Transcript sop 5 pengendalian mutu penugasan

YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
PENYELARASAN
SOP
SOP 05 : PENGENDALIAN
MUTU PENUGASAN
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
Bertujuan Untuk : Mengatur ketentuan tentang
Pengendalian Mutu Penugasan yang berlaku pada Y&R.
:
Ruang Lingkup : Ketentuan ini berlaku untuk
seluruh penugasan yang diterima UJP Yanuar Bey
& Rekan (selanjutnya disebut ‘Y&R’).
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued
DEFINISI
Perencanaan Perikatan
•adalah proses sistematis dan terdokumentasi pada Y&R untuk memastikan aspek teknis,
administratif dan yuridis suatu Perikatan dapat diidentifikasi.
Penugasan
•adalah pemberian kewenangan kepada karyawan Y&R untuk melaksanakan proses kerja
Penugasan sesuai dengan standar yang ditetapkan
Pekerjaan
•adalah tahap pelaksanaan dari Penugasan oleh karyawan yang telah ditunjuk serta dalam
jadwal tertentu.
Finalisasi
•adalah proses penetapan hasil akhir berupa laporan Penugasan yang telah mendapatkan
persetujuan dari Partner.
Kertas Kerja Evaluasi Penugasan
•adalah lembar kendali dan evaluasi terhadap penugasan oleh Klien yang memuat informasi
minimal yang tersedia terkait dengan Penugasan.
Kerangka Kerjasama (Terms of Reference)
•adalah penetapan pembatas atau syarat yang terkait dengan penugasan yang diusulkan atau
ditetapkan antara Klien dan Y&R, sebelum proses Perikatan.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued
DEFINISI, Continued
Kontrak
•adalah bentuk kesepakatan secara tertulis yang mengikat antara Klien dan Y&R untuk
melaksanakan penugasan yang diberikan oleh Klien dalam jangka waktu tertentu serta
memberikan jasa/laporan yang telah disepakati. Termasuk dalam Perikatan adalah persetujuan
dari Klien terhadap Surat Penawaran, Terms Of Reference (Kerangka Pekerjaan) serta dokumen
Kontrak.
Evaluasi Kontrak
•adalah proses kerja yang dilakukan oleh Partner yang ditunjuk untuk memastikan Penugasan
Klien dapat dilaksanakan dan tidak bertentangan dengan Komitmen Mutu dan Independensi.
Persetujuan Berjenjang
•adalah proses pemeriksaan terhadap dokumen yang diterbitkan pada setiap tahap kerja oleh
pejabat yang berwenang atau petugas yang ditunjuk.
Pengendalian Mutu
•adalah proses kerja secara sistematis untuk memastikan setiap tahap kerja yang dilakukan telah
melalui evaluasi oleh pejabat berwenang atau petugas yang ditunjuk.
Petugas Quality Assurance
•adalah karyawan yang ditunjuk untuk memastikan seluruh proses kerja Penugasan, sejak dari
tahap survey, pengumpulan data, penyusunan laporan dan finalisasi telah sesuai dengan
Komitmen Mutu dari Y&R.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued
DEFINISI, Continued
Evaluasi Kertas Kerja dan Pelaporan
• adalah proses evaluasi terhadap Kertas Kerja dan
Pelaporan –baik yang berstatus final atau yang
sedang berjalan- yang dilakukan secara periodik
setiap bulan oleh Petugas Quality Assurance, di luar
proses evaluasi yang sudah berjalan selama
pekerjaan berlangsung.
Berita Acara QA
• adalah media yang digunakan sebagai bukti telah
dilakukan pemeriksaan periodik bulanan oleh
Petugas Quality Assurance diluar proses evaluasi
yang sudah berjalan selama pekerjaan berlangsung
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, CONTINUED
KETENTUAN
Y&R menetapkan Pengendalian Mutu
Penugasan dilakukan pada tahap sebagai
berikut:
Kontrak
Penugasan
Pekerjaan
Finalisasi
DILAKUKAN OLEH PETUGAS YANG
DITUNJUK, DENGAN DOKUMEN TERTULIS
YANG MENDAPATKAN PERSETUJUAN
PEJABAT YANG BERWENANG,
TERHADAP SETIAP KETIDAKLENGKAPAN
ATAU KETIDAK SESUAIAN, DAPAT
DILAKUKAN KOREKSI, REVISI ATAU
PERBAIKAN SESUAI DENGAN
KOMITMEN MUTU YANG DITERAPKAN.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued
KETENTUAN, CONTINUED
Perencanaan kontrak
Perencanaan penugasan
Evaluasi Pekerjaan
Evaluasi finalisasi
Proses review dan beberapa
ketentuan lainnya
•Perencanaan kontrak setelah sebagian besar partner
menerima penugasan klien, untuk menetapkan kriteria yang
akan disepakati dengan klien, dapat diterbitkan term of
reference sebagai acuan, dan mengatur tentang hal hal
minimal yang harus diperhatikan pada saat penyusunan
kerangka kontrak.
•10 point, dilakukan oleh partner atau project manager,
evaluasi secara detail terhadap pelaksanaan pekerjaan,
didokumentasikan pada kertas kerja evaluasi
penugasan, didistribusikan, dan dapat dilakukan
pengembangan informasi dan evaluasi .
•4 point, terkait dengan faktor –faktor evaluasi mutu pekerjaan, evaluasi dapat dilakukan
oleh petugas qa melalui wawancara, penghitungan ulan, atau metode lain. Wajib
memperhatikan konsistensi, memperhatikan format, urutan.
•Petugas Quality Assurance (QA) melakukan evaluasi terhadap laporan final yang telah
ditandatangani oleh penilai bersertifikat, dan memastikan agar setiap perbedaan
pendapat telah terdokumentasikan pada lembar kontrol pekerjaan.
•Proses review
•Penetapan kertas kerja dan laporan penilaian
•Dokumentasi status dan review penugasan
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued
KEWENANGAN
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued
FLOW CHART
Ada 5 flowchart dalam SOP Pedoman Independensi Penilai dan KJPP ini
Perencanaan kontrak
Penugasan
Pekerjaan
Finalisasi
Evaluasi kertas kerja dan laporan penilaian
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued
PROSEDUR
PROSEDUR DALAM SETIAP TAHAPAN
• Berisi penjelasan prosedur yang harus
dilakukan, oleh personil dalam KJPP Y&R,
termasuk petugas yang ditunjuk, dalam
setiap tahapan sebagai berikut :
• Tahap Perencanaan kontrak
• Tahap Penugasan
• Tahap Pekerjaan
• Tahap Finalisasi
• Tahap Evaluasi kertas kerja dan penilaian
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, CONTINUED
MEDIA / FORM YANG DIGUNAKAN
Kertas kerja evaluasi penugasan
Berita acara QA
Surat tugas
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued
PENGAWASAN
PENGAWASAN (CONTROL CHECK POINT) PADA PROSES INI ADALAH
• Secara periodik melakukan pemeriksaan terhadap persetujuan pada Kertas Kerja Klien,
Kertas Kerja Evaluasi Penugasan, Kertas Kerja dan Laporan Final oleh Partner.
• Secara periodik melakukan review dan evaluasi terhadap proses kerja pengambilan data,
evaluasi terhadap draft Laporan, Laporan Final telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan
pada SPI.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 5 : PENGENDALIAN MUTU PENUGASAN, Continued
END OF SLIDE