Transcript 文書講習 - 臺北榮民總醫院
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公司
標誌
103年教學部
各項文書處理流程暨經驗分享
主講人：總務室文書組
蔡堯仁組長
2014/11/20
總務室文書組
1
Slide 2
公文總收發、監印
信件收發、公文交換
#2265
(包裹郵件、公文傳遞格)
#7032、7277
(會議紀錄、用印申請等)
稽催、公務郵寄
綜合業務
#7032、7277
總務室
文書組
檔案間(動力大樓)
#7278、2278
印發
#3259
組長辦公室
#7279
(傳送隊管理等)
總務室文書組
2
Slide 3
核定
陳核
擬稿
送會
擬辦
會稿
傳遞
核稿
登錄
文稿
擬判
判行
文書處
理流程
編號
繕印
發文
處理
登錄
分文
拆驗
簽收
校對
蓋印
簽署
收文
處理
編號
封發
送達
總務室文書組
3
Slide 4
公文處理程序
(批存文件)
提陳
會辦
文書組收文
來
文
收
文
分
文
擬
辦
陳
核
批
示
擬
稿
(以稿代簽) 各單位
負責
創
稿
文書組發文
(簽稿併陳)
核
稿
會辦
判
行
繕
印
校
對
文書組檔案間
用
印
發
文
歸
檔
退稿
交辦
(主動辦理)
總務室文書組
4
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公文處理程序示意圖
總務室文書組
5
Slide 6
實例說明-公文簽辦
任何公文
登記桌收文
擬交○○部科辦理
業務承辦人簽辦
懸案未辦
延遲未辦
列入稽催
總務室文書組
6
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實例說明-公文辦理
待辦公文
依速別
最速件：一天
速件：三天
普通件：六天
會辦案
最速件：一小時
速件：二小時
普通件：四小時
僅存查而未辦
總務室文書組
7
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實例說明-公文稽催
稽催
系統變綠色：差一天逾期
系統變紅色：已逾期
總務室文書組
8
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實例說明-稽催單種類
總務室文書組
9
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實例說明-單位收文簽辦
文書組收文
-編號（貼收文條碼）
-登錄公文系統
分文（左上角
蓋該單位章）
單位收文
（登記桌）
登記桌系統點收
-承辦人簽辦
(必要時會相關單位)
-陳核長官批示
總務室文書組
10
Slide 11
實例說明-批示權責(1)
任何公文
一、二級
單位主管
批
准
後
因故請假
或公出
批
准
後
代理者
(職員)
存查、單位e-mail
主秘以上長官
發文(影發、存查、e-mail、
刊登電子佈告欄等)
總務室文書組
11
Slide 12
實例說明-批示權責(2)
任何公文
主秘以上長官
未授權案
批
准
後
一、二級
單位主管
批
准
後
總務室文書組
12
Slide 13
實例說明-批示權責(3)
以教學部名義
主任
以院方名義
主秘以
上長官
總務室文書組
13
Slide 14
實例說明-核章原則(1)
簽辦公文請於核章處加註日
期、時間加註日期與時間
14
總務室文書組
Slide 15
實例說明-核章原則(2)
簽辦公文依
權責依序核章
會辦多單位以上
可先分會再彙陳
批示語：可、如擬、發、閱
(依公文簽陳、函稿內容批示)
15
總務室文書組
Slide 16
實例說明-限期案(發文)
事先告知
有限期
之公文
未先告知
總務室文書組
優先處理
(如當日文號、
當天郵戳)
常態處理
(包含公文交換)
16
Slide 17
實例說明-不辦文稿用印案
用印
簽案內註
記用印文
件名稱、
何種印信、
份數
17
總務室文書組
Slide 18
實例說明-用印申請案例
未簽署日期
主秘以上長官批核
總務室文書組
18
Slide 19
實例說明-送審案
用印、轉發
星期一、三、五；
由專人親送
總務室文書組
附上信封並註明
收件單位及地址
19
Slide 20
實例說明-出國案
辦理或
生效
作業程序中
未獲批准即
停辦或收存
權責長
官批准
任何公文、書
表、申請單、
假單…等
若需報輔導會
核准案應簽辦
或移請業管單
位簽報
總務室文書組
20
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實例說明-敬會案
