Steigern des Erfolgs
Dokumentation über geleistete Arbeit
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Tagespläne verwenden!
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Erster wichtiger Schritt: realistische Planung jedes einzelnen Tages
Tagesplan = Tagesziele
Je mehr man die gesetzten Ziele für erreichbar hält, desto mehr
konzentriert man sich darauf, sie zu erreichen
Entscheiden, wie viel Zeit man verplanen will und kann
Festlegen von Zeitpunkt und Ort, um Tagesplan zu erstellen
Vorteile der Zeitplanung:
Bessere/ schnellere Erreichung von beruflichen/ persönlichen Zielen
Zeit sparen für das Wesentliche
Überblick über Projekte, Aufgaben, Tätigkeiten
Weniger Hektik u. Stress, mehr Vorhersehbares
A-L-P-E-N- Methode
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Aufgaben, Aktivitäten , Termine aufschreiben
Länge (Dauer) der Aktivitäten schätzen, Zeitlimit setzen
Pufferzeit reservieren
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ca. 60% f. geplante Aktivitäten
ca. 20% f. unerwartete Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe)
ca. 20% f. spontane, soziale Aktivitäten (kreative Zeiten)
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Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen, Kürzungen
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vornehmen, delegieren
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Nachkontrolle- Unerledigtes übertragen
Prioritäten setzen
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Problem: zuviel auf einmal tun -> sich verzetteln
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Vorteile der Prioritätensetzung:
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Zunächst nur an wichtigen, notwendigen Aufgaben arbeiten
Aufgaben nach Dringlichkeit bearbeiten
Sich jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren
Aufgaben in der festgelegten Zeit effizienter erledigen
Gesetzte Ziele besser erreichen
Andere Aufgaben ausschalten u./o. delegieren
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-> Termine werden eingehalten
-> Arbeit wird befriedigender
-> Vermeiden von unnötigem Stress
ABC-Analyse
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A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben
B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben
C-Aufgaben geringer Wert zur Erfüllung einer Funktion, nehmen
oft zuviel Zeit in Anspruch (Routinearbeiten, Papierkram,..)
Dinge richtig tun (Tätigkeitsorientierung) =Effizienz
die richtigen Dinge tun (Zielorientierung) =Effektivität
-> nur 1-2 A- Aufg. Pro Tag (ca. 3 Std. einplanen)
-> ca. 2-3 B- Aufg. (ca. 1 Std.)
-> Rest C- Aufg. (ca. ¾ Std.)
Positives Denken und Handeln
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Schlechter Start = schlechter Tag
Unausgeschlafen -> ...
Ohne Frühstück -> ...
Eile -> ...
Guter Start = guter Tag
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3 Positiv- Regeln:
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Jeden Tag etwas tun, was mir Freude macht
Jeden Tag etwas tun, was mich meinen persönlichen Zielen näher
bringt
Jeden Tag etwas tun, was mir Ausgleich zur Arbeit schafft (Sport,
Hobby, Familie..)
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Die Leistungskurve beachten
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Leistungshoch am Vormittag für A- Aufgaben nutzen
Leistungstief am Nachmittag für C- Aufgaben, Routinetätigkeiten und
soziale Kontakte nutzen
Später Nachmittag (ab ca. 16 Uhr) ideal für B- Aufgaben
Persönlichen Tagesrhythmus herausfinden!
Regelmäßige, kurze Pausen einplanen!
Nach etwa 1 Std. Arbeit -> 10 min. Pause (Entspannung, Bewegung,
Sauerstoffzufuhr)
Weitere Hilfen:
Störzeiten-Kurve erstellen
„Stille Stunde“ reservieren, um „Sägeblatt“- Effekt zu verhindern
( bei Ablenkung zusätzliche Anlauf- u. Einarbeitungszeit)
Konsequenz und Selbstdisziplin
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... denn Stress kommt nicht von den Dingen, die wir erledigt haben,
sondern von dem, was wir nicht bewältigt haben -> schlechtes
Gewissen
Was wir nicht schaffen, schafft uns!
