Transcript Prezentacja -Zasady

ZASADY OBSŁUGI FINANSOWEJ
I PRAWNEJ ORGANÓW OSIEDLI
SZKOLENIA DLA RADNYCH
07-10.11.2011 r.
www.zojm.wroclaw.pl
zakładka „Osiedla”
TYTUŁ SLAJDU
• „Zasady…” to kompendium wytycznych i zaleceń
dotyczących prowadzonej przez ZOJM obsługi finansowej
i prawnej Osiedli
• zapisy „Zasad…” wynikają z przepisów aktów prawa
powszechnego (uosg, uofp, uor, Pzp) jak również aktów
prawa miejscowego (Statut Wrocławia, Statuty Osiedli,
uchwały Rady Miejskiej)
• trzy przestrzenie: obsługa finansowa, obsługa prawna
oraz inwentaryzacja majątku gminnego
TYTUŁ SLAJDU
Dokumenty
przez ZOJM:
obowiązujące
jednostki
obsługiwane
• Instrukcja Obiegu Dokumentów Finansowo-Księgowych
• Zasady (Polityka) Rachunkowości
• Instrukcja Inwentaryzacyjna
www.zojm.wroclaw.pl
TYTUŁ SLAJDU
Wydatki publiczne, zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy
o finansach publicznych, powinny być dokonywane:
• w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
b) optymalnego doboru metod i środków służących
osiągnięciu założonych celów;
• w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
• w wysokości i terminach wynikających z wcześniej
zaciągniętych zobowiązań.
TYTUŁ SLAJDU
Osiedla dysponują środkami finansowymi na podstawie
planu finansowego przyjętego uchwałą Rady Osiedla. Każda
zmiana w planie finansowym wymaga podjęcia uchwały
przez Radę Osiedla.
Każdy wydatek musi być zgodny z uchwałą Rady Osiedla
w sprawie przyjęcia planu finansowego Osiedla.
Plan finansowy Osiedla wraz z wykazem zadań, przyjęty
uchwałą Rady Osiedla, umożliwia realizację wydatków
bez podejmowania uchwał szczegółowych.
TYTUŁ SLAJDU
Uchwały dotyczące wydatkowania środków finansowych
są konieczne w przypadkach:
• zmiany zaplanowanego zadania lub zwiększenia planowanych
wydatków ujętych w planie finansowym na dane zadanie;
• przesunięć pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej;
• przyznawania diet;
• przeznaczenia środków na zadanie w sferze użyteczności publicznej,
nie będące zadaniem własnym Miasta (konieczne jest również w tym
przypadku uzyskanie pozytywnej opinii Komisji ds. Osiedli Rady Miejskiej
Wrocławia),
• przyjęcia środków finansowych pochodzących z dotacji udzielonej przez
jednostkę miejską lub wydział Urzędu Miejskiego, w celu realizacji
zadania publicznego (uchwała musi być zgodna z kosztorysem zawartym
w ofercie/wniosku na realizację zadania publicznego),
• przyjęcia środków finansowych pochodzących z darowizny.
TYTUŁ SLAJDU
Przy realizacji wydatków oraz zaciąganiu zobowiązań
finansowych obowiązuje dyscyplina budżetowa, co oznacza,
że zarówno poniesione wydatki jak i zaciągnięte
zobowiązania nie mogą przekroczyć kwot określonych
w planie finansowym na dany rok budżetowy.
Faktury i rachunki za zaciągnięte zobowiązania finansowe
będą rozliczane wyłącznie w ramach roku budżetowego,
którego dotyczą. Wyjątek stanowią płatności za usługi
dostarczania mediów dla potrzeb Osiedla w przypadkach,
gdy zgodnie z zawartą umową termin płatności przypada
w przyszłym roku.
TYTUŁ SLAJDU
WSPÓŁPRACA Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI
W budżecie organów Osiedla nie przewiduje się dotacji
na finansowanie organizacji pozarządowych. Współpraca
z organizacjami pozarządowymi powinna mieć formę
pozafinansową.
