Transcript Om Returpack

Om Returpack
• 
Effektivare företagsstyrning med
snabbare månadsbokslut
• 
Henrik Porshagen, Redovisningschef Returpack
Mats Andreasson, Controller Returpack
Per Ola Post, konsult Assist.nu
• 
• 
Årtal och Placeringsort
•  Viktiga årtal:
1984 startade AB Svenska Returpack pantsystemet för
aluminiumburkar.
1994 grundades systerbolaget Returpack-PET och insamling av
PET-flaskor startade. De båda bolagen verkar under det
gemensamma namnet och varumärket Returpack.
2003 Fabriken i Norrköping byggdes och togs i bruk.
2006 Lag om att förpackningar med konsumtionsfärdig dryck måste
ingå i ett pantsystem.
•  Placeringsort
Returpack med c:a 60 anställda är placerat i Norrköping där både
kontor och fabrik återfinns. Fabriken är Europas största
återvinningsanläggning för burkar och PET-flaskor.
Privatägt företag (Sveriges Bryggerier,
Livsmedelshandlarna och Svensk
Dagligvaruhandel). Mål att öka återvinningen av
metallburkar och PET-flaskor i Sverige. Uppdraget kommer från ägarna, samt
den svenska regeringen. Mer än 1,5 miljarder burkar och PET-flaskor varje år.
Uppdrag
Ansvarig för det svenska pantsystemet av burkar och PET-flaskor för
konsumtionsfärdig dryck. Det är Returpacks uppgift att få återvinningssystemet
att fungera i alla led; sprida information om återvinningssystemet, hantera
ersättningar samt koordinera hämtning av tomma förpackningar.
Återvinningsmål
Naturvårdsverket har satt som mål att den svenska återvinningen av
metallburkar och PET-flaskor ska uppgå till 90%. I dagsläget återvinns drygt
89% av dessa material.
Jordbruksverket är ansvarig tillsynsmyndighet för Returpack.
Varumärket ”Pantamera”
Returpacks organisation
”Leanresan”
•  Vi har en Intention
•  Vi hittade ett verktyg
Månadsbokslut/rapportering
Hösten'2012'–'”Krisläge”'
•  Höga&förväntningar/krav&från&Ledning&
•  Öar&
•  Sönderhackade&arbetsuppgiBer/moment&
•  Lång&8d&
•  Olika&8d&
•  ”Vi&lovade&och&lovade”&
•  Ojämn&kvalitet&
•  Avvikelser&=&fel/brister&
•  ”Dålig&ordning&och&reda”&
Utveckling av Ekonomiarbetet
•  System'
•  Arbetssä,'
•  Fokus&på&månadsbokslut/rapportering&
•  Ekonomisk&resultat&
•  Återvinningssta8s8k&
Månadsbokslut/rapportering
Våren'2013'–'”Hi,a'lösningar'='Inten?on”'
•  Ta&kontroll&
•  Kundfokus&(Vad&&&När&8ll&Ledningen)&
•  Internt&flöde&inom&avdelningen&
•  Alla&måste&förstå&helheten/kundfokus&
•  Op8mera&flöde&(Vem,&Vad&&&När)&
•  Korta&boksluten&
•  Få&plats&för&datakontroller&
•  Ge&plats&8ll&värdehöjande&analyser&
•  Kommunicera&8dplaner&externt/internt&(skapa&mål/åtagande)&
•  Avvikelselista&(logga&fel&V>&aX&åtgärda)&
•  Utbildning/Kartläggning&enligt&LEAN&(verktyget)&
Månadsbokslut/rapportering
Månadsbokslut (MB) före Lean
RP&Ledning,&Projekt&och&styrelse:&
Hösten'2013'–'”Implementering”'
•  U8från&LEANVkartläggning&
•  Strukturerade&arbetsuppgiBer&och&roller&
•  Planerade&arbetet&och&leveranser&u8från&eX&
kundfokus&
•  Kommunicera&(bla&visuellt)&för&ökat&teamwork&och&
bäXre&flöde&
•  Avvikelsehantering&
&
RP&Ekonomi:&
Bryggerier:&
Månad&1&
• 
Dag&1V7&
MB&del&1&
Dag&8V20&
MB&del&2&
Dag&1V7&
Bryggerier&
skapar&data&
Månad&2&
Varför?
