Transcript Tài liệu hướng dẫn Phần mềm Quản lý Dược Cty Phát Triển Điện Toán Y Khoa Hoàng Trung BS.

Tài liệu hướng dẫn
Phần mềm Quản lý Dược
Cty Phát Triển Điện Toán Y Khoa Hoàng Trung
BS. PHAN XUÂN TRUNG
SƠ ĐỒ BÁN THUỐC NGOẠI TRÚ
Bs kê toa
BN ra quầy
thuốc mua
thuốc
Load Toa thuốc
của BS lên bán
thuốc
In Hóa đơn tiền
thuốc
Ra về
Nhập thông tin
thuốc mua
In Hóa đơn tiền
thuốc
Ra về
Bán thuốc
Khách Vãng
Lai
SƠ ĐỒ PHÂN BỐ THUỐC NỘI TRÚ
Đơn thuốc giường
1,phòng 1
Xuất thuốc tới kho đề nghị
Đơn thuốc giường
2,phòng 1
Thuốc điều trị
Đơn thuốc giường
1,phòng 2
Tổng hợp
các đơn
thuốc
Đơn thuốc giường
2,phòng 2
BS điều trị của
khoa NT kê đơn
cho BN hằng
ngày
Phát thuốc đến các giường bệnh
Phát VTYT đến các giường bệnh
Đề nghị lấy
thuốc từ kho
chẳn (*)
VTYT đã sử dụng
giường 1, phòng 1
VTYT đã sử dụng
giường 2, phòng 1
Vật tư Y Tế
VTYT đã sử dụng
giường 1, phòng 2
VTYT đã sử dụng
giường 2, phòng 2
(*): Kho có thể thay đổi tùy theo quy trình phân kho của BV
Tổng hợp
các VTYT
Xuất thuốc tới kho đề nghị
Kho chẳn(*)
xuất thuốc
theo Đề nghị
SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ DƯỢC
Bán thuốc
Xuất thuốc
Đề nghị
Nhập thuốc
Theo Toa BS
Theo đề nghị
từ các kho
Lấy thuốc
cho kho
Từ Nhà cung
cấp
Khách Vãng
Lai
Theo đề nghị
các khoa
Lấy thuốc
cho khoa
Từ Kho khác
chuyển đến
Báo cáo
Thống kê
Quản lý
Dự trù
Thuốc nhập
vào kho
Kê khai
thuốc Ntrú
Thẻ Kho
Hóa đơn
tiền thuốc
Hóa đơn
bán thuốc
Lãi lỗ
Tiền chênh
lệch
Phiếu nhập
thuốc
Nộp tiền
thuốc
Thuốc được
bán
Xuất trả thuốc về
NCC/kho
Thanh toán
BH
Thuốc nhập
theo NCC
Nhập trả thuốc về
kho từ NCC/kho
Tồn kho
Thuốc nhập
từ kho khác
Thanh lý
thuốc
Tồn kho sau
khi kê đơn
Thuốc nhệp
theo kho
Định giá
Báo giá
Thuốc theo
Toa BS
DM thuốc
BHYT
Hạn sử
dụng thuốc
Thuốc xuất
đến các kho
DM thuốc
Chính sách
Xuất nhập
tồn
Hóa đơn
hủy
Các DM
Dược
Tổng hợp
xuất theo
Toa
Người dùng
Đăng nhập hệ thống.
Có thể phân quyền riêng
cho từng tác vụ: nhập
thuốc, định giá, bán
thuốc… riêng.
Khai báo các danh mục











Danh mục thuốc – thêm thuốc vào danh mục.
Danh mục BS kê đơn.
Danh mục kho thuốc (dùng cho nội trú)
Danh mục nhà cung cấp.
Danh mục họ trị liệu
Danh mục các đơn vị tính thuốc.
Thành phần dược chính.
Khai báo người dùng.
Cài đặt mặc định kiểu bán thuốc và kế toán
Cần phải khai báo đầy đủ và chi tiết các danh
Thông tin bệnh viện
mục trước khi sử dụng các chức năng của phần
Đổi mật khẩu.
mềm.
