Transcript Användarhandledning för Exder Small Business

Användarhandledning
för
Exder Small Business
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 2 av 87
Innehållsförteckning
1.
Inledning................................................................................................................................. 4
2.
Affärsprocessbeskrivning ................................................................................................... 5
2.1
Processbeskrivning ....................................................................................................................... 5
2.1.1
2.1.2
2.1.3
Inköp ...................................................................................................................................................................... 5
Försäljning ............................................................................................................................................................ 6
Redovisning .......................................................................................................................................................... 6
Handledning .................................................................................................................................... 7
2.2
Introduktion..................................................................................................................................... 7
2.3
Inköp ................................................................................................................................................ 7
2.3.1
Registrering av leverantörsfaktura .................................................................................................................... 8
2.3.1.1 Elektroniska leverantörsfakturor .................................................................................................................. 11
2.3.2
Bokning av leverantörsfakturor ........................................................................................................................ 13
2.3.3
Lista leverantörsfakturor för betalning, avstämning leverantörsreskontra................................................. 15
2.3.3.1 Lista leverantörsfakturor ............................................................................................................................... 15
2.3.3.2 Leverantörsreskontra .................................................................................................................................... 16
2.3.4
Skicka utbetalningar .......................................................................................................................................... 18
2.3.5
Registrera och boka utbetalningar .................................................................................................................. 21
2.3.5.1 Registrera och boka utbetalningar som skall skickas till Plus-/bankgirot .............................................. 21
2.3.5.2 Registrera och boka manuell utbetalning ................................................................................................... 22
2.3.5.3 Boka gjorda utbetalningar ............................................................................................................................. 23
2.4
Försäljning .................................................................................................................................... 24
2.4.1
Registrering av kundfaktura ............................................................................................................................. 24
2.4.1.1 Registrering av kreditfakturor ....................................................................................................................... 27
2.4.2
Bokning av kundfaktura .................................................................................................................................... 28
2.4.3
Automatisk bokning av kundfakturor ............................................................................................................... 30
2.4.4
Lista kundfakturor för betalning, avstämning kundreskontra ....................................................................... 33
2.4.4.1 Lista kundfakturor .......................................................................................................................................... 33
2.4.4.1.1 Enkel/Fakturajournal ............................................................................................................................... 33
2.4.4.1.2 Slutföra fakturor ....................................................................................................................................... 34
2.4.4.1.3 PDF ........................................................................................................................................................... 36
2.4.4.2 Kundreskontra ................................................................................................................................................ 37
2.4.5
Registrera och boka inbetalningar .................................................................................................................. 38
2.5
Redovisning .................................................................................................................................. 40
2.5.1
Bokföring av övriga verifikationer och bokslutstransaktioner ...................................................................... 40
2.5.2
Dagbok ................................................................................................................................................................ 41
2.5.3
Huvudbok ............................................................................................................................................................ 43
2.5.4
Balans- och Resultaträkning ............................................................................................................................ 46
2.5.4.1 Ändra uppställningsform ............................................................................................................................... 51
2.5.5
Momsavräkning .................................................................................................................................................. 54
2.6
Inställningar .................................................................................................................................. 57
2.6.1
Företagsinställningar ......................................................................................................................................... 57
2.6.2
Kontoplan ............................................................................................................................................................ 61
2.6.2.1 SIE Import Total ............................................................................................................................................. 61
2.6.2.2 Uppdatera kontoklass ................................................................................................................................... 66
2.6.2.3 Uppdatera konton .......................................................................................................................................... 66
2.6.2.4 Uppdatera reserverade konton .................................................................................................................... 68
2.6.2.5 Uppdatera varugrupper ................................................................................................................................. 69
2.6.2.6 Momsregistreringsnr/momsavräkningskonto ............................................................................................. 69
2.6.2.7 Momssatser/momskonton ............................................................................................................................ 70
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 3 av 87
2.6.2.8 Uppdatera momsdeklarationstyper ............................................................................................................. 71
2.6.2.9 Uppdatera förvalda verifikationsbeskrivningar .......................................................................................... 75
2.6.2.10 Uppdatera ingående balanser.................................................................................................................. 75
2.6.2.11 Uppdatera nytt bokföringsår ..................................................................................................................... 76
2.7
Övriga inställningar...................................................................................................................... 78
2.7.1
Partners ............................................................................................................................................................... 78
2.7.1.1 Uppdatera partners ........................................................................................................................................ 78
2.7.1.1.1 Leverantörer ............................................................................................................................................. 78
2.7.1.1.2 Kunder....................................................................................................................................................... 80
2.7.1.2 Lista partners .................................................................................................................................................. 81
2.7.2
Artiklar ................................................................................................................................................................. 81
2.7.2.1 Uppdatera artiklar .......................................................................................................................................... 82
2.7.2.2 Lista artiklar .................................................................................................................................................... 83
2.7.3
Övrigt ................................................................................................................................................................... 84
2.7.3.1 Uppdatera språk............................................................................................................................................. 84
3.
Avslutning ............................................................................................................................ 85
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
1.
Exder Small Business
Sida 4 av 87
Inledning
Med Exder Small Business så får ni ett enkelt, smidigt och lättillgängligt affärssystem som är helt integrerat med
elektroniska affärer. Exder Small Business innehåller de vanligaste funktionerna ett mindre företag behöver för att
sköta sin ekonomi. Ni har alltid tillgång till systemet eftersom det är en helt webbaserad lösning som ger er frihet.
Ni behöver bara en PC och tillgång till Internet (MS Internet Explorer 5 eller nyare). Datalagringsutrymmet i Exder
Small Business är obegränsat.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.
Exder Small Business
Sida 5 av 87
Affärsprocessbeskrivning
I Exder Small Business ingår rutiner för hantering av försäljning, inköp och redovisning. D.v.s. allt från att skicka
kundfakturor till att ta emot inbetalningar, ta emot leverantörsfakturor till att skicka utbetalningar, samt redovisning
av dessa plus övrig redovisning. Vi har delat in handledningen efter dessa huvudprocesser.
Övriga Exdermoduler

Exder Business. Komplett affärssystem med stöd för både traditionella och elektroniska affärer och
funktioner för order, lager/inköp, internredovisning/budget mm.

Exder EDI. Handla elektroniskt med EDI.

Exder EPC. Skicka elektronisk artikelinformation
2.1
Processbeskrivning
Inköp
Så här hänger det ihop:
1. Registrering av
leverantörsfaktura
2. Bokning av
leverantörsfaktura
1. Skapa
kundfaktura
manuellt
2. Skicka
kundfaktura via
papper eller mail/
pdf
3. Lista
leverantörsfakturor
för betalning
4. Skicka
utbetalningar
5. Registrera och
boka utbetalningar
Försäljning
Verifikationer
Exder EDI
Exder eFaktura
3. Bokning av
kundfakturor
4. Lista
kundfakturor för
betalning
5. Registrera och
boka inbetalningar
Kundfakturor
skickas
elektroniskt
Exder Webbshop
Redovisning
Exder Market
Övriga
bokföringsorder
Dagbok
Huvudbok
Resultaträkning
Balansräkning
Momsrapport
Momsavräkning
2.1.1 Inköp
Inkommande leverantörsfakturor registreras för att därefter bokföras var för sig eller flera stycken i en och samma
verifikation. När det blir dags att betala dessa skall utbetalningar registreras och ev skickas för girering till Plus/Bankgirot för att därefter registreras och bokföras.
Exder Business innehåller även funktioner för

Lager/Inköp med lagerlistor med inköpsförslag,

Inköpsorder och rutiner för inleverans.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 6 av 87
2.1.2 Försäljning
Exder håller reda på vilka kunder som vill ha EDI-fakturor, faktura via e-post som bifogad PDF eller utskrivna
pappersfakturor. Förberedelser, fakturering och bokföring sker i samma system.
Exder är det enklaste sättet att få enhetliga rutiner för EDI-handel med era större kunder direkt kopplat till
affärsredovisningen och övrig försäljning.
Oavsett hur fakturorna skickas så bokförs dessa var för sig eller flera stycken i en och samma verifikation. Allt
eftersom kundfakturorna betalas registreras och bokförs dessa inbetalningar.
Exder Business innehåller även funktioner för

Stöd för GTIN (Global Trade Identification Number) på artiklar

Prishantering med olika försäljningspris i prislistor och ramavtal

Kundorder med workflow för enkel hantering från beställning till fakturering i statuslista

Orderbekräftelser via e-post

Plocklistor

Utleveransrutin med hantering av godsetiketter och spårbarhet för SSCC

Samlingsfakturering

Inbetalningar via fil från BG/PG med automatisk avbokning i kundreskontran

Betalningspåminnelse och räntefakturor

Försäljningsstatistik

Abonnemangsorder
2.1.3 Redovisning
De bokföringsverifikationer som kund-/leverantörsfakturorna samt in-/utbetalningar av dessa automatiskt genererar
skall löpande under året sammanställas i olika rapporter (Dagbok, Huvudbok, Resultat- och Balansräkning). Övrig
löpande redovisning av tex löner mm läggs till som manuella verifikationer. Periodvis görs momsavräkning för
redovisning av moms där verifikation skapas automatiskt. Vid bokföringsårets slut läggs manuella verifikationer till
för bokslutstransaktioner och ett nytt bokföringsår skapas med ingående balanser från det gamla bokföringsåret.
Exder Business innehåller även funktioner för

