Transcript Oplæg ved Søren Schultz - COOP - November 2013
Slide 1
Digitalpost COOP 2013
- Kort om Coop
- Klar til digital post?
- Muligheder og udfordringer
- Afklaringer implementering
Digitalpost Facility Management 2013
1
Slide 2
Coop Danmark A/S
Danmarks største detailvirksomhed,
med historie tilbage til slutningen af
1800-tallet andelsforeninger.
Ejet af ca. 1.300.000 medlemmer.
Kæderne består samlet set af ca.
1.200 butikker heraf ca. 800 Coop ejet
og ca. 400 selvstændige
brugsforeninger.
Virksomheden har omkring 36.000
medarbejdere, heraf ca. 2.000 i HQ og
logistik funktioner.
Coop ligger stor vægt på ansvarlighed,
herunder bl.a. madspild og etisk
samhandel…
Digitalpost Facility Management 2013
2
Slide 3
Central eller decentral organisering…
Ca. 2000 medarbejdere
Ca. 30 enheder
(logistik og distribution, HQ øvr.)
Ca. 800 + 400 butikker
Ca. 36.000 medarbejdere
Heraf ca. 2500 ledere
Central organisering af funktioner
Decentral organisering af funktioner
Primært selvstændig organisering af funktioner
Digitalpost Facility Management 2013
3
Slide 4
Digitalpost - Hvad står vi egentlig overfor?
Relativ sen opstart af projektet - fandt ingen mulighed for
relevant rådgivning, for implementering og forankring af
digitalpost i virksomheden?
Overblik over CVR og status på registrering og tilknytning
af digitale postkasser, ingen central ansvarlig i Coop for
samtlige CVR, eller for LRA rollerne og digitale signaturer?
ID Beskrivelse CVR
Cvr-nr. CVR ansvarlig
Postkasseansvarlig
LRA (overordnet administrator)
Status postkasse
Postkasse administrator
1 Coop Trading (herunder Nonfood)
20406194 Veronica De Reqles
Facility management Posten
Veronica De Reqles
Oprettet
Veronica de Recqles
2 Coop Invest (Ejer Republica samt Severin)
33748620 Tom Stengade
Facility management Posten
Tom Stengade
Oprettet
?
43624512 Martin Kjærgaard 30919215
Facility management Posten
Martin Kjærgaard 30919215
Oprettet
?
31936330 Martin Kjærgaard 30919215
Facility management Posten
Martin Kjærgaard 30919215
Oprettet
?
43636510 Erminia
Facility management Posten
Erminia Chimento
Oprettet
Erminia Chimento
34887969 Sune Krings 27117923
Facility management Posten
Lone Wilson
Oprettet
?
35476695 Sune Krings 27117923
Facility management Posten
Lone Wilson
Oprettet
?
27907768 Karina Sundbæk 43864161
Facility management Posten
Oprettes Charlotte Føns 51592704
?
?
17823949 Karina Sundbæk 43864161
Facility management Posten
IT
Oprettet
Charlotte Føns 51592704
15502959 Karina Sundbæk 43864161
Facility management Posten
Oprettes Charlotte Føns 51592704
?
?
11517498 Karina Sundbæk 43864161
Facility management Posten
IT
Oprettet
Charlotte Føns 51592704
26259495 Karina Sundbæk 43864161
Facility management Posten
IT
Oprettet
Karsten Frandsen
17847430 Kathrine Lykke Kirk 43863041
Facility management Posten
Oprettes Charlotte Føns 51592704
?
?
11655270 Pia Petersen 43863283
Facility management Posten
Pia Petersen 43863283
afventer brev med adgangskode
?
26643686 Pia Petersen 43863283
Facility management Posten
Pia Petersen 43863283
afventer brev med adgangskode
?
11703747 Helle Christenssen 43863997 4025 8008 Facility management Posten
?
?
?
18049902 Per Sjøqvist 43864410
Facility management Posten
oprettes af advokat
?
