פרוייקטי ERP בארגוני SMB עשה ואל תעשה אלי גרומט – מנכ"ל משותף אז על מה נדבר ... בגדול? איך לעשות פרוייקט מוצלח! נכיר את הארגון , מאפייניו.
Download ReportTranscript פרוייקטי ERP בארגוני SMB עשה ואל תעשה אלי גרומט – מנכ"ל משותף אז על מה נדבר ... בגדול? איך לעשות פרוייקט מוצלח! נכיר את הארגון , מאפייניו.
פרוייקטי ERP
בארגוני SMB
עשה ואל תעשה
אלי גרומט – מנכ"ל משותף
אז על מה נדבר...
בגדול? איך לעשות פרוייקט מוצלח!
נכיר את הארגון ,מאפייניו והשפעתם על הפרוייקט,
נלמד את שלבי הפרוייקט וסכנותיו,
נצביע על טיפים חשובים לדרך.
גיבוריו של פרוייקט ERP
הארגון
מנכ"ל ,הנהלה ,צוות עובדים,
ציפיות מתוצרי הפרוייקט ,מוכנותם לצפוי,
תהליכים ,נהלי עבודה ,תשתיות הנתונים ואיכותם.
התוכנה (מחשוב)
פונקציונליות של התוכנה ,גמישותה לשינויים ,דוחות ושאילתות,
חומרה ,תקשורת ,תשתיות ,טכנולוגיה.
היישום
חב' היישום ,מנהל הפרוייקט ,צוות היישום ,ניסיונם הקודם,
מתודולוגית היישום ואופן ניהול הפרוייקט.
בואו נכיר את הגיבור המרכזי
הארגון ומאפייניו
הארגון
(דגש על ארגון " SMBטיפוסי")
ארגון "רזה" יחסית :תקציבי פרוייקט והיקפי כ"א,
זמן מצומצם מוקדש לניהול ובקרה :עיקר העיסוק הניהולי בשוטף,
חלק מהמחלקות מונות אדם בודד( ,הוצאתו = השבתת מחלקה),
לחלק מבעלי התפקידים ריבוי "כובעים",
לעיתים ארגון בשלבי צמיחה ,שלא התרגל "לחשוב כמו גדול".
מחלקת מערכות מידע מצומצמת ,שלעיתים עוסקת רק בחומרה.
שלבי הפרוייקט והמפגש עם הארגון
נציג את:
מטרת השלב, האיומים והסכנות, -הדרך הנכונה.
.1אפיון הדרישות,
.2בחינת החלופות ובחירה,
.3היערכות לתחילת פרוייקט,
.4פרוייקט יישום המערכת.
שלב אפיון הדרישות
מטרת השלב
הבנה והגדרת צרכי הארגון.
מהם האיומים והסכנות?
הארגון לוקה בהבנת מהות ה ERP-והתוצאה הצפויה,
וויתור על שלב זה משיקולי תקציב ובהנחה שהכל צפוי ,ברור וידוע,
היעדר ראייה תהליכית כוללת ,חשיבה לטווח קצר,
מעורבות חלקית של גורמי הארגון באפיון הצרכים.
מהי הדרך הנכונה?
ניתוח שיטתי של תהליכים ,פעילויות ,קשרים ,צרכים עתידיים.
זיהוי בעיות מרכזיות המחייבות פתרון.
גיבוש תפיסה תהליכית נכונה וכוללת ,הצגת השלכותיה ואישורה.
זיכרו" :לא יוצאים ל'סופר' בלי רשימת קניות מסודרת"
שלב בחינת חלופות ובחירה
מטרת השלב
פניה לספקים לקבלת הצעות ,בחינת החלופות והחלטה.
מהם האיומים והסכנות?
מצגות תוכנה לא ממוקדות בנושאים העיקריים ("רואים ,אך לא מבינים"),
פנייה לספקים לא רלבנטיים – התבדרות התהליך,
קושי בהבנת חלופות התוכנה הקיימות ודרך בחירת המתאימה.
("אם כל התוכנות נראות מתאימות ,אז נבחר בהכי זול"),
מהי הדרך הנכונה?
הכנת תרחישי בדיקה ,תוך דגש על תהליכים חדשים ,ייחודיים וחוצי ארגון,
שילוב התרחישים הנ"ל במהלך מצגות התוכנה.
זיהוי הפערים בין הרצוי (לארגון) למצוי (בתוכנה) ,ניתוח ושקלול התוצאות.
שלב היערכות לתחילת הפרוייקט
מטרת השלב
הכנה לקראת הצפוי עוד לפני תחילת הפרוייקט:
יישומית :גיבוש מקדים של תפיסת עבודה ותהליכים מרכזיים.
תשתיות נתונים :ריכוז ,סינון וטיוב ,שינוי שיטות קטלוג פריטים\חשבונות...
מהם האיומים והסכנות?
במרבית הפרוייקטים אין היערכות מוקדמת בשל חוסר מודעות ביחס לצפוי.
מהי הדרך הנכונה?
איתור וזיהוי מוקדם של השינויים הצפויים – עוד בשלב אפיון הדרישות,
שילוב מירבי של גורמי הארגון בתהליך יבטיח הבנת הצפוי ומוכנות נפשית.
לקשר את מידת המוכנות הארגונית עם מועד תחילת הפרוייקט.
התוצאה :ארגון מוכן לפני הגעת צוותי היישום :החלטות תהליכיות ,שאלות
ממוקדות.
שלב יישום המערכת
מטרת השלב
קישור בין התוכנה וצורכי הארגון.
מהם האיומים והסכנות?
היעדר מעורבות ניהולית בפרוייקט :תוכן ההחלטות ,עמידה במשימות ,פיקוח,
משתמשי המפתח נקרעים בין ה"חשוב" ( )ERPל"דחוף" (השוטף).
ברקע מתקתקים :הלו"ז הצפוף ,אבן הדרך הבאה ומסגרת התקציב,
הארגון נדרש להחלטות מול מציאות חדשה ולא מוכרת של מושגים ותהליכים,
התוצאה :תנאים קשים לניתוח חלופות ,לקבל החלטות ,להבין השלכות.
מהי הדרך הנכונה?
ביצוע השלבים הקודמים (אפיון ,מעורבות ,הכנה )...יפחיתו תופעות שכאלו.
ליווי וייעוץ מקצועי מסייעים בקבלת ההחלטה הנכונה בצומת.
זוכרים את מרכיבי הפרויקט?
היישום xהתוכנה xהארגון = תוצאת הפרוייקט
שיתוף גורם מקצועי בפרוייקט יעזור לכם
למקסם את התוצאה!
שילוב גורם מקצועי מטעם הלקוח
"ארכיטקט"
ניתוח ואפיון הדרישות ,תכנון ועיצוב המערכת העתידית,
"מפקח בניה"
פיקוח על הקמת המערכת בידי צוות היישום וגורמי המקצוע,
אחראי לבקרה על התנהלות העבודה ועמידה באבני הדרך שנקבעו
לפרוייקט.
בוחן ומאשר שינויים שנדרשים במהלך הפרוייקט.
יועץ ומלווה
יועץ מקצועי ובלתי תלוי להנהלת הארגון במהלך הפרוייקט.
שותף במסגרות הניהוליות והמקצועיות של הפרוייקט:
ועדת היגוי ,פורום משתמשי על וכד'.
תודה