總務室文書組
21
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實例說明-附件處理原則
任何公文
附件
歸
檔
影印
歸檔
？
總務室文書組
22
Slide 23
實例說明-會議記錄歸檔
全院性質
創
稿
、
發
文
會
議
記
錄
歸檔
常態或例行性
(如院務晨會)
週創
期稿
性陳
彙核
整
、
歸檔
總務室文書組
23
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實例說明-發文附件及併案歸檔案
發文附件以
正本為主，
副本受文者
如需附件，
須加註
來文先存查
後發文辦理
時，歸檔需
併號
總務室文書組
24
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實例說明-文件製作格式
禁止格式
附件或另簽勿自行裁紙
各類正式公文，如需陳報或
歸檔案件，嚴禁廢紙再利用
所有發文案件，請均依規
定格式、字體辦理或掃描
本 院 已 於 103 年 5
月8日及16日商請
嘉義大學講師邱忠
民先生講授公文實
作實務，請至本院
首頁→文書檔案專
區→教育訓練→
「公文實務初階課
程講義」中參閱。
以下節錄三篇。
A4紙張
廢紙再利用僅限非公文之表單
雙面列印
正確格式
總務室文書組
25
Slide 26
實例說明-優良公文範例
總務室文書組
26
Slide 27
實例說明-公文行文系統
上行文呈
總統
上行文函
行政院、國軍退除役官兵輔導委員會
平行文函
行政院各部、會、行、總處、署
退輔會所屬各醫療機構、安養機構、農場機構
各直轄市政府、縣（市）政府
自然人、企業、公司、行號 、人民團體
斜行文函
立法院、司法院、考試院、監察院
審計部、考選部、銓敘部、保訓會
最高法院、高等法院、地方法院
下行文函
本院所屬各分院
本會所屬安置基金管理會、醫療基金管理會
本院所屬各業務單位（部）、輔助單位（室）
總務室文書組
27
Slide 28
實例說明-行文系統之區別實益
稱謂語
上行文－稱「鈞」如：本院對退輔會稱「鈞會」
平行文（同級）－稱「貴」如：本院對各級醫院稱「貴院」
下行文－稱「貴」如：本院對所屬各分院稱「貴分院」
斜行文－稱「大」如：本院對立法院、司法院、考試院、監察院稱 「大院」
民眾－稱「臺端」如：本院對自然人、所屬員工稱「臺端」
起首語
上行文－用「檢陳」。如：本院對行政院、國軍退除役官兵輔導委員會用「檢陳」
平行文－用「檢送」。如：本院對各醫院、行政院各部、會、署、總處用「檢送」
下行文－用「檢發」或「檢附」、亦可用「檢送」。如：本院對所屬各部、室、分院用
「檢附」亦可用「檢送」
期望語
上行文－用「請 鑒核」、「請 備查」、「請 察照」。如：本院對行政院、退輔會用
「請 鑒核」、「請 察照」
平行文－用「請 查照」、「請 察照」、「請 查照惠辦」。如：本院對各醫院、行政
院各部、會、署、總處用「請 查照」、「請 查照惠辦」、「請 查照惠允」、「請 查
明惠復」。
下行文－用「請 查照」、「請 照辦」、「請 轉行照辦」。如： 本院對所屬各部、
室、分院用「請 查照」、「希 照辦」、「請 辦理見復」
斜行文－用「請 詧照」。如：本院對立法、司法、考試院、監察等院用「請 詧照」
總務室文書組
28
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實例說明-文書處理相關釋例(1)
主旨
日期及文號
說明
非編制內人員 91.5.3
（如研究助理）院臺秘字第
可否簽辦公文 0910084511 號
疑義
查本院訂頒之「事務管理手冊」文書處理二十六（三）
規定：「負責主辦某項業務之人員，對其職責範圍內
之事件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得
自行擬辦。」上開所稱人員，並未做硬性規定。是研
究助理等非編制內人員，可否簽辦公文，請本於權責
自行卓處。
各級長官批示 91.12.18
公文
院臺秘字第
用語疑義
0910065102 號
依公文程式條例第八條規定，公文用字應簡淺明確。
至各級長官批示公文之用語，查上開條例及本院訂頒
之「事務管理手冊」文書處理部分，並未做硬性規定。
惟公文既經首長或依分層負責授權批定，不論其批示
「閱」、「如擬」、「可」或僅簽名，應即視為同意
簽擬意見，殆無疑義。
92.11.19
院臺秘字第
0920063059 號
公文之稱謂用 91.12.30
語疑義
院臺秘字第
0910067739 號
查本院訂頒之「事務管理手冊」文書處理十六（三）