Możliwa jest współpraca z organizacjami pozarządowymi
poprzez współorganizowanie inicjatyw i partycypowanie
przez Osiedla w kosztach proporcjonalnie do stopnia
zaangażowania.
TYTUŁ SLAJDU
DOCHODY
• dochody z mienia oraz darowizny na działalność statutową
muszą być wpłacane na konto ZOJM (BZWBK nr 86 1090 2398
0000 0001 0815 7011)
• dowód wpłaty powinien być opatrzony adnotacją, którego
Osiedla dotyczy oraz wskazaniem celu na jaki jest przeznaczona
wpłata
• wprowadzenie dochodów Uchwałą Rady Miejskiej do budżetu
Miasta -> Uchwała Rady Osiedla o przyjęciu i podziale środków
na paragrafy klasyfikacji budżetowej
• nie jest możliwe dysponowanie dochodami przed podjęciem
uchwały przez Radę Miejską!
• Nie dopuszcza się możliwości pozyskiwania dochodów z loterii
fantowych, reklam oraz wpłat od uczestników działań
realizowanych przez organy Osiedla.
TYTUŁ SLAJDU
Dopuszcza się dwie formy wydatkowania środków
finansowych:
• płatność przelewem lub gotówką (np. faktura VAT,
rachunek, lista wypłat diet);
• wniosek o przeniesienie w planie finansowym – dotyczy
przekazania środków na zadania realizowane przez jednostki
organizacyjne Miasta, jak np.: Zarząd Dróg i Utrzymania
Miasta, Zarząd Zieleni Miejskiej, Zarząd Inwestycji Miejskich,
Zarząd Zasobu Komunalnego, jednostki oświatowe.
TYTUŁ SLAJDU
DOWODY KSIĘGOWE
Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości dowód księgowy (np. faktura,
rachunek) powinien zawierać co najmniej:
• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych;
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia
dowodu;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
(zalecane);
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez
wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania.”
Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym
przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne
oraz wolne od błędów rachunkowych.
Zgodnie z art. 22 ustawy o rachunkowości przeróbki i poprawki
w dowodach księgowych są niedopuszczalne.
TYTUŁ SLAJDU
ZALICZKI
Przewodniczący Zarządu Osiedla wystawia upoważnienie dla
osoby, która będzie pobierała zaliczki z kasy ZOJM.
Upoważnienie wystawia się na rok kalendarzowy.
W celu otrzymania zaliczki, osoba upoważniona do jej
odbioru przedstawia wypełniony druk „wniosek o zaliczkę”,
zatwierdzony pod względem merytorycznym przez
Przewodniczącego Zarządu Osiedla. Kwota zaliczki winna
odpowiadać wysokości planowanych wydatków.
TYTUŁ SLAJDU
Rozliczenia zaliczki dokonuje się na druku „rozliczenie
zaliczki”, do którego należy dołączyć dowody, tj. faktury VAT
oraz rachunki opisane i zatwierdzone merytorycznie przez
Przewodniczącego Zarządu Osiedla.
Przedstawienie do rozliczenia zaliczki dowodów księgowych
na łączną sumę niższą niż 75% pobranej zaliczki wymaga
złożenia przez Przewodniczącego Zarządu Osiedla pisemnego
wyjaśnienia.
Warunkiem otrzymania kolejnej zaliczki jest
rozliczenie zaliczki poprzednio pobranej!
TYTUŁ SLAJDU
Kontroli merytorycznej przypisane są kryteria legalności,
celowości, rzetelności oraz gospodarności i obejmuje
ona sprawdzenie zgodności dokonywanego wydatku z ustawą
o finansach publicznych, Statutem Osiedla oraz z planem
finansowym Osiedla.
