Transcript Handledning Att skicka elektronisk fristående

Handledning
Att skicka elektronisk
fristående Svefaktura 1.0 via ePrinter till
Region Skåne landsting
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-446 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-31
Exder Region Skåne ePrinter
Sida 2 av 12
Innehållsförteckning
1.
Användarhandledning .......................................................................................................... 3
2.
Processbeskrivning för Region Skåne .............................................................................. 3
2.1
Introduktion..................................................................................................................................... 3
2.2
Meddelandeflödet ........................................................................................................................... 3
2.3
Beställare referens ......................................................................................................................... 4
2.4
Förvaltningar inom Region Skåne................................................................................................ 4
2.5
Artiklar ............................................................................................................................................. 4
2.6
Prislista ............................................................................................................................................ 4
2.7
Priser................................................................................................................................................ 4
2.8
Rabatter ........................................................................................................................................... 4
2.9
Leveransadress .............................................................................................................................. 4
2.10
Avrop/Order ................................................................................................................................. 4
2.11
Faktura ......................................................................................................................................... 4
2.12
Kredit faktura ............................................................................................................................... 4
2.13
Betalningsvillkor ......................................................................................................................... 5
2.14
Pant (retur) ................................................................................................................................... 5
2.15
Bilaga till faktura ......................................................................................................................... 5
2.16
Valuta............................................................................................................................................ 5
Handledning ........................................................................................................................... 6
3.
3.1
Fakturering ...................................................................................................................................... 6
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
Övriga Obligatoriska fält, generellt .................................................................................................................... 6
Moms ..................................................................................................................................................................... 6
Enheter .................................................................................................................................................................. 7
Identifiering av köparen ....................................................................................................................................... 8
Fakturalayout ........................................................................................................................................................ 8
3.2
Exempelfakturor ............................................................................................................................. 8
3.3
Testning mot köpare ...................................................................................................................... 9
3.4
Sändningsrapporter ....................................................................................................................... 9
4.
4.1
Uppstartsrutin för leverantören ........................................................................................ 11
