Transcript Handledning för Bergendahls Grossist

Handledning
Bergendahls
Grossistflödet D93
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-446 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 2 av 17
Innehållsförteckning
1.
Användarhandledning .......................................................................................................... 3
2.
Processbeskrivning för Bergendahls grossistflödet D93 ............................................... 3
2.1
Introduktion..................................................................................................................................... 3
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.1.7
2.1.8
2.1.9
2.1.10
2.1.11
2.1.12
2.1.13
Flödet i Exder ....................................................................................................................................................... 4
Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet .................................................................................................. 4
Kontaktperson hos Bergendahls ....................................................................................................................... 4
Stopptider .............................................................................................................................................................. 4
GLN ........................................................................................................................................................................ 4
Artiklar ................................................................................................................................................................... 4
Priser ..................................................................................................................................................................... 4
Adresser ................................................................................................................................................................ 5
Enheter .................................................................................................................................................................. 5
Order ...................................................................................................................................................................... 5
Orderbekräftelse .................................................................................................................................................. 5
Leverans av godset ............................................................................................................................................. 5
Faktura .................................................................................................................................................................. 5
Handledning ........................................................................................................................... 6
3.
3.1
Artiklar ............................................................................................................................................. 6
3.1.1
3.1.2
3.2
Partners ........................................................................................................................................... 6
3.2.1
3.2.2
3.3
Uppdatera partners .............................................................................................................................................. 7
Lista partners ........................................................................................................................................................ 7
Adresser .......................................................................................................................................... 7
3.3.1
3.3.2
3.4
Uppdatera artiklar ................................................................................................................................................ 6
Lista artiklar .......................................................................................................................................................... 6
Uppdatera adresser ............................................................................................................................................. 7
Lista adresser ....................................................................................................................................................... 8
Order ................................................................................................................................................ 8
3.4.1
Notifiering .............................................................................................................................................................. 8
3.4.2
Uppdatera order ................................................................................................................................................... 9
3.4.2.1 Avvikelser ........................................................................................................................................................ 11
3.4.3
Lista order ........................................................................................................................................................... 11
3.5
Utleverans ..................................................................................................................................... 11
3.5.1
3.5.2
3.6
Uppdatera utleverans och skapa följesedel ................................................................................................... 11
Lista utleverans/följesedel ................................................................................................................................ 12
Faktura ........................................................................................................................................... 13
3.6.1
3.6.2
Uppdatera fakturor ............................................................................................................................................. 13
Lista Fakturor...................................................................................................................................................... 17
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 3 av 17
1. Användarhandledning
I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder till att ta emot orders ifrån Bergendahls enligt D93
flödet och bekräfta den.
2. Processbeskrivning för Bergendahls grossistflödet D93
2.1 Introduktion
Beställning av artiklar görs av inköpare hos Bergendahls. En order (inköpsorder) skickas ifrån Bergendahls system
till leverantören. Leverantören tar emot ordern, behandla den och svarar genom att göra en orderbekräftelse i sitt
system. Följesedel bifogas sedan leveransen som sker till lager.
B
E
R
G
E
N
D
A
H
L
S
L
E
V
E
R
A
N
T
Ö
R
ORDER
ORDERBEKRÄFTELSE
De meddelanden som skickas i EDI-flödet är order och orderbekräftelse.
Flödet kräver även att leverantörens artiklar finns registrerade hos Bergendahls. Vanligtvis sker det genom att
artikelinformation (AI) skickas in till köparen.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 4 av 17
2.1.1 Flödet i Exder
Bergendahls
Exder
Leverantör
ORDERS (D93)
Epost inkommande order
Bekräfta order
ORDRSP (D93)
1. En beställning läggs av inköparen hos Bergendahls. Order skickas till Exder.
2. Leverantören får ett e-post meddelande att order har inkommit
3. Leverantören tar emot och bekräftar ordern
4. En orderbekräftelse skickas till Bergendahls innan stopptiden om leveransen och godset levereras.
2.1.2 Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet
EDI-flödet är avsett för rutinmässiga beställningar inom ramen för ett kommersiellt avtal mellan två parter - köparen
och leverantören.
2.1.3 Kontaktperson hos Bergendahls
Leverantörens kontaktperson vid inköpsfrågor är inköparen medan EDI frågor besvaras av
[email protected].