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10 Zeitgewinn- Regeln:
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1. Zielen
2. Vorbereiten
3. Prioritäten
4. Zusammenfassen
5. Vereinfachen
6.
7.
8.
9.
10.
Andere tun lassen
Abschirmen
Rücksicht nehmen
Telefonieren
Erfolge genießen
Zeitmanagement der vierten
Generation (von Stephen R. Covey)
1.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
Uhr und Kompass
3 Generationen des Zeitmanagements
Die 4. Generation.
Dringlichkeit
Wichtigkeit
Die 4 menschliche Bedürfnisse (das innere Feuer)
Die 4 menschliche Gaben
Quadrant-II-Organisation: der Weg zum Wesentlichen
Das Wochen-Arbeitsblatt (6 Schritte)
Die Passion der Vision
Das Gleichgewicht der Rollen
Kraft der Ziele
Uhr und Kompass
2 Instrumente, die für unser Leben wichtig sind: Uhr und Kompass
Uhr steht für unsere Zusagen, Verabredungen, Zeitpläne, Ziele und
Tätigkeiten
Kompass repräsentiert Vision, Werte, Prinzipien, Lebensphilosophie,
Gewissen und Orientierung
Generationen des Zeitmanagements
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1.Generation beruht auf „Gedächtnishilfen“: Notizen, Cheklisten.
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2.Generation- Planung und Vorbereitung;
Terminkalender,
Schwerpunkte: Effizienz,
persönliche Verantwortung,
Zielsetzung und Terminplanung.
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3.Generation – Planung, Prioritätensetzen und Kontrolle
-> Prioritäten setzen,
-> Ziele ,
-> nach Prioritäten planen
-> Planungs- und Organisationshilfen
What you see is what you get
Wenn wir weiterhin tun, was wir tun, bekommen wir auch in der
Zukunft, was wir jetzt haben.
4.Generation – geht über das Zeitmanagement hinaus, umfasst die
Stärken der ersten 3 und bekämpft die Schwächen
2 Fragen, die Ihr Leben ändern können
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1. Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie
sie hervorragend und konsequent ausüben würden, bedeutende
positive Folgen für Ihr Privatleben?
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2. Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie
sie hervorragend und konsequent ausüben würden, bedeutende
positive Folgen für Ihr Berufsleben?
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3. Wenn Sie wissen, dass diese Dinge so viel bewirken würden,
weshalb tun Sie sie nicht schon jetzt?
Dringlichkeit vs. Wichtigkeit
Wie stark wird Ihr Leben von Dringlichkeit beherrscht?
0-25 geringe Dringlichkeitsorientierung
26-45 starke Dringlichkeitsorientierung
Über 46 Dringlichkeitssucht
Viele Dinge in Unserem Leben sind wichtig, aber nicht unbedingt
dringend.
Die Probleme entstehen, wenn wir überwiegend von einem Paradigma
der Dringlichkeit ausgehen und das Paradigma der Wichtigkeit
vernachlässigen.
Quadrant der Qualität
Dringend
wichtig I
• Krisen
• drängende Probleme
• Projekte, Besprechungen,
Vorbereitungen mit
Zeitlimit
Nicht
III
wichtig • Unterbrechungen, einige
Anrufe
• Manche Post, einige Berichte
• Einige Konferenzen
• viele anstehende, dringende
Angelegenheiten
• viele beliebte Tätigleiten
Nicht dringend
II
•
•
•
•
•
•
•
Vorbereitung
Vorbeugung
Werteerklärung
Planung
Beziehungsarbeit
Echte Erholung
Förderung der Selbstverantwortung
IV
• Triviales, Geschäftigkeit
• Wurfsendungen
• manche Anrufe
•Zeitverschwendende Beschäftigungen
•Fluchtaktivitäten
Die 4 menschlichen Bedürfnisse
„Leben, Lieben, Lernen und ein Vermächtnis hinterlassen“
Leben – physisches Bedürfnis nach Essen, Kleidung, Gesundheit
Lieben – soziale Bedürfnis nach Beziehungen, Liebe, Geborgenheit
Lernen – mentale Bedürfnis nach Entwicklung und Wachstum
Vermächtnis hinterlassen – spirituelles Bedürfnis nach Sinn,
Orientierung, persönlichem Einklang, und Beitrag zum Allgemeinwohl
Der Schlüssel zum inneren Feuer bildet unser spirituelles Bedürfnis.