之５公文用語規定，機關對人民稱「先生」、「女士」
或通稱「君」、「台端」。至稱謂用語「君」之用法，
雖有中外之不同，惟古今皆以「君」為尊稱他人之詞，
故公文用語以「君」通稱人民或個人，並無不妥。
總務室文書組
29
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實例說明-文書處理相關釋例(2)
主旨
日期及文號
說明
公文經收文編號後 92.11.21
遺失，可否以簽准 院臺秘字第
後之影本視同正本 0920062663 號
辦理
有關公文經收文編號後遺失，可否以簽准後
之影本視同正本辦理，本院訂頒之「事務管
理手冊」文書處理並未規定，惟依檔案管理
局訂頒之「機關檔案點收作業要點」第八點
第二項（十）規定之意旨，各機關歸檔案件
若未能以原件歸檔者，應簽奉權責長官核准。
基此，公文影本如經權責長官核准，應可視
同正本辦理。
請釋公文書上之首 98.9.29
長簽名章署名可否 院臺秘字第
以印表機列印之黑 0980062394 號
色字體格式取代現
行藍色墨水用印方
式之疑義
文書處理手冊第41 點已明定蓋印及簽署應注
意事項，各機關任何文件，非經機關首長或
依分層負責規定授權各層主管判發者，不得
蓋用印信。至蓋用方式及字體採用何種顏色，
並未規定。
建議政府機關發文
日期採用西元紀年
目前依據「公文程式條例」第6 條規定，公
文應記明國曆年、月、日；本院訂頒「文書
處理手冊」第20 點亦規定，文書中記載年份，
以國曆為準，惟外文或譯件，得採西元紀年。
95.11.3
院臺秘字第
0950051615 號
總務室文書組
30
Slide 31
實例說明-檔案及保存年限
檔號之組成(共5層)
年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號
分類號及保存年限
請參閱檔案分類及保存年限區分表
【文書檔專區網頁/檔案立案編目/】
填寫範例
(年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號)
檔
號： 103/3695/001/01/001
(深色由承辦人填寫)
保存年限：5年(由承辦人填寫)
總務室文書組
31
Slide 32
實例說明-頁碼編列
先編本文，次編附件，由上而下，
並由數字“1”起編。
按文件產生時間先後順序，簽稿併陳
案件，依序以簽、稿及來文之次第編
寫；附件則各依其後連續為之。
附件已編有頁碼或為書籍型式或
難以隨文裝訂者，免併本文連續
編寫頁碼。
以鉛筆於每頁右下角編寫；文件
為雙面者，正面於右下角編寫，
背面於左下角編寫。
總務室文書組
32
Slide 33
實例說明-騎縫章(雙面公文)
雙面列印
雙面列印
附件第1頁
(正面)
附件第2頁
(背面)
雙面公文
蓋騎缝章
編頁碼
-單數頁右下角
-雙數頁左下角
總務室文書組
33
Slide 34
實例說明-公文展期申請
≦3天→單位主管
＞3天→主任秘書以上長官
總務室文書組
34
Slide 35
實例說明-檔案調案申請單
檔號由檔
案間填寫
期滿仍要繼續
使用時，請填
寫借調檔案展
期申請單，最
多申請3次。
需經單位主管核准（借
調機密檔案需經主任秘
書以上核准）
總務室文書組
35
Slide 36
實例說明-檔案調案展期申請單
案情特殊者，應專案簽請主
任秘書以上長官核准，借調
期限，不受限制。
需借調他單位承辦之檔案，
應先經單位主管核章後，再
經原承辦單位主管同意或機
關首長核准。
總務室文書組
36
Slide 37
機密檔案歸檔作業流程圖
總務室文書組
37
Slide 38
實例說明-機密檔案
歸檔時，承辦人員應使用機
密檔案專用封套裝封（檔案
間已發放） ，並依規定填
寫封套上各項目之內容
由單位主管或承辦
人員於封口處簽章
或加蓋職名章
總務室文書組
38
Slide 39
機密檔案降解密作業流程圖
總務室文書組
39
Slide 40
實例說明-公文傳送原則
1.病歷
承辦人親持親
送、取回
2.密等文件(黃
色卷夾)、急速
件
專人負責
文件傳送隊
3.附有貴重物品
之文件
郵件間格櫃
總務室文書組
40
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實例說明-郵件領取原則(1)
私人包裹或掛號
(尤以有價物資)
私人信件
(含外文信件)
當事人領取
需請他人領取
應注意確認
加註服務單
位、電話
各種帳單、股票
資料或DM廣告
非住宿人員
傳真文件
加註服務單
位、電話
加註服務單位、電話
勿寄至本院
總務室文書組
逕傳各單位
