Transcript OPÇÃO TAREFAS Este é o quadro para ser utilizado constantemente, pois estão aqui as funções diarias Vamos explicar detalhadamente cada uma delas Assim.

OPÇÃO TAREFAS
Este é o quadro para ser utilizado constantemente, pois estão aqui as funções diarias
Vamos explicar detalhadamente cada uma delas
Assim que o Sindico Aprovar,
Aqui os moradores poderão anunciar PRODUTOS
SERVIÇOS
para os
o site enviaou
email
para o
Morador
que foique ficarão
outros moradores, gratuitamente, podendo incluir
ateavisando
5 imagens,
O SITE
Enviara
email
liberado.
visiveis depois que for liberado pelo sindico.
para o sindico analisar
liberar o
anuncio
Assim que clicar em SALVAR o site enviará ume email
automaticamente
para o sindico, avisando que o morador incluiu o anuncio, para que seja
liberado depois que for avaliado,
PROCURAR,
abre
Esta liberaçao é necessária,Clicando
paraemevitar
que
sejam incluidos teramos
os arquivos no seu HD para
ofencivos, palavras de baixo calão, pedofilia,
selecionar etc…
Depois que selecionar, clique
no sinal de + para incluir
Quando terminar de
colocar as imagens,
cliqu em SALVAR
Ao incluir, podem
escolher se são
mensais ou anuais
Aqui, o sindico ou a administradora incluem os RELATORIOS FINANCEIROS, tais
como PASTAS ESCANEADAS, BAlANCETES, RELAÇAO DE PAGAMENTOS e
RELATORIOS DIVERSOS.
Depois que escolher o
arquivo, clicar no sinal
estarão
visíveis
d e + para
incluir para
Os arquivos que marcarem como PUBLICOS= SIM
todos, e os
arquivos marcados como NÃO apenas SINDICO, CONSELHEIROS, OPERADORES ou
usuários que fazem parte de grupos com esta permissão.
Os arquivos ANUAIS aparecerão na parte de cima do qyadrod e consulta, e os
mensais, estarão dentro um quadro para cada mês, contendo os documentos daquele
mês.
Quando
terminarem os
documentos,
clique em SALVAR
Neste local, são disponibilizados os documentos das Assembleias já realizadas, tais
como ATAS, LISTAS DE PRESENÇA e outros documentos.
Digite uma
Os documentos são
Descrição
agrupados pela data
para facilira a
da assembleia
identificação
Clique em
procurar para
selecionar o
Depois de selecionar o
documento
documento, clique ni
sinal de + para incluir
Quando terminarem
os documentos,
clique em SALVAR,
Na verdade, a assembléia será MISTA, pois finalizará com a assembléia presencial.
Como é uma novidade, vamos detalhar um, pouco mais o funcionamento e os
cuidados.
Por isto, deve-se cercar do máximo de garantias para evitar problemas futuros de
impugnação.
1-) Aconselhamos a convocar uma Assembléia Extraordinária para apresentar o
funcionamento e que seja votada e aprovada a implantação do sistema Virtual.
2-) O sistema terá , além do fato do propritário ter utilizado seu LOGIN e SENHA, e o
sistema identificar e guardar o IP da conexão, mais duas outras garantias, que poderão
ser utilizadas, desde que a maioria aprove.
A) TERMO DE ANUENCIA PREVIA – Este documento substitui as procurações
emitidas para cada assembléia virtual, e não impede que o proprietario utilize a
procuração, mesmo tendo assinado a Anuência Prévia. Como é uma novidade, pode ser
que haja questionamentos quanto a sua utilização, por isto cada condominio decide se
habilita ou não este documento. A habilitação é feita no cadastro de condominios, onde
se define também o MODELO do documento.
B) PROCURAÇÂO: Quando o sindico cria uma nova assembléia, irá indicar os dados
dos possíveis procuradores , que estarão no dia da assembléia PRESENCIAL. Quando o
proprietário votar pelo web-site, o sistema enviara um email para que ele replique e valide
o seu voto. Anexo no email será enviada a PROCURAÇÃO, constando sua intenção de
voto, para que assine envie para o procurador ou para o sindico.
A sequência de funcionamento é a seguinte:
A- O sindico CRIA a assembléia virtual, marcando o tipo(Ordinaria ou Extraordinaria),
indicará a data final de discussão, a data final para votação virtual e a data da assembléia
presencial. Ira selecionar o MODELO de CONVOCAÇÃO, pois o sistema emitirá e enviará
automaticamente para todos os proprietários. Incluirá também os TOPICOS , podendo
incluir imagens ou documentos que farão parte das discussões. Assim que o sindico(ou
conselho) salvar e marcar como habilitada, o sistema enviara email para todos
comunicando que foi aberta a assembléia virtual.