Budget

Internredovisning med kostnadsställe/projekt

SIE-export av kontoplan/bokföringstransaktioner
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 7 av 87
Handledning
2.2
Introduktion
För en allmän introduktion till Exder som beskriver hur ni loggar in, navigerar i menyerna, registrerar, sparar och
söker information, se handledningar under avsnittet Allmänt och introduktioner.
2.3
Inköp
För hantering av inköp krävs följande:
1. Att leverantören finns registrerad som partner av typen leverantör, se avsnittet Inställningar, Partners,
Uppdatera partners.
2. Att det finns en registrerad kontoplan samt reserverade konton, se avsnittet Inställningar, Kontoplan.
Består av följande steg:
1. Registrering av leverantörsfaktura
2. Bokning av leverantörsfakturor
3. Lista leverantörsfakturor för betalning, avstämning leverantörsreskontra
4. Skicka utbetalningar (om koppling finns till Plus-/Bankgirot)
5. Registrera och boka utbetalningar
Var/hur dessa steg utförs i Exder visas nu i detalj här nedanför.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 8 av 87
2.3.1 Registrering av leverantörsfaktura
Sidan för registrering av leverantörsfakturor finns under menyvalet Inköp  Uppdatera leverantörsfakturor.
Oftast anges bara en rad per leverantörsfaktura med hela fakturans totalbelopp inkl moms. Det kan dock vara bra
att känna till att flera rader med en artikel på varje rad går att ange. Anledningen kan vara att ni vill ha den så lik
originalfakturan som möjligt eller ha olika förvalda kostnadskonton för olika artiklar vid automatkonteringen av
fakturan.
I nedanstående exempel visas dock hur en faktura registreras med endast en rad för hela fakturans totalbelopp inkl
moms.
Ange aktuell leverantör genom att fylla i fältet Partner.
Lev.fakturatyp anger om fakturan är en debet eller kreditfaktura.
Momstyp styr vilka kostnadskonton som förvalt läggs på fakturaraderna samt hur moms konteras vid bokning av
leverantörsfakturor. Väljs EU-moms avses omvänd skattskyldighet och ev moms på fakturan bokas som både
ingående och utgående moms. För kontoval se avsnittet Inställningar, Kontoplan.
Momsreg. land styr vilka momssatser som kan anges på fakturan.
Valuta anger vilken valuta angivna belopp i fakturan anges i. Används andra valutor än er standardvaluta krävs
modulen för Språk och Valuta.
Fakturadatum anger fakturans utställningsdatum, Antal förfallodagar ger förvalt värde på Förfallodatum.
Förfallodatum anger fakturans förfallodatum för betalning.
Klicka på fliken Radinformation
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 9 av 87
Ange Belopp inkl moms. I vårt fall 5000, systemet räknar därefter automatisk om beloppet exkl. moms (4000) och
lägger momsbeloppet (1000) i fältet Momsbelopp. Om detta inte görs eller om ni istället önskar ange belopp exkl.
moms se avsnittet Inställningar, Företagsinställningar. Obs! Krediteringar anges som negativa Belopp.
Fakturan är nu klar och vi klickar på
för att spara och slutföra fakturan.
Obs! Genom att klicka på länken Visa/dölj konteringsinformation kan ni se/ändra fakturans förvalda
konteringsinformation, dvs. på vilket kostnadskonto som fakturan kommer att bokföras när den bokförs.
I vårt exempel där vi valt att endast ange en rad för hela fakturan, kommer konto 4010 visas som förvalt konto.
Kontot hämtas från rutinen för Uppdatera reserverade konton som beskrivs under avsnittet Inställningar, Uppdatera
reserverade konton.
Observera att ni här kan ange ett annat Konto om ni inte är nöjd med det som visas förvalt. Detta konto kommer
då enbart att gälla vid bokningen av denna faktura.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 10 av 87
Genom att ange flera rader med en Artikel på varje rad, finns möjlighet att få olika förvalda konton per artikel.
Momstyp (Inhemsk, EU-moms, Export) har också betydelse för vilket förvalt konto som sätts. Här kan ni välja att
ha en förvald varugrupp istället för att använda artiklar och deras varugrupper. Hur ni anger konton per
artikel/varugrupp visas i avsnittet Inställningar, Uppdatera varugrupper.
Moms kan som vi visat ovan läggas direkt på fakturaraden men eftersom Exder kan ta emot elektroniska fakturor
där det inte är ovanligt att moms endast skickas per momssats finns därför fält för detta i foten på fakturasidan.
Även avrundning kan nu anges i eget fält. Se detaljerad beskrivning här nedanför.
Summera fakturaraders moms automatiskt
Denna kryssruta är ibockad om momsbelopp per
momssats skall beräknas utifrån fakturaradernas
momssatser och momsbelopp. Om urkryssad kan
momssatser per momsats anges utan koppling till
radernas moms. Fältet är förvalt ikryssat för manuellt
registrerade fakturor och förvalt urkryssat för för
elektroniskt inkomna fakturor. Anledningen är att ni som
vanlilgt skall kunna ange moms på radnivå vid manuella
fakturor även i fortsättningen men för elektroniskt
inkomna behålla moms per momssats som de
skickades.
Momskod
Den momskod som motsvarar den momssats som
angivits i fakturan. Om ingen momskod hittas som
motsvarar den momssats som den elektroniska fakturan
har tas här förvald momssats. Momskoden används för
att ta fram Konto för kontering av ingående moms.
Momssats
Momskodens momssats
Konto
Konto för hur ingående moms skall konteras. Hämtas i
första hand från aktuell momssats i rutinen Momssatser
(under Diverse, Momssatser) annars från Uppdatera
reserverade konton (under Redovisning, Kontoplan) för
Kontoreservationstypen Ingående moms.
Momsbelopp
Momsbelopp för aktuell momssats.
Momsrader kansom vanligt raderas genom att kryssrutan under Radering kryssas i.
Nya momssrader läggs till med ikonen
Avrundning
.
Avrundningsbelopp på fakturan. Konteras mot konto för
Kontoreservationstypen Avrundningsdifferenser i
rutinen Uppdatera reserverade konton (under
Redovisning, Kontoplan).
För partners med EU-moms sk omvänd skattskyldighet där ni är skyldiga att ta upp både ingående och utgående
moms ger Exder hjälp med att förvalt skapa momsrad per momssats även för utgående moms. Nedan visas ett
exempel för detta.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 11 av 87
Momstyp på leverantören är EU-moms.
Vi ser då att systemet förvalt kan ställas in så att rätt konto för kontering av varukostnad sätts samt att även en
extra rad för moms med utgående moms förvalt läggs till där momsbeloppet inverterats dvs är negativt. Vid
bokning av leverantörsfakturor används sedan dessa konton.
2.3.1.1 Elektroniska leverantörsfakturor
Möjlighet finns även att ta emot elektroniska leverantörsfakturor. En förutsättning för detta är dock att
fakturaavsändaren finns upplagd som en partner av typen leverantör under era partnerinställningar. När ni sedan
får en ny leverantörsfaktura får ni ett meddelande via epost. Leverantörsfakturan hanteras sedan på samma sätt
som en manuellt inlagd leverantörsfaktura.
Ni kan då ta fram aktuell faktura i rutinen Uppdatera leverantörsfakturor via länk i mejlet, eller via löpnumret.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 12 av 87
Om fakturan innehåller en bilaga kan ni visa den genom att klicka på länken efter fältet Bilaga.
I fliken Radinformation kan det vara värt att nämna att klientens eget artikelnr sätts om någon av följande villkor
gäller.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01