2.1.4 Stopptider
Leverantören kommer överens med Bergendahls vilka stopptider som gäller för när en order ska bekräftas.
2.1.5 GLN
För att EDI-flödet ska fungera krävs det att leverantören har ett eget GLN nummer. GLN nummer tillhandahålls
ifrån GS1.
2.1.6 Artiklar
Eftersom AI används är max antal tecken i artikelnumret 10st. Leverantörens artikelnummer och GTIN är
obligatoriskt att använda. Köparens artikelnummer kan användas i flödet men det bestäms mellan leverantören och
köparen vid uppstartstillfället.
2.1.7 Priser
Eftersom ingen faktura används i detta flöde så är det upp till leverantören om ett pris ska anges eller inte.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 5 av 17
2.1.8 Adresser
Adresserna fås ifrån Bergendahls och läggs in manuellt i Exder. Det finns även en Excel lista att hämta ifrån
Bergendahls webbplats www.bergendahls.se. Klicka på menyn FOOD och välj sedan kundlista.
2.1.9 Enheter
Beställningen sker i styck.
2.1.10 Order
Inkommande order innehåller information om vad som är beställt och vilket leveransdatum som gäller. Ordern
innehåller även information om köparens ordernummer samt var leveransen ska ske.
2.1.11 Orderbekräftelse
En orderbekräftelse ska skickas till Bergendahls. Bergendahls kan i huvudet på orderbekräftelsen se att en
förändring har skett på ordern men inte på radnivå. Vid leveransavvikelse (oavsett orsak) ska det rapporteras
manuellt till Bergendahls.
2.1.12 Leverans av godset
Normalt är att en order levereras en gång men vid större ordrar så kan en order levereras flera gånger. Följesedel
bifogas godset som innehåller Bergendahls ordernummer.
Det kan ibland vara tillåtet att göra en överleverans av godset efter överenskommelse med Bergendahls. Behövs
en order kompletteras med nya artiklar så läggs en ny order av Bergendahls inköpare.
2.1.13 Faktura
Hanteras manuellt utanför detta EDI-flöde.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
3.
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 6 av 17
Handledning
Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. Handledningen beskriver hur
leverantören gör i Exder i detta affärsflöde.
3.1
Artiklar
Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder.
3.1.1
Uppdatera artiklar
Bergendahls vill att alla artiklar skall vara beskrivna i form av Artikelinformation (tidigare kallat varucertifikat). I
dagsläget kan inte dessa tas emot elektroniskt direkt från Exder, utan efter skapandet sänder ni dem som en PDFfil via mail till Bergendahls. Instruktioner om hur ni skapar Artikelinformation finner ni i en annan handledning här:
Handledning AI 2.7
3.1.2
Lista artiklar
Under Artiklar  Lista artiklar för Artikelinformation kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era
artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade.
3.2
Partners
Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
3.2.1
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 7 av 17
Uppdatera partners
Handel i Exder sker mot en partner. Bergendahls kommer att vara upplagd i förväg som er partner.
I exemplet ser vi hur en sådan upplagd partner kan se ut.
3.2.2
Lista partners
För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners  Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners
ni har upplagda i Exder.
3.3
Adresser
3.3.1
Uppdatera adresser
Adresserna finns under menyn Partners  Uppdatera adresser. Här lägger ni upp alla adresser som ni
använder, främst gods- och leveransadresser.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 8 av 17
Om adressen inte har ett eget GLN använder ni Lokaliseringskod = ”-”. Aktuella adresser kan hämtas på
www.bergendahls.se. Koppla adressen till er partner genom att fylla i ert partner-ID i fältet Partner. Klicka på
Spara för att spara adressen. Ni måste lägga in samtliga adresser som ni skall använda i handel på detta
sätt.
3.3.2
Lista adresser
För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners  Lista adresser. Här ser ni vilka adresser
som ni har upplagda i Exder.
3.4
Order
Vi börjar med att titta på hur ni tar emot era ordrar i Exder. Ordrar kommer alltid in elektroniskt i detta flöde.
3.4.1
Notifiering
När en order har skickats från Bergendahls och kommit till Exder får ni ett e-mail om att ni har fått en ny order. Emailet kan skickas till maximalt tre olika användare i Exder. Ni lägger upp vilka användare som skall få
notifikationen under Diverse  Företagsinställningar och fliken EDI.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 9 av 17
I exemplet ovan har vi lagt upp så att Reine får ett e-mail när en order har kommit in i Exder. Notera att Reine även
får ett e-mail när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar
saknas i artikelregistret.