Uppstartspunkter ......................................................................................................................... 11
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-31
1.
Exder Region Skåne ePrinter
Sida 3 av 12
Användarhandledning
I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder till att skicka en fristående Svefaktura 1.0.
2.
Processbeskrivning för Region Skåne
2.1 Introduktion
Du som leverantör till Region Skåne kan effektivisera din fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska
leverantörsfakturor till oss.
Förutom att spara på porto och brevpapper gör du även en insats för miljön. Du kan förbereda dig redan nu genom
att börja skicka elektroniska fakturor, det är varken krångligt eller dyrt.
För denna process sker order helt manuellt t.e.x man kan få ordern via telefon, e-post eller fax mm. Fakturan
skickas i formatet Svefaktura 1.0 (utgående från leverantör).
2.2 Meddelandeflödet
Fristående faktura kan användas både vid köp hos avtalad leverantör eller vid direktupphandling, dvs. avtal saknas
men inköpsvärdet är lågt. I de fall en faktura refererar till ramavtal mellan köpare och säljare gäller dessa villkor.
Svefaktura är framtagen för att kunna användas utan att e-kommunikationsavtal tecknas mellan parterna.
Det är inga formkrav på artikelnummer. GTIN eller leverantörens artikelnummer kan användas i fakturan. Det
viktigaste är att den beskrivande texten gör att köparen kan godkänna fakturan.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-31
Exder Region Skåne ePrinter
Sida 4 av 12
2.3 Beställare referens
Som leverantör till Region Skåne ska du märka dina fakturor med en referens, vilken vi kallar RSID (6 siffror).
Denna kod skall beställaren uppge vid beställnings-/köptillfället, och du som leverantör kan kräva att beställaren
uppger denna. Finns det vid elektronisk eller skriftlig beställning ett ordernummer skall även detta anges.
2.4 Förvaltningar inom Region Skåne
För att fakturan ska kunna kopplas till rätt förvaltning hos Region Skåne måste mottagaren adresseras med GLN
nummer för respektive förvaltning.
Du finner den senaste listan med GLN nr på Region Skånes hemsida.
http://www.skane.se/templates/Page.aspx?id=305306
2.5 Artiklar
Det är inga formkrav på artikelnummer, GTIN eller leverantörens artikelnummer kan användas i fakturan. Det
viktigaste är att den beskrivande texten gör att köparen kan godkänna fakturan.
2.6 Prislista
Ej aktuellt i denna samverkansprocess.
2.7 Priser
Priser anges per artikel, kvantitet och à-pris. Priset visas i nettopris.
2.8 Rabatter
2.9 Leveransadress
Det är inget krav men om det finns en leveransadress skrivs den i klartext i fakturan
2.10 Avrop/Order
Det finns möjlighet att hänvisa till ordernummer i fakturan, men order ingår inte i denna samverkansprocess
2.11 Faktura
Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura.
Negativa belopp på radnivå är ok men ingen debetfaktura får vara negativ, då får man göra en kreditfaktura.
Faktura behöver inte avrundas till hela kronor.
Det går bra att skicka elektronikst debitering av fakturerings, expeditions- avi-, påminnelse- frakt- och andra
liknande avgifter.
Det får inte förekomma en artikelrad som slutar med 0 kr.
Totalbeloppet på fakturan får inte sluta med 0 kr.
2.12 Kredit faktura
Kreditfaktura skall innehålla debetfakturanummer, ordernummer om det finns och referenskod.
Leverantören skapar och skickar kreditfaktura. En kreditfaktura ska vara en kreditfaktura och avser en korrigering
av en tidigare debetfaktura. Det får inte förekomma några positiva rader på kreditfakturan.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-31
Exder Region Skåne ePrinter
Sida 5 av 12
2.13 Betalningsvillkor
Betalningsvillkor är 30 dagar för samtliga leverantörer. När det gäller kreditfaktura så kvitteras kreditfakturor mot
debetfakturor vid betalning.
2.14 Pant (retur)
Pant kan faktureras som kreditfaktura, debetfakturanummer skall då anges på fakturan. Man kan inte göra en
”kredit samlingsfaktura” på pant utan man måste hänvisa till ett debetnummer i kredit fakturan.
2.15 Bilaga till faktura
Det är inte möjligt att sända bilaga via ePrinter.
2.16 Valuta
Valuta presenteras alltid i SEK.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-31
3.
Exder Region Skåne ePrinter
Sida 6 av 12
Handledning
3.1 Fakturering
Nedan följer instruktioner för vad ni behöver tänka på för att det ska fungera smidigt och korrekt.
3.1.1 Övriga Obligatoriska fält, generellt
Förutom de termer som beskrivs i affärsprocessbeskrivningen måste er faktura innehålla vissa saker, dels för att
vara en giltig faktura, men även för att den rent tekniskt ska kunna behandlas i överföringen.
De saker som måste sändas med i er faktura är följande:

