Transcript Clique para baixar a apresentação

PACOTE BASICO: O Acesso é feito através do site www.portalcondominios.com.br
<< AREA RESTRITA >>
Após acessar a área restrita, o menu será apresentado de acordo com as
permissões do grupo a que o usuário pertencer.
<< DETALHES DE CADA ITEM >>
As informações de cada item foram segmentadas, para facilitar o acesso.
Para prosseguir nas telas, aperte qualquer tecla.
Na opção de
TAREFAS estão as
funcionalidas diarias
A opçao de CADASTROS
serva para a manutençao
e atualização dos dados.
<< MENU CONDOMINIO >> opção CADASTROS
Nesta aba do menu, encontram-se as opções que aparecem os CADASTROS do sistema, sendo
que o PROPRIETARIO tem acesso a alterar apenas os seus próprios dados ou de sua unidade. O
SINDICO e a ADMINISTRADORA teem acesso a todos os cadastros.
Vamos falar em seguida como funciona CADA UMA DESTAS OPÇÕES
<< MENU CONDOMINIO >>
Sempre que entrar em opções de CONSULTAS, e aparecer uma barra de FERRAMENTAS, o
significado de cada icone esta detalhado abaixo:
Clicando neste ícone, abre-se a tela para edição (incluir ou alterar alguma informação.
Este ícone apenas mostrará as informações do cadastro.
CUIDADO- Se clicar neste ícone, estará APAGANDO o item.
Esta função está apenas no CADASTRO DE CONDOMINIOS, na versão FINANCEIRO e
serve para configurar a forma como serão emitidas as CARTAS DE COBRANÇA.
Esta função configura o Servidor de Email, qual emails será usado para ENVIO e para
quais emails serão enviadas COPIAS.
Clicando neste icone, abre-se a tela para configurar os modelos de documentos que
serão emitidos na ASSEMBLEIA VIRTUAL.
<< MENU CONDOMINIO >>
Nesta opção, são feitas as configurações dos condomínios, porém a função de cadastrar, está
disponivel apenas para a MICROPOST, quando for necessário incluir um novo condominio.
No caso do usuário ser OPERADOR de uma administradora, abrirá a lista de todos os condominios
vinculados a ele, para que escolha qual vai acessar.
Na caixa DETALHES,
mostrara os dados
cadastrados
Clicando no pincel,
abrirá a tela do
Cadastro para
edição,
Aqui, configura-se os
documentos da
ASSEMBLEIA VIRTUAL
O X apaga o
Condominio
Aqui,
configura-se
as opçoes
dos emails
Esta opção
configura a parte
do COBRANÇA
do FINANCEIRO
<< MENU CONDOMINIO >>
Clicando em PROCURAR,
pode selecionar uma
suas
informações,
pode
imagem
de sua foto
- Aqui, cada proprietário visualiza e altera as
incluir sua FOTO, e caso
altere o seu EMAIL, automaticamente passa altera o usuário de acesso ao site.
- O SINDICO, Conselheiros e a administradora podem consultar TODOS.
- O SINDICO e(ou) a administradora também conseguem ALTERAR os dados, ou CADASTRAR
Alterando o EMAIL, passa
um novo proprietário.
a ser o novo USUARIO
para acessar o site
<< MENU CONDOMINIO >>
- No cadastro de blocos ficam a informação do nome de cada bloco, e é usado pelo sistema para
mostrar a unidade seguida do bloco.
<< MENU CONDOMINIO >>
No Cadastro de unidades estão as configurações do imóvel, tais como proprietário atual,
fração ideal, etc.. , utilizados pelo sistema financeiro para cálculo dos valores, e para as diversas
consultas,
Apenas o sindico ou os operadores da administradora cadastram, alteram ou consultam todas
as unidades.
Os conselheiros consultam todas.
<< MENU CONDOMINIO >>
- No CADASTRO DE MORADORES são cadastrados todos os moradores das unidades, com os
dados, fotos, etc...
-O Sindico pode criar também um USUARIO para os moradores das unidades, vinculando a um
grupo com as restriçãoes que o condominio definir.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Os veiculos tambem são cadastrados e alterados pelo proprietário, e o sindico pode consultar ou
imprimir relação dos veiculos para controlar a utilização das garagens.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Os funcionarios também podem ser cadastrados aqui, e acessados para consulta pelos
moradores.