?
18 HB jubilæumsfond
11710689 Claus Solvig 2126 5775 /4386 3295
Facility management Posten
oprettes Charlotte Føns
?
?
19 Fdb interessekontor
82185917 Mette Søgaard ?
Facility management Posten
?
?
?
3 Coop Republica (Ejet af Coop Invest)
4 Coop Serverin (Ejet af Coop Invest)
5 Coop AMBA
6 Coop Bank
7 Coop Betalinger A/S
8 Coop Holding
9 Coop (fælles A-Skat) herunder brugsforeninger
10 Coop (fælles moms)
11 Coop Fakta
12 Coop DK
13 Udviklingsfonden for FDB-funktionærer
14 Coop Ferie
15 Den frie feriefond
16 Funktionnær foreningen
17 Miljøforeningen
Overblik over organisering, roller og ansvar for CVR og
postkasser samt afklaring af de mange interessenter på
tværs af Coop CVR-numre samt i selvstændige CVRnumre?
Hvordan får vi overblik over hvilke krav implementeringen
stiller til organisering og ressourcetræk fx, hvor mange
posttyper og mails kan vi forvente?
19
CVR!
?4000+
2011-2013
Udarbejdelse af procesbeskrivelse for styring af og
politikker omkring håndtering af digitalpost i Coop,
herunder automatisering af administrative processer og
postgange samt betydning for eksisterende postfunktion?
Digitalpost Facility Management 2013
4
Slide 5
Arbejdet med opbygning af ensartet struktur…
o
Hovedansvarlig for CVR (Kontaktperson)
o
LRA ansvarlig I - Site ansvarlig
Rolle: NemID administrator på CVR (rettigheder)
o
LRA ansvarlig II (IT) - Digital signaturansvarlig
Rolle: Oprettelse og styring af digitale signaturer
o
CVR indbakke
Ansvarlig: Coop post
Rolle: Opbygning af postkassestruktur
Allokering af post til hovedstruktur
o
o
VIRK.DK
CVR
POSTKASSE
CVR
Hovedpostkasse
Postmappe hovedstruktur
Ansvarlig: Funktionsansvarlig I (lokalt/centralt)
Rolle: Behandling og fordeling af indgående post
Underordnet postmappestruktur
Ansvarlig: Funktionsansvarlig II
Rolle: Behandling af indg. post
CVR
COOP
Tilsyn
Arbejdsmiljø
Firmabiler
Smiley
Digitalpost Facility Management 2013
Coop Outlook
LØN
VEU
godtgørelser
Refusioner
5
Slide 6
Muligheden for overgang til kendt system platform…
Automatisk videreformidling
af al post til COOP Outlook
CVR postmappe (19 CVR)
Virk.dk
Ny digitalpost
til CVR indbakke
Ansvar for område på
tværs af flere CVR
tidskrævende funktion!
Styring af rettigheder på
posttyper! Risiko for
forlængelse af
behandlingstid,
samtalejournalisering?
Manuel sortering
Stort ressourcetræk
Vedvarende løbende
manuel proces
Risiko for overse kritisk post!
Facility post
Løbende første sortering, herefter
automatiske regler til mappestruktur
(+4000)
Arbejdsmiljø
Signatur ID låsning
betydning for læsning?
Behov for håndtering af
hvert CVR.
Centrale nøglepersoner
kunne blive flaskehalse.
Løn
VEU
Refusi
oner
Ansvarlig skal logge på de
forskellige CVR virk.dk
for fx besvarelse af mail til
myndigheder…
Digitalpost Facility Management 2013
Mange interessenter og
flere niveauer på
samme posttyper.
Løsning imødekommer
ikke færre digitale
signaturer, da der skal
svares på virk.dk
Områdeansvarlig
CVR-indbakke i Outlook i
Indbakke til håndtering
Automatisk proces
Manuel proces 6
Slide 7
Implementering 2013-14 - forventninger til ressourcetræk
Dedikeret projektressource (1-2) til klarlægning af
posttyper, oprydning af modtaget post og manuel
håndtering og videre formidling af ny post på CVR
numre.
