Transcript sop 2 kepastian mutu

YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
PENYELARASAN
SOP
SOP 02 : KEPASTIAN MUTU
DAN KEBIJAKAN ETIKA
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
Bertujuan Untuk : Mengatur ketentuan tentang Kepastian
Mutu dan Kebijakan Etika yang berlaku pada Y&R.
:
Ruang Lingkup : Kepastian Mutu dan Kebijakan
Etika ini merupakan kebijakan dan prosedur
penetapan mutu, aktivitas mempertahankan
mutu serta distribusi jasa dan layanan dari
Yanuar Bey Dan Rekan (selanjutnya disebut
“Y&R”) kepada setiap Klien.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
DEFINISI
Mutu
•adalah hasil atau ukuran atas pencapaian suatu proses yang bersifat kualitatif/kuantitatif dan
dibandingkan dengan acuan standar yang menjadi standar keberhasilan proses tersebut oleh user, Klien
dan Y&R.
Pernyataan Mutu
•adalah komitmen secara tertulis dari Partner sesuai dengan Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika yang
ditetapkan pada tahun berjalan
Kontrol
•adalah pengendalian atas syarat atau batas pencapaian yang dihasilkan agar berjalan atau sesuai dengan
ketentuan standar yang dimiliki oleh Y&R.
Layanan (servicing)
•adalah output yang diberikan oleh Y&R kepada setiap Klien. Layanan didokumentasikan dalam bentuk
Kertas Kerja, Berita Acara, Laporan, atau bentuk lainnya yang disepakati antara user, Klien dan Y&R.
Terdokumentasi
•adalah bentuk tertulis dari pekerjaan atau kebijakan
Konflik Kepentingan
•adalah kondisi dimana karyawan dapat memiliki peluang menjadi tidak obyektif sesuai dengan prinsip
Independensi dan kode etik profesi terhadap Klien
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
DEFINISI, Continued
Rekruitmen
•adalah proses seleksi karyawan berdasarkan kebutuhan Y&R dengan memperhatikan
pengembangan karir karyawan dalam tahap yang telah ditetapkan.
Formulir Performance Appraisal (PA)
•adalah media tertulis yang digunakan oleh Y&R dalam mendokumentasikan proses kerja
penilaian dari karyawan pada Y&R.
Karyawan Tetap
•adalah karyawan yang telah melalui periode percobaan selama 3 (tiga) bulan pertama sejak
tanggal penerimaan pada Y&R. Karyawan Tetap akan menerima fasilitas sesuai dengan jabatan
atau pangkat yang ditetapkan oleh Y&R. ..
Karyawan Kontrak
•adalah karyawan yang mengikat kerjasama dengan Y&R untuk jangka waktu tertentu.Y&R
hanya akan memperpanjang kerjasama dengan Karyawan Kontrak untuk satu periode saja.
User
•adalah pihak pengguna Laporan yang dihasilkan oleh Y&R, terbatas pada BAPEPAM, BEI dan
pihak Perbankan.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
S O P 2 : K E P AS T I AN M U T U
D AN
K E B I J AK AN
E T I K A,
C O N T I N U E D
KETENTUAN
Persyaratan umum
Y&R menyusun SOP Pengendalian Mutu ini
sebagai bagian dari prasyarat bagi Sistem
Manajemen Mutu pada organisasi yang memiliki
standar untuk:
Memperagakan kemampuannya untuk taat asas,
memberikan layanan yang memenuhi
persyaratan pelanggan dan peraturan yang
berlaku
Meningkatkan kepuasan pelanggan (customer
satisfaction) melalui penerapan sistem secara
efektif, termasuk proses perbaikan berkelanjutan
pada sistem internal dan kepastian kesesuaiannya
pada persyaratan pelanggan dan peraturan yang
berlaku.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
KETENTUAN, CONTINUED
Kontrol atas
dokumen
Kontrol atas
catatan mutu
Komitmen
Mutu
• 4 Point, dokumen eksternal, internal, sesuai dan
layak yang masih berlaku, dan penanganan
atas dokumen obsolete, berikut penyimpanan
atau pengawasannya
• Catatan mutu berupa : Organizational charts,
list entitas yang wajib diberlakukan
independensi, laporan beserta dokumen
pendukung dan kertas kerja terkait, laporan
audit mutu, training records
• 4 Point, terkait dengan pendefinisian,
perancangan, dan pengimplentasian sistem
dan prosedur serta pengelolaan mutu
berdasarkan komitmen yr, berikut meeting
internal periodik dalam rangka evaluasi.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
KETENTUAN, CONTINUED
Verifikasi
kebutuhan
sumberdaya
•5 point, Verifikasi disupervisi oleh partner, atas aktivitas
inspeksi, pemantauan kualitas penugasan dan pelaksanaan
penugasan dan produksi laporan, secara periodik menyusun
dan merevisi pernyataan mutu.
