Att göra en kommunikationsplan

www.gu.se

Innehåll i en kommunikationsplan

• Bakgrund • Omvärldsanalys • Mål • Målgrupper • Budskap • Kanaler • Utvärdering www.gu.se

När behövs en kommunikationsplan?

• Avgränsade projekt • Kommunikationsplan ofta en del av projektplanen • Kanske flera planer?

• Skilja på kommunikation under tiden arbetet pågår och kommunikation för att senare nå ut med projektets resultat.

www.gu.se

Skilj på plan och strategi

• Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål • Kommunikationsplan: avgränsat i tid eller ekonomisk ram, knutet till ett projekt eller t ex verksamhet under ett år. Mål + målgrupper + åtgärder www.gu.se

Kommunikationsstrategi – övergripande

• Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål • Strategi är långsiktiga vägval, vad göra och inte göra, kanalval • Strategi – vilket är vårt förhållningssätt: är vi rådgivande, lyssnande, experten… • Ska du använda en offensiv eller defensiv strategi, det vill säga ska du aktivt föra ut dina budskap eller ska du låta dina målgrupper själva skaffa sig den information de är i behov av? • Strategi: vilken ton ska vi använda oss av (provokativt, informellt, sakligt, känslosamt) • Ska vi använda bilder, hur? • Värdegrund, etiska överväganden www.gu.se

Omvärldsanalys

• Tänk till – finns det något utanför eller inom vår egen organisation som kan påverka kommunikationsprocessen? Exempelvis nytt budgetår, ny regering, nya lagar, omorganiseringar, andra informationskampanjer som krockar med vår etc.

• SWOT (hot, möjligheter, styrkor, svagheter).

• Vilka trender råder idag? Miljövänligt, wellness, sociala medier… • Namnval på projektet – finns det något annat som också heter som vårt projekt? Är det redan upptaget, behöver namnet varumärkesskyddas? Googla på namnet och på liknande projekt • Vilken slags organisation har vi? Kultur? www.gu.se

Avdelningen för analys och utvärdering

• Start januari 2009 • Cecilia Bokenstrand är avdelningschef. Dessutom ytterligare fyra medarbetare • U tvärderingar/utredningar och omvärldsanalyser till universitetets ledning och verksamhet. för att stärka stödet • Götabergsgatan 17, Studenternas Hus www.gu.se

Mål med kommunikationen

• Varför kommunicerar vi? Vad vill vi uppnå? Exempelvis för att informera intressenter, för att ändra ett beteende, för att spara tid eller pengar, för att stärka sitt varumärke. • Mål ska vara mätbara och realistiska.

• Mål ska också vara uppnådda inom en viss tid.

• Man kan ha ett övergripande mål och sedan flera delmål.

• Man brukar skilja på kunskapsmål, attitydmål och beteendemål. Kunskap = veta om att det finns miljöbilar. Attityd = tycka att det är bra med miljöbil. Beteende = att köpa och köra miljöbil. www.gu.se

Mål – några exempel

    Hösten 2008 ska minst 80 procent av alla medarbetare vid Göteborgs universitet veta att namnet för Göteborgs universitet är University of Gothenburg.

 Namnet University of Gothenburg ska användas på webben, brevmallar, i trycksaker, skyltar och alla andra sammanhang. Det gäller både den engelska logotypen och när namnet skrivs i text eller sägs muntligt. Det ska vara uppnått inom ett år från att beslutet om namnbytet har tagits.

Bidra till den önskade bilden av Göteborgs universitet Minimera missnöje bland medarbetarna Att inom ett år etablera personliga kontakter med cheferna i våra fyra dotterbolag www.gu.se

Budget, arbetsperiod, arbetsgrupp

• Vad kommer kommunikationsinsatserna att kosta? • När genomförs kommunikationsinsatsen? När ska det vara klart? • Vilka arbetar med att nå ut med den här kommunikationen? Vem gör vad? • Fördelning , t ex IT-avdelning, Personalavdelning www.gu.se

Målgrupper – vilka kommunicerar vi med?

• Interna målgrupper • Externa målgrupper www.gu.se

Avdelningar eller grupper inom den egna organisationen

• Chefer • Alla nyanställda • Alla med beställar-id • Personalavdelning • Ekonomiavdelning • IT-avdelning • Växeltelefonister www.gu.se

Glöm inte studenterna!

• Studenter • Studentportalen

Alumner

• Det görs regelbundna utskick med brev och e-post till alla före detta studenter som är anmälda i alumndatabasen. Kontakta Karin Lidberg (anknytning 6903) för mer information. www.gu.se

Externa målgrupper

• Verk och myndigheter www.sverige.se

• Intresseorganisationer • Investerare • Samarbetspartners • Andra forskargrupper • Andra universitet • Politiker • Allmänheten www.gu.se

Målgruppsanalys

• Vilka egenskaper har de olika målgrupperna som man måste ta hänsyn till när man kommunicerar med dem? • Vilka förkunskaper har de? • Är de positiva/negativa till projektet?

• Vilka behov har de?