Opsat tværgående projektorganisation (2-3) og for
samordning af håndtering og forankring af
digitalpost i Coop, herunder dobbelt administrator
funktioner for sikring af videreformidling af post,
opsætning af regler og brugeradministration i
implementeringsperioden.
Klarlægning af interessenter for de enkelte CVR og
tværgående funktioner (50-75) + (ledende
funktioner i kæderne ca. 2000-2500)
Forankring af oprettelse og vedligeholdelse af LRA
og digitalsignatur via IT (3).
Digitalpost Facility Management 2013
7
Slide 8
3 udestående spørgsmål og overvejelser?
1.
Det virker til at der er stor forskel på, hvor langt de forskellige
myndigheder og kommuner er med at digitalisere posten, så hvordan får
vi skabt os et overblik over, hvad der lander samt hvor og hvornår
(ressourcetræk og optimering af de adm. processer)?…
2.
Har vi muligheder for indflydelse på hvordan digitalpost rammer og vises i
virksomheden, så vi minimere administrative manuelle processer og
risikoen for lang eller manglende sagsbehandling? herunder;
3.
1.
Entydig ID af posttypen med information omkring hvilken sag den
specifik vedrører eller blot er af orienterende karakter, for
disponering og prioritering…
2.
Direkte adressering og allokering til ansvarlig person i virksomheden
herunder fx direkte til butikken eller organisatorisk enhed…
3.
Klassificering af kritiske posttyper for fx håndtering af fakturaer,
eller deadlines fx ved eventuel påbud…
Mulighed for kommunikation via modtaget mail samt journalisering, uden
opkobling til de forskellige CVR-numre på virk.dk med tilhørende digitale
signaturer?
Digitalpost Facility Management 2013
8
Slide 9
Digitalpost Facility Management 2013
9
Digitalpost COOP 2013
- Kort om Coop
- Klar til digital post?
- Muligheder og udfordringer
- Afklaringer implementering
Digitalpost Facility Management 2013
1
Slide 2
Coop Danmark A/S
Danmarks største detailvirksomhed,
med historie tilbage til slutningen af
1800-tallet andelsforeninger.
Ejet af ca. 1.300.000 medlemmer.
Kæderne består samlet set af ca.
1.200 butikker heraf ca. 800 Coop ejet
og ca. 400 selvstændige
brugsforeninger.
Virksomheden har omkring 36.000
medarbejdere, heraf ca. 2.000 i HQ og
logistik funktioner.
Coop ligger stor vægt på ansvarlighed,
herunder bl.a. madspild og etisk
samhandel…
Digitalpost Facility Management 2013
2
Slide 3
Central eller decentral organisering…
Ca. 2000 medarbejdere
Ca. 30 enheder
(logistik og distribution, HQ øvr.)
Ca. 800 + 400 butikker
Ca. 36.000 medarbejdere
Heraf ca. 2500 ledere
Central organisering af funktioner
Decentral organisering af funktioner
Primært selvstændig organisering af funktioner
Digitalpost Facility Management 2013
3
Slide 4
Digitalpost - Hvad står vi egentlig overfor?
Relativ sen opstart af projektet - fandt ingen mulighed for
relevant rådgivning, for implementering og forankring af
digitalpost i virksomheden?
Overblik over CVR og status på registrering og tilknytning
af digitale postkasser, ingen central ansvarlig i Coop for
samtlige CVR, eller for LRA rollerne og digitale signaturer?
ID Beskrivelse CVR
Cvr-nr. CVR ansvarlig
Postkasseansvarlig
LRA (overordnet administrator)
Status postkasse
Postkasse administrator
1 Coop Trading (herunder Nonfood)
20406194 Veronica De Reqles
Facility management Posten
Veronica De Reqles
Oprettet
Veronica de Recqles
2 Coop Invest (Ejer Republica samt Severin)
33748620 Tom Stengade
Facility management Posten
Tom Stengade
Oprettet
?
