معرفي پروژه مستندسازی و بهبود فرآیندها معاونت پشتيباني و امور مجلس دفتر بودجه ، تشكيالت و روشها گروه مهندس ي روش تعريف فرآيند • مجموعه اي از فعاليت هاي.
Download ReportTranscript معرفي پروژه مستندسازی و بهبود فرآیندها معاونت پشتيباني و امور مجلس دفتر بودجه ، تشكيالت و روشها گروه مهندس ي روش تعريف فرآيند • مجموعه اي از فعاليت هاي.
معرفي پروژه مستندسازی و بهبود فرآیندها معاونت پشتيباني و امور مجلس دفتر بودجه ،تشكيالت و روشها گروه مهندس ي روش تعريف فرآيند • مجموعه‌اي از فعاليتهاي متعامل يا مرتبط به هم كه با استفاده از منابع ،ورودی ها را به خروجی ها تبديل مي‌كند. محصو ل خروجي Outputs فرآيند Process ورودي (شامل منابع مي‌باشد) Inputs فرآيندها شناسائي فرآيند ،مجموعه اي از وظايف مرتبط به هم مي باشد كه در كل ،نتيجه با ارزشي براي مشتري به ارمغان مي آورد. فرآيند با يك نقطة شروع و يك نقطة پايان تعريف شده است. فرآيند ،زنجيرهاي از فعاليتهاست كه بين اين دو نقطه تعريف شده اند. OUTPUT Customer who has a need met STEP n ----------- STEP 3 ------------- STEP 2 ------------- STEP 1 ----------- INPUT Customer who has a need چند نمونه از فرآيندهاي حوزه هاي مختلف حوزه رياست :بازرسي موردي واحد ها حوزه پژوهش :برنامه ريزي و اولويت بندي طرح هاي پژوهشي – پروژه يابي امور پژوهشي حوزه فرهنگي :پروژه يابي – برگزاري همايش و سمينارهاي تخصصي حوزه آموزش :استاندارد سازي مراكز آموزشي – اخذ مجوز برگزاري دوره هاي آموزشي حوزه پشتيباني :مديريت ساختار و تشكيالت – تنظيم حسابها – صدور احكام حوزه هماهنگي :رسيدگي به شكايات واحدها – تاسيس يا انحالل واحدها ساختار سازماني هرمي فرآيندها در يك سازمان حركت فرهنگی اداری آموزش Order fulfillment رويكرد فرآيندي در مقابل رويكرد وظيفه اي تمركز‌بر‌فرآيند تمركز‌بر‌سازمان فرآيند ،منشاء مشكل است كاركنان ،منشاء مشكالت هستند اندازه گيري عملكرد فرآيند اندازه گيري عملكرد كاركنان تغيير فرآيند تغيير كاركنان هميشه مي توان فرآيند را بهبود داد هميشه مي توان يك فرد بهتر يافت توسعه كاركنان كنترل كاركنان پيشگيري از خطاها اصالح خطاها معايب رويكرد وظيفه اي سطوح سازماني تصميم گيرندگان محدود سنگيني در حركت وظيفه محوري ثبات در ساختار رشد نامناسب ← در دسترس نبودن مديران ← تأخير در تصميم گيري ← تأخير در نوآوري ← دور شدن از اهداف سازماني ← عدم توانايي پاسخگويي به تغييرات ← افزايش هزينه هاي سربار و عدم توانايي رقابت مهمترين مزاياي حاصل از بكارگيري رويكرد فرآيندي • كاهش مستمر هزينه‌ها و كوتاهتر شدن زمان چرخه‌هاي كاري به دليل استفاده مؤثر از منابع • بهبود نتايج عمليات و ايجاد سازگاري و قابليت پيش بيني در آنها • امكان پرداختن به فرصت‌هاي متمركز و اولويت بندي شده براي انجام عمليات بهبود • تعريف نظام مند فعاليت هاي الزم براي حصول يك نتيجه مطلوب • تعريف دقيق مسئوليتها و پاسخگويي براي اداره فعاليتهاي كليدي و مهم سيستم مديريت كيفيت يا ISO 9001 مراحل اجراي پروژه : .1مستند سازي .2بهبود فرآيندها برخي از اهداف كوتاه مدت و بلند مدت پروژه • • • • • • • • • • • • • • • • • هماهنگي‌فرآيندهاي‌اصلي‌و‌كليدي‌جهاددانشگاهي‌با‌ماموريت‌ها‌و‌اهداف‌بلند‌مدت‌و‌كوتاه‌‌مدت ايجاد‌بستر‌و‌فرهنگ‌مناسب‌در‌استفاده‌از‌فرآيندهاي‌كليدي‌و‌اصلي‌در‌بين‌كاركنان