Bỏ qua khâu khai báo sẽ gây trở ngại cho
nghiệp vụ hàng ngày của quầy Dược.
Giao diện quản lý Danh mục
thuốc
Giao diện quản lý Thuốc thuộc
DM Bảo hiểm
Giao diện quản lý Thuốc theo
diện chính sách
Muốn thống kê được BS
kê đơn thì phải khai báo
thông tin về BS trước.
Khi áp dụng phần mềm
để quản lý một mạng
lưới kho thuốc như chuỗi
cửa hàng dược, quản lý
dược nội tú… cần phải
khai báo tên của các
kho/quầy thuốc.
Mỗi kho/quầy thuốc có
cơ sở dữ liệu riêng, cần
khai báo đường dẫn.
Việc khai báo này phải
do nhân viên quản trị
mạng thực hiện.
Nếu chỉ sử dụng cho 1
quầy thuốc thì không cần
khai báo ở đây.
Cần khai báo tên nhà cung cấp: công ty
sản xuất, công ty phân phối, cửa hàng
thuốc… trước khi nhập vào một phiếu nhập
thuốc.
Việc khai báo này giúp thống kê và truy tìm
thông tin nhà cung cấp khi cần thiết.
Khai thông tin họ trị liệu để giúp
việc phân loại thuốc dễ dàng. Nếu
phần mềm liên kết với đơn thuốc
điện tử sẽ giúp BS tìm nhanh tên
thuốc cần kê.
Thêm đầy đủ vào danh
mục này sẽ giúp “autocomplete” khi nhập liệu.
Mỗi kho/quầy thuốc có
cơ sở dữ liệu riêng, cần
khai báo đường dẫn.
Việc khai báo này phải
do nhân viên quản trị
mạng thực hiện.
Để tránh trường hợp bị lộ
mật khẩu, người dùng
nên thay đổi mật khẩu
thường xuyên. Tuy nhiên
cần phải nhớ mật khẩu
mới đổi.
! Đây là khai báo quan trọng,
ảnh hưởng đến kết quả thống kê
doanh thu sau này. Cần xác định
kỹ lựa chọn ngay từ ban đầu.
Chương trình sẽ không chấp
nhận thay đỗi lại trong quá trình
vận hành.
Chọn option này khi nhà thuốc quyết định cách
định giá theo kiểu “quy tất cả các thuốc đã nhập
kho về cùng 1 giá bán”, dù rằng giá vốn của
các đợt nhập thuốc là khác nhau.
Đây thường là cách chọn của một nhà thuốc tư
nhân.
Chọn option này khi nhà thuốc quyết định cách
định giá theo kiểu “cùng 1 loại thuốc, nhưng 2
đợt nhập có giá vốn khác nhau nên định giá
bán ra cũng khác nhau. Các thuốc này phân
biệt nhau qua Phiếu Nhập Kho.
Đây thường là cách chọn của một nhà thuốc
nhà nước.
! Đây là khai báo quan trọng,
ảnh hưởng đến kết quả thống kê
doanh thu sau này. Cần xác định
kỹ lựa chọn ngay từ ban đầu.
Chương trình sẽ không chấp
nhận thay đỗi lại trong quá trình
vận hành.
Trong trường hợp cùng 1 loại thuốc, nhập 2 lần
khác nhau, có hạn sử dụng khác nhau,
nếu chọn option này, phần mềm sẽ hiển thị
thuốc có hạn sử dụng gần nhất lên phía trên
danh sách.
Trong trường hợp cùng 1 loại thuốc, nhập 2 lần
khác nhau, có hạn sử dụng khác nhau,
nếu chọn option này, phần mềm sẽ hiển thị
thuốc nào được nhập kho trước để ưu tiên bán
ra, tên thuốc của phiếu nhập cũ sẽ hiện lên phía
trên danh sách để được chọn trước.
Giao diện Thông tin Bệnh viện
Nhập thuốc và định giá thuốc
 Ghi phiếu nhập thuốc.
 Định giá thuốc trước khi bán.
 Ghi đề nghị nhập thuốc.
Nhập thuốc
Khi nhập thuốc mới, sử dụng
giao diện này để ghi chép lại
thông tin hóa đơn mua hàng.