43624512 Martin Kjærgaard 30919215
Facility management Posten
Martin Kjærgaard 30919215
Oprettet
?
31936330 Martin Kjærgaard 30919215
Facility management Posten
Martin Kjærgaard 30919215
Oprettet
?
43636510 Erminia
Facility management Posten
Erminia Chimento
Oprettet
Erminia Chimento
34887969 Sune Krings 27117923
Facility management Posten
Lone Wilson
Oprettet
?
35476695 Sune Krings 27117923
Facility management Posten
Lone Wilson
Oprettet
?
27907768 Karina Sundbæk 43864161
Facility management Posten
Oprettes Charlotte Føns 51592704
?
?
17823949 Karina Sundbæk 43864161
Facility management Posten
IT
Oprettet
Charlotte Føns 51592704
15502959 Karina Sundbæk 43864161
Facility management Posten
Oprettes Charlotte Føns 51592704
?
?
11517498 Karina Sundbæk 43864161
Facility management Posten
IT
Oprettet
Charlotte Føns 51592704
26259495 Karina Sundbæk 43864161
Facility management Posten
IT
Oprettet
Karsten Frandsen
17847430 Kathrine Lykke Kirk 43863041
Facility management Posten
Oprettes Charlotte Føns 51592704
?
?
11655270 Pia Petersen 43863283
Facility management Posten
Pia Petersen 43863283
afventer brev med adgangskode
?
26643686 Pia Petersen 43863283
Facility management Posten
Pia Petersen 43863283
afventer brev med adgangskode
?
11703747 Helle Christenssen 43863997 4025 8008 Facility management Posten
?
?
?
18049902 Per Sjøqvist 43864410
Facility management Posten
oprettes af advokat
?
?
18 HB jubilæumsfond
11710689 Claus Solvig 2126 5775 /4386 3295
Facility management Posten
oprettes Charlotte Føns
?
?
19 Fdb interessekontor
82185917 Mette Søgaard ?
Facility management Posten
?
?
?
3 Coop Republica (Ejet af Coop Invest)
4 Coop Serverin (Ejet af Coop Invest)
5 Coop AMBA
6 Coop Bank
7 Coop Betalinger A/S
8 Coop Holding
9 Coop (fælles A-Skat) herunder brugsforeninger
10 Coop (fælles moms)
11 Coop Fakta
12 Coop DK
13 Udviklingsfonden for FDB-funktionærer
14 Coop Ferie
15 Den frie feriefond
16 Funktionnær foreningen
17 Miljøforeningen
Overblik over organisering, roller og ansvar for CVR og
postkasser samt afklaring af de mange interessenter på
tværs af Coop CVR-numre samt i selvstændige CVRnumre?
Hvordan får vi overblik over hvilke krav implementeringen
stiller til organisering og ressourcetræk fx, hvor mange
posttyper og mails kan vi forvente?
19
CVR!
?4000+
2011-2013
Udarbejdelse af procesbeskrivelse for styring af og
politikker omkring håndtering af digitalpost i Coop,
herunder automatisering af administrative processer og
postgange samt betydning for eksisterende postfunktion?