文書組代轉
41
Slide 42
實例說明-郵件領取原則(2)
單身宿舍辦公室
住院醫師包
裹或掛號
逕傳各單位
部科服務單位
文書組傳送隊代轉
大型包裹
逕傳各單位
文書組傳送隊代轉
總務室文書組
42
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榮總首頁-文書檔案專區
總務室文書組
43
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文書組對各種文書法規及實
務缺失等，均已整理或訂有
作業要點三十餘項，及各項
文書相關教育訓練，均置於
首頁文書檔案專區，如有疑
問請多參考或打電話至文書
組，各承辦人均樂意為同仁
服務。
謝謝聆聽
總務室文書組
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公司
標誌
103年教學部
各項文書處理流程暨經驗分享
主講人：總務室文書組
蔡堯仁組長
2014/11/20
總務室文書組
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公文總收發、監印
信件收發、公文交換
#2265
(包裹郵件、公文傳遞格)
#7032、7277
(會議紀錄、用印申請等)
稽催、公務郵寄
綜合業務
#7032、7277
總務室
文書組
檔案間(動力大樓)
#7278、2278
印發
#3259
組長辦公室
#7279
(傳送隊管理等)
總務室文書組
2
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核定
陳核
擬稿
送會
擬辦
會稿
傳遞
核稿
登錄
文稿
擬判
判行
文書處
理流程
編號
繕印
發文
處理
登錄
分文
拆驗
簽收
校對
蓋印
簽署
收文
處理
編號
封發
送達
總務室文書組
3
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公文處理程序
(批存文件)
提陳
會辦
文書組收文
來
文
收
文
分
文
擬
辦
陳
核
批
示
擬
稿
(以稿代簽) 各單位
負責
創
稿
文書組發文
(簽稿併陳)
核
稿
會辦
判
行
繕
印
校
對
文書組檔案間
用
印
發
文
歸
檔
退稿
交辦
(主動辦理)
總務室文書組
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公文處理程序示意圖
總務室文書組
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實例說明-公文簽辦
任何公文
登記桌收文
擬交○○部科辦理
業務承辦人簽辦
懸案未辦
延遲未辦
列入稽催
總務室文書組
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實例說明-公文辦理
待辦公文
依速別
最速件：一天
速件：三天
普通件：六天
會辦案
最速件：一小時
速件：二小時
普通件：四小時
僅存查而未辦
總務室文書組
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實例說明-公文稽催
稽催
系統變綠色：差一天逾期
系統變紅色：已逾期
總務室文書組
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實例說明-稽催單種類
總務室文書組
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實例說明-單位收文簽辦
文書組收文
-編號（貼收文條碼）
-登錄公文系統
分文（左上角
蓋該單位章）
單位收文
（登記桌）
登記桌系統點收
-承辦人簽辦
(必要時會相關單位)
-陳核長官批示
總務室文書組
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實例說明-批示權責(1)
任何公文
一、二級
單位主管
批
准
後
因故請假
或公出
批
准
後
代理者
(職員)
存查、單位e-mail
主秘以上長官
發文(影發、存查、e-mail、
刊登電子佈告欄等)
總務室文書組
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實例說明-批示權責(2)
任何公文
主秘以上長官
未授權案
批
准
後
一、二級
單位主管
批
准
後
總務室文書組
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實例說明-批示權責(3)