Exder Small Business
Sida 13 av 87
Båda klienterna har samma GTIN för sina artiklar
Utställande klient har mottagande klients artikelnr i rutinen Uppdatera partners artiklar
Mottagande klient har utställande klients artikelnr i rutinen Uppdatera partners artiklar
Vilken artikel som väljs kan påverka hur fakturaradens kostnadskontering blir dvs hur den kommer att bokföras.
I samband med inläsningen av fakturan sker även en kontroll av de betalningsuppgifter som finns i fakturan. Dessa
jämförs med de betalningsuppgifter som ni har inställda på er partner. Om någon av de uppgifter som kommer i
fakturan inte stämmer överens med era eller inte finns inlagd på er partner så ges ett meddelande om detta när ni
öppnar fakturan.
Ni bör då kontrollera att uppgifterna stämmer med fakturautställaren.
2.3.2 Bokning av leverantörsfakturor
Rutinen används för att boka en eller flera leverantörsfakturor så att en verifikation skapas. Startas under
menyvalet Redovisning  Boka leverantörsfakturor.
Rutinen inleds med en sida där du kan göra urval på obokade fakturor. Alla slutförda men ej bokade fakturor visas
med fältet Boka förvalt ikryssat. Möjlighet finns att markera/avmarkera alla fakturor genom att klicka på någon av
länkarna Markera alla / Avmarkera alla. I vårt exempel har vi valt att endast boka den fakturan vi skapat, men
vanligtvis bokas alla obokade fakturor.
Verifikationsunderlag skapas för de fakturor som markerats när du klickar på Nästa >> och visas upp för att
bekräftas. Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 14 av 87
Här anges Bokföringsdatum och Beskrivning av verifikationen.
För beskrivning av hur förvalda verifikationsbeskrivningar kan anges se avsnittet Inställningar, Kontoplan,
Uppdatera förvalda verifikationsbeskrivningar.
För beskrivningar av konteringar se under avsnittet Inställningar, Kontoplan.
Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Vill du spara utan utskrift klicka
på
.
Ovanstående sida visas när bokningen är klar. Har du valt att direkt skriva ut verifikationen visas nedanstående
windows-popup.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 15 av 87
Klicka på Öppna så visas verifikationen som ett PDF-dokument, genom att klicka på skrivarikonen
skrivs
dokumentet ut på valfri skrivare. Möjlighet finns också att skriva ut flera verifikationer på en gång se menyvalet
Redovisning  Lista verifikationer.
2.3.3 Lista leverantörsfakturor för betalning, avstämning leverantörsreskontra
2.3.3.1 Lista leverantörsfakturor
Rutinen används för att lista leverantörsfakturor och utbetalningar för överblick av vad som förfaller till betalning.
Startas under menyvalet Inköp  Lista leverantörsfakturor.
Möjlighet finns att göra urval på en rad olika begrepp. För fakturor som förfaller till och med ett viss datum ange
Förfallodatum och sätt Slutbetald till Ej slutbetald. Genom att klicka på de olika rubrikerna ändras
sorteringsordningen. Listtyp Fakturajournal ger ovanstående lista.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 16 av 87
Möjlighet finns också att välja Listtyp Detaljerad som också visar gjorda utbetalningar och deras status. Se
Betalningslöpnummer 1 och 2 som har status Betalningsfil skickad vilket innebär att fil skickats för betalning till
Plus-/Bankgirot men ännu ej återrapporterats. Mer information on hur du skickar utbetalningar se längre ner under
Skicka utbetalningar.
2.3.3.2 Leverantörsreskontra
Denna lista är ett annat bra hjälpmedel för att se vilka leverantörsfakturor som ligger för betalning till och med ett
visst datum. Startas under menyvalet Inköp  Leverantörsreskontra.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 17 av 87
Här anges Reskontradatum vilket innebär att endast fakturor och betalningar fram tom detta datum visas. Listan
är användbar för att göra avstämning mot redovisningen genom att ta ut en huvudbok för ert konto för
leverantörsskulder för samma bokföringsperiod. Läs mer under avsnittet Inställningar, Redovisning, Huvudbok.
Ovan visas huvudboken för samma bokföringsperiod för vårt konto för leverantörsskulder. Saldo jämförs mot
Totalsumma i leverantörsreskontralistan ovan.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 18 av 87
2.3.4 Skicka utbetalningar
Möjlighet finns att skicka utbetalningar antingen till Plusgirot eller Bankgirot (BGC). Båda dessa tjänster kräver att
ni är kunder antingen hos Plusgirot (Nordea) eller hos Bankgirot (BGC). Kontakta er bank för mer information.
BGC:s tjänst heter Leverantörsbetalningar (LB)
Plusgirots (Nordea) tjänst heter GiroLink Internet
Skicka utbetalningar görs i Exder genom att ni skapar en fil som ni sparar lokalt på er dator och som sedan
överförs till Plus-/Bankgirot utanför Exder antingen genom Plusgirots internettjänst eller annan av BGC
rekommenderad BgCom-programvara. Nedan visas hur detta går till i Exder.
Rutinen startas under menyvalet Inköp  Skicka utbetalningar.
I rutinen finns möjlighet att antingen söka fram alla obetalda fakturor för ett angivet urval eller att manuellt lägga till
fakturor genom att klicka på länken Lägg till betalningsrad. Har ni inte så många fakturor rekommenderar vi att ni
tar fram alla obetalda fakturor tom ett visst Förfallodatum.
I Skicka betalningar via anges om betalningsfilen skall skickas till Plusgirot eller Bankgirot.
Följande begränsningar finns fn för Plusgirot vid utbetalning till bankkonto:
 Id på mottagaren är vid utbetalning till bankkonto begränsat till ett numeriskt värde på max 5 tecken.
Fältet tas idag från partners id dvs. fältet Partner.
Följande begränsningar finns fn för Plusgirot vid utbetalning till bankgiro:
 Hanterar endast betalningar i svensk valuta. Fältet tas idag från partners fält Valuta.
 Kreditfakturor hanteras ej
 Nollbelopp hanteras ej
I Förvalt betalningsdatum för förfallna fakturor anges det betalningsdatum då utbetalningen kommer dras från
ert Plus-/Bankgirokonto. Obs! Betalningsdatum anges framåt i tiden, tidigast nästkommande dag. Fakturor som har
förfallit tom betalningsdatum betalas direkt medan fakturor med ett senare förfallodatum betalas på förfallodagen
om denna är en bankdag. Annars första efterföljande bankdag.
Betalningsdatum kan anges på varje faktura. En utbetalningsfil kommer då att skapas för varje betalningsdatum.
Betalningen får ett eget löpnummer för möjlighet att stämma av och boka utbetalning på samma datum.
I Betalningssätt anges hur fakturan skall betalas till mottagaren, 4 alternativ finns
1. Bankgiro
-Utbetalning görs till aktuell partners Bankgiro
2. PlusGirot
-Utbetalning görs till aktuell partners Plusgiro
3. Bank
-Utbetalning görs till aktuell partners Bankkonto (Clearingnr+Bankkonto)
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
4. Kontant
Exder Small Business
Sida 19 av 87
-Utbetalning görs till aktuell partner genom att ett utbetalningskort skickas till partners
Adress med Adresstyp Leverantör.
Du kan styra vilket Betalningssätt som förvalt visas genom att endast ange Bankgiro eller Plusgiro eller
Bankkonto på partnern. Se avsnittet Inställningar, Partners, Uppdatera partners.
I fältet Återstår visas återstående belopp att betala, fakturor med 0.00 har redan registrerade betalningsorder som
ännu ej betalats och behöver således inte betalas igen.
Avser ni slutbetala återstående belopp på fakturan behöver inget belopp anges utan kryssa då direkt i fältet
Slutbetald. Anges ett belopp får ni välja om fakturan iom denna betalning skall anses så som slutbetald eller ej,
genom att kryssa i/ur fältet Slutbetald.
I fältet Boka diff. väljer ni hur ev differens skall bokas, som Avrundningsdiff eller Utbetalningsdiff. För inställning av
förvalda konton se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton.
När alla fakturor är markerade för betalning tryck på Nästa >>.
Klickar du på Nästa >> skapas själva filen och du får möjlighet att ange var den skall sparas. Vi rekommenderar att
du skapar en mapp i vilken du lägger alla dina betalningsfiler. Filnamnet anges automatiskt enligt bilden nedan.
Status på betalningsorderna sätts till "Betalningsfil skapad. Det är möjligt att skicka samma betalningsfil flera
gånger ifall det uppstår problem med mottagandet.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 20 av 87
När filen sparats följ instruktionerna i sidan här nedanför.
Betalningsfilen skickas med Girolink via Internet genom att du loggar in på https://girolink.plusgirot.se där du sedan
”laddar upp" den sparade betalningsfilen. Betalningslöpnumren skickas med i betalningsfilen så att Plusgirot kan
skicka med detta i sin redovisning av gjorda betalningar. Betalningsorderna kan sedan enkelt slutföras och
bokföras i rutin Uppdatera utbetalningar.
Det sista steget är att bekräfta att betalningsfilen har skickats. Betalningsorderna markeras då med statusen
Betalningsfil skickad.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 21 av 87
2.3.5 Registrera och boka utbetalningar
Rutinen Uppdatera utbetalningar används för att registrera och boka utbetalningar som inte skickas till Plus/Bankgirot. Betalningar som skickas till Plus-/Bankgirot registreras och skickas i rutinen Inköp  Skicka
utbetalningar och behöver endast bokas i rutinen Uppdatera utbetalningar när betalningen effektuerats av Plus/Bankgirot.
Gå vidare till nästa avsnitt Registrera och boka manuell utbetalning om ni ej använder någon av dessa tjänster.
2.3.5.1 Registrera och boka utbetalningar som skall skickas till Plus-/bankgirot
Skickar ni utbetalningar via Plus-/Bankgirot har redan betalningsorder skapats i rutinen Skicka utbetalningar och
ni kommer då få saldobesked från dessa där betalningslöpnummer anges på gjorda utbetalningar. För att slutföra
dessa betalningar anges betalningslöpnumret i denna rutin och aktuell betalningsorder visas. Hur det går till visas
nedan.
Ange löpnumret på den betalning som gjorts av Plus-/Bankgirot i fältet Betalningslöpnummer.
Aktuell utbetalning visas då fram, tryck på
. Se vidare under nästa avsnitt Boka utbetalning.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 22 av 87
2.3.5.2 Registrera och boka manuell utbetalning
En manuell utbetalning inleds med att söka fram alla obetalda fakturor för ett angivet urval eller att manuellt lägga
till fakturor genom att klicka på länken Lägg till betalningsrad. Har ni inte så många fakturor rekommenderar vi att
ni tar fram alla obetalda fakturor tom ett visst Förfallodatum.
I Betalningsdatum anges när betalningen gjordes.
I Betalningssätt anges hur fakturorna betalades och styr vilket konto som betalningen krediteras på se avsnittet
Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton. 4 alternativ finns
1. Bankgiro
-Kreditera reserverat konto för Bankgiro
2. PlusGirot
- Kreditera reserverat konto för Postgiro
3. Bank
- Kreditera reserverat konto för Bank
4. Kontant
- Kreditera reserverat konto för Kassa
Avser ni slutbetala återstående belopp på fakturan behöver inget belopp anges utan kryssa då direkt i fältet
Slutbetald. Anges ett belopp får ni välja om fakturan iom denna betalning skall sättas som slutbetald eller ej,
genom att kryssa i/ur fältet Slutbetald.
I fältet Boka diff. väljer ni hur ev differens skall bokas, som Avrundningsdiff eller Utbetalningsdiff. För inställning av
förvalda konton se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton.
När alla fakturor är markerade för betalning tryck på Nästa >>.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 23 av 87
2.3.5.3 Boka gjorda utbetalningar
Oavsett om ni manuellt skapat utbetalningen eller skickat den till Plus-/Bankgirot ser fortsättningen av rutinen ut
som följer.
Ett verifikationsunderlag skapas för de utbetalda fakturorna.
Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras. Bokföringsdatum behöver av säkerhetsskäl
alltid anges i första bokningen, däremot visas senast angivna datum som förvalt Bokföringsdatum i de
efterföljande bokningarna av nya utbetalningar.
Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Vill du spara utan utskrift klicka
på
.
Som avslutning visas följande sida med den skapade verifikationen.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.4
Exder Small Business
Sida 24 av 87
Försäljning
För hantering av försäljning krävs följande:
1. Att kunder finns registrerade som en partner av typen kund se avsnittet Inställningar, Partners, Uppdatera
partners.
2. Att artiklar finns registrerade se avsnittet Inställningar, Artiklar, Uppdatera artiklar.
3. Att det finns en registrerad kontoplan samt reserverade konton se avsnittet Inställningar, Kontoplan.
Består av följande steg:
1. Registrering av kundfaktura
2. Bokning av kundfakturor
3. Lista kundfakturor för betalning, avstämning kundreskontra
4. Registrera och boka inbetalningar
Var/hur dessa steg utförs i Exder visas nu i detalj här nedanför.
2.4.1 Registrering av kundfaktura
Fakturor kan skapas från en order eller utleverans beroende på om ni förutom modulen Exder Small Business har
modulen för Exder EDI, eFaktura, Market, eller Webshop och då tar emot order elektroniskt. Nedan visas hur en
manuell faktura skapas direkt utan order. Sidan för registrering av kundfakturor finns under menyvalet Försäljning
 Fakturering  Uppdatera fakturor, eller via ikonen
i den vänstra marginalen.
Fakturatyp anger om fakturan är en debet- eller kreditfaktura. För registrering av kreditfakturor se avsnittet
Registrering av kreditfakturor nedan.
Partner anger vilken kund fakturan skall ställas ut till.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 25 av 87
Momstyp styr vilka intäktskonton som förvalt läggs på fakturaraderna. För kontoval se avsnittet Inställningar,
Kontoplan.
Momsreg. land styr vilka momssatser som kan anges på fakturan.
Valuta anger vilken valuta angivna belopp i fakturan anges i.
Fakturadatum anger fakturans utställningsdatum, Antal förfallodagar läggs till Fakturadatum och ger
Förfallodatum.
Betalningsvillkor hämtas förvalt från rutinen Uppdatera språk. Texten {payment_days} kommer vid utskrift av
faktura att ersättas av innehållet i fältet Antal förfallodagar. Se avsnittet Inställningar, Övrigt, Uppdatera språk.
Betalningsvillkor hämtas förvalt från rutinen Uppdatera externa språk. Texten {payment_days} kommer vid
utskrift av faktura att ersättas av innehållet i fältet Antal förfallodagar. Se avsnittet Inställningar, Övrigt, Uppdatera
språk.
Villkor vid försenad betalning hämtas förvalt från rutinen Uppdatera språk. Se avsnittet Inställningar, Övrigt,
Uppdatera språk.
Leveransvillkor hämtas förvalt från rutinen Uppdatera språk. Se avsnittet Inställningar, Övrigt, Uppdatera språk.
Klicka på fliken Radinformation
Ange Artikel och Fakturerat antal. Obs! Krediteringar anges som negativa antal.
Ny rad läggs till genom att klicka på
.
Obs! Genom att klicka på länken Visa/dölj konteringsinformation kan ni se/ändra fakturans förvalda
konteringsinformation, dvs. på vilket intäktskonto som fakturan kommer att bokföras när den bokförs.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 26 av 87
Eftersom båda artiklarna tillhör Varugrupp DRICKA och fakturan har Momstyp Inhemsk moms sätts intäktskonto
förvalt till 3020. Se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera varugrupper.
Fakturan är nu klar och vi klickar på
för att spara och slutföra fakturan. Obs! Om ni istället väljer att klicka
på
finns möjlighet att granska och slutföra alla fakturorna på en gång i rutinen Lista fakturor Listtyp
Slutföra fakturor. Se under Lista kundfakturor.
Genom att vi angivit att aktuell kund har en e-postadress till vilket vi kan skicka fakturan så visas nu ovanstående
sida. Klicka på Skriv ut för att skriva ut fakturan och Ja för att skicka iväg e-brevet med PDF-fakturan som bilaga.
Nej för att inte skicka fakturan med e-brev.
PDF-fakturan med den för partnern aktuella layouten ser ut som följer, vilket är exakt likadant som er kund kommer
se fakturan i det mottagna e-brevet.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 27 av 87
2.4.1.1 Registrering av kreditfakturor
Kreditfakturor kan registreras dels i en egen rutin under menyvalet Försäljning  Fakturering  Skapa
kreditfaktura. Men också från samma rutin som vanliga debetfakturor, dvs. under menyvalet Försäljning 
Fakturering  Uppdatera fakturor.
Vid Kreditfaktura finns möjlighet att dels välja Anledning till kreditering men också möjlighet att ange vilken
faktura som skall krediteras genom att ange fakturanumret i fältet Kreditera fakturanr. Aktuell faktura kopieras då
in samt får förvalt negativa antal. Ett enkelt sätt att kreditera fakturor.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 28 av 87
2.4.2 Bokning av kundfaktura
Rutinen används för att boka en eller flera kundfakturor så att en verifikation skapas. Startas under menyvalet
Redovisning  Boka leverantörsfakturor.
Rutinen inleds med en sida där du kan göra urval på obokade fakturor. Alla slutförda men ej bokade fakturor visas
med fältet Boka förvalt ikryssat. Möjlighet finns att markera/avmarkera alla fakturor genom att klicka på någon av
länkarna Markera alla / Avmarkera alla. I vårt exempel har vi valt att endast boka den fakturan vi skapat, men
vanligtvis bokas alla fakturor.
Verifikationsunderlag skapas för de fakturor som markerats när du klickar på Nästa >> och visas upp för att
bekräftas. Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 29 av 87