كاهش‌هزينه‌ها‌از‌طريق‌حذف‌فعاليت‌ها‌يا‌ضوابط‌زائد‌و‌غيركارآمد‌و‌تسهيل‌و‌تسريع‌امور(كاهش‌زمان‌هاي‌انتظار،كاهش دوباره‌كاري‌ها،كاهش‌اتالفات،حذف‌فعاليت‌هاي‌موازي‌و‌حذف‌فعاليت‌هاي‌غيرضروري) طراحي‌روش‌هاي‌جديد‌جهت‌انجام‌بهتر‌و‌سريع‌تر‌امور افزايش‌بهره‌وري‌از‌طريق‌افزايش‌اثربخشي‌و‌كارايي‌فعاليت‌ها‌و‌فرآيندها افزايش‌رضايت‌و‌خشنودي‌ذينفعان ايجاد‌زمينه‌اي‌براي‌دستيابي‌به‌اطالعات‌باارزش‌براي‌تصميم‌گيري‌در‌بخش‌هاي‌مختلف‌سازمان بهبود‌كيفيت‌و‌ارتقاي‌ارائه‌خدمات ارتقا،رشد‌و‌توسعه‌منابع‌انساني‌جهاددانشگاهي به‌وجودآمدن‌نگرش‌فرآيندي،مشتري‌گرايي‌و‌كالن‌نگري‌در‌اليه‌هاي‌مختلف‌سازمان ايجاد‌فرهنگ،روحيه‌و‌تجربه‌كار‌تيمي‌و‌تصميم‌گيري‌گروهي آماده‌كردن‌شرايط‌براي‌فرآيندمحوري‌شدن‌دانشگاه فرآيند‌سازي‌و‌ايجاد‌بستر‌الزم‌براي‌سنجش‌عملكرد‌افراد،گروه‌ها،بخش‌ها،و‌واحدهاي‌سازمان فرآهم‌شدن‌زمينه‌براي‌پياده‌‌سازي‌نظام‌پاداش‌و‌عملكرد فراهم‌شدن‌زمينه‌براي‌شايسته‌‌ساالري زمينه‌سازي‌الزم‌و‌مناسب‌براي‌شناخت‌وضع‌موجود‌ساير‌پروژه‌هاي‌موردنظر‌براي‌اجرا‌نظير‌برنامه‌ريزي‌استراتژيك، بهبودبهره‌وري،سيستم‌مديريت‌كيفيت،شش‌سيگما [1]TQM،و]EFQM[2 ايجاد‌پايه‌و‌بستري‌مناسب‌براي‌مكانيزه‌كردن‌سيستم‌هاي‌اطالعاتي‌و‌عملياتي‌دانشگاه مداري نگرش وظيفه نگرش انجام وظيفه ها در هر واحد سازمان sfghdfjfgjhf ghjfghhfjfg h واحد سازماني سه واحد سازماني دو واحد سازماني يك dfgd fghg gf cfjhfgjhfghjfh fjhfhjfhjfhj dfghdfguyruy ryryturty rdtyetertyert ديدگاه فرآيند گرا نگرش انجام فرآيندها در واحدهاي سازمان .jkwaehlf kjhlrkjhls kjfdbg,sb df,nbg,sb dfbg, .jk wa ehl fkj hl .jkwaehlf kjhlrkjhls kjfdbg فرآيند يك فرآيند دو .jkwaehlf kjhlrkjhls kjfdbg .jkwaehlf kjhlrkjhls kjfdbg .jkwaehlf kjhlrkjhls kjfdbg .jkwaehlfkjhl .jkwaehlfkjhl .jkwaehlf kjhlrkjhls kjfdbg ديدگاه فرآيند گرا نگرش انجام فرآيندها در واحدهاي سازمان فرآيند يك فرآيند دو سازمان توسعه مدلسازي فرآيندها نگرش فرآيندي ساختار سلسله مراتبي ديدگاه فرآيند گرا تصوير فرآيند بازخور برونداد‌ها 1 3 2 نتیجه دامنه فرآيند 4 2 1 درونداد‌ها سیستم و نگرش سیستمي تعريف سيستم )(System • مجموعه ای است از اجزای به هم پيوسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کليت جديدی را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصی پيروی میکند و در جهت تحقق هدف معينی که دليل وجودی آن است فعاليت می کند. خروجی بازخورد ) ( Feed Back فرآیند تبدیل ورودی سیستم و نگرش سیستمي تعريف نگرش سيستمي )(System Approach بينشی كلي نگر بوده بدين معني که كل عناصر سيستم در کنار يکديگر مورد تحليل قرار گيرند .ديدگاهي كلي به عناصر يك سيستم كه فعاليتهايي را انجام ميدهند باعث ايجاد نگرشي تازه حتي نسبت به فعاليتهاي آنان مي شود. اجزاء فرآيند • ( Processفرآيند ) يك سري از فعاليتها كه به ترتيب تعريف شده اجرا مي شوند .مانند فرآيند ارتباط با مشتري • ( Activityفعاليت ) توسط يك فرد يا برنامه نرم افزاري اجرا شده و ممكن است متشكل از تعدادي وظيفه باشد .مانند فعاليت دريافت اطالعات اوليه • ( Taskوظيفه ) يك مرحله كاري مقدماتي مي باشد .