Fokus terhadap
klien
• Y&R memastikan prasyarat yang ditentukan
oleh Klien dapat dipenuhi sesuai dengan
ketentuan pada bab Perbaikan Berkelanjutan.
Kebijakan Mutu
• “Kami melaksanakan penugasan berdasarkan
data dan analisis secara profesional.”
Quality
Planning
• 2 point, terkait dengan diskusi mengenai
kebutuhan yang diisyaratkan oleh kontrak
penugasan, dan ketersediaan alat bantu utk
penanganannya, serta pemenuhan terhadap
kebutuhan yang ditimbulkannya.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
KETENTUAN, CONTINUED
Tanggung Jawab,
Kewenangan dan
Komunikasi
Management
representative
Komunikasi internal
Konsultasi
Management review
Management
sumberdaya
• 5 point mengenai penetapan tanggung jawab
perlini dalam diagram organisasi, job description,
hubungan antar staff, sosialisasi dan komunikasi
berkala kepada seluruh karyawan.
• 2 point mengenai penunjukan MR, termasuk
wewenang dan tanggung jawabnya.
•Efektifitas dan dokumentasinya
•7 point mengenai mekanisme konsultasi, hal hal yang
membutuhkan konsultasi, pendokumentasiannya, termasuk
evaluasinya .
•3 point mengenai periodisasi review, point point yang
dilakukan review.
•Y&R menentukan dan menyediakan Sumber Daya yang
dibutuhkan untuk menerapkan dan memelihara Sistem
Manajemen Mutu dalam rangka memenuhi kepuasan Klien
.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
KETENTUAN, CONTINUED
Sumberdaya manusia
•Kompetensi memadai yang diperoleh dari jenjang
pendidikan, pelatihan kontinyu, dan pengalaman. Yang
catatannya di kelola dan didokumentasikan dengan baik.
Recruitment
•5 point mengenai kebutuhan yang mendasarinya, kesesuaian
dengan budget dan rencana bisnis, tahap tahap seleksinya,
sampai jenis status kepegawaiannya.
Penetapan kualifikasi
keahlian
•Kesesuaiannya dengan penugasan, kualifikasi minimal baik secara
akademis maupun secara keahlian
Kebijakan
penggunaan rekanan
dan tenaga ahli
•4 point tentang pemenuhan kebutuhannya terkait penugasan,
pembatasan informasi yang dapat diakses, proses konsultasi yang
terdokumentasi.
Komunikasi
penunjukan rekanan
dan tenaga ahli
•2 point mengenai, informasi tertulis kepada karyawan, dan
penjelasan mengenai detail kewenangan yang diberikan kepada
rekanan dan tenaga ahli tersebut kepada karyawan yang akan
menjadi tandemnya.
Kebijakan review dan
dokumentasi
penugasan
•3 point mengenai tahap tahap review dan dokumentasi
penugasan..
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
KETENTUAN, CONTINUED
Pengembangan
karyawan
Pengembangan profesi
•10 point terkait pelatihan, kebutuhannya, frekuensinya,
perencanaannya, materinya, sampai evaluasinya.