W ramach kontroli merytorycznej pozostaje dbałość
o wyczerpujący opis operacji gospodarczej, tj. opis szczegółowy
celu dokonania zakupu, jego przeznaczenia, wskazania umowy,
na podstawie której zakup/usługa została wykonana oraz trybu
realizacji zamówienia – zgodnie z ustawą o zamówieniach
publicznych.
W przypadku, gdy z dowodu księgowego nie wynika jasno
charakter zdarzenia gospodarczego, niezbędne jest jego
uzupełnienie – na odwrocie dokumentu.
TYTUŁ SLAJDU
Skarbnik Osiedla ma obowiązek sprawdzenia prawidłowości i zgodności faktur
VAT oraz rachunków pod względem:
• oznaczenia Nabywcy:
Gmina Wrocław
pl. Nowy Targ 1/8
50 – 141 Wrocław
NIP 897-13-83-551
Osiedle …………………
• wyliczenia (ilość, cena, wartość),
• oznaczenia symbolu PKWiU przy pozycji zawierającej podatek VAT niższy
niż obowiązująca stawka podstawowa,
• oznaczenia informacji dotyczącej sposobu zapłaty:
a) jeżeli przelew – to muszą być podane dokładne dane sprzedawcy, numer
rachunku bankowego oraz termin płatności,
b) jeżeli gotówka – zapis lub pieczątka „zapłacono gotówką” (w przypadku braku
pieczątki bądź zapisu „zapłacono gotówką” do faktury VAT lub rachunku należy
dołączyć dowód wpłaty - KP)
TYTUŁ SLAJDU
Opis podlegających rozliczeniu faktur VAT oraz rachunków musi spełniać poniższe
wymogi:
• zawierać adnotację „zatwierdzono do zapłaty, sprawdzono pod względem merytorycznym –
zgodnie z kryterium rzetelności, legalności, celowości i gospodarności”, potwierdzoną podpisem
i pieczątką Przewodniczącego Zarządu Osiedla,
• zawierać podpis i pieczątkę Skarbnika Osiedla – potwierdzającą dokonanie czynności, o których
mowa wcześniej
• wskazywać cel zakupu,
• zawierać numer uchwały Rady Osiedla,
• wskazywać określenie pozycji w planie wydatków,
• wskazywać określenie trybu zamówienia: Zastosowano art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo Zamówień
Publicznych z dnia 29.01.2004r. (Dz.U. z 2010r nr 113 poz. 759 ze zm.)
• w przypadku zakupu przedmiotów wielokrotnego użytku musi zawierać adnotację o miejscu
użytkowania lub ich przechowania, a także o wpisie do księgi inwentarzowej z podaniem pozycji
wpisu,
• w przypadku usług objętych umowami cywilnoprawnymi, musi zawierać adnotację
o numerze stosownej umowy wraz z podaniem daty jej zawarcia oraz poświadczenie przez
Przewodniczącego Zarządu Osiedla należytego, zgodnego z umową wykonania prac lub odbioru
robót.
Opisu nie wolno umieszczać na przedniej stronie faktury VAT
lub rachunku.
TYTUŁ SLAJDU
ZAKUP NAGRÓD
W przypadku rozliczania zakupu nagród, upominków
dla uczestników np.: konkursów, turniejów, spotkań, warsztatów,
itp., organizowanych przez organy Osiedla w celu rozliczenia
wydatku należy załączyć listę osób nagrodzonych zawierającą
wykaz nagród oraz potwierdzenie odbioru.
Wykaz jest wymagany w szczególności w przypadku zakupu
składników majątkowych, które podlegałyby wpisowi do księgi
inwentarzowej Osiedla. W pozostałych przypadkach należy
umieścić wyczerpujący opis zdarzenia gospodarczego na odwrocie
dowodu księgowego.
TYTUŁ SLAJDU
W przypadku realizacji zadań Osiedla – konkursów,
turniejów, spotkań, itp. we współudziale jednostek
miejskich (np. szkoły) na odwrocie dowodu księgowego
umieszcza się oświadczenie podmiotu współorganizującego o rozdysponowaniu środków – przekazaniu
nagród, upominków, itp.