Här anges Bokföringsdatum och Beskrivning av verifikationen.
För beskrivning av hur förvalda verifikationsbeskrivningar kan anges se avsnittet Inställningar, Kontoplan,
Uppdatera förvalda verifikationsbeskrivningar.
För beskrivningar av konteringar se under avsnittet Inställningar, Kontoplan.
Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Vill du spara utan utskrift klicka
på
.
Ovanstående sida visas när bokningen är klar. Har du valt att direkt skriva ut verifikationen visas nedanstående
windows-popup.
Klicka på Öppna så visas verifikationen som ett PDF-dokument, genom att klicka på skrivarikonen
skrivs
dokumentet ut på valfri skrivare. Möjlighet finns också att skriva ut flera verifikationer på en gång se menyvalet
Redovisning  Lista verifikationer.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 30 av 87
2.4.3 Automatisk bokning av kundfakturor
Denna funktion underlättar hanteringen av inbetalningar från olika kunder och minskar tiden som spenderas med
att pricka av alla inbetalningar. Den har dock vissa grundkrav för att det hela ska fungera. Först och främst måste
ni som leverantör ha tecknat ett avtal med BGC/Postgirot så att ni får tillgång till själva betalningsfilerna. Notera
också att detta för närvarande är en helt manuell process. Ni måste med andra ord själv hämta filen från PG/BG
och sedan manuellt ladda upp den till Exder.
Själva hanteringen i Exder är relativt enkel. Gå till Försäljning  Fakturering  Läs in betalningsfil.
Ni kommer då till denna bild, där ni först väljer format på den fil ni vill läsa in, de format ni har att välja på är
Plusgirot totalin bas och Bankgiro Inbetalningar. Viktigt att notera är att Exder i dagsläget endast hanterar
Betalningsreferens, belopp och valuta (för att nyttja en alternativ valuta måste ni även ha Exders språk och
valutamodul). De tjänster vi talar om är Bankgirots ”Bankgiro Inbetalningar” och för Postgirot ”Total IN”, de enklaste
varianterna av dessa tjänster räcker men skulle ni redan ha avtal gällande ett av formaten med utökad information
så bör dessa gå fint att läsa in, men den extra informationen kommer inte att hanteras. Ni kan läsa mer om dessa
tjänster på Postgirots respektive BGCs hemsida. När ni valt betalningsfiltyp, klickar ni på knappen Bläddra för att
leta fram er fil.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 31 av 87
Markera filen ni önskar läsa in och klicka på Öppna.
Sökvägen till filen placeras då i fältet Filnamn. Klicka på knappen OK för att läsa in filen.
Här ser vi resultatet. Betalningarna i filen har via betalningsreferensen matchats mot två stycken utställda fakturor.
Observera att det ni får upp endast är ett förslag från Exder, och allt är fullt redigerbart om något inte skulle
stämma. I det här fallet ser vi dock att beloppen matchar fint och vi kan då bocka i rutan Slutbetald på dessa
fakturor.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 32 av 87
Skulle Exder inte lyckas matcha betalningsreferensen mot en befintlig faktura, så kommer betalningen upp som en
betalningspost i listan och ni får själva välja faktura att matcha den mot.
Här ser vi en betalning på 1000 SEK som lästs in från filen, men Exder har inte kunnat finna en utställd faktura med
den betalningsreferens som fanns i filen. Som en andra åtgärd försöker då Exder matcha inbetalningens belopp
mot en unik utställd faktura. Lyckas inte heller det, så får ni som i bilden ovan en inbetalningsrad utan faktura ifyllt.
Ni får nu manuellt välja vilken faktura eller fakturor betalningen hör till, genom att fylla i fakturanumret i fältet till
vänster på betalningsraden. Gäller inbetalningen flera fakturor måste ni lägga till betalningsrader för att ange fler
fakturor. Ni kan använda sökikonen för att söka bland era fakturor. När ni gjort de redigeringar ni önskar, klickar ni
på länken Nästa nere till höger för att gå vidare, precis som ni vanligtvis gör med era manuellt inskrivna
betalningar.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 33 av 87
2.4.4 Lista kundfakturor för betalning, avstämning kundreskontra
2.4.4.1 Lista kundfakturor
Rutinen används för att lista kundfakturor och inbetalningar för överblick av vad som förfaller till betalning. Startas
under menyvalet Försäljning  Fakturering  Lista fakturor.
Ett flertal olika listtyper finns här:
Enkel
Enkel lista med en rad per faktura med förfallodatum och belopp. Visar specifikt epostadress om fakturan skickats som e-brev. För detaljerad beskrivning se nedan.
Detaljerad
Visar all information om fakturan och dess rader.
Fakturajournal
Enkel lista med en rad per faktura med förfallodatum och belopp. Visar specifikt
status på fakturorna.
PDF
Utskrift av valda fakturor som PDF-dokument. Användbart för utskrift av alla ej
tidigare utskrivna fakturor.
XML
Lista valda fakturor som XML-filer.
Slutföra fakturor
En lista med ej slutförda fakturor som ger möjlighet att slutföra flera fakturor på en
gång. Valda fakturor kan samtidigt fås utskrivna som PDF-dokument så att de går att
kontrolleras innan de slutförs. För detaljerad beskrivning se nedan.
2.4.4.1.1
Enkel/Fakturajournal
Listtyperna Enkel och Fakturajournal innehåller i stort sett samma information, så nedan beskrivs endast den
Enkla.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 34 av 87
Listan skriver ut valda fakturor med färgmarkering. Grön betyder att fakturor som skickas med e-brev har skickats
eller för de som skickas med post att det skrivits ut. Gul betyder således att de inte skickats eller skrivits ut.
I övrigt visar listan vilken kund, status, fakturadatum, förfallodatum, e-postadress (för de som skickats som e-brev),
fakturabelopp, momsbelopp, återstår att betala, betalt belopp samt valuta.
Genom att klicka på de olika rubrikerna ändras sorteringsordningen.
2.4.4.1.2
Slutföra fakturor
Denna listtyp visar endast upp fakturor som inte slutförts. Genom att kryssa i fältet Skriv ut de skapade
fakturorna i PDF-format för granskning, ges möjlighet att direkt se hur de skapade fakturorna ser ut som PDFdokument.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 35 av 87
Obs! Ej slutförda fakturor har PRELIMINÄR som rubrik för att undvika att de skickas iväg innan de är helt klara dvs.
slutförda.
När ni sedan granskat fakturorna kryssar ni i fältet Slutför för de fakturor ni önskar slutföra enligt nedan.
Klicka på Markera alla för att slutföra alla fakturorna i listan med ett enda klick. Avmarkera alla bocka
ur alla kryssrutor.
Välj kryssrutan på raden med Partner för att slutföra alla fakturor för aktuell partner.
Välj kryssrutan på raden med Affärsflöde för att slutföra alla fakturor för aktuell partner och
affärsflöde.
Välj kryssrutan på raden med Fakturanr för att slutföra endast denna faktura.
Klicka därefter på Nästa >>
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 36 av 87
Som avslutning visas ovanstående sida med en lista på slutförda fakturor.
För att nu skriva ut de klara fakturorna som skall skickas med posten läs vidare under PDF.
2.4.4.1.3
PDF
Välj Listtyp PDF för utskrift av valda fakturor som PDF-dokument.
I fältet Utskrivna/Ej utskrivna tidigare kan ni välja om enbart de nya ej tidigare utskrivna eller enbart de som har
skrivits ut tidigare skall skrivas ut.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 37 av 87
2.4.4.2 Kundreskontra
Denna lista är ett annat bra hjälpmedel för att se vilka kundfakturor som ligger för betalning till och med ett visst
datum. Startas under menyvalet Försäljning  Fakturering  Kundreskontra.
Här anges Reskontradatum vilket innebär att endast fakturor och inbetalningar fram tom detta datum visas. Listan
är användbar för att göra avstämning mot redovisningen genom att ta ut en huvudbok för ert konto för
kundfordringar för samma bokföringsperiod. Läs mer under avsnittet Inställningar, Redovisning, Huvudbok.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 38 av 87
Ovan visas huvudboken för samma bokföringsperiod för vårt konto för kundfordringar. Saldo jämförs mot
Totalsumma i kundreskontralistan ovan.
2.4.5 Registrera och boka inbetalningar
Rutinen Uppdatera inbetalningar används för att registrera och boka inbetalningar. Startas under menyvalet
Försäljning  Fakturering  Uppdatera inbetalningar.
En inbetalning inleds med att söka fram alla obetalda fakturor för ett angivet urval eller att manuellt lägga till
fakturor genom att klicka på
. Har ni inte så många fakturor rekommenderar vi att ni tar
fram alla obetalda fakturor tom ett visst Förfallodatum.
I vårt exempel ovan visas en debet och en kreditfaktura.
I Betalningsdatum anges när betalningen mottagits.
I Betalningssätt anges hur fakturorna betalades och styr vilket konto som betalningen debiteras på se avsnittet
Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton. 4 alternativ finns
1. Bankgiro
- Debitera reserverat konto för Bankgiro
2. PlusGirot
- Debitera reserverat konto för Postgiro
3. Bank
- Debitera reserverat konto för Bank
4. Kontant
- Debitera reserverat konto för Kassa
I Buntbelopp anges det totala inbetalningsbelopp för alla inbetalningar och är en extra kontroll att rätt fakturor
markerats som betalade med rätt belopp.
Avser ni slutbetala återstående belopp kan ni direkt kryssa i fältet Slutbetald, Betalt belopp sätts då automatiskt.
Anges ett belopp får ni välja om fakturan i och med denna betalning skall sättas som slutbetald eller ej, genom att
kryssa i/ur fältet Slutbetald.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 39 av 87
I fältet Boka diff. väljer ni hur ev differens skall bokas, som Avrundningsdiff eller Kundförlust. För inställning av
förvalda konton se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton.
Exder Business innehåller även funktioner för inbetalningar via fil från BG/PG med automatisk avbokning i
kundreskontran.
När alla fakturor är markerade för betalning tryck på
.
Ett verifikationsunderlag skapas för de inbetalda fakturorna. Bokföringsdatum och verifikationens
beskrivningstexter kan ändras. Bokföringsdatum behöver av säkerhetsskäl alltid anges i första bokningen,
däremot visas senast angivna datum som förvalt Bokföringsdatum i de efterföljande bokningarna av nya
inbetalningar.
Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Vill du spara utan utskrift klicka
på
.
Som avslutning visas följande sida med den skapade verifikationen.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.5
Exder Small Business
Sida 40 av 87
Redovisning
För hantering av redovisning krävs följande:
1. Att det finns en registrerad kontoplan samt reserverade konton se avsnittet Inställningar, Kontoplan.
2. Att det finns momsdeklarationstyper registrerade för framtagning av momsavräkning se avsnittet
Inställningar, Kontoplan, Uppdatera momsdeklarationstyper.
Består av följande steg:
1. Löpande bokföring/bokslutstransaktioner
2. Dagbok
3. Huvudbok
4. Balans-/Resultaträkning
5. Leverantörsreskontra
6. Kundreskontra
7. Momsavräkning
Var/hur dessa steg utförs i Exder visas nu i detalj här nedanför.
2.5.1 Bokföring av övriga verifikationer och bokslutstransaktioner
Rutinen används för att registrera alla övriga bokföringstransaktioner som inte skapas automatiskt i Exder. Rutinen
finns under menyvalet Redovisning  Uppdatera verifikationer.
I nedanstående exempel visas hur bokning av lön kan se ut. I exemplet finns inga kostnadsställen eller projekt då
ingen interredovisning används.
Exder Business innehåller även funktioner för internredovisning med kostnadsställe/projekt
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 41 av 87
Har ni valt att använda flera verifikationsnummerserier kan ni för nya verifikationer välja Verifikationsnrserie A för
övrig redovisning eller F för bokslutstransaktioner annars används endast verifikationsnrserie A.
Verifikationsnr lämnas blankt för ny verifikation, annars anges det verifikationsnr ni önskar ta fram. Verifikationer
för övriga nummerserier än A och F kan ni söka fram genom att klicka på
verifikationsnummer.
och därefter klicka på aktuellt
Ange därefter Bokföringsdatum och Beskrivning.
Därefter registreras konteringsrader. Systemet skapar automatiskt ny rad när verifikationen inte balanserar med
Differens i rätt Debet-/Kreditkolumn för att underlätta registreringen. Ny rad kan också skapas genom att ni klickar
på
.
Följande fält kan anges:
Konto
Konto.
Referens
Valfri text, vid automatisk bokning av kund-/leverantörsfakturor läggs aktuella
fakturanr i detta fält.
Debet
Debetbelopp.
Kredit
Kreditbelopp.
När alla konteringsrader angivits tryck på
för att slutföra verifikationen.
Ovanstående sida visas då med nytt Verifikationsnr samt Status Slutförd.
2.5.2 Dagbok
Rutinen används för att lista verifikationer i olika sorteringsordningar där sortering per bokföringsdatum ger en
dagbok. Startas under menyvalet Redovisning  Lista verifikationer.
Ett flertal olika listtyper finns här:
PDF
Skriver ut valda verifikationer som PDF-dokument.
Enkel
Enkel lista med en rad per verifikation.
Detaljerad
Visar verifikationen i sin helhet med konteringsrader.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 42 av 87
Möjlighet finns här att göra urval på Verifikationsnrserie, Verifikationsnr, Bokföringsdatum, Referens och
Verifikationsstatus
Genom att klicka på de olika rubrikerna ändras sorteringsordningen. Klicka på Bokföringsdatum för utskrift av
dagbok dvs. verifikationerna i tidsordning .
I fältet Vernr. momsavr visas att aktuell verifikation har momsavräknats genom att själva
momsavräkningsverifikationen visas här. Läs mer under avsnittet Redovisning, Momsavräkning.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 43 av 87
I den Detaljerade lista av verifikationer visas all information om verifikationerna.
I fältet Referens sparas fakturanr på kund- och leverantörsfakturor i de av systemet automatkonterade
verifikationerna, denna lista ger möjlighet att söka och även i detalj se hur en faktura och dess betalningar bokats. I
exemplet ovan kan vi se att leverantörsfakturorna 1 och 2 bokats i verifikation D0000000001.
2.5.3 Huvudbok
Rutinen används för att lista verifikationer per konto för vald bokföringsperiod. Startas under menyvalet
Redovisning  Huvudbok.
Ett flertal olika listtyper finns här:
Enkel
Enkel lista med en rad för ingående saldo och en rad för utgående saldo per konto
och vald bokföringsperiod.
Detaljerad
Visar även ingående verifikationer.
Detaljerad per verifikat
Visar även ingående verifikationer med saldo per verifikation.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 44 av 87
Möjlighet finns här att göra urval på Bokföringsdatum, Verifikationsnrserie, Verifikationsnr och Konto.
Finns verifikationer som ej slutförts visas ett varningsmeddelande, möjlighet finns då att ta med även dessa
verifikationer genom att kryssa i Inkludera även ej slutförda verifikationer.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 45 av 87
Väljer ni istället Detaljerad eller Detaljerad per verifikat visas även ingående verifikationer. Genom att klicka på ett
Verifikationsnr visas aktuell verifikat i Uppdatera verifikationer.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 46 av 87
2.5.4 Balans- och Resultaträkning
Rutinen används för skriva ut balans- och resultaträkning för vald bokföringsperiod.
Möjlighet finns att få ut jämförelsevärden mot valbart bokföringsår och i resultaträkningen finns ytterligare möjlighet
att få jämförelse med summan av alla intäkter/kostnader.
Startas under menyvalet Redovisning  Balans- och Resultaträkning.
Välj först Balansräkning eller Resultaträkning.
I Listtyp kan du välja Enkel/Detaljerad, detaljerad visar rader med ingående konton.
Två Dokumenttyper finns, PDF eller Excel för utskrift av räkningarna. Naturligtvis är det enkelt att spara både PDF
och Excelrapporter som filer på din dator och exempelvis sända via e-post till revisorn eller styrelsen. Excelrapporterna kan ni givetvis även formattera och komplettera med flera kolumner till exempel.
Bokföringsperiod anges genom ett intervall av Bokföringsdatum.
Jämför med summa intäkter/kostnader ger i resultaträkningen vid utskrift till Excelfil jämförelser mot summa alla
intäkter/kostnader.
Jämför med bokföringsår ger möjlighet göra jämförelser mot valfritt bokföringår/-period vid utskrift till Excelfil.
Finns verifikationer som ej slutförts visas ett varningsmeddelande, möjlighet finns då att ta med även dessa
verifikationer genom att kryssa i Inkludera även ej slutförda verifikationer.
Kryssa i Skriv ut senaste verifikationsnummer för att överst i listan se de högsta verifikationsnumren per
verifikationsnummerserie.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Nedan visas exempel på enkel balansräkning som PDF.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Sida 47 av 87
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Nedan visas exempel på enkel resultaträkning som PDF.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Sida 48 av 87
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 49 av 87
Nedan visas exempel på enkel resultaträkning som Excelfil med jämförelse mot summa intäkter/kostnader.
Nedan visas exempel på enkel resultaträkning som Excelfil med jämförelse mot annat bokföringsår.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Sida 50 av 87
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 51 av 87
2.5.4.1 Ändra uppställningsform