以教學部名義
主任
以院方名義
主秘以
上長官
總務室文書組
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實例說明-核章原則(1)
簽辦公文請於核章處加註日
期、時間加註日期與時間
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總務室文書組
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實例說明-核章原則(2)
簽辦公文依
權責依序核章
會辦多單位以上
可先分會再彙陳
批示語：可、如擬、發、閱
(依公文簽陳、函稿內容批示)
15
總務室文書組
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實例說明-限期案(發文)
事先告知
有限期
之公文
未先告知
總務室文書組
優先處理
(如當日文號、
當天郵戳)
常態處理
(包含公文交換)
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實例說明-不辦文稿用印案
用印
簽案內註
記用印文
件名稱、
何種印信、
份數
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總務室文書組
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實例說明-用印申請案例
未簽署日期
主秘以上長官批核
總務室文書組
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實例說明-送審案
用印、轉發
星期一、三、五；
由專人親送
總務室文書組
附上信封並註明
收件單位及地址
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實例說明-出國案
辦理或
生效
作業程序中
未獲批准即
停辦或收存
權責長
官批准
任何公文、書
表、申請單、
假單…等
若需報輔導會
核准案應簽辦
或移請業管單
位簽報
總務室文書組
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實例說明-敬會案
總務室文書組
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實例說明-附件處理原則
任何公文
附件
歸
檔
影印
歸檔
？
總務室文書組
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實例說明-會議記錄歸檔
全院性質
創
稿
、
發
文
會
議
記
錄
歸檔
常態或例行性
(如院務晨會)
週創
期稿
性陳
彙核
整
、
歸檔
總務室文書組
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實例說明-發文附件及併案歸檔案
發文附件以
正本為主，
副本受文者
如需附件，
須加註
來文先存查
後發文辦理
時，歸檔需
併號
總務室文書組
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實例說明-文件製作格式
禁止格式
附件或另簽勿自行裁紙
各類正式公文，如需陳報或
歸檔案件，嚴禁廢紙再利用
所有發文案件，請均依規
定格式、字體辦理或掃描
本 院 已 於 103 年 5
月8日及16日商請
嘉義大學講師邱忠
民先生講授公文實
作實務，請至本院
首頁→文書檔案專
區→教育訓練→
「公文實務初階課
程講義」中參閱。
以下節錄三篇。
A4紙張
廢紙再利用僅限非公文之表單
雙面列印
正確格式
總務室文書組
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實例說明-優良公文範例
總務室文書組
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實例說明-公文行文系統
上行文呈
總統
上行文函
行政院、國軍退除役官兵輔導委員會
平行文函
行政院各部、會、行、總處、署
退輔會所屬各醫療機構、安養機構、農場機構
各直轄市政府、縣（市）政府
自然人、企業、公司、行號 、人民團體
斜行文函
立法院、司法院、考試院、監察院
審計部、考選部、銓敘部、保訓會
最高法院、高等法院、地方法院
下行文函
本院所屬各分院
本會所屬安置基金管理會、醫療基金管理會
本院所屬各業務單位（部）、輔助單位（室）
總務室文書組