–  Lagkrav för att dokumentera ett företags resurshantering
–  Bokföring
–  För att styra verksamheten
Dag&20V31&
Använda&månadsV
bokslut&och&KPI&
MB med hjälp av Lean, nuläge
Dag&12V31&
Använda&MB&och&KPI&
RP&Ledning,&Projekt&och&styrelse:&
RP&Ekonomi:&
Bryggerier:&
Dag&1V7&
MB&del&1&
Målsättning MB längre fram (vision)
RP&Ledning,&Projekt&och&styrelse:&
Dag&
8V12&
MB&2&
Dag&1V7&
Bryggerier&
skapar&data&
Månad&1&
Månad&2&
Förbättrad MB-process:
–  Färdigt tidigare med förbättrad kvalitet
–  Använda MB-data till effektivare styrning av bolaget
Månadsbokslut/rapportering
Utmaning'och'lärdom'
•  Två&nyanställda&–&”bra&och&dåligt”&
•  Tuj&aX&bygga&nyX&&
•  Vi&löste&deXa&genom:&
•  Extern&hjälp&
•  Drog&i&nödbromsen&
Dag&1V5&
MB&del&1&
Bryggerier:&
Dag&1V5&
Brygg.&
data&
Dag&
6V7&
MB&2&
Månad&1&
• 
• 
RP&Ekonomi:&
Långsiktiga mål för MB-processen
–  Ännu snabbare MB på Returpack
–  => Kan kräva att Bryggerierna är färdiga tidigare
–  Använda MB-data till aktiv styrning
–  Frigöra tid till annat arbete
Bocka&av&ukörd&uppgiB&
Första&steget:&Skriv&
ner&de&olika&
ak8viteterna&i&en&
checklista&
Dag&8V31&
Använda&MB&och&KPI&
Månad&2&
Varje aktivitet har en egen
ruta.
Projektplanering&PERT&chart,&t&ex&
OmniGraffle&
Andra&steget:&Kartlägg&beroenden&
med&PERT&chart,&t&ex&OmniGraffle&
Bild med projektets ALLA
aktiviteter. Ger en intuitiv
bild av hur allt hänger
ihop.
Hela projektet med alla
aktiviteter
Pilarna visar hur
aktiviteterna hänger ihop:
”Beroenden”
Not:'Program&(eller&Project)&Evalua?on'and'Review'Technique,&förkortat&PERT.&Även&kallat&Network'Diagram&
Tredje steget: Använd
Projektplanering, t ex OmniPlan
Lista på numrerade
aktiviteter
Planerad tidsåtgång, m=
minuter, h = timmar
Planerad starttid. ”T day”
är dag 1
Föregående aktiviteter
Resurs
Gantt-schema för alla
aktiviteter
Projektplanering,&t&ex&OmniPlan.&
Ger&individuella&arbetsscheman&
Alla tillgängliga resurser
Resurs ”Henrik”
Alla aktiviteter som resurs ”Henrik”
ska göra, som Gantt-schema
Projektplanering,&t&ex&OmniPlan&
Arbetsgång månadsbokslut
1. 
2. 
3. 
4. 
Alla aktivitet i en fil ”Projektplanering”
Excel-fil skapas med arbetsscheman
Säkerställ att all data finns
Inledande möte dag 1 kl 8:30 vid grupp-tavla. Dela ut individuella
arbetsscheman
5.  Jobba enligt schemat. Anteckna problem och förbättringsförslag på lista.
6.  Vid försening notera på tavlan ”Antal minuters försening”. Försening
nollställs lunch och kväll.
7.  Möten varje morgon kl 8:45 och kl 16:00
8.  Reflektionsmöte EFTER månadsbokslut
1.  Hur gick det?
2.  Förbättringar? (Kvalitet, arbetssätt, effektiviseringar, checklistor, …)
3.  Samla in korrektioner av arbetsschema
9.  Förbättra checklistor och arbetssätt
10.  Uppdatera planering och arbetsscheman
Normalt dagsschema
för alla resurser. OBS!
