Slide 1

Die Organisation des
Umstellungsprozesses
…. aus Sicht einer
Beratungsgesellschaft
Einführung des „Neuen kommunalen
Finanzmanagements (NKF)“


Slide 2

Beratungsfelder 1




EDV – Beratung
Organisationsberatung
Fachberatung

DWP Aktiengesellschaft


Slide 3

Beratungsfelder 2


EDV – Beratung






Bestandsaufnahme / Analyse
Softwareauswahl
Hardwareauswahl
Einführung
Schulung

DWP Aktiengesellschaft


Slide 4

Beratungsfelder 3


Organisationsberatung




Bestandsaufnahme und Analyse von Abläufen
Empfehlungen zur Neuorganisation
Umsetzung

DWP Aktiengesellschaft


Slide 5

Beratungsfelder 4


Fachberatung


Beratung bei der Umsetzung von gesetzlichen
Vorschriften (GemO und GemHVO)



Haushaltsführung
Finanzbuchführung







Ertragsrechnung
Finanzrechnung

Kostenrechnung
Abschlusserstellung



Eröffnungsbilanz
Jahresabschluss
DWP Aktiengesellschaft


Slide 6

Berater


Es stehen folgende Anbieter zur Verfügung







Hersteller Software
Hersteller Hardware
Verbände und Vereinigungen
Eigenhilfe (interkommunal)
Beratungsgesellschaften




Unternehmensberatungsgesellschaften
Wirtschaftsprüfungsunternehmen

DWP Aktiengesellschaft


Slide 7

Beratung klassifiziert nach
Abhängigkeitsinteressen


Abhängig






Hersteller Software
Hersteller Hardware
Beratungsgesellschaften mit
Produktabhängigkeiten




Tochtergesellschaften
oder Abteilungen von
Herstellern
Berater mit dem Fokus
auf bestimmte Systeme

Unabhängig





Verbände und
Vereinigungen
Eigenhilfe
Beratungsgesellschaften ohne
Produktabhängigkeiten




Keine Bindung an
Hersteller oder Produkt

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

DWP Aktiengesellschaft


Slide 8

Entscheidungsparameter für die
Inanspruchnahme einer externen
Beratung


Ressourcenknappheit


Die Kommune verfügt nicht über ausreichendes
Personal





Mengengerüst
Fachliche Vorbildung

Outsourcing von einmal anfallenden Arbeiten
Evtl. auch dauerhaftes Qutsourcing von Teilaufgaben







Qualitative Vorteile
Quantitative Vorteile

Fachliche Unterstützung
Rechtssicherheit
DWP Aktiengesellschaft


Slide 9

Teillösung Dienstleistung im Rahmen der
Einführung des „Neuen kommunalen
Finanzmanagement“



Outsourcing = Ressourcenbezug von Außen


Quantitative Vorteile






Ausgliederung wegen ihrer Einmaligkeit kostenungünstiger
Randaktivitäten
Der Outsourcer kann Leistungen kostengünstiger anbieten als die
Eigenkosten der Kommune für gleichartige selbsterbrachte
Leistungen sind
Fixkostenreduzierung: Bei schwankenden
Kapazitätsanforderungen bietet Outsourcing die Chance, schwer
kalkulierbare (sprung-)fixe Kosten - Einstellung von Personal - zu
reduzieren bzw. diese gar nicht erst entstehen zu lassen

DWP Aktiengesellschaft


Slide 10

Teillösung Dienstleistung im Rahmen der
Einführung des „Neuen kommunalen
Finanzmanagement“



Outsourcing = Ressourcenbezug von
Außen, auch für einmalige
Aufgabenstellungen


Qualitative Vorteile





Bündelung der Kräfte der Verwaltung auf seine strategisch
wichtigen produktiven Kernkompetenzen und -aufgaben,
Komplexitätsreduktion
Preis- und Kalkulationsbasis, da Abschluss eines Werkvertrages
Verbesserung der erbrachten Leistungen durch qualitativ höheres
Know-How des Outsourcers. Eine Tätigkeit kann um so schneller
und effizienter ausgeführt werden, je häufiger sie durchgeführt wird