• Demografiska egenskaper (geografisk placering, ålder etc).

www.gu.se

Målgruppernas attityd till projektet Stor påverkan Positiva x x x x x x Liten påverkan Negativa

www.gu.se

Budskap

• Vad är det vi vill säga när vi kommunicerar? Kort och kärnfullt och lätt att ta in! Ska genomsyra informationen i de olika kanalerna. Det kan vara nödvändigt med olika budskap till olika målgrupper/olika kanaler. • Mottagaren är kanske inte så intresserad… Gör henne intresserad! ” Whats in this for me” • En avvägning mellan A) Det som sändaren/projektet egentligen vill ha sagt och B) Var mottagarna befinner sig (vilken kunskap, attityd de har).

• Bra budskap skapar fokusering, samlar, bygger en historia, ger rätt känsla, signalerar att parter är enade • Dåligt budskap är om det är osammanhängande, dubbla budskap, inte trovärdigt, inte omsätts i praktiken (inte leva som man lär), budskapsinflation (för många budskap, spretigt) • Lista – för och emot, vilka är de starka argumenten, vilka tar ut varandra www.gu.se

Avsändare

• Fel sändare gör att mottagaren inte tar emot budskapet oavsett hur bra det är • Ju känsligare ämne desto större vikt på avsändaren • Avsändare kan vara opinionsledare som kändisar (beundran), experter (auktoriteter), peers (jämlikar som vi kan identifiera oss med) www.gu.se

Dags att välja kanaler!

• Muntliga • Skriftliga • Digitala www.gu.se

Muntliga kanaler

• Den närmaste chefen! • Ta en promenad runt! • Ring upp! • Informationsmöten (bjud på fika! Eller frukost! ) • Seminarium • Öppet hus • Frukostmöte • Mingel www.gu.se

Chefen är en viktigt kanal

• Universitetsledning (rektor, två prorektorer, förvaltningschef) • Rektors ledningsråd – här ingår rektor, prorektorerna, förvaltningschefen, dekanerna, rektorsråden, överbibliotekarien och ordföranden i Göteborgs universitets studentkårer • Universitetsstyrelsen http://www.gu.se/omuniversitetet/Ledning/styrelse/ • Dekaner, en per fakultet • Prefekter, en per institution, det är 44 institutioner • Kanslichefer, en per fakultet – 8 stycken • Gemensamma förvaltningens avdelningschefer träffar regelbundet fakulteternas kanslichefer • Avdelningschefer • Kanslichefer www.gu.se

Alla dessa möten och nätverk

• Informationsrådet • Dekanråd • Via ledningsgruppen • Via fakultetsinformatörer (finns minst en per fakultet) • Välj några nyckelpersoner och informera dem www.gu.se

Kommunikatörer

• • Universitetets eller fakultetens informationsenhet/informatör. Varje fakultet har minst en informatör. De kan hjälpa till att sprida information till sina fakulteter via lokala nyhetsbrev mm. • Informationsrådet träffas 1 gång per månad. Där finns med en representant från varje fakultet + studentavdelning + UB. • Kommunikatörsnätverket – alla kommunikatörer inom universitetet. Det finns en e-postlista med cirka 100 namn. http://www.gu.se/kontakt/fakultetsinformatorer www.gu.se

Sociala medier

• Twitter, YouTube, Facebook… • Bloggar • Finns ännu inte några riktlinjer från centralt håll • Vad är målet, syftet? • Juridik – ska inlägg diarieföras? www.gu.se

Webb och e-post

• E-postlistor • Informationsenheten hjälper till med utskick till berörda grupper.

• Webb – www.gu.se

• • Medarbetarportalen www.gu.se

”Din sida” www.gu.se

Interna tidningar

• GU-journalen, kontakt Allan Eriksson, anknytning 1021 • GUspegeln, kontakt Carina Elmäng, anknytning 3577 • Studenttidningen Spionen www.gu.se

Trycksaker

• Broschyr • Affischer • Flygblad • Buss- och spårvagnsreklam • Vykort • Roll-up • Brev • Dela ut information på stan www.gu.se

Logotyp

www.gu.se

Annonsera!

• Kontakt på GP – Mats Säther • Kontakt på Metro – Katarina Kilter • 7 x 11 cm: 5 000 • En kvarts sida: 15 000 • Helsida: 80 000 www.gu.se

Massmedia

• Lokala medier, fackmedier, utländska medier • Pressmeddelande • Presskonferens • Henrik Axlid, Ulrika Lundin, Mauritz Ljungman • Hjälper till med att skriva pressmeddelanden och har kanaler för att skicka ut dem. Fakultetsinformatörer hjälper också till med detta. www.gu.se

Ta det i rätt ordning!

• Mål • Målgrupper • Budskap • Kanaler www.gu.se

Översikt - aktivitetslista

Aktivitet Mål/syfte

E-post till kanslichefer Ge bakgrund Banderoll Väcka uppmärksamhet Frukost möte Dialog

Vem ansvarar

Malin Carina Carina

Målgrupp Tidsperiod Deadline

1/9

Tidsåt gång

2 h Kanslichefer, indirekt adm personal Främst studenter, även allmänhet Förvaltningschefer Vecka 38 Vecka 40 Måndagar v 44-48 1/10 40 h www.gu.se

Utvärdering och analys av kommunikationen

• Nåddes målen? Hur går vi vidare? Vad kunde ha gjorts annorlunda?

• Fokusgrupp • Enkät (webropol) • Studentuppsats • Arbetsmiljöbarometern • Egen reflektion www.gu.se