W przypadku rozliczania zakupu artykułów spożywczych
i biurowych dla uczestników np.: konkursów, turniejów,
spotkań, warsztatów, itp., organizowanych przez organy
Osiedla w celu rozliczenia na odwrocie dowodu
księgowego należy umieścić wyczerpujący opis
zdarzenia gospodarczego oraz informację o rozdysponowaniu zakupionych artykułów
TYTUŁ SLAJDU
INWENTARYZACJA MAJĄTKU GMINNEGO
Majątek użytkowany przez organy Osiedla w celu
realizacji zdań statutowych stanowi własność Gminy
Wrocław. Zarząd Osiedla ponosi odpowiedzialność
za stan i wykorzystanie mienia pozostającego w dyspozycji organów Osiedla.
Inwentaryzacja prowadzona jest przez ZOJM w oparciu
o Instrukcję Inwentaryzacyjną.
TYTUŁ SLAJDU
Inwentaryzację okresową przeprowadza się raz
na cztery lata.
Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w
następujących przypadkach:
• zakończenia kadencji organów Osiedla,
• zmiany Przewodniczącego Zarządu Osiedla,
• rozwiązania organów Osiedla,
• na uzasadniony, pisemny wniosek organu Osiedla
(np. w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych
m.in.: powódź, pożar).
TYTUŁ SLAJDU
Majątek użytkowany przez organy Osiedla (pozyskany w drodze zakupu,
darowizny lub przyjęcia na stan) podlega ewidencji w księdze
inwentarzowej oraz w rejestrze.
Księgę inwentarzową środków trwałych i pozostałych środków trwałych
użytkowanych przez organy Osiedla prowadzi i przechowuje ZOJM.
Rejestr pozostałego majątku ujętego w ewidencji ilościowej oraz obcych
składników majątkowych, nie ujętych w księdze inwentarzowej prowadzi
(w formie pisemnej) i przechowuje (w siedzibie organów Osiedla)
Przewodniczący Zarządu Osiedla.
Wpisu do księgi inwentarzowej lub rejestru dokonuje się na podstawie:
dowodu zakupu, dokumentu OT (protokołu przyjęcia środka trwałego
na stan), PT (protokół zdawczo-odbiorczy), umowy darowizny (protokół
przekazania). Wpisu należy dokonać bezzwłocznie po pozyskaniu
składnika majątkowego.
TYTUŁ SLAJDU
UŻYCZANIE MAJĄTKU GMINNEGO
Poszczególne składniki mienia gminnego pozostające w dyspozycji
organów Osiedla mogą być użyczane zewnętrznym podmiotom prawnym
realizującym na rzecz mieszkańców Osiedla i na jego terenie zadania
z zakresu kompetencji organów Osiedla.
Użyczenie następuje w drodze umowy użyczenia zawartej przez ZOJM
(w imieniu gminy, na wniosek samorządu Osiedla) i na podstawie
protokołu zdawczo-odbiorczego do umowy.
Użyczenie
nie
oznacza
przeniesienia
prawa
własności.
Odpowiedzialność wynikająca z tytułu prawa własności poszczególnych
składników mienia gminnego użyczonego podmiotom zewnętrznym
spoczywa na Przewodniczącym Zarządu Osiedla (działającym w imieniu
Zarządu Osiedla).
TYTUŁ SLAJDU
Przekazanie składnika majątkowego jednostce miejskiej
jest możliwe w przypadku, gdy jednostka ta realizuje
na rzecz mieszkańców Osiedla i na jego terenie zadania
z zakresu kompetencji organów Osiedla.