Đây là cơ sở đầu tiên để kiềm
soát thuốc trong toàn quy trình
hoạt động nhà thuốc.
Chi tiết thuốc được
nhập mới nên được gõ
đầy đủ.
Nút thay đổi cách ghi
giá thuốc: ghi theo đơn
giá hay ghi thành tiền.
CHÚ Ý: cần thận chỗ
này, nếu chọn sai sẽ
dẫn đến sai hàng loạt.
Sau khi nhập liệu, in ra
phiếu nhập thuốc.
Ghi nhớ mã số phiếu
nhập thuốc để tiếp tục
các thao tác tiếp theo
như định giá thuốc,
kiểm tra thuốc.
Hạn dùng và số lô nên
được nhập cẩn thận
đề dễ dàng quản lý
thuốc.
Bỏ qua những thông
tin này sẽ không đạt
chuẩn GPP.
Phần mềm giúp in ra
BIÊN BẢN KiỂM
NHẬN HÀNG.
Sau khi lập phiếu nhập thuốc, bước kế tiếp là định giá thuốc.
Thuốc được nhập nhưng chưa định giá sẽ không bán được.
Vùng định giá
Danh sánh phiếu
nhập và trạng thái
thuốc chưa định giá
Vùng tiện ích, giúp
nhập giá nhanh và
theo công thức định
giá có sẵn.
1. Xác định tên thuốc từ
phiếu nhập cần định giá
2. Nhập giá bán ra theo
từng đối tượng: dịch vụ,
bảo hiểm, chính sách.
3. Chọn nút Áp Giá để kết
thúc việc định giá.
Nếu không thay đổi giá thuốc thì
chọn Định Theo Giá Cũ. TẤT CẢ
các thuốc mới nhập sẽ được gán
giá cũ. Đỡ mất công nhập lại giá
cho từng thuốc.
Quy định sẵn tỉ lệ % giá
bán cao hơn giá mua. Gán
tỷ lệ % khác nhau cho các
đối tượng khác nhau.
Uncheck nút này nếu chưa
muốn đưa ra bán ngay.
Giao diện quản lý Phiếu nhập
kho
Giao diện tìm Phiếu nhập
thuốc từ nhà cung cấp/Kho
Giao diện quản lý Hóa đơn hủy
Mẫu in Phiếu nhập thuốc
Trong một hệ thống có nhiều kho thuốc, kho
đích muốn nhập thuốc từ kho nguồn thì phải
gởi một phiếu đề xuất.
Dùng giao diện này để lập phiếu đề xuất và
gởi đến kho nguồn. Kho nguồn sẽ nhận đề
nghị và chấp nhận xuất kho. Khi đó kho đích
mới nhận được thuốc.
Kho nguồn nhận được phiếu đề nghị xuất
thuốc, gõ mã phiếu đề nghị vào đây để lấy
thông tin thuốc từ phiếu đề nghị.
Nội dung Phiếu đề nghị sẽ hiển thị ở đây.
Kho nguồn sẽ đối chiếu số lượng thuốc
trong phiếu đề nghị với số lượng thuốc tồn
trong kho, xem có đủ số lượng xuất không.
Kho nguồn cũng có thể vào danh sách chờ
để chọn phiếu đề nghị.
Bán – xuất thuốc
Bán thuốc
Nhập trực tiếp tên khách hàng
nếu là khách vãng lai.
Nhập mã số đơn
thuốc vào đây để
load nội dung đơn
thuốc vào ô nhập
liệu.
Có thể nhập mã số
bệnh nhân để lấy
thông tin.
Nội dung đơn thuốc của bs có
thể đổ trực tiếp vào đây.
Nếu không có mã số đơn thuốc
thì phải nhập bằng tay.
Phần bán thuốc
đơn giản chỉ có
vậy.
Nhân viên bán thuốc có thể lập bản dự trù
thuốc để yêu cầu nhập thuốc.
Biên bản dự trù này căn cứ vào số lượng
Nhập Xuất Tồn hiện tại.
Bảng In Biên bản dự trù
Xuất thuốc đã nhập
Nhập thuốc đã xuất
 Thuốc đã nhập nếu có vấn đề cần trả
lại nhà cung cấp thì dùng giao diện
Xuất Trả (xuất để trả lại).