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實例說明-行文系統之區別實益
稱謂語
上行文－稱「鈞」如：本院對退輔會稱「鈞會」
平行文（同級）－稱「貴」如：本院對各級醫院稱「貴院」
下行文－稱「貴」如：本院對所屬各分院稱「貴分院」
斜行文－稱「大」如：本院對立法院、司法院、考試院、監察院稱 「大院」
民眾－稱「臺端」如：本院對自然人、所屬員工稱「臺端」
起首語
上行文－用「檢陳」。如：本院對行政院、國軍退除役官兵輔導委員會用「檢陳」
平行文－用「檢送」。如：本院對各醫院、行政院各部、會、署、總處用「檢送」
下行文－用「檢發」或「檢附」、亦可用「檢送」。如：本院對所屬各部、室、分院用
「檢附」亦可用「檢送」
期望語
上行文－用「請 鑒核」、「請 備查」、「請 察照」。如：本院對行政院、退輔會用
「請 鑒核」、「請 察照」
平行文－用「請 查照」、「請 察照」、「請 查照惠辦」。如：本院對各醫院、行政
院各部、會、署、總處用「請 查照」、「請 查照惠辦」、「請 查照惠允」、「請 查
明惠復」。
下行文－用「請 查照」、「請 照辦」、「請 轉行照辦」。如： 本院對所屬各部、
室、分院用「請 查照」、「希 照辦」、「請 辦理見復」
斜行文－用「請 詧照」。如：本院對立法、司法、考試院、監察等院用「請 詧照」
總務室文書組
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實例說明-文書處理相關釋例(1)
主旨
日期及文號
說明
非編制內人員 91.5.3
（如研究助理）院臺秘字第
可否簽辦公文 0910084511 號
疑義
查本院訂頒之「事務管理手冊」文書處理二十六（三）
規定：「負責主辦某項業務之人員，對其職責範圍內
之事件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得
自行擬辦。」上開所稱人員，並未做硬性規定。是研
究助理等非編制內人員，可否簽辦公文，請本於權責
自行卓處。
各級長官批示 91.12.18
公文
院臺秘字第
用語疑義
0910065102 號
依公文程式條例第八條規定，公文用字應簡淺明確。
至各級長官批示公文之用語，查上開條例及本院訂頒
之「事務管理手冊」文書處理部分，並未做硬性規定。
惟公文既經首長或依分層負責授權批定，不論其批示
「閱」、「如擬」、「可」或僅簽名，應即視為同意
簽擬意見，殆無疑義。
92.11.19
院臺秘字第
0920063059 號
公文之稱謂用 91.12.30
語疑義
院臺秘字第
0910067739 號
查本院訂頒之「事務管理手冊」文書處理十六（三）
之５公文用語規定，機關對人民稱「先生」、「女士」
或通稱「君」、「台端」。至稱謂用語「君」之用法，
雖有中外之不同，惟古今皆以「君」為尊稱他人之詞，
故公文用語以「君」通稱人民或個人，並無不妥。
總務室文書組
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實例說明-文書處理相關釋例(2)
主旨
日期及文號
說明
公文經收文編號後 92.11.21
遺失，可否以簽准 院臺秘字第
後之影本視同正本 0920062663 號
辦理
有關公文經收文編號後遺失，可否以簽准後
之影本視同正本辦理，本院訂頒之「事務管
理手冊」文書處理並未規定，惟依檔案管理
局訂頒之「機關檔案點收作業要點」第八點
第二項（十）規定之意旨，各機關歸檔案件
若未能以原件歸檔者，應簽奉權責長官核准。
基此，公文影本如經權責長官核准，應可視
同正本辦理。
請釋公文書上之首 98.9.29
長簽名章署名可否 院臺秘字第
以印表機列印之黑 0980062394 號
色字體格式取代現
行藍色墨水用印方
式之疑義
文書處理手冊第41 點已明定蓋印及簽署應注
意事項，各機關任何文件，非經機關首長或
依分層負責規定授權各層主管判發者，不得
蓋用印信。至蓋用方式及字體採用何種顏色，
並未規定。
建議政府機關發文
日期採用西元紀年
目前依據「公文程式條例」第6 條規定，公
文應記明國曆年、月、日；本院訂頒「文書
處理手冊」第20 點亦規定，文書中記載年份，
以國曆為準，惟外文或譯件，得採西元紀年。
95.11.3
院臺秘字第
0950051615 號
總務室文書組
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實例說明-檔案及保存年限
檔號之組成(共5層)
年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號
