Transcript sop 7 penelaahan mutu

YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
PENYELARASAN
SOP
SOP 07 : PENELAAHAN MUTU
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
Bertujuan Untuk : Mengatur ketentuan tentang Penelaahan Mutu pada Y&R meliputi
pencocokan dan kepatuhan (compliance) dengan Kepastian Mutu dan aturan internal
lainnya, serta memastikan proses perbaikan pada internal Y&R terus berjalan
berdasarkan hasil Penelaahan Mutu.
:
Ruang Lingkup : Ketentuan ini berlaku untuk
seluruh karyawan dan penugasan yang diterima
oleh Y&R.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued
DEFINISI
Penelaahan Mutu (selanjutnya disebut Audit)
•adalah proses verifikasi dan koreksi internal terhadap mutu pekerjaan, proses kerja serta kepatuhan
karyawan berdasarkan standar tertulis yang telah ditetapkan Y&R serta tindaklanjut perbaikan
berdasarkan hasil audit tersebut.
Pencocokan dan kepatuhan (compliance)
•adalah proses memastikan kesesuaian antara pelaksanaan pekerjaan dengan standar yang berlaku pada
Y&R, antara lain Penerimaan atau Penolakan Klien, Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika, Independensi,
Pengendalian Mutu Penugasan, Penilaian dan Pengelolaan Risiko.
Tindaklanjut dan pemantauan (monitor)
•adalah proses untuk memastikan setiap temuan audit telah ditindaklanjuti dan diperbaiki oleh karyawan
Y&R, dan dipantau konsistensinya untuk jangka waktu tertentu.
Kertas Kerja Pemeriksaan
•adalah media yang digunakan oleh Petugas Audit untuk memastikan kepatuhan (compliance) dari
karyawan terhadap SOP Pengendalian Mutu atau aturan turunan lainnya telah dipenuhi.
Observasi
•adalah pernyataan fakta yang dibuat oleh Petugas Audit selama proses audit berlangsung dan diperkuat
dengan temuan
Temuan
•adalah informasi kualitatif dan kuantitatif, catatan, atau pernyataan fakta mengenai mutu berdasarkan
pengamatan, wawancara atau verifikasi.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued
DEFINISI, Continued
Ketidaksesuaian
•adalah tidak dipenuhinya persyaratan yang ditetapkan oleh SOP
Pengendalian Mutu atau aturan turunan lainnya oleh karyawan Y&R.
Audit Rating
•adalah besaran kualitatif yang ditetapkan oleh Y&R yang menunjukkan
tingkat kepatuhan karyawan terhadap ketentuan dan proses pada SOP
Pengendalian Mutu serta turunannya.
Laporan Audit Mutu
•adalah dokumen tertulis yang merangkum seluruh Ketidaksesuaian dari
proses audit serta menjadi acuan pada proses perbaikan berkelanjutan
pada Y&R.
Evaluasi Kompetensi Sumberdaya Manusia
•adalah proses evaluasi terhadap karyawan yang melakukan pekerjaan
penilaian oleh Petugas Audit untuk memastikan kompetensi dari
karyawan tersebut telah sesuai dengan prasyarat dari pekerjaan tersebut
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued
DEFINISI, Continued
Evaluasi Kertas Kerja dan Pelaporan
• adalah proses evaluasi terhadap Kertas Kerja dan
Pelaporan –baik yang berstatus final atau yang
sedang berjalan- yang dilakukan secara periodik
setiap bulan oleh Petugas Quality Assurance, di luar
proses evaluasi yang sudah berjalan selama
pekerjaan berlangsung.
Berita Acara QA
• adalah media yang digunakan sebagai bukti telah
dilakukan pemeriksaan periodik bulanan oleh
Petugas Quality Assurance diluar proses evaluasi
yang sudah berjalan selama pekerjaan berlangsung
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued
KETENTUAN
Tujuan Audit
Perencanaan audit
Persiapan dan petugas
audit
Pelaksanaan audit
Evaluasi terhadap mutu
sumber daya manusia
•Memastikan pelaksanaan kerja telah sesuai dengan
kepastian mutu, untuk melakukan evaluasi terhadap SOP dan
sistem mutu yang berlaku dapat dilaksanakan secara efektif.
•Untuk menjamin tersedianya kualitas kerja, dan pengawasan
pemberian kewenangan
•5 point, dilakukan minimal sekali setiap tahun, untuk
menetapkan kriteria, acuan, ruang lingkup, dan mekanisme
proses audit. Acuannya adalah seluruh SOP pengendalian
mutu.
• Dilaksanakan oleh sekurang kurangnya 1 orang, petugas memiliki
pengalaman minimal 1 tahun, kompetensi yang cukup, dan ditetapkan
oleh partner.
• Disusun berdasarkan perencanaan oleh partner, terdiri dari dua proses
yang berjalan bersamaan, yaitu, pemeriksaan terhadap kepatuhan,
tindak lanjut dan pemantauan terhadap ketidak sesuaian, mengatur
tentang metode pelaksanaan audit, tindak lanjutnya, kesesuaian
dengan jadwal, pengkomunikasian hasil audit di akhir pelaksanaan.
• Terhadap kualifikasi dan kompetensi, terhadap pendidikan dan
pelatihan, dan mengatur metode evaluasinya.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued
KETENTUAN
Beberapa
ketentuan
lain
•Diskusi dengan karyawan Y&R
•Laporan Audit Mutu :
•Isi dari laporan audit mutu,
•Penyerahan laporan audit mutu untuk ditindak lanjuti
•Finalisasi
•Tindak Lanjut Laporan Audit Mutu
•Audit mutu secara keseluruhan
•Audit rating :
• kriteria audit rating, (Baik, Cukup, Kurang)
•Pemantauan
•Sosialisasi dan komunikasi fungsi penelaahan mutu
•Review dan dokumentasi terhadap penelaahan mutu
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued
KEWENANGAN
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued
FLOW CHART
Ada 6 flowchart dalam SOP Pedoman Independensi Penilai dan KJPP ini
Perencanaan penelaahan mutu
Persiapan penelaahan mutu
Pelaksanaan penelaahan mutu
Evaluasi kompetensi sumber daya manusia
Finalisasi
Pemantauan atas hasil penelaahan mutu
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued
PROSEDUR
PROSEDUR DALAM SETIAP TAHAPAN
• Berisi penjelasan prosedur yang harus dilakukan,
oleh personil dalam KJPP Y&R, termasuk petugas
yang ditunjuk, dalam setiap tahapan sebagai berikut
:
• Tahap perencanaan penelaahan mutu
• Tahap persiapan penelaahan mutu
• Tahap pelaksanaan penelaahan mutu
• Tahap evaluasi kompetensi sumber daya manusia
• Tahap finalisasi
• Tahap pemantauan atas hasil penelaahan mutu
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, CONTINUED
MEDIA / FORM YANG DIGUNAKAN
Jadwal audit mutu
Surat Tugas
Kertas kerja pemeriksaan
Formulir ketidak sesuaian
Laporan audit
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued
PENGAWASAN
PENGAWASAN (CONTROL CHECK POINT) PADA PROSES INI ADALAH
• Petugas Audit wajib memastikan kepatuhan karyawan terhadap SOP Pengendalian Mutu
serta aturan turunannya telah dilakukan.
• Petugas Audit wajib memantau perbaikan Ketidaksesuaian oleh karyawan sesuai dengan
jangka waktu yang telah disepakati.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 7 : PENELAAHAN MUTU, Continued
END OF SLIDE