Transcript CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Opracowanie: Jacek Grabowski, 2011 rok. Wrocław 2011

CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ
JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Opracowanie: Jacek Grabowski, 2011 rok.
Wrocław 2011
Idea
Centralizacji
Przedszkola, szkoły, gimnazja i inne jednostki oświatowe,
powinny skupić się na wychowaniu i kształceniu młodych
pokoleń, przygotowaniu ich do dorosłego życia i pracy
zawodowej, jest to bowiem celem ich funkcjonowania.
Wszelkiego rodzaju funkcje uboczne czy pomocnicze, takie jak
obsługa finansowo-księgowa, należy natomiast przekazać
firmom, które w tych obszarach się specjalizują.
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Kluczowe zagadnienia
1
 centralizacją zostanie objęte ponad 90% jednostek oświaty dla
których organem prowadzącym jest Miasto Wrocław;
 proces centralizacji rozpoczął się w roku 2011 i zostanie
zakończony w kwietniu 2014 roku;
 centralna obsługa finansowo-księgowa prowadzona będzie
przez Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich;
 obsługa ZOJM będzie prowadzona w 5 oddziałach
ulokowanych w różnych częściach Wrocławia;
 kolejności przekazania obsługi do ZOJM będzie uzależniona od
kilku kryteriów (przedstawione w dalszej części);
 centralizacja będzie obejmowała około 30 jednostek rocznie;
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Kluczowe zagadnienia
2
 Dyrektor każdej z przejmowanych jednostek, otrzyma pełny
instruktaż w zakresie przekazania obsługi do ZOJM;
 Dyrektor każdej z przejmowanych jednostek będzie mógł
przekazać do ZOJM pracowników księgowości oraz płac na
podstawie art. 23 ustawy o pracownikach samorządowych ;
 Służby administracyjne przejmowanych jednostek zostaną
przeszkolone
w
zakresie
sposobu
opisywania,
opieczętowywania
oraz
podpisywania
dokumentów
rozliczeniowych;
 Dyrektor jednostki przekazującej do ZOJM obsługę finansowoksięgową, będzie miał do dyspozycji trzech pracowników
ZOJM (osoby przypisane do jednostki Dyrektora) do bieżącej
obsługi finansów jednostki;
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Kluczowe zagadnienia
Struktura obsługi
ZOJM - Wschód
3
ZOJM - Zachód
Dyrekcja ZOJM
Zespół
koordynatorów
ZOJM - Północ
ZOJM - Południe
ZOJM - Centrum
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Kluczowe zagadnienia
Struktura obsługi
4
Dyrekcja ZOJM
Siedziby ZOJM
Zespół koordynatorów
3 Zespoły
kompleksowej obsługi
2 Zespoły
kompleksowej obsługi
7 Zespołów
kompleksowej obsługi
1 Zespół
kompleksowej obsługi
2 Zespoły
kompleksowej obsługi
(2012)
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM : + i -
Zalety obsługi centralnej:
jednolitość podstawowych dokumentów wymaganych ustawami: polityka
rachunkowości, instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja obiegu dokumentów
finansowo-księgowych;
jednolitość prowadzonych ksiąg rachunkowych – plan kont jednakowy dla wszystkich
obsługiwanych jednostek – jedna polityka rachunkowości;
rozwiązywanie problemów w dużym gronie specjalistów;
szybka reakcja na zmiany przepisów;
dostęp do operacji finansowych 24 godziny na dobę;
 dostęp do sprawozdań budżetowych przez stronę www 24 godziny na dobę;
łatwość uzyskiwania danych finansowych przez organ prowadzący w jednolitej
formie;
etatyzacja dostosowana do norm przeliczeniowych (rzeczywistego zapotrzebowania);
wyeliminowanie niebezpieczeństw wynikających z absencji pracowników
administracyjnych;
niższy koszty obsługi finansowej;
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM : + i -
Działania/rozwiązania usprawniające współpracę ZOJM ze szkołami i
placówkami oświatowymi:
 do dyspozycji dyrektora pozostają 3 pracownicy ZOJM,
 w każdej chwili możliwy jest wgląd do operacji finansowych,
 utworzone zostaną oddziały ZOJM na terenie Wrocławia;
 zostanie podpisane porozumienie pomiędzy ZOJM, a dyrektorem placówki,
określające szczegółowe zasady współpracy i odpowiedzialności;
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM : + i -
Automatyczny System
Raportowy „E-mailing”
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM : + i -
Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich
System E-mailing-owy
(idea)
 szybka i rzetelna informacja dla dyrektorów placówek;
 informacja o operacjach od razu po wprowadzeniu do
systemu;
 dostępność informacji 24 godziny na dobę;
informacja dostarczana automatycznie za pomocą
ogólnie dostępnego narzędzia (Lotus);
 bezpieczeństwo informacji.