B- Inicado o Forum, os moradores com permissão de acesso, visualizarão co
comentarios, e responderão. Para que os moradores não precisem entrar a todo
momento no site, sempre que alguem comentar algum topico, o sistema envi email para
todos comunicando.
C- Quando o periodo de discussões finalizar, o sindico clicara no Status, mudando para
EM CONVOCAÇÃO, e neste momento indicará as OPÇÕES DE VOTO de cada topico, e
a convocação será criada e enviada por email.
D- Inicia-se a votação, e um relatório com a posição parcial dos votos fica disponível
para que o sindico visualize diariamente.
E- Finalizado o periodo de votação, o sistema desabilita os botões para voto, e ai só será
possivel votar comparecendo na Assembléia Presencial.
*Durante o periodo de votação, o morador poderá trocar o voto, pois o sistema guardará
esta informação e envirá novamente o email para que valide a troca e gerará nova
procuração(se for o caso).
Para que fique mais claro, vamos fazer um passo a passo, com as imagens, nos
quadros abaixo.
Escolheo TIPO
de Assembleia
Neste local digita um
nome para a
Assembléia
O SITEo modelo
enviará email para todos
Escolhe
deos
Convocação
moradores, comunicando
Digita o nome
do TOPICO
Digita as
datas(discussão, votação
e assembléia Presencial)
O sindico entra em
CADASTRAR, para criar
uma nova assembléia
que
o sindico
Quando
Marcar abriu uma NOVA
como
ASSEMBLEIA
HABILITADA, o
site Comunica a
todos
Faz uma descrição
Digita
as
Digita as
daquele
tópico,
Clica
no sinal de + para
incluir
datas(discussão,
votação
datas(discussão,
votação
explicando os detalhes
o
item,
e
repete
a
operação
edoassembléia
Presencial)
e assembléia Presencial)
que será discutido
Caso o proprietário
o
para osqueira
outrosemitir
topicos
Termo de anuência, basta clicar
Poraqui,
ultimo
cadastra
os emitira já com
que
o sistema
possiveis
procuradores.
os dados
do cadastro. Caso falte
Casoalguma
o nomeinformação,
já tenha sido
vai solicitar e já
cadastrado, oatualiza
sistemaotrara
cadastro
os dados automaticamente
Clique para
GRAVAR a nova
assembléia
Escreva
Na opção
o texto
CONSULTAR,
Quando
o Status mudar
visualiza
de seu para
as Assembleias
EM CONVOCAÇÃO, o
comentario
abertas
site automaticamente
emitirá
a convocação,
O site enviara
No campo
DESCRIÇÀO,
email
enviara
por
email,
e
Podera
comentar,
para todos,
colocaavisando
a opcáo que
de voto,
o morador
comunica
todos
a
licando
em
postot comentario,
e clica nopara
sinalque
de não
+ que
precise
virtual
está aberta
RESPONDER
entrarvotaçao
todo
para
dia
incluir
para verificar
TOPICO
Clicando no Topico,
abre os comentarios
já feitos pelos
O sindico pode incluir
participantes
as OPÇOES DE VOTO,
Quando clicar no sinal de + ,
clicando na ferramenta
o site Grava o comentario , e
envia email para TODOS,
comunicando
que ono
morador
Clicar
NOME para
tal, postou comentario
no
abrir as opçoes
topico, para que não seja
Podera comentar,
necessário entar no site a
licando em
toda hora, para saber se
RESPONDER
hopuve comentarios
TOPICO
Com a votação aberta,
basta clicar no botão
de VOTO
Vai mostrar no quadro
qual a unidade esta
Clica na opçao da
Caso escolha
votando
FORMA como vai ser PROCURAÇÃO vai abrir
representado
a caixa para escolher o
Em cada topico,
deve clicar na Procurador
opção escolhida
Terminando de marcar,
clicando em SALVAR, os votos
serão salvos e o site envia o
email de confirmação
Anexo no email, já envia a
Procuração preenchida,
bastando apenas imprimir,
assinar e enviar ao sindico ou
ao procurador
O site envia email com a
opção dos votos que deu
Neste local, basta
clicar para VALIDAR
o voto
Clicando neste botão, o
sindico pode visualizar
a RELAÇÃO DE VOTOS,
Clicando neste icone,
para ir acompanhando
pode ver a RELAÇÃO
DETALHADA dos votos
Clicando no
icone, pode
imprimir a
relacão
Por ultimo, depois que
ocorrer a assembléia
PRESENCIAL, o sindico
muda o status para
FINALIZADA
Escolhendo CADASTRAR, o
sindico(ou administradora)
podem
incluir
Indica de Na
o documento
é os contratos
opçào CONSULTAS,
podem