DWP Aktiengesellschaft


Slide 11

Vorteile einer externen Beratung


Analyse- und Empfehlungsberatung







Betriebsblindheit wird ausgeschaltet
Empfehlung kann als Richtschnur der Durchsetzung
übernommen werden
Erfolgskontrolle der Zielerreichung kann eingebunden werden

Umsetzungsberatung


Zügige Durchläufe durch Mithilfe des Externen





Aufstockung von Ressourcen
Termintreue durch Vorgaben an den Externen (Dienstleistungs- bzw.
Werkvertrag)
Bessere Durchsetzung von Zielen, wenn diese von Externen
definiert werden (keine Kompetenzproblem, weniger
Diskussionsbedarf)
DWP Aktiengesellschaft


Slide 12

Vertragliche Grundlagen


Genaue Auftragsdefinition





Negative Abgrenzung (Schnittstellenbeschreibung)
Positive Beschreibung

Vertragsart definieren


Entscheidende Bedeutung für Abwicklung und Vergütung (es gibt auch gemischte
Verträge, es gilt grundsätzlich der Willen der Beteiligten)


Dienstvertrag







Leistung der versprochenen Dienste
Leistungsstörung

Kündigung

Keine Mängelbeseitigung
Beispiele: Beratung bei der Bewertung, Coaching, Schulung, Beratung bei Rechtsfragen,
Beratung bei Steuerfragen

Werkvertrag





Schulden von Erfolg
Leistungsstörung

Mängelbeseitigung

Nacherfüllung

Eigenbeseitigung

Rücktritt vom Vertrag oder Minderung

Schadensersatz
Beispiele: Erstellung einer Eröffnungsbilanz, Erstellung einer Finanzbuchhaltung, Herstellung
eines effektiven Controllingsystemes

DWP Aktiengesellschaft


Slide 13

Vergütungsgrundlagen


Gebührenordnungen






Bundesrechtsanwaltsgebührenordnung
Steuerberatergebührenverordnung
Grundsatz Gebühren nach Gegenstandswert

Gebühren nach BGB


Vereinbarung





Stunden-/Tagessätze (regelmäßig nach Qualifikation)
Pauschalgebühren

Übliche Vergütung (ohne Vereinbarung), auch häufig
bei Nachberechnungen bei Leistungsüberschreitungen
DWP Aktiengesellschaft


Slide 14

Best Buy
Einzelthema
Festpreisgarantie

Umsetzungsgarantie
Teilprojekt

Gesamtprojekt

Zeitgarantie

DWP Aktiengesellschaft


Slide 15

Projektorganisation




Durch eine gute Projektorganisation kann sich
der Einführungsaufwand minimieren und die
Einführung so wirtschaftlich wie möglich
gestalten
Bestandteile der Projektorganisation sind:





Planung
Steuerung
Überwachung
aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind
das Projektziel zu erreichen
DWP Aktiengesellschaft


Slide 16

Umsetzungsmodule (Beispiel)
Konzept neue Steuerung
(Verwaltung)

Controlling und
Auswertungen
Kommunaler Abschluss
Konzept neue
Kosten- und
Steuerung (Politik)
Ziel
Leistungsrechnung
Qualifikation Personal
Konsolidierung
Dokumentation
Testlauf
Töcher (Konzern)
Ablauforganisation Hard-/ Software
Einrichtung
Aufbauorganisation
Anlagenwirtschaft
Start
Leistungsverrechnung
Festlegung Kostenstellen
DV-Konzept
Konzept Buchführung

DWP Aktiengesellschaft


Slide 17

Teilprojekte









Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für
Kommunen
Haushaltsplanung und Jahresabschluss
Ergebnisrechnung
Finanzrechnung und Kassenwesen
Aktiva-Ansatz, Bewertung und Abschreibung des
Vermögens
Passiva-Ansatz und Bewertung des Kapitals
Konzernabschluss
Finanzstatistik
DWP Aktiengesellschaft


Slide 18

Projektschritte - Auszug aus
einem Projekttagebuch (I)











Beschluss Gemeinde-/ Stadtrat
Antrag an Innenministerium
Einrichtung Projektorganisation
Mitarbeiter-Information
Grundlagenschulungen
Funktionsanalysen / Schnittstellen
Installation Test-Arbeitsplätze
Erfassung und Bewertung Anlagevermögen
Konzeption Kostenstellen
Buchungsstoff und Kontenplan
DWP Aktiengesellschaft