Przekazanie majątku jednostce miejskiej następuje
w drodze:
• bezpośredniego wpisu w książce inwentarzowej
jednostki (jednostki pozostające w obsłudze ZOJM)
• na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego PT
(jednostki nie pozostające w obsłudze ZOJM)
TYTUŁ SLAJDU
DAROWIZNY
Przekazanie składnika mienia podmiotowi nie
będącemu jednostką miejską możliwe jest w formie
darowizny celowej w przypadku, gdy ten podmiot
realizuje na rzecz mieszkańców Osiedla i na jego terenie
zadania z zakresu kompetencji organów Osiedla oraz
gdy odrębne przepisy prawne dopuszczają taką formę
współpracy (np. ustawa o Policji).
Przekazanie składnika mienia oznacza przekazanie
wszelkich praw i obowiązków względem przedmiotu
przekazania.
TYTUŁ SLAJDU
UMOWY CYWILNOPRAWNE
Zawieranie, zmiany i wypowiadanie umów cywilno-prawnych,
takich jak:
• umowy zlecenia,
• umowy o dzieło,
• umowy najmu,
• umowy użyczenia,
• umowy na dostawę mediów,
• umowy darowizny
oraz porozumień i innych oświadczeń woli na rzecz organów
Osiedla dokonywane jest wyłącznie przez Dyrektora Zarządu
Obsługi Jednostek Miejskich lub inną osobę uprawnioną
pełnomocnictwem udzielonym przez Prezydenta Miasta.
TYTUŁ SLAJDU
Po wyłonieniu przez organy Osiedla podmiotu realizującego zadanie
(zgodnie z Pzp), w celu zawarcia umowy cywilnoprawnej konieczne
jest dostarczenie na 7 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji
przedmiotu umowy wniosku Przewodniczącego Zarządu Osiedla,
realizującego wolę organów Osiedla, w którym sprecyzowane
są postanowienia i propozycje zapisów. Niedozwolone jest
wykonanie przedmiotu umowy przed jej zawarciem.
Wniosek o zawarcie umowy dotyczącej realizacji zadania publicznego,
na wykonanie którego zostały przyznane dodatkowe środki
przez jednostkę miejską lub wydział Urzędu Miejskiego, musi być
zgodny z kosztorysem zawartym w ofercie (wniosku), na podstawie
której realizowane jest to zadanie publiczne.
TYTUŁ SLAJDU
Wniosek Zarządu Osiedla o zawarcie umowy winien określać co najmniej:
• nazwę i adres podmiotu,
• opis przedmiotu umowy, specyfikację istotnych warunków wykonania
przedmiotu umowy,
• termin i miejsce realizacji umowy, harmonogram realizacji umowy,
• koszt realizacji umowy i wskazanie źródła finansowania.
Umowa sporządzona przez ZOJM na podstawie wniosku Zarządu Osiedla,
przed jej podpisaniem przez podmiot realizujący umowę, winna zostać
zaakceptowana przez Przewodniczącego Zarządu Osiedla pod kątem
zgodności z wnioskiem Zarządu oraz zatwierdzona „sprawdzono
pod względem merytorycznym – zgodnie z kryterium rzetelności,
legalności, celowości i gospodarności”. Czynność ta zostaje potwierdzona podpisem i pieczątką na umowie.
TYTUŁ SLAJDU
TERMINY
• propozycje zmian w planie finansowym
(kwalifikujące się do zmiany Uchwały Rady
Miejskiej) do 10 listopada
• przeniesienia pomiędzy paragrafami klasyfikacji
budżetowej do 10 grudnia
• rozliczenie zaliczki w terminie 30 dni od pobrania
• ostatnia zaliczka może być pobrana do 20 grudnia
i rozliczona nie później niż 27 grudnia
TYTUŁ SLAJDU
• faktury i rachunki należy dostarczać w terminie
3 dni od ich otrzymania, nie później niż 2 dni przed
terminem płatności
• wnioski o zawarcie umów cywilnoprawnych należy
składać na co najmniej 7 dni przed terminem
rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy
• realizacja ostatniego przelewu będzie dokonywana
najpóźniej do dnia 29 grudnia
TYTUŁ SLAJDU
www.zojm.wroclaw.pl
Zakładka „Osiedla”
Jak zapanować nad
rozliczeniem…
Jeśli faktura jest składana po terminie
płatności musi ona trafić do kancelarii
Prawidłowe dane nabywcy
Numer rachunku bankowego
Określenie sposobu zapłaty (przelew lub gotówka)
Opisy faktur zawsze na odwrocie dokumentu
Ogólny opis faktury
Opłata za abonament telefoniczny oraz przeprowadzone rozmowy służbowe.