Man kan sätta olika
dagsscheman för olika
resurser.
Vi har initialt valt att ha
arbetsdag 9:00 –
16:00 för att ha
extratid att jobba ikapp
störningar
Hur hänger filerna ihop?
Projektplanering, t ex
OmniPlan
•  Alla aktiviteter
•  Beroenden
•  Alla resurser
•  Arbetsschema
=> Tidsplan GANTT
PERT chart (Network
Diagram), t ex
OmniGraffle
•  Visuell bild på alla
aktiviteter med
beroenden
Lista på numrerade
aktiviteter
Alla&ak8viteter&i&Excel&
Föregående aktivitet, t ex före akt 2
startas måste akt 1 vara klar
Lista med alla
aktiviteter, Excel
•  Alla aktiviteter
•  Alla resurser
•  Arbetsschema
•  Filtrera på resurs
=> Tidsplan per resurs
(arbetsschema)
Ändringar
Korrektioner
=> Antecknas på lapp
för korrektioner
Samma nummer som i
projektplaneringsprogrammet
Planerad starttid
Avsatt resurs
Alla&ak8viteter&i&Excel,&filtrerat&
på&resurs&
Varje kolumn har filter. Här
är Linas aktiviteter valda
Lina (och alla andra) får ett
utskrivet schema på sina
aktiviteter med start och sluttid
Fjärde&steget:&Agera&på&avvikelser,&
ständiga&förbäXringar&
Resurs (t ex Lina, Mats,
…) för aktiviteter
Aktivitetsnummer enligt
arbetsschema
Skriv datum när det
lämnas in till Henrik
Fyll i verkliga tider, endast
om det inte stämmer med
arbetsschemat
Beskriv kort problemet
Summering
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Kartläggning pekade ut förbättringspotentialer.
Tidsåtgången för månadsbokslut var lång
Steg 0: Sätt tuffa mål på förbättringen (Klart 20:e => Klart 7:e)
Steg 1: Skriv ner alla aktiviteter i en checklista
Steg 2: Kartlägg inbördes beroenden
Steg 3: Stoppa in i projektplaneringsprogram
Steg 4: Agera på avvikelser och gör Ständiga förbättringar
Frågor?
• 
• 
Flödeseffektivitet
Stabilitet
– 
– 
– 
– 
• 
• 
• 
Rätt sak, rätt mängd, rätt tid
Förbrukningsstyrning
Minskade batcher till enstycksflöde
Takttid
Kopplade flöden
Rätt från mig
– 
– 
– 
– 
– 
– 
– 
Ytterligare potentialer på Returpack
Per Ola Post, konsult Assist.nu
Nyckelord Lean
I precis lagom tid
– 
– 
– 
– 
– 
Förbättringsarbete och
projektstyrning
Visuellt, tydligt, begripligt
Jämn arbetsbelastning
Stabila och standardiserade processer
Förankrad kultur
Synliggör problem
Stanna vid fel
Stoppsignal och avbytare (Andon)
Felsäkert (Poka Yoka)
Kvalitetskontroll i flödet (Q gate)
Följ och agera på avvikelser
Hitta och lös grundorsak
Ständiga förbättringar
–  Kaizen, Jishuken, Kaikaku
–  PDCA
• 
• 
Allmän&Lean&roadmap&administra8on&
Börja&med&aX&
undersöka&
dagsläget:&
Kartläggning&
Avvikelsehantering
Kartläggning
Ordning och
Reda med
5S
Utbildning
”Grunder i
Lean”
Beroende&på&
styrkor&och&
svagheter&
hiXade&i&
kartläggningen&
väljs&ak8viteter&
KPI/Mål
Visuell
kommunikation
Standardiserat
arbete
Utbildning Lean
administration
Resursplanering
med Visual
planning
Kartläggning
Optimera
balanseringsgrad
Värdeflödesanalys och
Flödesoptimering
Förbättringsgrupper
Tillsammans/ lagarbete
Hitta och ta bort slöserier
Optimerad
layout och
arbetsplats
Organisation
för Lean
Aktivitetsplanering
Projektstyrning
•  För att kunna
–  lösa de största problemen
–  bygga på existerande styrkor
–  effektivisera huvudprocesserna
•  förkorta ledtider
•  optimerad balansering
–  effektivisera och kvalitetssäkra återkommande arbetsuppgifter
–  skapa ordning och reda i gemensamma områden
•  1 dags kartläggning (dag 1). GROTOP.