Fakturadatum

Fakturanummer

Leverantörs momsregistreringsnummer

Köparidentifikation (Se avsnitt ”Identifiering av köparen”)

Köparens momsregistreringsnummer

Leveransdatum

Tillämpad momssats

Beställarreferens

Skattekategori (Standard eller undantag)

Skattetyp (F-skatt eller mervärdesskatt)

Antal fakturarader
1
2
3
4
o Artikel
o Artikelnummer
5
o Enhetspris
o Radbelopp

Totalt fakturabelopp
1.
Detta är i de flesta fall registrerat i Exder och kompletteras i så fall därifrån. Ni kan kontrollera detta under era
företagsinställningar på fliken Momsregistreringsnummer.
2.
Detta kan kompletteras från Exder, men det förutsätter att köparen är upplagd som partner i Exder och att ett
momsregistreringsnummer har registrerats på fliken Betalning under partnerinställningarna.
3.
Även detta kan kompletteras från Exder, se vidare instruktioner i avsnittet ”Moms”.
4.
Denna avtalas med er köpare, format och typ varierar, för närmare information se affärsprocessbeskrivningen i
början av dokumentet.
5.
Detta är obligatoriskt endast om ni använder er av olika momssatser i fakturan och dessa har satts per artikel, se
avsnittet ”Moms”. Om ni inte sänder med ett artikelnummer i er faktura kommer Exder att komplettera med ett
generellt artikelnummer till mottagaren.
Notera att dessa termer är i tillägg till de specifika bestämmelser som ni finner i affärsprocessbeskrivningen i början
av dokumentet.
3.1.2 Moms
En faktura innehåller inte alltid en momssats och därför kan momssatsen hämtas ifrån era inställningar i Exder. Vid
uppstart anges standardmoms i Exder. Angiven momssats kan ni själva ändra i Exder under Diverse 
Momsinställningar  Momssatser, eller kontakta Kundtjänst så hjälper vi till.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-31
Exder Region Skåne ePrinter
Sida 7 av 12
Om ni använder andra momssatser på fakturan än den ni satt som standard, så måste de anges per artikel i Exder.
Ni lägger då upp de aktuella artiklarna i Exder och anger den specifika momssatsen på dessa. Ni gör detta under
Artiklar  Uppdatera artiklar, på fliken Pris.
Ovan ser ni ett exempel på en artikel upplagd med en momssats på 12%. När ni sedan fakturerar ett av dessa
artikelnummer kommer Exder att använda momssatsen som är satt på just den artikeln.
3.1.3 Enheter
De enheter ni sänder i er faktura måste finnas upplagda i Exder. Dessa lägger ni in som externa enheter i Exder.
Det gör ni i rutinen Uppdatera företagsinställningar och fliken Enheter.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-31
Exder Region Skåne ePrinter
Sida 8 av 12
Exempel på hur det kan se ut när ni använder ett antal olika enheter. Observera att använder ni flera olika enheter
som betyder styck så kan ni ange det. I exemplet ovan ser ni att både ST och STYCK kommer att tolkas som styck
i Exder.
3.1.4 Identifiering av köparen
Oftast sker detta genom att ni sänder ett kundnummer i fakturan. Det ni måste tänka på är att det kundnummer
som ni skickar i er faktura måste matcha rätt kundnummer (Partner-ID) i Exder. Detta för att Exder ska veta vem
som är mottagare av fakturan och var fakturan ska skickas. Det betyder att ni behöver lägga upp en partner i
partnerregistret för varje kundnummer som ni har i ert affärssystem. Saknar ni kundnummer så kan Exder använda
fakturamottagarens organisationsnummer eller fakturamottagarens GLN för att hitta rätt partner i Exder.
3.1.5 Fakturalayout
Vi rekommenderar stark att ni efter att mappning utförts och accepterats inte ändrar er fakturalayout om det inte är
absolut nödvändigt.
Om ni gör några ändringar i fakturalayouten så kan det påverka hur era fakturor tolkas elektroniskt. Därför är det
mycket viktigt att ni först kontaktar Expert Systems för stöd så att vi kan verifiera att ändringar inte medför några
problem. Ändrad fakturalayout kan leda till att era fakturabetalningar fördröjs.
Eventuell ommappning debiteras löpande.
3.2 Exempelfakturor
Skicka 10 st fakturor via Exder ePrinters virtuella skrivare, 5 av dessa fakturor ska vara kreditfakturor.