Balans- och Resultaträkningens uppställningsform kommer förinstallerat från förvald kontoplan (BAS 2006/BAS
2008). Nedan beskrivs hur den kan ändras.
För att ändra på balans-/resultaträkningens uppställningsform klicka på Inställningar >> längst ner på sidan.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 52 av 87
Välj först vilken lista uppställningsform skall ändras för, Balansräkning eller Resultaträkning.
Möjlighet finns sedan att ange Rubriktext, Sidatext och Summatext.
Därefter visas hur kontona grupperas så att de skrivs ut i en viss Sorteringsnivå med en Kontogrupptext.
Sorteringsnivå anges med en siffra för varje nivå med punkt emellan i den ordning de skall presenteras.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 53 av 87
I fältet Kontourval anges vilka konton som skall summeras till aktuell kontogrupp. Observera att jokertecken (*, ?)
kan anges så att du ej behöver ange hela kontot. Obs! När du ändrar Kontourval var noga med att kontrollera så
att du inte oavsiktligt utelämnar några konton, genom att se till att alla relevanta konton för hela kontoplanen täcks
in i urvalen.
Om Blankrad och Linje samt Linjetyp skall skrivas ut före eller efter kan också anges.
Visa ej kontosummor anges om kontosummor inte önskas för aktuell Sorteringsnivå i Detaljerad lista.
Klicka på
för att spara ändrade inställningar.
För att komma tillbaka till urvalssidan för att skriva ut listor klicka på << Balans- och Resultaträkning.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 54 av 87
2.5.5 Momsavräkning
Momsavräkning används för att ta fram uppgifter för redovisning av moms för den momsperiod som gäller för er
samt att automatisk skapa verifikation för redovisningen.
Momsavräkningen bygger på att momsdeklarationstyper med konton finns för de uppgifter i Skattedeklarationen
som ni är redovisningsskyldiga för. Se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera momsdeklarationstyper.
Startas under menyvalet Redovisning  Momsavräkning
Ange Bokföringsdatum för den period du önskar redovisa moms för.
Två Listtyper finns, Enkel och Detaljerad, där den detaljerade visar summor per konto under respektive
Momsdeklarationstyp.
I den Enkla listan ovan visas Momsdeklarationstyper med belopp för perioden 2011-01-01 – 2011-03-31. De
Ingående verifikationer som sammanställningen bygger på visas i en lista längst ner. Dessa verifikationer
kommer markeras som ”Momsavräknade” i och med att verifikationen för momsavräkningen slutförs.
Genom att klicka på Inställningar kommer ni direkt till rutinen Uppdatera momsdeklarationer för registrering av
dessa samt deras ingående konton.
Klicka på Nästa >> för att ta fram bokföringsunderlaget.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 55 av 87
Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut. Vill du spara utan utskrift klicka
på
.
Verifikationen har nu sparats och slutförts så att de ingående verifikationerna markerats som momsavräknade iom
att detta verifikationsnr sparas på de ingående verifikationerna.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 56 av 87
I Lista verifikationer visas i fältet Vernr. momsavr att aktuell verifikation har momsavräknats genom att själva
momsavräkningsverifikationen visas här. De verifikationer som markerats som momsavräknade kommer systemet i
kommande momsavräkningar alltid hoppa över även om bokföringsperiod anges för tidigare momsavräknad
period. Avsikten med detta är givetvis att systemet skall hålla reda på vilka verifikationer som har momsavräknats
så att de inte avräknas dubbelt. Bokföringsdatum Fr.om. kan därför alltid sättas till bokföringsårets första dag då
endast ej momsavräknade verifikationer tas med.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.6
Exder Small Business
Inställningar
Här nedan beskrivs hur olika inställningar samt registrering av grunddata görs i Exder.
2.6.1
Företagsinställningar
Under Diverse  Företagsinställningar görs inställningar som gäller för hela ert företag.
Under fliken Adresser anges era egna uppgifter för adress ich telefon.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Sida 57 av 87
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 58 av 87
Under fliken Betalning anges uppgifter för olika kontouppgifter, där följande visas i foten på våra dokument för
beställningar/order, följesedel, kund-/leverantörsfakturor.
Bank
SWIFT/BIC
Bankgiro
Clearingnr
Bankkonto
IBAN
Plusgiro
Innehar F-skattebevis
Följande fält är obligatoriska eller viktiga:
Bankgiro
Ert bankgiro hos BGC. Används om ni skickar utbetalningar via
Bankgirot (BGC).
Plusgiro
Ert plusgiro. Används om ni skickar utbetalningar via Plusgirot
(Nordea).
Kundnummer hos Plusgirot
Ert kundnummer hos Plusgirot. Används om ni skickar utbetalningar
via Plusgirot (Nordea).
Kontonummer hos Plusgirot
Ert kontonummer hos Plusgirot. Används om ni skickar utbetalningar
via Plusgirot (Nordea).
Lev.fakturabelopp anges inkl. moms
Om fältet kryssas i anges Belopp vid registrering av
leverantörsfakturor inkl moms. Belopp räknas då automatisk om till
exkl. moms och momsbeloppet läggs förvalt i fältet Momsbelopp.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 59 av 87
Under fliken Diverse anges följande fält som är obligatoriska eller viktiga:
Vår kontaktperson
Er kontaktperson. Skrivs ut på fakturor.
Primärvaluta
Er basvaluta.
Avrunda till
Möjlighet finns att automatisk få kundfakturor avrundade till antingen
en decimal (0.1) eller heltal (1), så att dessa automatiskt bokförs på
eget konto. Se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera
reserverade konton.
Antal förfallodagar
Förvalt värde på Antal förfallodagar vid registrering av ny partner.
Dokumenttyp
Förvalt värde på Dokumenttyp vid registrering av ny partner.
Blankett
Förvalt värde på Blankett vid registrering av ny partner.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 60 av 87
Obs! För er som använder Exder för er redovisning kan uppgifter om bokföringsår endast ändras här. Däremot
skapas nytt år i rutinen Uppdatera nytt bokföringsår. Se under avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera nytt
bokföringsår.
Under fliken Bokföringsår anges följande fält som är obligatoriska eller viktiga:
Startdatum
Bokföringsårets startdatum.
Slutdatum
Bokföringsårets slutdatum.
Fakturanr fr.o.m.
Startvärde på fakturalöpnummerserien.
Fakturanr t.o.m.
Högsta möjliga värde på fakturalöpnummerserien.
Status
Status på aktuellt bokföringsår.
Status
Innebörd
Skapat
Aktuellt bokföringsår har skapats men är ej valbart utan
kan endast uppdateras genom att ny information flyttas
från föregående bokföringsår genom rutin Uppdatera
nytt bokföringsår.
Uppstart
Aktuellt bokföringsår är under uppstart vilket innebär att
det är valbart men endast för korrigeringar av kontoplan,
ingående balanser samt även Uppdatera verifikationer.
Aktivt
Aktuellt bokföringsår är valbart för alla typer av
uppdateringar. Detta är den status som aktuellt år har
under normal drift när alla användare skall ha tillgång till
systemet.
Bokslut
Aktuellt bokföringsår är valbart men endast för
uppdatering av bokslutsdispositioner dvs. endast för
korrigeringar av kontoplan samt rutinerna Uppdatera
verifikationer och rutin för att Uppdatera nytt
bokföringsår.
Slutfört
Aktuellt bokföringsår är valbart men inga uppdateringar
tillåts utan endast utskrift av rapporter.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Inaktivt
Sida 61 av 87
Aktuellt bokföringsår är ej längre valbart utan att status
ändras.
Endast en verifikationsnummerserie
Anger att endast en verifikationsnummerserie används med prefix A –
Redovisning.
Verifikationsnrserie
Prefix på nrserie och dess betydelse.
Startvärde ver.nr intervall
Startvärde på verifikationsnummerintervallet.
Slutvärde ver.nr intervall
Högsta möjliga värde på verifikationsnummerintervallet.
Under fliken Momsregistreringsnummer anges följande fält som är obligatoriska eller viktiga:
Momsregistreringsnummer
Ert momsregistreringsnummer.
Momsavräkningskonto
Det avräkningskonto för moms som kommer användas i rutinen för
Momsavräkning.
2.6.2
Kontoplan
2.6.2.1 SIE Import Total
Exder Business installeras från början med en förvald kontoplan (BAS 2006/BAS 2008). SIE Import Total är till för
att ge möjlighet att importera en annan kontoplan, bokföringstransaktioner för ett eller flera bokföringsår, från annat
system, så att ni enklare skall kunna börja använda Exder när som helst under bokföringsåret. Rutinen kan bara
användas under uppstarts-/testfasen då det krävs att bolaget av vår kundtjänst är satt till status START eller TEST.
Kontakta därför kundtjänst om du har behov av denna rutin.
Obs! SIE filen kan innehålla flera bokföringsår. Om bokföring redan finns sparad för samma bokföringsår som finns
i filen kommer den ersättas. Det är alltså viktigt att ta ut rätt information för rätt bokföringsår. Innehållet i filen går
enkelt att se utifrån SIE-specifikationen se www.sie.se för detaljerad information.
Följande kan importeras från SIE-filen:
 Ingående balanser ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #IB)
 Kontoplan ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #KONTO, #SRU)
 Verifikat ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #VER, #TRANS, #PSALDO, #RES)
 Partners i filen läggs till om det inte finns tidigare (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT)
 *Projekt ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT)
 *Kostnadsställen ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT)
 *Budget ersätts för aktuellt bokföringsår ni är inloggade i om det finns i SIE-filen (SIE-posttyp #PBUDGET)
 Inställningar för bokföringsår exempelvis start-/slutdatum mm, ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIEposttyp #RAR)
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 62 av 87
*Obs! Budget och internredovisning med kostnadsställen och/eller projekt hanteras ej i Exder Small Business. Id
på projekt och kostnadsställen läses enbart in om de är numeriska, annars ges felmeddelande.
Rekommenderad arbetsgång:
1. Ta ut SIE-fil för de bokföringsår ni önskar föra över, SIE-filtyp 4 med detaljerad information om varje
verifikation rekommenderas.
2. Importera SIE-filen i ert Exder.
3. Kontrollera
a. Bokföringsår se Företagsinställningar
b. Kontoplan se Lista konton
c. Kostnadsställen se Lista kostnadsställen (endast Exder Business)
d. Projekt se Lista projekt (endast Exder Business)
e. Partners (kunder och leverantörer) se Lista partners
4. För varje inläst bokföringsår kontrollera
a. Ingående balanser se Uppdatera ingående balanser
b. Bokföringstransaktioner se Lista verifikationer
5. För det bokföringsår ni var inloggad på vid importtillfället kontrollera
a. Budget se Lista budget (endast Exder Business)
6. För alla de aktiva bokföringsåren som ni vill fortsätta arbeta i kontrollera
a. Förvalda konton som används vid automatisk kontering se Uppdatera reserverade konton
b. Momsdeklarationstyper för momsavräkning se Uppdatera momsdeklarationstyper
c. Förvalt konto för momsavräkning se Momsregistreringsnummer (undermeny
Diverse/Momsinställningar)
d. Förvalda konton för in-/utgående moms se Momssatser (undermeny Diverse/Momsinställningar)
Allt skall nu vara klart för att börja registrera kund-/leverantörsfakturor för avstämning av kund/leverantörsreskontror.
Nedan visas ett exempel på hur SIE Import Total kan se ut.
Rutinen startas från menyn Redovisning, Kontoplan, SIE Import Total.
Då denna rutin endast är avsedd att användas i uppstartsfasen för att göra grundinställningar, krävs att status på
ert bolag är START eller TEST. Syns inte menyvalet så kontakta vår kundtjänst.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
I fältet Filnamn anger ni namnet på den SIE-fil ni vill importera. Enklast görs detta genom att klicka på
och därefter leta fram filen. Klicka därefter på Nästa >>.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Sida 63 av 87
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 64 av 87
En sida med filinnehåll visas då med en sammanställning av vad filen innehåller.
Därefter finns möjlighet att definiera gamla verifikationsnrserier mot Exders. Exders prefix för verifikationsnrserier
används för följande bokföringstransaktioner.
Prefix
Bokföringstransaktion
A
Redovisning: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till
antingen A eller F.
B
Kundfakturor: Bokning av kundfakturor får detta prefix om flera prefix används
C
Inbetalningar: Bokning av inbetalningar får detta prefix om flera prefix används
D
Leverantörsfakturor: Bokning av leverantörsfakturor får detta prefix om flera prefix används
E
Utbetalningar: Bokning av utbetalningar får detta prefix om flera prefix används
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
F
Exder Small Business
Sida 65 av 87
Bokslut: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till antingen
A eller F.
I vårt exempel väljer vi att använda samma prefix som finns i SIE-filen då det har nästan samma betydelse samt att
vi då behåller samma verifikationsnnummer (serie + nr) som i vårt gamla system.
Obs! Väljer ni att använda annan verifikationsnrserie i Exder så kommer nya verifikationsnummer att beräknas, det
gamla verifikationsnumret kommer däremot att sparas i verifikationsbeskrivningen för spårbarhet.
Om SIE-filen innehåller internredovisningsuppgifter av typen kostnadsställe och/eller projekt finns möjlighet att
mappa dessa mot Exders på samma sätt som verifikationsnrserier. Anledningen är att Exder enbart kan innehålla
numeriska id på kostnadsställen och projekt fn. Obs! Kan endast användas i Exder Business.
Val för vilken information som skall uppdateras kan nu göras genom att klicka i ett antal kryssrutor.
Kryssrutornas betydelse är följande.
Ledtext
Betydelse
Läs in och ersätt befintliga IB
Ersätter alla ingående balanser i alla bokföringsår
från filen (se Antal IB poster i filen)
Läs in alla verifikationer
Ersätter alla verifikationer i alla bokföringsår från filen.
Rekommenderas om filen innehåller detaljerade
bokföringstransaktioner (se Antal verifikationer i
filen)
Läs in alla projekt och kostnadsställen
Lägger till nya projekt och kostnadsställen från filen
befintliga uppdateras inte (se Antal projekt i filen
samt Antal kostnadsställen i filen).
Obs! Id-begrepp på projekt och kostnadsställen
måste vara numeriska för att läsas in.
Kan läsas in i Exder Small Business men endast
användas i Exder Business.
Läs in årssaldon för resultatkonton som verifikat
Läser in alla årssaldon för resultatkonton som
verifikationer i alla bokföringsår från filen. Obs! Om
Läs in alla verifikationer kryssats i läggs nya
verifikationer till (se Antal årssaldon för
resultatkonton i filen)
Läs in periodsaldon som verifikat
Läser in alla periodsaldon som verifikationer i alla
bokföringsår från filen. Obs! Om Läs in alla
verifikationer och/eller Läs in årssaldon för
resultatkonton som verifikat kryssats i läggs nya
verifikationer till för alla ikryssade posttyper (se Antal
periodsaldon i filen)
Läs in alla icke-existerande partners
Nya partners läggs till som kunder och/eller
leverantörer med Id och namn (se Antal kunder i
filen och Antal leverantörer i filen)
Läs in och ersätt all budget
Ersätter alla budgetvärden men endast i det
bokföringsår ni är inloggad i (se Antal budgetposter
i filen)
Byt tecken på debet/kredit
Byter tecken på alla saldon i filen så att positiva
belopp blir negativa och negativa belopp blir positiva.
I vårt exempel vill vi ersätta ingående balanser, ersätta verifikationer med bokföringstransaktioner i filen. Obs! Alla
bokföringsår och kontoplaner ersätts alltid av de som finns i filen.
För att starta inläsningen klicka på
. Systemet kommer nu att logga ut dig och förhindra inloggning tills
inläsningen är färdig för att förhindra att systemet uppdateras av någon annan så länge inläsningen pågår. När
inläsningen är klar skickas ett e-brev till de Kontaktpersoner för notifiering som angivits i Företagsinställningar.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 66 av 87
V.g. kontrollera inläsningen och vid behov ta ut ny eller ändra i SIE-filen och gör en ny importering. När ni är nöjda
meddela kundtjänst så att de sätter tillbaka ert bolag till OK, för att förhindra att någon kan starta SIE Import Total
av misstag med risk att information förstörs.
Exder Business innehåller även funktioner för SIE-export av kontoplan/bokföringstransaktioner
2.6.2.2
Uppdatera kontoklass
Rutinen används för att gruppera konton under en kontoklass som beskriver hur de ingående kontonas belopp ökar
i debet eller kredit. Exder är förinstallerat med 8 kontoklasser enligt BAS-kontoplanen. Rutinen startas under meny
Redovisning  Kontoplan  Uppdatera kontoklass.
Kontoklass
Unik identitet på kontoklassen. Används för att ange vilken kontoklass ett konto hör till.
Kontotyp
Kontotyp kan vara Debet eller Kredit. Anger om konto som tillhör aktuell kontoklass ökar i debet eller
kredit.
Kontoslag
Kontoslag kan vara Tillgångar, Skulder, Intäkter eller Kostnader. Används vid registrering av budget.
Beskrivning Egen beskrivning av kontoklassen
2.6.2.3
Uppdatera konton
Rutinen används för att
registrera konton. Exder är förinstallerat med enligt BAS 2006 eller BAS 2008.
Rutinen startas under meny Redovisning  Kontoplan  Uppdatera konton.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 67 av 87