分類號及保存年限
請參閱檔案分類及保存年限區分表
【文書檔專區網頁/檔案立案編目/】
填寫範例
(年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號)
檔
號： 103/3695/001/01/001
(深色由承辦人填寫)
保存年限：5年(由承辦人填寫)
總務室文書組
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實例說明-頁碼編列
先編本文，次編附件，由上而下，
並由數字“1”起編。
按文件產生時間先後順序，簽稿併陳
案件，依序以簽、稿及來文之次第編
寫；附件則各依其後連續為之。
附件已編有頁碼或為書籍型式或
難以隨文裝訂者，免併本文連續
編寫頁碼。
以鉛筆於每頁右下角編寫；文件
為雙面者，正面於右下角編寫，
背面於左下角編寫。
總務室文書組
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實例說明-騎縫章(雙面公文)
雙面列印
雙面列印
附件第1頁
(正面)
附件第2頁
(背面)
雙面公文
蓋騎缝章
編頁碼
-單數頁右下角
-雙數頁左下角
總務室文書組
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實例說明-公文展期申請
≦3天→單位主管
＞3天→主任秘書以上長官
總務室文書組
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實例說明-檔案調案申請單
檔號由檔
案間填寫
期滿仍要繼續
使用時，請填
寫借調檔案展
期申請單，最
多申請3次。
需經單位主管核准（借
調機密檔案需經主任秘
書以上核准）
總務室文書組
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實例說明-檔案調案展期申請單
案情特殊者，應專案簽請主
任秘書以上長官核准，借調
期限，不受限制。
需借調他單位承辦之檔案，
應先經單位主管核章後，再
經原承辦單位主管同意或機
關首長核准。
總務室文書組
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機密檔案歸檔作業流程圖
總務室文書組
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實例說明-機密檔案
歸檔時，承辦人員應使用機
密檔案專用封套裝封（檔案
間已發放） ，並依規定填
寫封套上各項目之內容
由單位主管或承辦
人員於封口處簽章
或加蓋職名章
總務室文書組
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機密檔案降解密作業流程圖
總務室文書組
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實例說明-公文傳送原則
1.病歷
承辦人親持親
送、取回
2.密等文件(黃
色卷夾)、急速
件
專人負責
文件傳送隊
3.附有貴重物品
之文件
郵件間格櫃
總務室文書組
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實例說明-郵件領取原則(1)
私人包裹或掛號
(尤以有價物資)
私人信件
(含外文信件)
當事人領取
需請他人領取
應注意確認
加註服務單
位、電話
各種帳單、股票
資料或DM廣告
非住宿人員
傳真文件
加註服務單
位、電話
加註服務單位、電話
勿寄至本院
總務室文書組
逕傳各單位
文書組代轉
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實例說明-郵件領取原則(2)
單身宿舍辦公室
住院醫師包
裹或掛號
逕傳各單位
部科服務單位
文書組傳送隊代轉
大型包裹
逕傳各單位
文書組傳送隊代轉
總務室文書組
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榮總首頁-文書檔案專區
總務室文書組
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文書組對各種文書法規及實
務缺失等，均已整理或訂有
作業要點三十餘項，及各項
文書相關教育訓練，均置於
首頁文書檔案專區，如有疑
問請多參考或打電話至文書
組，各承辦人均樂意為同仁
服務。
謝謝聆聽
總務室文書組
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