- Caso queiram, também permitir que o zelador acesse o site, podem criar um grupo de acesso,
definindo onde vai poder entrar, e criar um usuario para ele.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Este cadastro é um dos mais importantes, pois aqui são configuradas todas as permissões de
acesso ao sistema.
-Na implantaçaõ, já criamos 4 grupos padrões, que são SINDICO, CONSELHEIRO, PROPRIETARIO
e MORADOR. No caso de ADMINISTRADORA tem um quinto grupo que é o de OPERADOR.
- A regra é que só se consegue criar grupos com nivel abaixo do usuario que esta está criando, e
com direitos iguais ou menores.
-As permissões dos grupos padrões podem ser alteradas de acordo com a necessidade do
condomínio, por isto o sistema consegue atender as diversas formas de trabalho.
<< MENU CONDOMINIO >>
No Campo
SENHA
- Aqui, está o controle dos usuários do sistema.
Podem ser usuários os PROPRIETARIOS,
inclui(ou altera)
a senha
MORADORES ou FUNCIONARIOS. No caso de
SINDICO PROFISSIONAL, deverá ser cadastrado
como funcionário, para que se possa cadastrar o usuário.
-O usuário será vinculado a um grupo de permissões já existente.
-Obrigatoriamente tem que ter um email valido, pois o sistema envia email em varias funções.
-Na implantação do sistema, os usuários que não teem email, receberão um email TEMPORÁRIO,
que é composto do NUMERO DO APTO+LETRA(ou numero) DO BLOCO, seguido de @, o nome do
condominio e .temp. Como exemplo [email protected]
Neste caso, quando efetuar o LOGIN o site abrirá diretamente no CADASTRO DE PROPRIETARIOS,
para que complete os dados e coloque o email valido.
<< MENU CONDOMINIO >>
-Esta opção serve apenas ao FINANCEIRO, para que possa fornecer relatórios de receitas e
despesas por tipo de agrupamento. Como exemplo , podemos tirar um relatório das RECEITAS e
DESPESAS ORDINARIAS, separada do FUNDO DE RESERVA ou então podemos criar
agrupamentos para controlar diversos rateios específicos.
<< MENU CONDOMINIO >>
Pode configurar o espaço para
ser reservado para TODO O DIA
ou PARCIAL(Indica de quantas
em quantos
quantas horas)
Configura com
dias poderá ser
cancelada, sem pagar a
locação
- É a configuração das AREAS COMUNS , cuja utilização
pela reserva.
Pode indicar o Limite
de participantes
Escolhe o
MODELO do Termo
de
será controlada
responsabilidade
Cadastra o valor da
locação(se for o
caso)
Indica o maximo de
antecedencia que podera
fazer a reserva
, tendo cobrança ou não
- As RESERVAS podem ser configuradas para DIA INTEIRO ou por HORAS, normalmente no caso
de SALAS COMERCIAIS , QUADRAS DE ESPORTES, Etc..
Indica se o Limite é
limitar o numero
compartilhado Pode
ou nao
de reservas Pendentes
com outros espacos
de cada unidade
Indica se as reservas
permitidas teem que ser
feitas no MESMO
MOMENTO ou não
Neste local
coloca a Qtde
de reservas
Pendentes
<< MENU CONDOMINIO >>
- Este cadastro também é utilizado pelo FINANCEIRO para a montagem dos boletos bancários do
CONTAS A RECEBER , dos diversos bancos disponíveis , e para a validação no lançamento e baixa
das contas, tanto a receber quanto a pagar.
-Controla tanto os bancos fisicos, quanto o CAIXA INTERNO, ou FUNDO DE CAIXA DO
SINDICO(Caixinha).
-Na opção TALÃO DE CHEQUES, podem cadastrar os talões que chegaram do banco, para que o
sistema valide na hora da emissão.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Os CENTROS DE CUSTO destinam-se a separação dos relatórios financeiros por local, que tanto
podem ser BLOCOS ou qualquer outro setor, que queiram controlar separadamente.
<< MENU CONDOMINIO >>
- O CADASTRO DE FORNECEDORES servirá, tanto para o controle financeiro quanto para que os
moradores possam acessar, caso necessitem dos serviços de algum profissional, que já preste
bons serviços ao condominio.