Slide 19

Projektschritte - Auszug aus
einem Projekttagebuch (II)











Anbindung sämtlicher Arbeitsplätze
Erstellung Eröffnungsbilanz
Probeweises Verbuchen von Geschäftsvorfällen
Einrichtung Kostenrechnung
Coaching Mitarbeiter
Erstellen von Auswertungen
Ablauforganisation Buchführung
Verfahren zur politischen Steuerung
Entwicklung und Verprobung Schnittstellen
Controlling-Konzept Verwaltung
DWP Aktiengesellschaft


Slide 20

Einrichtung einer
Steuerungsgruppe bzw. eines
Lenkungsausschusses


Aufgabe:




Mitglieder:







Kontroll- und Entscheidungsgremium für die
Projektdurchführung

Vertreter der Leitungsebene
Personalvertretung
Interner Projektleiter
Externer Projektleiter Berater (Wirtschaftsprüfer, Hochschule)

Zeitliche Zusammenkunft



Zusammenkunft periodisch
Zusammenkunft bei Erreichung von Meilensteinen

DWP Aktiengesellschaft


Slide 21

Projektkoordinator


Aufgabe:







Persönliche Voraussetzung:





Soziale Kompetenz
Fachliche Kompetenz

Keine persönliche Voraussetzung




Verantwortung für die operationelle Umsetzung des Projektes
Koordination
Organisation
Kommunkation

Beherrschung aller Instrumente im Orchester. Der Projektleiter ist der
Dirigent

Voraussetzung zur Durchführung


Übertragung von Kompetenz um schnelle Entscheidungen und
verbindliche Vereinbarungen treffen zu können

DWP Aktiengesellschaft


Slide 22

Projektteam





Idealfall Bildung auf freiwilliger Basis
Nicht derjenige der gerade frei ist, ist der
geeignete Projektmitarbeiter
Stark eingebundene Projektmitarbeiter
sollten zumindest teilweise vom
Tagesgeschäft befreit werden

DWP Aktiengesellschaft


Slide 23

Einbindung des Externen in das
Projekt
V e rw a ltung s le itung

E nts ch eidu n gs grem ium

P e rs o na lve rtre tu ng

P ro jektko o rd in atio n

A nla g e nb uc hha ltu ng

E xtern es
T eilprojektgruppen
m it
interner
P rojektleitung

C o ach in g

K L R /B e ric hts w e s e n

J a hre s a b s c hlus s
In ve ntur, In ve nta r

Kasse

d u rch
B erater
F ina nzb uc hha ltu ng
E rtra g s . U . F ina nzre c hn ung

H a us ha lts p la nung ,
-vo llzug , B ud g e tie rung

- T e c hnik

K re d ito re n /D e b ito re n

DWP Aktiengesellschaft


Slide 24

Mögliche Projektorganisation
Strategische Steuerungsgruppe
•

Strategische Projektsteuerung, Überwachung der Meilensteine,
Qualitätsmanagement, Controlling, Entscheidungsinstanz

•

Mitglieder: Verwaltungsführung, interne Projektleitung, externe
Projektleitung
•Coaching
•Information

•Abstimmung
•Kommunikation

Operatives Projektteam
Teilprojekt 1

Teilprojekt 2

Teilprojekt 3

Teilprojekt n

•

Operative Umsetzung der Teilprojektaufgaben

•

Mitglieder: Mitarbeiter, Experten und Anwender der Verwaltung; externe
Berater (Branchen-, Software-, Methodenspezialisten)

DWP Aktiengesellschaft


Slide 25

Empfehlung


Nur in Ausnahmefällen ist es ratsam den
externen Berater nicht in die
Umsetzungsphase einzubeziehen




Bei reinem Coaching keine
Erfolgsverantwortung für
Beratungsempfehlungen
„Arbeit am harten Holz“ zeigt die tatsächliche
Qualität und nutzt alle Vorteile eines Externen

DWP Aktiengesellschaft


Slide 26

Der Projektplan
Projektstrukturplan
Ablauf- und Zeitplan

Was ist alles zu tun?

Meilensteine

Welche wesentlichen Ergebnisse
müssen bis wann vorliegen?