Ovan visas hur ett nytt intäktskonto läggs till som kopplas till Kontoklass 3 samt läggs till för summering under
Momsdeklarationstyp 05 vid Momsavräkning. För mer information om Momsavräkning se Redovisning,
Momsavräkning.
I fliken SRU-koder anges kontots SRU-kod (Standardiserat RäkenskapsUtdrag).
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.6.2.4
Exder Small Business
Sida 68 av 87
Uppdatera reserverade konton
Rutinen används för att registrera reserverade konton för att beskriva för systemet vilka konton ni önskar få som
förvalda värden i de automatiskt skapade verifikationer för exempelvis bokning av kund-/lev.fakturor, in/utbetalningar mm. Rutinen startas under meny Redovisning  Kontoplan  Uppdatera reserverade konton.
Ovan visas alla de typer som ett konto kan anges för. Finns inte konto för av systemet efterfrågad reservationstyp
ges felmeddelande då verifikation ej kan skapas. Fler intäkts-/kostnadskonton kan anges för spridning av
försäljning och inköp på olika konton, genom att registrera varugrupper som kan kopplas till artiklar. Se nedan för
mer information.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.6.2.5
Exder Small Business
Sida 69 av 87
Uppdatera varugrupper
Rutinen används för registrera varugrupper med intäkts-/kostnadskonton för att särredovisa försäljning/inköp av
artiklar. Rutinen startas under meny Redovisning  Kontoplan  Uppdatera varugrupper.
Ovan visar hur en varugrupp anges för att särredovisa försäljning av dricka.
Ett intäktskonto har skapats för varje momstyp.
Om Förvald kryssas i kommer konton hämtas från aktuell varugrupp istället för angivet konto i rutinen
Uppdaterade reserverade konton vid bokning av kundfakturor. Vilket konto beror på angiven Momstyp i
fakturan. Motsvarande för bokning av leverantörsfakturor om konton anges i fliken Inköpskonton. Enklaste sättet
att ange olika konton om ni har försäljning utan för Sverige.
Möjlighet finns också att särredovisa intäkter/kostnader för en eller flera artiklar genom att ange en varugrupp på
dessa artiklar. Se avsnittet Inställningar, Artiklar, Uppdatera artiklar.
2.6.2.6
Momsregistreringsnr/momsavräkningskonto
Rutinen används för registrera momsregistreringsnr och momsavräkningskonto per momsregistreringsland som ni
är momsregistrerade i. Rutinen startas under meny Diverse  Momsinställningar  Momsregistreringsnummer.
Per Land anges ert Momsregistreringsnr och ev Momsavräkningskonto. Om ni enbart är momsregistrerade i
ett land räcker det att avräkningskonton angivits i rutinen Uppdatera reserverade konton, se avsnittet Inställningar,
Kontoplan, Uppdatera reserverade konton.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.6.2.7
Exder Small Business
Sida 70 av 87
Momssatser/momskonton
Rutinen används för registrera momssatser och momskonton. Rutinen startas under meny Diverse 
Momsinställningar  Momssatser.
Per Land anges de Momssatser som behövs med en Momskod samt deras olika momskonton. Anges inget
momskonto tas detta från rutinen Uppdatera reserverade konton. Se avsnittet Inställningar, Kontoplan,
Uppdatera reserverade konton.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.6.2.8
Exder Small Business
Sida 71 av 87
Uppdatera momsdeklarationstyper
Momsdeklarationstyper används för utskrift av momsavräkning. Hur dessa kan definieras och kopplas till konton
visas i denna rutin som startas under meny Redovisning  Kontoplan  Uppdatera momsdeklarationstyper.
I Exder motsvaras skattedeklarationsblankettens kolumner av sk. momsdeklarationstyper. Exder kommer
förinstallerat med de vanligast förekommande kolumnerna registrerade med kopplade konton enligt
BAS2006/2008. Du kan däremot skapa egna beroende på hur din skattedeklaration ser ut och vad ert företag är
redovisningspliktiga för.
I nedanstående exempel använder vi följande svenska skattedeklaration.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 72 av 87
I rutinen för momsavräkning visas dessa med summerade saldon för ingående konton och aktuell bokföringsperiod
enligt nedan.
Nedan visas hur momsdeklarationstyp 05, 10 och 49 ser ut i Uppdatera momsdeklarationer.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 73 av 87
Välj först momsregistreringsland. Normalt finns bara ett som visas förvalt.
I Momsdeklarationstyp anges ett id som också anger den ordning som momsdeklarationstyperna kommer
presenteras i momsavräkningen.
I Beskrivning anges typen beskrivande text.
Förtecken används om aktuellt värde skall adderas/subtraheras till en annan momsdeklarationstyp.
I Summeras till momsdeklarationstyp anges den momsdeklarationstyp som aktuell typs saldo skall
adderas/subtraheras till.
I Avräkna ingående kontons saldo mot anges om avräkning skall göras mot avräkningskonto för moms. Innebär
att ingående konton i aktuell momsdeklarationstyp avräknas mot avräkningskonto för moms i verifikationen som
skapas.
Ovan visas hur momsdeklaration för A. Momspliktig försäljning som inte ingår i annan ruta nedan anges där vi vill
att saldo för ingående konto 3010 och 3020 skall summeras till denna typ i våra momsavräkningar.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 74 av 87
Ovan visas hur momsdeklaration för B. Utgående moms 25 % anges där vi vill att saldo för ingående konto 2610
skall adderas till momsdeklarationstyp 49 samt att samma saldo skall avräknas mot avräkningskonto för moms. Se
avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera reserverade konton.
Momsdeklarationstyp 49 skall i vår momsavräkning visa summerat saldo från momsdeklarationstyperna för
utgående moms minus ingående moms dvs. momsdeklarationstyp 10 + 11 + 12 - 48, denna typ har därför inga
ingående konton angivna.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.6.2.9
Exder Small Business
Sida 75 av 87
Uppdatera förvalda verifikationsbeskrivningar
Rutinen används för att registrera förvalda verifikationstexter på automatisk skapade verifikationer. Rutinen startas
under meny Redovisning  Kontoplan  Uppdatera förvalda verifikationsbeskrivningar.
I Beskrivning anges den text som förvalt skall visas när verifikationsunderlag för aktuell verifikationstyp skapas.
Möjlighet finns också att ange Förvald verifikationsstatus per verifikationstyp. Tanken är att alla verifikationer
normalt sätts till Slutförd (blank = Slutförd) så att verifikatet därefter ej kan ändras. Sätts det däremot till Granskad
kan dessa verifikationer kontrolleras och ev ändras av annan redovisningskunnig person innan de slutförs.
2.6.2.10
Uppdatera ingående balanser
Rutinen används för att registrera ingående balanser om dessa inte hämtas från tidigare bokföringsår. Rutinen
startas under meny Redovisning  Kontoplan  Uppdatera ingående balanser.
Ange Konto samt Debetbelopp eller Kreditbelopp för årets ingående balanser.
Obs! Finns tidigare bokföringsår görs ändringarna direkt i det bokföringsår som transaktionerna gäller för med
avseende på bokföringsdatum, genom att ni byter år och loggar in på föregående bokföringsår och där registrerar
verifikationer på vanligt sätt. Dessa transaktioner överförs sedan till det nya året genom att ingående balanser
hämtas från föregående års utgående balanser i rutinen Uppdatera nytt bokföringsår. Se nedan under avsnittet
Inställningar, Kontoplan, Uppdatera nytt bokföringsår.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.6.2.11
Exder Small Business
Sida 76 av 87
Uppdatera nytt bokföringsår
Rutinen används för att skapa och uppdatera efterföljande bokföringsår med uppgifter om kontoplan, fakturanr/verifikationsnrserier samt överföring av utgående balanser till nästa års ingående balanser. Rutinen kan därför
behöva köras flera gånger beroende på om ni gör ändringar i ett gammalt bokföringsår. Rutinen startas under
meny Redovisning  Kontoplan  Uppdatera bokföringsår.
I fältet Bokföringsår anger ni vad ni vill kalla aktuellt år. Upp till 10 alfanumeriska tecken kan anges.
Status anger vad ni önskar kunna utföra i aktuellt år och dess betydelse beskrivs därför i nedanstående tabell.
Status
Innebörd
Skapat
Aktuellt bokföringsår har skapats men är ej valbart utan kan endast uppdateras genom att
ny information flyttas från föregående bokföringsår genom rutin Uppdatera nytt
bokföringsår.
Uppstart
Aktuellt bokföringsår är under uppstart vilket innebär att det är valbart men endast för
korrigeringar av kontoplan, ingående balanser samt även Uppdatera verifikationer.
Aktivt
Aktuellt bokföringsår är valbart för alla typer av uppdateringar. Vilken är den status som
aktuellt år har under normal drift när alla användare skall ha tillgång till systemet.
Bokslut
Aktuellt bokföringsår är valbart men endast för uppdatering av bokslutsdispositioner dvs.
endast för korrigeringar av kontoplan samt rutinerna Uppdatera verifikationer och rutin
för att Uppdatera nytt bokföringsår.
Slutfört
Aktuellt bokföringsår är valbart men inga uppdateringar tillåts utan endast utskrift av
rapporter.
Inaktivt
Aktuellt bokföringsår är ej längre valbart utan att status ändras.
I fliken Inställningar anges start- och slutdatum samt start- och slutvärde på fakturanrintervallet.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 77 av 87
I fliken Verifikationsnummerserier anges start- och slutvärden på verifikationsnummerserierna. Har ni endast en
serie kryssar ni i Endast en verifikationsnummerserie.
I fliken Ingående balanser visas de för innevarande år (2011) Utgående balanser samt Ingående balanser för
det år vi vill uppdatera, i vårt fall 2012. Om dessa värden skiljer sig åt behöver denna rutin köras igen pga av att
ändringar gjorts i tidigare år som behöver föras över till nästa.
Klicka på
för att starta överföring.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
2.7
Övriga inställningar
2.7.1
Partners
Sida 78 av 87
Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners i Exder.
2.7.1.1 Uppdatera partners
Under Partners  Uppdatera partners lägger ni upp er partner. Olika typer av partners kan anges. De vanligaste är
kunder och leverantörer. Vi har därför valt att främst beskriva hur dessa två partnertyper registreras och vad som är
viktigt att tänka på för var och en av dessa.
2.7.1.1.1
Leverantörer
Nedan visas hur leverantörer läggs upp i Exder och vad som är viktigt att tänka på i detta sammanhang.
Följande fält är obligatoriska eller viktiga:
Partner
Unik identifikation på partner, används som sökbegrepp.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Partnertyp
Leverantörer anges med Partnertyp Leverantör.
Partnernamn
Leverantörens namn, används som sökbegrepp.
Sida 79 av 87
Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Adresser där minst en standardadress med adresstyp för
leverantör måste anges:
Adresstyp
För leverantörer skall en adress finnas för typen Leverantör.
Lokaliseringskod
Har partnern GLN (GS1 lokaliseringsnummer på avsändare/mottagare av
elektroniska meddelanden) anges denna kodlista tillsammans med GLNlokaliseringskoden. Finns ingen extern lokaliseringskod för någon annan kodlista
anges – (bindestreck) tillsammans med er egen valda lokaliseringskod, vanligtvis
samma som partnerns id angivet i fältet Partner.
Namn
Leverantörens namn på adressen. Används på inköpsorder och fakturor.
Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Betalning:
Momstyp
Typ av moms Inhemsk moms, EU-moms, Export. Styr hur moms konteras vid
bokning av leverantörsfakturor se avsnittet Inställningar, Kontoplan.
Momsreg. land
Styr vilka momssatser som kan anges i fakturan.
Plusgiro
Leverantörens plusgiro för insättning av betalningar. Används vid utbetalningar via
Plus-/Bankgirot för att ange Betalningssätt.
Bankgiro
Leverantörens bankgiro för insättning av betalningar. Används vid utbetalningar via
Plus-/Bankgirot för att ange Betalningssätt.
Bankkonto
Leverantörens bankkonto (Clearingnr+Bankkonto) för insättning av betalningar.
Används vid utbetalningar via Plus-/Bankgirot för att ange Betalningssätt.
Du kan styra vilket Betalningssätt som förvalt visas i Skicka utbetalningar genom att endast ange Bankgiro eller
Plusgiro eller Bankkonto.
Avisering
Kryssa i fältet om utbetalningar via Plus-/Bankgirot och som sätts in på konto skall
aviseras mottagaren via Posten.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
2.7.1.1.2
Exder Small Business
Sida 80 av 87
Kunder
Nedan visas hur kunder läggs upp i Exder och vad som är viktigt att tänka på i detta sammanhang.
Följande fält är obligatoriska eller viktiga:
Partner
Unik identifikation på partner, används som sökbegrepp.
Partnertyp
Kunder anges med Partnertyp Kund.
Partnernamn
Kunds namn, används som sökbegrepp.
Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Adresser där minst en standardadress med adresstyp för köpare
måste anges:
Skicka faktura i e-brev till
Möjlighet finns att skicka fakturan som en PDF-bilaga i ett e-brev till kunden genom
att ange dennes e-postadress i detta fält. För kunder som har EDI-koppling skickas
fakturan enbart med EDI även om e-postadress angivits i detta fält.
Adresstyp
För kunder skall en adress finnas för typen Köpare.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 81 av 87
Lokaliseringskod
Har partnern GLN anges denna kodlista tillsammans med GLN-lokaliseringskoden.
Finns ingen extern lokaliseringskod för någon annan kodlista anges – tillsammans
med er egen valda lokaliseringskod, vanligtvis samma som i Partner.
Namn
Kundens namn på adressen. Används på order, följesedlar och fakturor.
Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Betalning:
Momstyp
Typ av moms Inhemsk moms, EU-moms, Export. Styr hur moms konteras vid
bokning av kundfakturor se avsnittet Inställningar, Kontoplan.
Momsreg. land
Styr vilka momssatser som kan anges i fakturan.
Rabattprocent
Kundens rabatt. Visas som förvald rabattsats i fakturan.
För beskrivning av övriga flikar se handledning Introduktion till Exder.
2.7.1.2 Lista partners
För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners  Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners
ni har registrerade i Exder.
2.7.2
Artiklar
För att fakturera försäljning krävs att det finns minst en artikel. Nedan visas hur dessa läggs upp i Exder och vad
som är viktigt att tänka på i detta sammanhang.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 82 av 87
2.7.2.1 Uppdatera artiklar
Under menyvalen Artiklar  Uppdatera artiklar registrerar ni era artiklar.
Följande fält är obligatoriska eller viktiga:
Artikel
Unik identifikation på artikeln, skrivs ut i fakturan och används som sökbegrepp.
Beskrivning
Artikelns beskrivning, skrivs ut i fakturan och används som sökbegrepp.
Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Allmänt:
Enhet
Artikelns enhet som artikeln lagerförs i.
Orderenhet
Artikelns enhet som artikeln beställs i, skrivs ut i fakturan.
Orderenhetsmultipel
Om orderenhet skiljt från enhet anges här hur många enheter som en orderenhet är
dvs. multipel för omvandling av orderenhet till enhet (Orderenhet x
Orderenhetsmultipel = Enhet).
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 83 av 87
Ordermultipel
Ordermultipel anger att beställt antal måste vara jämnt delbart med denna
ordermultipel.
Minsta orderkvantitet
Minsta orderkvantitet i Orderenhet som artikeln kan beställas i.
Sökfält 1-3
Upp till tre olika sökbegrepp kan anges på artikeln för att användas vid sökning.
Följande fält är obligatoriska eller viktiga i fliken Pris:
Moms
Artikelns moms.
Försäljningspris
Artikelns försäljningspris.
Enhetsprisfaktor
Faktor som Försäljningspriset är angivet i.
Varugrupp
Artikelns varugrupp. Används för att ange förvalt intäkts-/kostnadskonto för artikeln.
Se avsnittet Inställningar, Kontoplan, Uppdatera varugrupper.
2.7.2.2 Lista artiklar
Under Artiklar  Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett
urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 84 av 87
2.7.3 Övrigt
2.7.3.1 Uppdatera språk
Rutinen används för att lägga upp förvalda texter på olika språk och startas från Diverse  Språkinställningar 
Uppdatera språk.
Texter för Betalningsvillkor, Leveransvillkor samt Villkor vid försenad betalning kan läggas till. Dessa kommer
att skrivas ut i huvudet på PDF-fakturorna. Vad gäller Betalningsvillkor kommer texten {payment_days} att vid
utskrift av faktura ersättas av innehållet i fältet Antal förfallodagar.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 85 av 87
Förvald text (på order- och fakturahuvud) används för att få en förvald Fritext på varje order/faktura enligt
nedan.
Texten skrivs vanligtvis ut efter alla rader i våra olika pdf-layouter.
3. Avslutning
Som avslutning på denna användarhandledning vill vi bara informera om att Exder har fler moduler för att Exder
skall kunna följa med i er vidareutveckling av era affärer och ert företag. Har ni sedan frågor som antingen rör
Exders moduler eller Exder Small Business så är ni alltid välkomna att kontakta vår kundtjänst antingen per telefon
08-446 34 00 eller per e-post [email protected]. Kundtjänst kontaktas också för bokning av utbildningar,
vilket är en bra start för att komma igång med ny modul.
Modul
Beskrivning
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Business
Exder Small Business
Sida 86 av 87
Exder Business är ett Internetbaserat affärssystem. Med tjänsten Exder Business kan ni
hantera order, utleveranser, fakturering och bokföring.
Nyckelfunktioner i Exder Business