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM : + i -
Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich
System E-mailing-owy
(możliwości - moduł interaktywny)
 informacja generowana na życzenie (sprawdzanie poczty co 1 min);
System
E-mailing
 informacja dostarczana w formie tabelarycznej za pomocą poczty e-mail;
 system otwarty umożliwiający konfigurację nieograniczonej ilości raportów;
 wysoki poziom bezpieczeństwa;
 informacja wg stanu przed zaksięgowaniem;
Moduł
Interaktywny
 Przykłady:
1. informacja o planach wydatków placówki w roku budżetowym;
2. informacja o wykonaniu wydatków z paragrafów płacowych w roku
budżetowym;
3. informacja o wykonaniu wydatków rzeczowych placówki w roku
budżetowym;
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
WYKONANIE
WYDATKÓW
RZECZOWYCH
System
E-mailing
Obsługa ZOJM : + i Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich
System E-mailing-owy
Moduł Interaktywny
[email protected]
E-mail
WYKONANIE2011
• analiza nadawcy;
Moduł
• analiza tematu wiadomości;
Interaktywny • przygotowanie zestawienia.
E-mail do nadawcy
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
WYKONANIE
WYDATKÓW
RZECZOWYCH
Obsługa ZOJM : + i Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich
System E-mailing-owy
Moduł Interaktywny
System
E-mailing
Moduł
Interaktywny
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM : + i -
Podpis elektroniczny
Elektroniczne sprawozdania budzetowe
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM : + i -
- wykonanie wydatków;
- sprawozdania budżetowe;
- odpowiedzi Radców Prawnych na często zadawane pytania;
… wkrótce dostępne przez www.
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM : + i Ankieta zadowolenia - narzędzie oceny ZOJM w rękach dyrektorów.
•Rzetelność, terminowość – trzydziestu
jeden ankietowanych (66%) wskazało
ocenę bardzo dobrą, czternastu (30%)
dobrą, a dwóch (4%) - zadawalającą.
•Kompetencje i wiedza – dwudziestu
siedmiu Dyrektorów (58%) oceniło poziom
kompetencji i wiedzę z zakresu finansowoksięgowego pracowników ZOJM - bardzo
dobrze, dziewiętnastu (40%) dobrze, jeden
(2%) zadawalająco.
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM : + i -
„Rozwój informatycznego systemu zarządzania wrocławską oświatą”
„Rozwój usług elektronicznych we wrocławskiej oświacie”
Projekt „Wrocławska Edukacja”
Projekty współfinansowane przez Unię Europejską ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa
Dolnośląskiego na lata 2007-2013
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obieg dokumentów w zakresie
wydatków rzeczowych
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obieg dokumentów w zakresie
wydatków płacowych
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM
Wsparcie ZOJM przy planowaniu budżetu jednostki oświaty
W zakresie wydatków z paragrafów rzeczowych:
 przygotowujemy zestawienie wykonania wydatków za rok poprzedni;
 przygotowujemy zestawienie wykonania wydatków od stycznia do sierpnia za rok
bieżący;
 przygotowujemy ilościowe wykonanie mediów od stycznia do sierpnia;
 pracownicy Działu Rozliczeń służą pomocą w razie pytań Dyrektorów jednostek;
W zakresie wydatków z paragrafów płacowych:
 przygotowujemy zestawienie wykonania za rok poprzedni oraz od stycznia do sierpnia
roku bieżącego;
 w miesiącach październiku-grudzień przygotowujemy prognozę wykonania (na żądanie
po podaniu przewidywanej liczby godzin ponadwymiarowych);
 obliczamy kwotę (plan) nagród jubileuszowych – na żądanie;
 obliczamy kwoty (plan) niewypłaconych 13-tek dla pracowników już niepracujących –
na żądanie;
 przygotowujemy gotowe zestawienie korekty 13-tek w miesiącu lutym – w formie to
przekazania do WE;
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Obsługa ZOJM
Wsparcie ZOJM przy planowaniu budżetu jednostki oświaty
 Jesteśmy otwarci na każdą pomoc dla Dyrektorów obsługiwanych jednostek w
zakresie Naszych kompetencji, upoważnień możliwości organizacyjnych.
 Jesteśmy otwarci na zgłaszane sugestie i uwagi Dyrektorów jednostek, w miarę
możliwości wprowadzamy udogodnienia dla Dyrektorów.
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Procedura przekazywania obsługi finansowo-księgowej do ZOJM
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Kryteria przekazania
obsługi f-k do ZOJM
 Decyzja dyrektora jednostki oświatowej;
 Wyniki kontroli w zakresie prowadzenia finansów jednostki;
 Wskaźnik etatyzacji;
 Wskaźnik administracji;
 Wysokość budżetu jednostki;
 Złożoność jednostki/różnorodność realizowanych zadań;
Lokalizacja względem jednostki obsługującej (ZOJM).
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Szkolenie pracowników administracji
Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich
SZKOLENIE
W miesiącu poprzedzającym
przekazanie obsługi do ZOJM
Jak zapanować nad rozliczeniem…
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Szkolenie pracowników administracji
Wydział Edukacji, Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich
SZKOLENIE
W miesiącu sierpniu w roku
przekazania obsługi do ZOJM
Jak zaplanować wydatki …
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011
Dziękuję za uwagę.
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Wrocław 2011