•7 point mengenai kesempatan pengembangan profesi
melalui pelatihan baik internal maupun eksternal, kebutuhan
informasi yang wajib disediakan, target pengembangannya,
sampai evaluasi dan dokumentasinya.
• Bagi karyawan yang tidak ikut pengembangan karyawan, akan
diberikan sanksi, mulai dari peringatan sampai pemberhentian
Penilaian kinerja
Promosi
Infrastruktur dan
lingkungan kerja
Realisasi layanan.
Perencanaan
• 7 point terkait penilaian kinerja ini
• 9 point terkait promosi, fasilitas yang diberikan, pelatihan yang menjadi
haknya, penghasilan, dan wewenang yang mengikutinya, kewenangan
pemberian promosi, sampai pendokumentasiannya.
• Infrastruktur dan lingkungan kerja yang dibutuhkan dalam rangka
pemenuhan SOP kepastian mutu secara efektif.
• 6 point mengenai perencanaan realisasi layanan, termasuk penunjukan
tim kerja, hal hal yang termasuk penugasan, hal hal yang termasuk
penunjukan, sampai evaluasi terhadap penugasan dan penunjukan.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
KETENTUAN, CONTINUED
Proses yang
berhubungan dengan
klien
•7 point terkait identifikasi kebutuhan klien, pengendalian
kebutuhan klien, komunikasi kepada klien, sampai
evaluasinya.
Pengembangan layanan
•8 point mengenai perencanaan, penentuan input,
penetapan output, proses review, verifikasi, validasi, dan
pengendalian.
Penetapan project
closing
Ketentuan layanan dan
proses kerja
Pemantauan dan
Pengukuran Layanan.
Umum
Tingkat kepuasan klien
• 2 point terkait kriteria project closing, dan project closing tanpa
persetujuan klien.
• 5 point terkait pengendalian layanan, validasi layanan, identifikasi dan
kemampuan telusur, penanganan dokumen milik klien, pemeliharaan
hasil kerja.
• Untuk memperoleh hasil kerja yang sesuai dengan kebutuhan Klien dan
manajemen mutu, Y&R secara periodik melakukan aktivitas
pemantauan, pengukuran dan analisis serta perbaikan pada layanan
dan proses kerja termasuk penerapan metodologi kerja yang lebih
optimal.
• 4 point mengenai pengukuran kepuasan klien, metode penggunaan
informasinya, pengembangan layanan yang diperlukan. Dan aspek
aspek yang diukur.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
KETENTUAN, CONTINUED
Audit Mutu
Rencana perbaikan, kebijakan
etika
Independensi
Ketidak berpihakan
•2 point terkait prosedur audit mutu, dan tujuan audit mutu
yaitu kepastian mutu yang diterapkan dan berjalannya
mekanisme koreksi perbaikan pada internal organisasi
•5 point yang isinya perencanaan perbaikan, koordinasi
dengan manager representative, kebijakan etika yang sesuai
dengan KEPI, sosialisasi atas kebijakan etika
•7 point terkait evaluasi tingkat independensi terhadap klien, pencegahan konflik
kepentingan, sampai metoda evaluasi terhadap tingkat independensi terhadap klien
•8 point terkait ketidak berpihakan seperti : menjaga kemandirian, objectivitas,
pendapat pribadi atau kesimpulan yang telah ditetapkan terlebih dahulu, informasi
yang disediakan oleh klien, tanpa konfirmasi dari sumber yang mandiri,prasayat
hipotesis yang wajar.