Die 4 menschlichen Gaben
Das Selbst-Bewusstsein – Fähigkeit, aus uns herauszutreten und unser
Denken, Motive, Geschichte, Prägungen, Handlungen und
Gewohnheiten und Prägungen zu überprüfen.
Das Gewissen = unser inneres Orientierungssystem
Der freie Wille = unsere Fähigkeit zum Handeln
Die Vorstellungskraft ermöglicht uns etwas im Geiste zu erschaffen, uns
eine zukünftige Situation auszumalen und Probleme synergetisch zu
lösen.
Die Quadrant-II-Organisation
Schritt 1. Die Verbindung zur eigenen Lebensphilosophie herstellen.
 Was ist in meinem Leben am Wichtigsten?
 Was gibt meinem Leben Sinn?
 Was will ich in meinem Leben sein und tun?
Schritt 2. Die eigenen Ziele identifizieren (nach Rollen)
 in der Familie – Eltern, Kinder, Eheleute..
 Im Beruf – Abteilungsleiter…
Schritt 3. Quadrant-II-Ziele für jede Rolle auswählen
 Was ist das Wichtigste, was ich diese Woche tun könnte, um die
größte positive Wirkung zu erzielen?
Die Quadrant-II-Organisation
Schritt 4. Einen Entscheidungsrahmen für die Woche schaffen
Schritt 5. Integrität im Augenblick der Wahl ausüben.
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Vorausschau auf den Tag.
Prioritäten setzen.
Zweispaltenplanung für den Tag (zeitunabhängige und zeitgebundene
Aktivitäten).
Schritt 6. Bewerten
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Welche Ziele habe ich erreicht?
Welche Entscheidungen habe ich getroffen?
Hatte bei diesen Entscheidungen das Wesentliche Vorrang?
Die Passion der Vision
Vision ist die deutliche Offenbarung der Vorstellungskraft und die
hauptsächliche Triebfeder des menschlichen Handelns.
„Passion der Vision“ ist eine tiefe, anhaltende Energie, die aus einem
umfassenden, auf Prinzipien, Bedürfnissen und Gaben beruhenden
Sehen hervorgeht.
Übung: Stellen Sie sich vor, Sie feiern Ihr 80. Geburtstag.
Das Gleichgewicht der Rollen
„Gleichgewicht ist nicht Entweder – Oder; es ist Und.“
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Konflikt zwischen Arbeit und Familie
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Wir sind so programmiert, dass wir diese Bereiche als absolut
getrennte Abteilungen sehen.
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In Wirklichkeit sind diese Rollen die Teile eines stark verwobenen
Ganzen.
Die Kraft der Ziele
Ziele können zu 2 Problemen führen:
- Schlag für unsere Integrität und unseren Mut, wenn wir unsere Ziele
nicht erreichen
- verheerende Folgen, wenn wir sie erreichen.
WAS?
WARUM?
WIE?
Prinzipienorientierte Ziele
Ein Prinzipienorientiertes Ziel umfasst 3 Elemente: das Richtige, aus
dem richtigen Grund, auf die richtige Weise.
3 Arten von Zielen:
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
Kontextziele
Vielleicht-Liste
Wochenziele