2010-10-07

Mall för kommunikationsplan

Varje ledare och arbetsgrupp för projekt och processer behöver en kommunikationsplan för att vara säker på att

rätt person

får

rätt information

på

rätt sätt

och

i rätt tid

. När kommunikationsplanen är färdigställd är det fördelaktigt att utifrån den göra en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan (se exempel nedan).

Innehåll i kommunikationsplan

1.

Bakgrund 2.

3.

Vilka problem vill du lösa? Vilka behov ska tillgodoses? Börja med att upprätta en nulägesanalys (inklusive omvärldsanalys) och bakgrundbeskrivning.

Syfte och mål

Vad behöver du kommunicera och vad vill du uppnå? Handlar det om att öka kunskap eller förändra beteenden? Tänk på att kommunikation är ett

medel

för att nå resultat, inget självändamål.

Målgrupp

Vilka vänder du dig till? Vad har de för behov, kunskaper och önskemål? Vad vill du att målgruppen ska veta, tycka eller göra? Dela gärna upp målgrupperna i interna respektive externa samt eventuella samverkansaktörer. Under processens gång kan du fokusera kommunikationen mot olika målgrupper.

4.

Huvudbudskap

Vilka är de viktigaste budskapen? Är de relevanta och anpassade till målgruppen? Tänk på att ett budskap måste utformas ur målgruppens synvinkel för att bli intressant, begripligt och användbart. Att berätta allt för alla resulterar ofta i att inget når ingen.

5.

Kanaler

Var brukar målgruppen söka information? Webben, PA-nytt, personliga möten, utbildningar, workshops etc.? Då människor är olika söker de information på olika ställen och vill gärna ha variation. Ofta är det mixen av kanaler som ger resultat. Ett budskap behöver ofta upprepas och koordineras, både i kanaler och över tid, för att få god effekt.

6.

Strategi

Vem är den bästa budskapsbäraren för just denna kommunikationsinsats och när i tid är det bäst att genomför insatsen för bästa resultat? Kan flera tidpunkter bli aktuella? Sätt genomtänkta deadlines.

7.

Budget

Vilka resurser har du – i tid, pengar och kompetens? Fundera på om kostnaderna står i rimlig proportion till vad du vill uppnå. Upprätta en budget och ansvarsfördelning.

8.

Utvärdera insats och kontrollera effekt

Vilka metoder är lämpliga för att utvärdera insatsen? Hur ska resultatet följas upp och går det att mäta effekterna? 1

2010-10-07 Kontakta enheten för analys för råd och stöd i att sätta upp mätbara mål/indikatorer.

9.

Kommunikationsstrategin

Följer kommunikationsplanen intentionerna i kommunikationsstrategin? Att vi alla följer strategin innebär att vi av andra uppfattas som en avdelning, vilket ger oss en tydligare avsändare. Tillsammans stärker det omvärldens förtroende för vår verksamhet.

Kontakta gärna avdelningens informatör och/eller formgivare för råd och stöd i att ta fram en kommunikationsplan.

Exempel på aktivitetsplan

När kommunikationsplanen är färdigställd är det, som tidigare nämnts, fördelaktigt att utifrån den göra en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan (se exemplet nedan). I aktivitetsplanen preciserar du helt enkelt kommunikationsplanens mål och syfte i konkreta kommunikationsinsatser. Vid behov kan du dela upp aktivitetsplanen i en intern och i en extern. Nedanstående kolumner bör alltid ingå men det är självfallet okej att vid behov lägga till ytterligare, till exempel en kolumn för risker.

Kanal Budget Deadline Ansvarig Aktivitet Kommunikationsmål

Skapa ny webbsida på externa webben Få ungdomar att söka till de utbildningar kommunen i framtiden har behov av.

Målgrupp

Ungdomar mellan 18 och 30 år med högskolebehörighet Webben 31 oktober Anneli 2