Digitalpost Facility Management 2013
4
Slide 5
Arbejdet med opbygning af ensartet struktur…
o
Hovedansvarlig for CVR (Kontaktperson)
o
LRA ansvarlig I - Site ansvarlig
Rolle: NemID administrator på CVR (rettigheder)
o
LRA ansvarlig II (IT) - Digital signaturansvarlig
Rolle: Oprettelse og styring af digitale signaturer
o
CVR indbakke
Ansvarlig: Coop post
Rolle: Opbygning af postkassestruktur
Allokering af post til hovedstruktur
o
o
VIRK.DK
CVR
POSTKASSE
CVR
Hovedpostkasse
Postmappe hovedstruktur
Ansvarlig: Funktionsansvarlig I (lokalt/centralt)
Rolle: Behandling og fordeling af indgående post
Underordnet postmappestruktur
Ansvarlig: Funktionsansvarlig II
Rolle: Behandling af indg. post
CVR
COOP
Tilsyn
Arbejdsmiljø
Firmabiler
Smiley
Digitalpost Facility Management 2013
Coop Outlook
LØN
VEU
godtgørelser
Refusioner
5
Slide 6
Muligheden for overgang til kendt system platform…
Automatisk videreformidling
af al post til COOP Outlook
CVR postmappe (19 CVR)
Virk.dk
Ny digitalpost
til CVR indbakke
Ansvar for område på
tværs af flere CVR
tidskrævende funktion!
Styring af rettigheder på
posttyper! Risiko for
forlængelse af
behandlingstid,
samtalejournalisering?
Manuel sortering
Stort ressourcetræk
Vedvarende løbende
manuel proces
Risiko for overse kritisk post!
Facility post
Løbende første sortering, herefter
automatiske regler til mappestruktur
(+4000)
Arbejdsmiljø
Signatur ID låsning
betydning for læsning?
Behov for håndtering af
hvert CVR.
Centrale nøglepersoner
kunne blive flaskehalse.
Løn
VEU
Refusi
oner
Ansvarlig skal logge på de
forskellige CVR virk.dk
for fx besvarelse af mail til
myndigheder…
Digitalpost Facility Management 2013
Mange interessenter og
flere niveauer på
samme posttyper.
Løsning imødekommer
ikke færre digitale
signaturer, da der skal
svares på virk.dk
Områdeansvarlig
CVR-indbakke i Outlook i
Indbakke til håndtering
Automatisk proces
Manuel proces 6
Slide 7
Implementering 2013-14 - forventninger til ressourcetræk
Dedikeret projektressource (1-2) til klarlægning af
posttyper, oprydning af modtaget post og manuel
håndtering og videre formidling af ny post på CVR
numre.
Opsat tværgående projektorganisation (2-3) og for
samordning af håndtering og forankring af
digitalpost i Coop, herunder dobbelt administrator
funktioner for sikring af videreformidling af post,
opsætning af regler og brugeradministration i
implementeringsperioden.
Klarlægning af interessenter for de enkelte CVR og
tværgående funktioner (50-75) + (ledende
funktioner i kæderne ca. 2000-2500)
Forankring af oprettelse og vedligeholdelse af LRA
og digitalsignatur via IT (3).
Digitalpost Facility Management 2013
7
Slide 8
3 udestående spørgsmål og overvejelser?
1.
Det virker til at der er stor forskel på, hvor langt de forskellige
myndigheder og kommuner er med at digitalisere posten, så hvordan får
vi skabt os et overblik over, hvad der lander samt hvor og hvornår
(ressourcetræk og optimering af de adm. processer)?…
2.
Har vi muligheder for indflydelse på hvordan digitalpost rammer og vises i
virksomheden, så vi minimere administrative manuelle processer og
risikoen for lang eller manglende sagsbehandling? herunder;
3.
1.
Entydig ID af posttypen med information omkring hvilken sag den
specifik vedrører eller blot er af orienterende karakter, for
disponering og prioritering…
2.
Direkte adressering og allokering til ansvarlig person i virksomheden
herunder fx direkte til butikken eller organisatorisk enhed…
3.
Klassificering af kritiske posttyper for fx håndtering af fakturaer,
eller deadlines fx ved eventuel påbud…
Mulighed for kommunikation via modtaget mail samt journalisering, uden
opkobling til de forskellige CVR-numre på virk.dk med tilhørende digitale
signaturer?
Digitalpost Facility Management 2013
8
Slide 9
Digitalpost Facility Management 2013
9