Exder eFaktura
Skapa och underhålla ett artikelregister.
Skapa och underhålla ett partner- och adressregister för kunder och leverantörer.
Prissättning på artikel via artikelregister eller via prisprofil samt rabatterat pris per
partner.
 Orderfunktion med olika typer av utskrifter såsom order- och plocklistor.
 Utleveransfunktion med hantering för tillägg av frakt, SRS-emballage, koppling till
SSCC-koder, styck till vikt hantering, följesedelsutskrift.
 Faktureringsrutin för skapande av faktura från order eller utleverans eller skapade
manuellt.
 Ett stort antal listor t ex artikellistor, orderlistor, utleveranslistor, försäljningsstatistik
och fakturajournal.
 Kund- och leverantörsreskontra
 Betalningar via PlusGirot och Bankgirot
 Bokföring med projekt- och kostnadsställen
 Påminnelse och räntefakturering
Exder eFaktura är en Internetbaserad tjänst för att skapa och skicka elektroniska fakturor.
Med hjälp av tjänsten kan ni även underhålla artiklar och priser.
Nyckelfunktioner Exder eFaktura


Exder EDI
Skapa och underhålla ett artikelregister.
Skapa och underhålla ett partner och adressregister med köpar- och
butiksinformation. Vissa köpare skickar denna information automatiskt och
behöver därför inte underhållas av kunden.
 Faktureringsrutin där kunden kan skapa och skicka sina fakturor som EDImeddelande.
 De skapade fakturorna kan skrivas ut samt lagras lokalt som en PDF-fil.
 Skapade fakturor kan listas samt skrivas ut på nytt vid behov.
Exder EDI är en Internetbaserad tjänst för elektronisk handel. Med hjälp av tjänsten kan ni
underhålla artiklar och priser, lägga fabrikantorder, hantera inkommande order, skicka
orderbekräftelse, leveransavisering och faktura samt skriva ut etiketter mm. EDIkommunikation kan ske på olika sätt, tex via X.400, FTP, SMTP eller HTTP/HTTPS.
Nyckelfunktioner i Exder EDI


