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预算管理模块操作培训

主讲人：冀旭升

大气所计划财务处
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主讲内容
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预算管理模块介绍

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预算管理模块操作流程

3

预算管理模块实施计划

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（一）预算管理简介：
ARP系统“预算管理”模块是ARP综合财务系统的
一个子系统，与综合财务、网上报销、科研项目等业务
系统紧密关联，实现了课题预算录入、审批、查询、控
制一体化的预算管理流程。它通过将课题费用支出的会
计科目与预算支出科目间进行映射，使纵向课题（含
973、863、支撑、公益、院先导专项、自然科学基金等
）各项支出与明细预算相对应，为课题负责人方便快捷
地提供实时的预算执行信息查询服务与预算支出控制服
务，并可据此预先作出经费支出的合理安排，同时也为
纵向课题的年度决算及结题验收等提供参考依据。预算
管理模块是创新经费管理手段的重要举措，为课题经费
的精细化管理提供了支持。
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（二）预算管理流程：
预算定义

定义预算模板，会计科目对应关系，预算控制方式

预算录入

录入或者导入科研课题、虚拟课题、部门预算。其中后两种分年度录
入

预算审批

审批课题和部门预算，只有审批通过才能进行预算分析和控制

预算分析

对于已经录入预算的课题，查询经费使用和结余情况

预算控制

主要针对网上报销系统，在填写单据的时候进行控制

预算预警

财务审核时，预算结余小于预警值，自动给相关人员发邮件

预算授权

分菜单权限和课题查看权限

信息推送

系统自动推送和用户手动推送
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（三）预算管理人员角色及分工：

系统
管理
员

课题
组人
员

为课题负责
人及科研秘
书、科技处、
财务处添加
预算管理模
块并分配相
应的权限

负责纵向课
题预算分解、
预算录入、
预算执行、
预算分析、
及报表查询

科技处

负责督促课
题组及时录
入预算信息，
并对录入的
预算信息进
行审核并保
证其准确性

财务处

负责定义预
算模板及科
目映射关系、
维护预算系
统、分析预
算执行、提
出预算预警

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（四）预算管理意义：

经费使用
与管理
传统模式：
事前预算

创新管理手段后：
事前预算

事中执行（缺乏有效
控制及监督）

事中执行并控制（有
效监督）

事后控制（调整压力
巨大）

事后跟踪（微调）

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主讲内容
1

预算管理模块介绍

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预算管理模块操作流程

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预算管理模块实施计划

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（一）预算定义
1、科目映射关系定义

会计科目

预算科目
预算模板
国家863计划
国家973计划

预算科目

ARP会计科目

办公费
差旅费

院统一规定的

国家自然科学基金

交通费

ARP财务核算

公益性行业专项

材料费

系统会计科目

国家科技支撑计划

办公设备购置
交通设备

战略先导科技专项

。。。

财务日常核

院重大项目

能源/动力

算课题收支

。。。

明细业务

其他项目
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2、预算模板设置

目前我所预算系统里已有10个模板，基本涵盖了在研的纵向课题，如果其
他类型的课题（如地方项目）在管理上需要借助此系统，请提供相应的课
题任务书给财务，我们可以量身打造新的模板
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（二）预算录入
1、录入时间：通常情况下，课题在ARP系统中立项时应将
相应的预算信息录入系统；

2、录入原则：“纵向课题一个ARP课题号对应一份预算”
目前预算系统中只能显示最末级子课题的预算执行情况，
无法按照课题层面或者项目层面显示，因此如果课题又进一步
切块分解为子课题，并在ARP中开设课题编号单独核算的，都
要求在分配经费的同时将预算也一并分解，并将分解后的子课
题预算录入预算系统中

3、录入操作步骤：
第一步：预算录入—科研课题预算录入—增加

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第二步：选择课题，以及该课题所对应的预算模板

注意：一定要将课题所对应的预算模板选正确，否则预算
分析及预算控制将毫无意义，预算预警所提供的预警信息
也是错误的

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第三步：将课题任务书中经费预算信息录入表中

注意：所有经费预算信息均需以“元”为单位录入
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4、科研课题预算调整

1

2

3

跨期研究项目

按年预算项目

切块分解子课题

预算会涉及到中
期预算调整（如：
973课题）

每年初需要在
系统中调整预
算（如：先导
专项课题）

分解后在实际执
行过程中需要进
行预算调整

ARP预算系统中允许进行预算调整，在系统中录入调整后的预算，
会增加一个版本，新版本会自动替代旧版本，并且之后的预算分析、
预算控制、预算预警均会以新的版本为准
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（三）预算审批

预算录入完之后，提交科技处预算审批人员进行审批，审批人员可以
点击“预算信息”来查看预算详细信息，点同意或者驳回，审批通过
的课题就可以进行预算分析和预算控制
预算审批中的要点：（1）如果课题是由本单位及外单位共同申请，
那么课题经费预算中各预算科目应该仅包含留在本所的部分，外拨给
外单位的经费不应包含在预算中；（2）对于本单位内部课题又切块
分解为了子课题的，应核对各子课题各项预算科目金额汇总后与总课
题对应的预算科目金额是否相等

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（三）预算审批
举例：
情况一：本单位与外单位共同申请课题，仅录入属于本单位的预算

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（三）预算审批

目前碳专项还有13个子课题预算未录入系统，都是因为预算科目明细分配
不明确，请相关课题尽快确认预算中属于本所的部分，并将2011与2012年
两年的预算加总后录入预算系统提交审批
以下是尚未将预算录入系统中的课题编号：
刘春岩（7-112258）、刘毅（7-113260、7-113265）、马晓光（7-110264）、张美根
（7-112269）、张仲石（7-119271）、冯锦明（7-117276）、张仁健（7-117290）、张
贺（7-118295）、谢正辉（7-111296）、曾晓东（7-118297）、林朝晖（7-118300）、
俞永强（7-111303）