<< MENU CONDOMINIO >>
- Por ultimo, na opção de CADASTROS, temos os MODELOS, que são muito importantes no
funcionamento do sistema, pois são utilizados para emissão de DOCUMENTOS QUE OS
MORADORES vão imprimir e assinar, tais como REQUERIMENTO DE SALOD E FESTAS E OUTRO
ESPAÇOS, PROCURAÇÃO(NO CASO DE Assembléia Virtual), CARTAS DE COBRANÇA utilizada
para que o controle financeiro consiga emitir automaticamente as cobranças e outras finalidades.
-Estes MODELOS permitem que cada condomínio tenha um modelo personalizado de documento,
que poderá ser alterado pelo próprio sindico, pela administradora ou pelo advogado, e bastará
enviar para o site, através desta opção, que já estará disponivel para vincular na função desejada.
-Os dados que serão preenchidos pelo web-site, estão com um caracter coringa no documento,
que poderá ser trocado de local, sem nenhum problema.
-Estes documentos devem ser editados com WORD 2007 ou maior, salvos como .DOCX
OPÇÃO TAREFAS
Este é o quadro para ser utilizado constantemente, pois estão aqui as funções diarias
Vamos explicar detalhadamente cada uma delas
Assim que o Sindico Aprovar,
Aqui os moradores poderão anunciar PRODUTOS
SERVIÇOS
para os
o site enviaou
email
para o
Morador
que foique ficarão
outros moradores, gratuitamente, podendo incluir
ateavisando
5 imagens,
O SITE
Enviara
email
liberado.
visiveis depois que for liberado pelo sindico.
para o sindico analisar
liberar o
anuncio
Assim que clicar em SALVAR o site enviará ume email
automaticamente
para o sindico, avisando que o morador incluiu o anuncio, para que seja
liberado depois que for avaliado,
PROCURAR,
abre
Esta liberaçao é necessária,Clicando
paraemevitar
que
sejam incluidos teramos
os arquivos no seu HD para
ofencivos, palavras de baixo calão, pedofilia,
selecionar etc…
Depois que selecionar, clique
no sinal de + para incluir
Quando terminar de
colocar as imagens,
cliqu em SALVAR
Ao incluir, podem
escolher se são
mensais ou anuais
Aqui, o sindico ou a administradora incluem os RELATORIOS FINANCEIROS, tais
como PASTAS ESCANEADAS, BAlANCETES, RELAÇAO DE PAGAMENTOS e
RELATORIOS DIVERSOS.
Depois que escolher o
arquivo, clicar no sinal
estarão
visíveis
d e + para
incluir para
Os arquivos que marcarem como PUBLICOS= SIM
todos, e os
arquivos marcados como NÃO apenas SINDICO, CONSELHEIROS, OPERADORES ou
usuários que fazem parte de grupos com esta permissão.
Os arquivos ANUAIS aparecerão na parte de cima do quadro de consulta, e os
mensais, estarão dentro um quadro para cada mês, contendo os documentos daquele
mês.
Neste plano estão limitados a cinco arquivos.
Quando
terminarem os
documentos,
clique em SALVAR
Neste local, são disponibilizados os documentos das Assembleias já realizadas, tais
como ATAS, LISTAS DE PRESENÇA e outros documentos.
Digite uma
Os documentos
são
No Plano Basico estes
documentos
estão limitados a 5 Assembleias.
Descrição
agrupados pela data
para facilira a
da assembleia
identificação
Clique em
procurar para
selecionar o
Depois de selecionar o
documento
documento, clique ni
sinal de + para incluir
Quando terminarem
os documentos,
clique em SALVAR,
Esta funcionalidade não esta disponivel no PLANO BASICO.
Escolhendo CADASTRAR, o
A quantidade de documentos no Plano basico
esta limitada
a cinco.
sindico(ou
administradora)
podem
incluir
Indica de Na
o documento
é os contratos
opção CONSULTAS,
podem
Digita uma
Descrição
PUBLICO(visto
por
todos)
ou
clicar no icone GLOBO para
do não(apenas
documento sindido,
conselho e e visualizar
baixar o documento
administradora)
Clicando em PROCURAR,
abre as pastas do micro,
Emselecionar
seguida, deve
para
o
clicar
em
SALVAR
para
documento
que o documento seja
incluido no site
Em CONSULTA , os
moradores visualizam
os documentos
A quantidade de documentos
no Plano
Basico esta limitada a
Digite
o NOME
cinco.