Meddela oss via [email protected] att fakturorna är på väg. Vi mappar fakturafilerna och testar dessa.
Fakturorna måste uppfylla de krav på innehåll som respektive fakturamottagare har. Det gäller både de
obligatoriska fälten samt de mottagarspecifika kraven.
Anledningen till att ni ska skicka både debet- och kreditfakturor är att layouten ibland varierar mellan de olika
fakturatyperna.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-31
Exder Region Skåne ePrinter
Sida 9 av 12
Tänk på att skicka fakturor så ifyllda som möjligt, t.ex. skickar ni rabatter ibland så skicka med det i någon
testfaktura.
Skicka minst en faktura som är flersidig.
Om det behövs korrigeringar/kompletteringar från er sida meddelar vi detta. När allt är klart för test mot er köpare
meddelar vi er detta.
Fakturan får inte innehålla några skyddade typsnitt samt fakturan måste skickas som text. En del affärssystem
skickar hela fakturor som bilder vilket inte är tillåtet.
För flersidiga fakturor måste det vara sidbrytning mellan fakturabladen. Även om ni skickar flera fakturor på samma
utskrift måste det vara sidbrytning mellan de olika fakturorna i samma utskrift.
3.3 Testning mot köpare
När Exder ePrinter är uppsatt kommer ni att genomföra tester med er fakturamottagare. Testningsförfarandet kan
skilja sig lite åt beroende på fakturamottagare.
3.4 Sändningsrapporter
En rapport med dagens sändningar av fakturor kommer att skickas via e-post till er som avsändare:
Här ser ni resultatet av varje skickad faktura. Ni ser även till vilken fakturamottagare (kallas partner i Exder) som
fakturan avser. Det kan ibland hända att saker går fel, i exempelvis överföring eller liknande. I många av de fallen
kommer den person som är uppsatt för notifiering att få ett meddelande om att något gått fel och eventuella
anvisningar för att avhjälpa det. Vissa typer av fel är dock inte möjliga att meddela på detta sätt, vilket gör det
viktigt att ni varje dag, som ni skickat iväg en eller flera fakturor, kontrollerar att ni har fått följande dagrapport med
rätt fakturor. Om det saknas fakturor i dagsrapporten eller ni inte har fått någon dagsrapport alls så har dessa
fakturor inte skickats iväg. Dagsrapporten genereras en gång per dygn under natten.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-31
Exder Region Skåne ePrinter
Sida 10 av 12
Genom att logga in i Exder-klienten kan ni också plocka fram en logg som visar alla filer som har kommit.
Gå till: menyn Diverse – EDI-logg och välj listtyp Utskrifter:
Grönt visar att utskriften kunde tolkas och skickas vidare som en elektronisk faktura, rött visar att den är mottagen
men innehåller fel.
Klickar ni på detaljer så får ni fram utskriftsdetaljer om fakturan och klickar ni på PDF så ser ni hur er ursprungliga
utskrift av fakturan ser ut. Ni kan här även se eventuell felorsak.
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-31
4.
Exder Region Skåne ePrinter
Sida 11 av 12
Uppstartsrutin för leverantören
Nedan följer en beskrivning på de moment som ni som leverantör ska tänka på inför och under er
uppstart av affärsflödet Fristående Svefaktura 1.0.
4.1
Uppstartspunkter
Nr
Vad
Vem
1
Teckna avtal med Expert Systems om avtal inte redan finns.
Leverantör
Du kan skicka Fristående Svefaktura med Exder EDI, Exder
eFaktura, Exder ePrinter samt Exder Link.
2
Experts Systems behöver få in följande information:





Expert Systems
Momsnummer
Tekniskt ansvarig hos leverantören
Kontaktperson hos Expert Systems
GLN nr som fakturorna kommer att skicka ifrån
Möjligt datum för uppsättning av fakturor
3
Läsa igenom kapitel 2 i detta dokument som handlar om
Region Skånes ”regelverk”, bl.a. fakturaadresser, referenser.
Leverantör
4
Meddela Expert Systems datum när ni kan börja med att
skicka e-faktura.
Leverantör
5
Få bekräftelse av Expert Systems på att driftsättningen är klar. Expert Systems
© Expert Systems 2010
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00