Digita uma
Descrição
PUBLICO(visto
por
todos)
ou
clicar no icone GLOBO para
do não(apenas
documento sindido,
conselho e e visualizar
baixar o documento
administradora)
Clicando em PROCURAR,
abre as pastas do micro,
Emselecionar
seguida, deve
para
o
clicar
em
SALVAR
para
documento
que o documento seja
incluido no site
Em CONSULTA , os
moradores visualizam
os documentos
Digite o NOME
do documentos
Digite uma
DESCRIÇÃO
Selecionando
CADASTRAR , pode
incluir documentos
diversos
Clique aqui
para
Clicnando no icone
buscar o arquivo GLOBO pode baixar e
no micro
visualizar o
documento
Por fim, clique em
SALVAR para que o
documento seja
incluido no site
Digita o
NOME do
Evento
Digita o
nome da
Foto
Escolhendo
o Evento
Se marcar a foto
e clicar no X ,
apaga a imagem
Clicando em
CONSULTAR
Na opção
CADASTRAR
o
Clicando
na
sindico
pode
Seta,
altera
as criar
Clicando
Inclua
uma em imagens
um novo evento
PROCURAR
descrição
selecione a Clicando no sinal
imagem
de + , inclui a
imagem
As imagens vão
sendo incluidas
abaixo
As miniaturas,
ficam no
rodape
Vai digitar o
ASSUNTO e a
Mensagem
Em CADASTRAR,
vai criar uma nova
ocorrencia
O sindico clicando
no link do email,
Para oabre
SINDICO e para o morador que
a tela para
que a ocorrencia, aparece o icone
incluiu
Em seguida,
o siste
responda
EDITAR para responder(ou
replicar)
envia email para o
para as
que ele
Em CONSULTA
Vai indicar sindico,
de, éaparecem
Clicando
em
RESPONDER,
ocorrências,
e clicando
PUBLICO(todos
verem)responda
ouno quadro
o
site
grava
a
resposta
e
NÃO(Apenas
o
morador
DETALHES aparecem asr o
mensagens
envia
email
para o morador
sindico
vëem)
Quando gravar a
ocorrencia aparecera a
mensagem
Para gravar,
clique em
SALVAR
O sindico
escreve
Os RECADOS
serve
para o
a
mensagem
Quando o morador entrar
sindico incluir mensagens
para
os avisos
para os moradores Pode marcar para
queconsultar,
o site
vão aparecer
envie automaticamente
para como post-it
todos os moradores, ou
fique
Clicandoapenas
no bilhte,
vaino site
abrir a mensagem
completa
Quando houver
CANCELAMENTO, o site envia
Assim
a oReserva
é
emailque
para
morador
Quando houver FILA DE ESPERA,
o
site
gravada, oosite
envia
confirmando
cancelamento
tambem
enviara email opara o
Proximo
da
fila
e
No CALENDARIO
email para o sindico
para
o sindico,
avisndo
que
o
primeiro
da fila
morador
seleciona
DATA
No quadro
dos Espaços,
o aviso
Para
o
morador,
aparece
oterá
icone
para
desejada cancelou
de
LIVRE
ou
ENTRAR
PARA
A
Imprimir
o TERMO
DE entra
Na opção CONSULTA , aparece o
Quando
um morador
FILA(quando
já
estiver
reservado).
Quando
clicar
em
RSPONSABILIDADE
da requisição
quadro com as reservas
para a fila, aparece
na lista
Caso
o
primeiro
canela,
RESERVAR,
vai
abrir
o
existentes, e a SITUAÇAO
cada
que estao aguardando,
Para
ode
MORADOR
quetodos
solicitou
automaticamente
o site
email
quadro
com
os
espaços
uma
em ordem
de envia
solicitaçao
Quando o espaço e locado
e
para
o
SINDICO,
aparece
o
comunicando.
por intervalos, aparece a disponiveis
icone para CANCELAR
agenda e quano e por dia ,
apenas uma linha
Para o SINDICO aparece
o botao para APROVAR
a reserva
Aqui indica se o sindico é morador,
proprietario ou funcionário para que o
sistema traga os dados
Na opcão CONSULTA pode
Digitando
a primeira
do no
os dadosletra
clicando
Em seguida informa se nome,
évisualizar
o icone
sistema
mostra os
DETALHES
isento
da
taxa
ordimnaria
dados para escolher
A opção CADASTRAR serve
e as para
datasincluir
do mandato
os dados do
sindico, e datas do mandato
Também pode indicar se
quer que apareça o
telefone na opçao
Consultar Sindico
Pode clicar nos
Apenas
icones de PDF
ou para o SINDICO ou
Administradora,
aparece a opção de
impressora,
para
escolher
qual imovel. Para o morador
imprimir
o Boleto
IMPORTANTE
Clicando na LUPA vai
este campo já vem preenchido
mostrar o boleto
Esta opção só estará disponível, caso a administradora
envie arquivo texto com os dados dos boletos emitidos,
para importação no site
Vai mostrar o quadro com
todos os boletos em Aberto