3.4.2
Uppdatera order
Vi börjar med att ta emot en order från Bergendahls. Välj menyn Försäljning  Uppdatera order för att ta emot era
ordrar. Antingen så klickar ni på direktlänken i notifieringsmailet eller så letar ni upp er order via förstoringsglaset.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 10 av 17
När ni fått fram er order visas i fliken Huvudinformation att det är en order från Bergendahls som inkommit via
EDI. Här visas också en referens till Bergendahls eget ordernummer i fältet Kunds ordernummer.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 11 av 17
Under fliken Radinformation visas beställda artiklar. Klicka på knappen Slutför för att slutföra ordern. Skulle ni
avse att refusera ordern bockar ni i rutan Refusera nere till vänster och klickar sedan Slutför som vanligt. När
ordern slutförs sänds automatiskt en orderbekräftelse till Bergendahls.
3.4.2.1
Avvikelser
Alla avvikelser, oavsett orsak, skall rapporteras manuellt till Bergendahls.
3.4.3 Lista order
Under Försäljning  Lista order kan ni välja att skriva ut era ordrar. Det finns olika listor att väja på såsom enkel
och detaljerad lista.
3.5
Utleverans
I den här rutinen talar ni om hur mycket ni har levererat. Det skickas ingen elektronisk leveransavisering i flödet,
men att genomföra utleveransen är ett bra sätt att skapa följesedeln för leveransen.
3.5.1
Uppdatera utleverans och skapa följesedel
För att skapa en utleverans gå till Försäljning  Uppdatera utleverans. Skapa en ny genom att välja Skapa ny
utleverans ifrån order. Fyll i ordernumret eller sök fram det med hjälp av förstoringsglaset.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 12 av 17
När ni har fått fram och granskat er utleverans klickar ni på knappen Slutför. När ni slutför utleveransen blir en länk
bli synlig nere till vänster som heter Skriv ut, ni klickar på den för att få upp en PDF med er följesedel. Skriv ut den
och bifoga med godset.
Er följesedel kan då se ut som ovan.
3.5.2
Lista utleverans/följesedel
Under menyn Försäljning  Lista utleverans kan ni skriva ut listor med era utleveranser. Möjlighet finns också här
att skriva ut följesedlar som PDF-dokument för flera utleveranser på en gång.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 13 av 17
Detta görs genom att ni väljer Listtyp PDF och sedan gör ett urval av de utleveranser ni vill ha följesedlar utskrivna
för. En följesedel på papper skall medfölja leveransen.
3.6 Faktura
I den här modulen skapar ni era fakturor. Fakturorna sänds inte elektroniskt i detta flöde, men ni kan använda
Exder för att skapa dem som ett PDF-dokument för utskrift.
3.6.1
Uppdatera fakturor
För att skapa en faktura gör ni på följande sätt. Gå först till Försäljning  Fakturering  Uppdatera fakturor.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 14 av 17
Först väljer ni Fakturatyp. Bocka sedan i skapa faktura från Order eller Utleverans och fyll i endera numret i fältet
till höger.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 15 av 17
En del information hämtas nu automatiskt och ni kan fylla i övrig önskad information.
På fliken Adresser kan ni granska de adresser som kommer med på fakturan.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 16 av 17
Vi hoppar sedan över fliken Textinformation och går direkt till Radinformation.
På fliken Radinformation ser ni sedan vad ni fakturerar.
När ni är färdig klickar ni på
.
för att skapa fakturan. Vill ni spara fakturan utan att slutföra den klickar ni på
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00
Senast Uppdaterad: 11-03-23
Bergendahls grossistflödet D93
Sida 17 av 17
För att skriva ut fakturan eller spara den som PDF klickar ni på länken Skriv ut >> som kommer fram sedan ni
klickat på Slutför eller Spara. Fakturan kan då exempelvis se ut som ovan. En faktura får inte ha ett negativt saldo,
skapa i så fall en kreditfaktura.
3.6.2
Lista Fakturor
Under menyn Försäljning  Fakturering  Lista fakturor kan ni lista och skriva ut era fakturor.
© Expert Systems 2011
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-46 34 00