Exder EPC
Skapa och underhålla ett artikelregister.
Skapa och underhålla ett partner- och adressregister med köpar- och
butiksinformation. Vissa köpare skickar denna information automatiskt och
behöver därför inte underhållas av kunden.
 Prissättning på artikel via artikelregister, via prisprofil och via ramavtal samt
rabatterat pris per partner. Ramavtal kan skickas som prislistemeddelande med
EDI.
 Skapa representantorder med artikel-/parts-/adressregistret som bas och skicka
denna som ett EDI-meddelande till köparen. Även kontroll och APERAKmeddelanden (som är ett slags felmeddelande avseende EDI-meddelandens
innehåll) kan tas emot.
 I Exder EDI kan kunden lista sina representantorder och där se vilken status en
representantorder har, t ex skickad, ok eller fel.
 Orderfunktion med e-postavisering, mottagande och bekräftande av EDI-order
samt utskrift av order.
 Olika typer av utskrifter såsom order- och plocklistor.
 Funktion för att skapa av GS1 godkända palletiketter med streckkoder på en
vanlig skrivare finns. Även Ica butikspacksetikett ingår.
Exder EPC är en Internetbaserad tjänst för leverantörers hantering och överföring av
elektronisk artikelinformation. Exder EPC var det första systemet att bli godkänt av GS1 (fd
EAN). Alla meddelanden skickas via GS1s ”Validoo Artikel” för kontroll.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Senast Uppdaterad: 12-02-01
Exder Small Business
Sida 87 av 87
Nyckelfunktioner i Exder EPC
•
•
•
•
•
•
•
Uppdatera information om artiklar, deras artikelnummer, innehåll, fysiska och
logistiska mått, förpackningsnivåer osv. enligt kraven för artikelinformation (AI) 1.8
(2008-09-01)
Med registrerad artikelinformation skapa och skicka artikelinformation elektroniskt
via Validoo Artikel till anslutna köpare.
Ta emot kvittenser som både Validoo och köparen skickar. Dessa redovisas i
meddelandelistor där kunden enkelt själv kan se om artikelinformationen godkänts
eller behöver skickas på nytt.
Möjlighet att skriva ut artikelinformation på papper, liksom att spara
artikelinformationen som en PDF-fil på sin hårddisk.
Genom Exder EPC erhålls hjälp med att kontrollera informationen i
artikelinformationen redan innan de skickats, bl.a. genom att i viss utsträckning
kontrollera angivna uppgifter, att nödvändiga fält är ifyllda, hjälpa till med
beräkningar osv.
Kunden kan anmäla en eller flera användare. Exder EPC kan kontrollera om
användare har behörighet att t.ex. attestera och skicka artikelinformation.
Kopieringsfunktion som gör det möjligt att kopiera artikelinformation till nytt
artikelnummer. Funktionen är praktisk när flera liknande artiklar skall skapas.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]