مانند درج آدرس مشتري مسئوليت هاي اصلي در فرآيند • حامي فرآيند )(Process Sponsor • مالك فرآيند ) :(Process Ownerفردي با مسئوليت اطمينان از اينكه فرآيند اهداف و نتايج قابل قبول را بدست مي آورد .او همچنين مسئول راهبري هرگونه بهبود در فعاليتهاي يك فرآيند مي باشد. • مدير فرآيند )(Process Manager • كاركنان فرآيند )(Process Workers سيستم مديريت كيفيت استاندارد ISO 9001:2008 اين استاندارد بين المللي نيازمنديهاي نظام مديريت كيفيت را در مواردي مشخص مي كند كه يك سازمان : • نيازمند اثبات توانايي پايدار خود در تامين محصولي مطابق با نيازمنديهاي مشتري و الزامات قانوني است. • قصد دارد از طريق بكارگيري مداوم آن و تضمين برآوردن الزامات قانوني و نيازمنديهاي مشتري ،رضاي مشتريان را ارتقا بخشد. ( متن استاندارد زير بند -1-1كليات ) استقرار سيستم مديريت كيفيت توسعه سيستمهای کيفيت و استقرار مديريت کيفيت باعث • بررسي مجدد فعاليت هاي سازمان بر اساس اهداف ،سازمان و رفع كاستي ها • • • • • • • شفافيت فرآيندها و شاخص ها در سازمان. ايجاد نگرش نظام مند به فعاليت های جاری ، بهبود عملکرد سازمان ، افزايش اطمينان مشتری به سازمان ، کاهش فعاليت های غير ضروری و دوباره کاری ها به واسطه تعريف فعاليت هاي برنامه ريزي شده و سيستماتيك، كاهش هزينه ها ، و امکان ايجاد رقابت در بازارهای داخلی ،منطقه ای و جهانی می شود. تعريف فرآيند • يك فرآيند دربرگيرنده مراحل انجام كار و جريان يافتن فعاليتها در يك سازمان يا واحد خاص مي‌باشد. • يك فرآيند ممكن است: تعداد زيادي از ورودي‌ها را به يك خروجي واحد تبديل كند؛ مانند مونتاژ يك اتومبيل يك ورودي واحد را به چندين خروجي متفاوت تبديل كند؛ مانند تبديل نفت خام به تعدادي از فرآورده‌هاي مختلف • فرآيندها در سازمان عمومأ برنامه‌ريزي مي‌شوند و تحت شرايط كنترل شده به اجرا در‌مي‌آيند تا ارزش‌افزوده ايجاد شود. طبقهبندي فرآيندها فرآيندها مي توانند در يكي از طبقهاي ذيل قرار گيرند: فرآيندهاي اصلي ( بنيادي – كليدي ) : فرآيندهايي كه در خدمت به وجود آوردن ارزش افزوده قرار ميگيرند مانند فروش ،خريد ،توليد ،مونتاژ ،خدمات پس از فروش فرآيندهاي مديريتي : فرآيندهايي كه در خدمت اهداف مديريتي قرار ميگيرند مانند آموزش، مميزي داخلي ،بهبود مستمر ،اقدامات اصالحي و پيشگيرانه ،پايش و اندازهگيري فرآيندها ،بازنگري مديريت طبقهبندي فرآيندها (ادامه) فرآيندهاي پشتيباني ( جانبي ) : فرآيندهايي كه در خدمت تحقق فرآيندهاي اصلي قرار ميگيرند مانند كنترل مدارك ،كنترل سوابق ،ارزيابي تأمين كنندگان ،كاليبراسيون ،نگهداري و تعميرات رويكرد فرآيندي بر مبناي ISO 9001:2000 به كارگيري سيستمي از فرآيندهاي درون سازمان ،همراه با شناسايي و تعيين ارتباط متقابل اين فرآيندها و همچنين مديريت آنها مي‌تواند به عنوان ديدگاه فرآيندگرا ناميده شود. اين ديدگاه تأكيد بر موارد زير دارد: الف -درك و برآورده‌سازي الزامات، ب -نياز به درنظرگيري فرآيندها بر حسب ارزش افزوده، ج -حصول نتايج عملكرد و اثربخشي فرآيند، د -بهبود مستمر فرآيندها بر پايه اندازه‌گيري‌هاي موضوعي. فرآيندها شناسائي فرآيند زنجيرهاي از فعاليتهاي با ارزش افزوده است كه محصول و يا خدماتي را تحويل مشتري فرآيند(بيروني و يا دروني) ميدهد. فرآيند با يك نقطة شروع و يك نقطة پايان تعريف شده است. OUTPUT INPUT Customer who has a need met Customer who has a need