Selecionando
do
documentos
CADASTRAR , pode
Digite uma
incluir documentos
DESCRIÇÃO
diversos
Clique aqui
para
Clicnando no icone
buscar o arquivo GLOBO pode baixar e
no micro
visualizar o
documento
Por fim, clique em
SALVAR para que o
documento seja
incluido no site
Digita o
NOME do
Evento
Clicando em
CONSULTAR
Na opção
No Plano Basico os eventos
estao
limitados
a
cinco,
com
10
fotos
CADASTRAR
Digita o
Clicando
nacada oum.
nome da
Foto
Escolhendo
o Evento
Se marcar a foto
e clicar no X ,
apaga a imagem
sindico
pode
Seta,
altera
as criar
Clicando
Inclua
uma em imagens
um novo evento
PROCURAR
descrição
selecione a Clicando no sinal
imagem
de + , inclui a
imagem
As imagens vão
sendo incluidas
abaixo
As miniaturas,
ficam no
rodape
Vai digitar o
ASSUNTO e a
Mensagem
Em CADASTRAR,
vai criar uma nova
ocorrencia
O sindico clicando
no link do email,
Para oabre
SINDICO e para o morador que
a tela para
que a ocorrencia, aparece o icone
incluiu
Em seguida,
o siste
responda
EDITAR para responder(ou
replicar)
envia email para o
para as
que ele
Em CONSULTA
Vai indicar sindico,
de, éaparecem
Clicando
em
RESPONDER,
ocorrências,
e clicando
PUBLICO(todos
verem)responda
ouno quadro
o
site
grava
a
resposta
e
NÃO(Apenas
o
morador
DETALHES aparecem asr o
mensagens
envia
email
para o morador
sindico
vëem)
Quando gravar a
ocorrencia aparecera a
mensagem
Para gravar,
clique em
SALVAR
O sindico
escreve
Os RECADOS
serve
para o
a
mensagem
Quando o morador entrar
sindico incluir mensagens
para
os avisos
para os moradores Pode marcar para
queconsultar,
o site
vão aparecer
envie automaticamente
para como post-it
todos os moradores, ou
fique
Clicandoapenas
no bilhte,
vaino site
abrir a mensagem
completa
Quando houver
CANCELAMENTO, o site envia
Assim
a oReserva
é
emailque
para
morador
Quando houver FILA DE ESPERA,
o
site
gravada, oosite
envia
confirmando
cancelamento
tambem
enviara email opara o
Proximo
da
fila
e
No CALENDARIO
email para o sindico
para
o sindico,
avisndo
que
o
primeiro
da fila
morador
seleciona
DATA
No quadro
dos Espaços,
o aviso
Para
o
morador,
aparece
oterá
icone
para
desejada cancelou
de
LIVRE
ou
ENTRAR
PARA
A
Imprimir
o TERMO
DE entra
Na opção CONSULTA , aparece o
Quando
um morador
FILA(quando
já
estiver
reservado).
Quando
clicar
em
RSPONSABILIDADE
da requisição
quadro com as reservas
para a fila, aparece
na lista
Caso
o
primeiro
canela,
RESERVAR,
vai
abrir
o
existentes, e a SITUAÇAO
cada
que estao aguardando,
Para
ode
MORADOR
quetodos
solicitou
automaticamente
o site
email
quadro
com
os
espaços
uma
em ordem
de envia
solicitaçao
Quando o espaço e locado
e
para
o
SINDICO,
aparece
o
comunicando.
por intervalos, aparece a disponiveis
icone para CANCELAR
agenda e quano e por dia ,
apenas uma linha
Para o SINDICO aparece
o botao para APROVAR
a reserva
Aqui indica se o sindico é morador,
proprietario ou funcionário para que o
sistema traga os dados
Na opcão CONSULTA pode
Digitando
a primeira
do no
os dadosletra
clicando
Em seguida informa se nome,
évisualizar
o icone
sistema
mostra os
DETALHES
isento
da
taxa
ordimnaria
dados para escolher
A opção CADASTRAR serve
e as para
datasincluir
do mandato
os dados do
sindico, e datas do mandato
Também pode indicar se
quer que apareça o
telefone na opçao
Consultar Sindico
IMPORTANTE
Esta opção só está disponível nos planos AVANÇADO e
FINANCEIRO.