Integritas dan obyektivitas
•15 point mengenai integritas seperti : wajib bertindak menurut hukum, tidak boleh
sengaja salah menafsirkan kualifikasi personal, tidak dibenarkan mengiklankan usaha
secara berlebihan, bertanggung jawab atas kebenaran hasil penilaian dalam batas
batas yang ditetapkan berdasarkan spi. Tidak boleh mempunyai kepentingan terkait
hasil penilaiannya. dst
Tanggung jawab kepada
pemberi tugas / klien
•14 point mengenai hal ini seperti : memberikan hasil penilaian yang lengkap, teliti , tidak
menyesatkan, dan tidak memihak, penugasan yang harus sesuai dengan kompetensi,
kewajiban merahasiakan hasil penilaian kepda pihak selain pemberi tugas, sampai
ketentuan umum mengenai imbalan jasa penilaian.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
KETENTUAN, CONTINUED
Tanggung jawab
kepada profesi
penilain
•4 point terkait larangan persaingan tidak sehat, promosi
sepihak untuk mengambil alih penugasan dari kjpp lain,
mencemarkan nama baik penilai lain.
Tanggung jawab
dan praktik lain
•3 point yang isinya larangan kolusi dalam rangka
mendapatkan penugasan, penggunaan laporan yang tidak
sesuai dengan perjanjian, promosi yang wajar yang
diperkenankan.
Komisi dan fee
referal
• Y&R tidak menerima dan memberikan fee referal dari
pihak lain yang tidak memiliki hubungan langsung
dengan penugasan. Komisi dan fee referal hanya
diberikan kepada pihak ketiga yang secara jelas
memiliki andil terhadap penugasan.
Beberapa
ketentuan lain
• Pengawasan kepatuhan kebijakan etika
• Sosialisasi kebijakan etika
• Evaluasi dan review terhadap kebijakan etika
• Pelanggaran terhadap kebijakan etika
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
KEWENANGAN
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
FLOW CHART
Ada 9 flowchart dalam SOP Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika ini
Penetapan kepastian mutu dan revisinya
Sosialisasi kepastian mutu
Konsultasi
Perencanaan recruitment
Pelaksanaan recruitment
Pelatihan
Evaluasi kinerja karyawan
Penjadwalan dan pengesahan jadwal pekerjaan
Promosi
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
PROSEDUR
PROSES IDENTIFIKASI KLIEN
• Berisi penjelasan prosedur yang harus dilakukan, oleh
personil dalam KJPP Y&R, termasuk petugas yang
ditunjuk, dalam setiap tahapan sebagai berikut :
• Tahap penetapan kepastian mutu dan revisinya
• Tahap sosialisasi kepastian mutu dan revisinya
• Tahap konsultasi
• Tahap perencanaan rekruitmen
• Tahap pelaksanaan rekruitmen
• Tahap pelatihan
• Tahap evaluasi kinerja karyawan
• Tahap penjadwalan dan pengesahan jadwal pekerjaan
• Tahap promosi
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
S O P 2 : K E P AS T I AN M U T U
D AN
K E B I J AK AN
E T I K A,
C O N T I N U E D
MEDIA / FORM YANG DIGUNAKAN
Berita acara sosialisasi
Formulir konsultasi
Man power planning
Lembar evaluasi calon karyawan
Lembar permohonan training
Formulir performance appraisal
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
PENGAWASAN
PENGAWASAN (CONTROL CHECK POINT) PADA PROSES INI ADALAH
• Secara periodik melakukan evaluasi terhadap persetujuan pejabat berwenang pada seluruh
dokumen yang ditetapkan terkait dengan Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika.
• Secara periodik memastikan penyimpanan dokumen terkait dengan Kepastian Mutu dan
Kebijakan Etika dikelola oleh petugas yang ditunjuk.
• Secara periodik memastikan evaluasi terhadap Kepastian Mutu berdasarkan masukan atau
input dari Klien, perkembangan organisasi serta syarat kompetensi dari asosiasi penilai.
• Secara periodik melakukan pemeriksaan terhadap file dari karyawan yang bekerja pada Y&R
untuk memastikan kelengkapan dokumen rekrutmen, penilaian kinerja, promosi dan lainlain dari karyawan yang bersangkutan.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued
END OF SLIDE