Ressourcenplanung

Sind die Ressourcen ohne
Überbelastung vorhanden?

Kostenplanung

Wie viel Kosten verursachen die
einzelnen Arbeitspakete?

Risikoanalyse

Was könnte das Projekt gefährden und
welche Maßnahmen kann ich
dagegen treffen

In welcher Reihenfolge müssen die
Arbeitspakete abgearbeitet werden?

DWP Aktiengesellschaft


Slide 27

Der Projektplan
Projektplan lebt
 Aktualisierung
 Verfeinerung

Planung muss nicht mehrere hundert
Zeilen umfassen sondern kann
übersichtlich gestaltet sein
Verwendung von Hilfsmitteln zur
gesamtheitlichen Projektplanung
DWP Aktiengesellschaft


Slide 28

Projektdokumentation


Inhalte









Projektauftrag, Projektziele
Wirtschaftlichkeitsberechnungen
Projektorganisation (u.a. Telefonverz. Etc..)
Dokumentation Qualitätssicherungsprozess
Projektpläne (Projektstrukturplan, Ablauf- und
Zeitplan, Aufwandsschätzung. Kostenplanung etc.
Meilensteinberichte, Statusberichte

DWP Aktiengesellschaft


Slide 29

Beispiel


Geschlossenes Projektmanagement


Projektplanungstool


Durch die Verwendung eines Projektplanungstools werden
alle Teilnehmer an einem Projekt eingebunden, das
Planungstool sollte folgende Anforderungen erfüllten


Fähigkeit zum E-Raum
 Alle Projektteilnehmer haben den gleichen Projektstand
 Sämtliche Kommunikation unter den Projekteilnehmern
inkl. E-Mail-Verkehr und Projektstandsunterrichtungen sind
abzuwickeln
 Zeiterfassung und Wiedervorlagen möglich
 Dokumentenmanagementsystem
 Ortsunabhängige Verwendung (Intra- Inter- Net)
DWP Aktiengesellschaft


Slide 30

Projektfehler aus Beratersicht

















Systementscheidung vor Analyse der Eigenorganisation
 Software löst keine organisatorischen Schwächen
Systementscheidung ohne ausreichende Anforderungskataloge und Testläufe
 Systemanbieter führen nicht lauffähige Produkte vor, ohne die Abforderung des
Beweises der Lauffähigkeit
Systementscheidung ohne Besuch von Referenzkommunen
Hinnahme von Kompetenzgerangel im eigenen Haus
Zu späte Zuziehung von Beratern
Keine Vermeidung von Schnittstellenreibungsverlusten durch Einbindung von vielen
Anbietern
Keine Überlegungen zum Einbinden eines Generalunternehmers (schlüsselfertig)
Keine Festpreisverhandlungen mit Anbietern
Keine Einbindung von Externen in die Umsetzung
Kein Überblick in die Spätfolgen von Entscheidungen
 Keine Planungsrechnungen auf die Dauer von 10 Jahren
 Keine Berücksichtigung von Folgen für Finanzierungsstruktur
Bearbeitung von einzelnen Elementen mit hohem zeitlichen und personellen Aufwand
Fehlen eines Projektmanagements zur Koordination und Fristenkontrolle

DWP Aktiengesellschaft


Slide 31

Auch Alternativlösungen führen ans
Ziel




Von anderen Lernen und Muster
übernehmen
Nicht die eigene Kreativität vergessen und
nach Alternativlösungen zu bestmöglichen
(wirtschaftlichsten) Umsetzung suchen

DWP Aktiengesellschaft


Slide 32

Beispiel einer Alternativlösung zur
Aufnahme des beweglichen
Anlagevermögens


Stadt Tönisvorst (20.000 Einwohner)


Modell der Aufnahme durch junge Erwachsene
(Schüler/Studenten (Kinder von Verwaltungsangehörigen)


Nutzen:







Kostenreduzierung
Einbindung von Heranwachsenden an das Projekt als Praktikanten
Durchführung der Gesamtinventur in 2 Monaten

Voraussetzungen:





Gute Einführung
Inventurbeobachtung
Nutzung eines Intra-Net
Durchführung einer Endkontrolle

DWP Aktiengesellschaft