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（三）预算审批
情况二：本单位内部进一步切块分为子课题，分经费的同时应该
将预算也细化分割

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（四）预算分析
1、日常预算执行情况分析

以蓝色显示的部分都可以点击进行钻探
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（四）预算分析

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（四）预算分析

说明：

(1)通过不断钻探，可以追溯到原始明细，据以分析超支原因，及时作出账务调整；
(2)预算外科目支出：是指不应该从此类课题支出的明细，需要及时点击查看具体内
容，并提请财务进行调整处理；
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（四）预算分析
(3)计算公式
预算结余=预算总额-支出总额-借款未报销
①支出总额包括报销单中“已处理” 和“已审核”状态的报销业务；
②借款未报销包括“定额借款单”中“已处理” 和“已审核”状态的借款业
务；

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（四）预算分析

(4)由于预算科目口径与会计科目处理口径不一致，因此实际执行过程中需要对预
算分析做进一步详细考虑

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（四）预算分析
举例：
课题做预算将“磁盘阵列”放入“材料费”中，但由于磁盘阵列金额比较大，
会计按照资产管理规定，业务处理时将其计入“设备购置费”中，因此预算

分析时需要导成EXCEL做进一步考虑

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（四）预算分析

进一步分析时，可以根据“报销事由”和“会计科目名称”分析找出需要调整
的明细，然后将“预算科目”栏手工更改，最后再汇总进行比较。

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（四）预算分析
2、报表查询

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（五）预算预警
1、我所预警相关设置

对于设置了“预警金额”的预算科目，当该科目的预算结余低于设定
的预警值时，系统会自动向相关课题负责人或者经费管理秘书发送邮
件，提出预警信息
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（五）预算预警
2、预警举例
课题A的差旅费的预算预警值设置成了5000元，在财务审核点“同
意”按钮时，课题A的预算结余是4900元，则会给相应的邮箱发邮
件。
邮件主题是：ARP预算管理系统 课题预算预警提醒
邮件内容是：
尊敬的ARP用户：
您好！截止XXXX年XX月XX日，您的课题XXXXXXXXXX （课
题名称），差旅费预算结余为4900元，此结余低于预警值5000元。
特此通知！
ARP预算管理系统
XXXX年XX月XX日

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（六）预算控制
1、预算控制介绍
（1）预算控制分为“总额控制和明细控制”，控制类型有
“控制提醒、强制控制、不控制”
（2）目前我所对于预算总额实行“强制控制”，对于可以调
整的明细预算科目实行“控制提醒”，对于绝对不能调整和
超支的明细科目实行“强制控制”（如：“专家咨询费”）

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2、明细控制提醒
（1）判断标准：根据预算结余减去报销金额合计是否小于0；
（2）如果某预算科目支出超支，报销人在填写相应报销单时系统
会弹出提示框，提示该预算科目已经超支，是否保存？

（3）控制提醒仅起提醒功能，可以继续保存并提交财务审核

3、强制控制：
（1）判断标准：根据预算结余减去报销金额合计是否小于0；
（2）总额强制控制：如果课题总额已经超支，那么借款报销人在填写借款单或
者报销单时系统会弹出提醒框，提示该课题预算总额结余不足，是否继续保存？
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因为实行总额强制控制，因此这种情况下，单据无法提交财务；

（3）明细强制控制：
在总额没有超支的情况下，如果明细预算超支，报销人在填写报销单的时候如果
选了该预算科目时，系统会弹出提醒框，提示该项预算已经超支，是否提交财务？

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因为实行明细强制控制，因此这种情况下，单据无法提交财务；

注意：（1）只有录入预算并通过审批的课题，预算控制才能生效；（2）填写报
销单时，能归入专用报销单的，一定要填专用报销单，并选择相应的预算科目；
（3）虽然大多数“预算科目”定义的控制类型为“预算提醒”，但希望报销人
遇到提醒信息时不要强行保存提交，而应该先去预算分析里查看一下是否确实超
支。

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（七）预算授权
1、按人员授权

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（七）预算授权
1、按人员授权

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（七）预算授权
2、按课题授权

说明：授权类型分查询、录入、查询录入三种，授予“查询”后，被授权人
仅能进行预算分析查询及报表查询；授予“录入”后，被授权人仅能在系统
中录入预算，没有预算分析及报表查询权限；授予“查询录入”后，不仅可
以录入预算，而且可以进行预算分析及报表查询
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（八）信息推送

（1）推送方法：手动推送和自动推送
（2）手动推送：财务人员点击“手动推送”按钮，把课题的预算执行情况和执行明细
发送到对应于此课题的邮件列表
（3）自动推送：财务人员设定课题允许自动推送，以及自动推送的时间，系统定时器
会在设定的时间把预算执行情况和执行明细发送到对应于此课题的邮件列表
（4）推送形式：邮件形式
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（八）信息推送
（5）推送内容
邮件主题：ARP预算执行情况通知
邮件内容：

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主讲内容
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预算管理模块介绍

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预算管理模块操作流程

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预算管理模块实施计划

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预算管理模块实施计划
1、在研纵向课题已经有预算的，应尽快将已有预算补录入
ARP预算管理系统；
2、在研纵向课题预算没有细化的，课题组应召集子课题成员
尽快商讨预算细化方案分解预算，并将分解后的预算尽快录
入ARP预算管理系统；
3、新立项的纵向课题，在开立ARP课题编号前应召集子课
题成员将预算细化分解，并携带分解后的预算到科技处开设
课题编号。课题编号一旦开设，应尽快将预算录入系统。
说明：在研纵向课题预算补录截止日期7月15日

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