 Thuốc đã xuất bán, nếu có vấn đề
phải nhập trở lại thì dùng giao diện
Nhập Trả (nhập lại thuốc đã xuất).
Xử lý tình huống
 Khi thuốc gần hết, chỉ còn vài viên, phần
mềm sẽ căn cứ vào phiếu nhập trước để
xuất trước cho hết số lượng tồn. Điều này
sẽ dẫn đến tình trạng phiếu bán ra có 2 lần
tên thuốc, do 2 phiếu nhập khác nhau.
 Để giải quyết vấn đề tốt hơn, ta cho xuất
trả lại các thuốc lẻ về cho nhà cung cấp và
sau đó cộng các số lẻ này vào phiếu nhập
mới.
Giao diện Báo cáo Nộp
tiền bán thuốc
Mẫu in Bảng kê nộp tiền
bán thuốc
Giao diện thống kê Hóa
đơn tiền thuốc
Mẫu in thống kê Hóa đơn
tiền thuốc
Giao diện thống tiền
Chênh lệch
Mẫu in thống kê tiền
Chênh lệch
Các báo cáo – thống kê
Giao diện Thẻ Kho
Mẫu in Thẻ kho
Giao diện Báo cáo Lãi, lỗ
Mẫu in Báo cáo Lãi, lỗ
Giao diện báo cáo Thanh
Toán Bảo Hiểm
Thống kê thuốc nhập
Giao diện Thống kê nhập
kho Chi tiết
Mẫu in thống kê thuốc
nhập kho chi tiết
Giao diện Thống kê thuốc
nhập kho
Mẫu in thống kê thuốc
nhập kho
Giao diện thống kê thuốc nhập
vào kho theo Nhà cung cấp
Mẫu in thống kê thuốc nhập
vào kho theo Nhà cung cấp
Giao diện thống kê thuốc nhập
vào kho từ tất cả các kho
Mẫu in thống kê thuốc nhập
vào kho từ tất cả các kho
Giao diện thống kê thuốc nhập
vào kho theo Kho nguồn
Thống kê thuốc xuất
Giao diện Báo cáo Tổng
hợp xuất theo Toa thuốc
Giao diện Báo cáo Chi tiết
xuất theo Toa thuốc
Giao diện thống kê Thuốc
được bán
Mẫu in thống kê thuốc
được bán
Giao diện thống kê thuốc được
bán theo tên BS
Mẫu in thống kê thuốc theo BS
kê toa
Giao diện thống kê thuốc xuất
đến các kho khác
Mẫu in thống kê thuốc xuất
đến các kho khác
Giao diện thống kê Hóa đơn
hủy
Mẫu in thống kê Hóa đơn hủy
Giao diện Kê khai thuốc nội trú
Giao diện quản lý Hóa đơn
bán
Giao diện tìm Hóa đơn
bán/xuất
Thống kê tồn kho
Xem nhanh số thuốc tồn kho thực tế.
Xem nhanh số thuốc tồn kho thực tế
trừ đi số thuốc BS đã kê đơn nhưng
chưa nhận thuốc.
Số lượng thuốc tồn này ít hơn số
lượng thực tế.
Tính năng này được dùng khi phần
mềm dược có kết nối với phần mềm
kê đơn thuốc của BS.
Báo cáo số lượng thuốc xuất nhập tồn
theo SỐ LƯỢNG. Báo cáo này chỉ
quan tâm đến số lượng được nhập, số
lượng xuất và số lượng còn lại mà
không quan tâm đến giá trị của thuốc
là bao nhiêu.
Báo cáo số lượng thuốc xuất nhập tồn
theo GIÁ TRỊ BẰNG TiỀN.
Giá trị xuất nhập tồn dựa vào giá
nhập, không dựa vào giá xuất.
Thuốc quá hạn dùng và
thanh lý thuốc
Giao diện quản lý Tình hình sử
dụng thuốc
Giao diện quản lý Hạn sử dụng
thuốc
Giao diện Thanh lý thuốc
Mẫu in Biên bản thanh lý thuốc
Giao diện quản lý biên bản
Thanh lý thuốc