Zgodnie z uchwałą nr XXV/96/11
§4350/999 – koszty administracyjne – 0,00zł
§4370/999 – koszty administracyjne – 43,41zł
Numer uchwały Rady Osiedla przyjmujący
do realizacji plan wydatków
Pozycja w planie wydatków
Zatwierdzono do zapłaty, sprawdzono pod względem merytorycznym – zgodnie z kryterium rzetelności, legalności, celowości i
gospodarności.
Zastosowano art. 4 pkt. 8 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29.01.2004r. (Dz.U. Z 2010r. Nr 113 poz. 759 ze zm.)
Podpis i pieczątka Przew. Zarządu i Skarbnika
Rozliczane są tylko oryginały
Niewiele mówiące pozycje na fakturze wymagają dokładnego opisania na odwrocie
Informacja o tym, że faktura została opłacona
Generalna zasada opisu ogólnego rachunków i faktur: opis powinien w wyczerpujący
sposób wyjaśniać osobom, które analizują dokument jaki był cel dokonanego zakupu
wraz z informacją o jego wykorzystaniu, tak aby nie budziło to żadnych wątpliwości i
nie wymagało wyjaśnień.
Przykładowe opisy rachunków i faktur
1) Zakupiono art.sportowe na nagrody oraz art. spożywcze na poczęstunek na festyn osiedlowy,
który odbył się w dniu 28.08.2011 na terenie Szkoły Podstawowej nr 1. Wszystkie artykuły zostały
wykorzystane.
2) Opłata za usługę prowadzenia imprezy “Dzień Dziecka”, która odbyła się 1 czerwca 2011r. w
siedzibie Osiedla.
- usługa została wykonana prawidłowo zgodnie z umową nr ZOJM/1162/001/11 z dnia
15.05.2011r.
3) Zakupiono artykuły spożywcze na poczęstunek dla uczestników biegu przełajowego, który
odbył się w Parku Południowym w dniu 11 lipca 2011r. Wszystkie artykuły zostały
rozdysponowane.
Faktury i rachunki – uwagi
a) Rozliczane mogą być tylko faktury, faktury pro-forma oraz rachunki płatne
przelewem lub opłacone gotówką. Ponadto rozliczane są listy wypłaty diet oraz
rachunki od umów zleceń i o dzieło.
b) Jeśli do faktury lub rachunku dotyczącego usługi gastronomicznej dołączona jest
szczegółowa specyfikacja artykułów spożywczych to faktura taka jest kwalifikowana
do paragrafu 4220/999.
c) Zakupu materiałów lub usług nie można dokonać jeśli nie ma zapewnionych
środków w planie na pokrycie wydatku.
d) Faktury i rachunki należy dostarczać w terminie 3 dni od ich otrzymania, nie
później niż 2 dni przed terminem zapłaty.
Zmiany w planie wydatków Osiedla
a) Zmiany w planie mogą być dokonane tylko uchwałą Rady Osiedla.
b) Do dokonania zmian w planie może być wykorzystywany jako załącznik do
uchwały – druk przyjęcia planu wydatków na cały rok.
c) Przy dokonywaniu zmian należy wspomagać się aktualnym zestawieniem z
wykonania wydatków, w celu uniknięcia sytuacji kiedy zmniejsza się pozycję planu
powodując powstanie w nim przekroczenia.
d) Zmiana planu wydatków Osiedla w zakresie udzielonego dofinansowania
(np. przez CIRS) musi być zgodna z ofertą realizacji zadania lub jej aktualizacją.
DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