•  2 timmars redovisning och skapa arbetsplaner (dag 2)
BeslutsV
möte&
ProjektV
förslag&
Apollo
Konstruktion
Produktion
Inköp
..
..
..
Jan
--------
Feb
--------
Mars
--------
Idag
Stor potential: Bättre projektstyrning
April
--------
Grindar&
Maj
--------
Juni
--------
Juli
--------
Aug
--------
Sep
--------
Okt
--------
Nov
--------
Dec
--------
Projektarbete&
Går&det&bra?&
Visuell projektstyrning PDCA
PLAN'
Projektplan&på&tavla&
MÅLSÄTTNING'
Produktmål:&
&
Projektmål:&
DO'
Arbeta&enligt&planen.&
Projekten&
Proj 2
Proj 3
Proj 4
Proj 5
Upp&på&
banan&
igen!&
MT
Linjen&
Så&här&BORDE&det&se&
ut.&Men&det&gjorde&
det&inte…&
Nya&
projektV
ramar&
MK
MQ
I
SäX&aX&märka&ak8viteterna&i&
projektplanen&
Marknad
Eftermarknad
Projektfakta
Projektledarens
top 3+risk
R
R
R
R
R
Pulsmöte&
Planering
•  3 olika vyer:
–  Projekt
–  Linje
–  Puls
Projektet beställer Leveranser av linjen. Linjen är
ansvarig för resurserna.
!
QC
Beslut
Grind
ACT'
Agera&på&avvikelserna:&
•  Kort&sikt&/short&term.&Lösning&
för&deXa&projekt&
•  Lång&sikt/Long&term.&Lösning&
för&kommande&projekt&
•  Nya&projektbeslut&tas&i&
ordnade&former.&Tydliga&
beslutsfora&med&tydliga&
mandat.&
CHECK'
•  Regelbundna&projektmöten&
•  Avvikelse&mot&plan&eller&mål?&
•  Regelbundna&linjemöten&
•  Regelbundna&pulsmöten,&där&
linjens&och&projektets&
uppfaXning&summeras.&
Projektplanering
Fokus på aktiviteter och leveranser
Varje&rad&
Apollo
är&en&
Konstruktion
linjegrupp&
Produktion
Inköp
..
..
..
Jan
--------
Feb
--------
Röd&pluX&markerar&
avvikelse&mot&
lovat&
Mars
--------
Idag
Proj 1
Fas
Fasöverg.
SOP
April
--------
Maj
--------
Juni
--------
Juli
--------
Aug
--------
Ak8viteter&skrivs&på&
inplastade&lappar&på&
magneter&
Sep
--------
Okt
--------
Nov
--------
Dec
--------
Linjens planering
Aktiviteter, leveranser och resurser
Visuellt
Pulsrum på BT Products, stolt stulet från Scania
En gång per vecka träffas avdelningschefer och projektledare
och redogör för avvikelser från projektplanen
Pulsrummet skapar förståelse för läget genom visualitet och
att avdelningscheferna måste informera sig för att kunna
redovisa läget
Pulsrum är en bra lösning i en matrisorganisation
Lathund pulsmöte
Agenda pulsmöte:
1.  Välkomna
2.  Notera närvaro
3.  Linjechef om sina leveranser till projekten.
Fokus på Ändringar och Röda
4.  Projektledare om projektets status. Fokus
på Ändringar och Röda
5.  Röda noteras som avvikelser
6.  Följ upp avvikelsernas status
Allas uppgift pulsmöte:
a.  Hänskjut detaljdiskussioner till separat möte
b.  Håll mötet kort och effektivt
c.  Kom förberedd
d.  Håll dig till ämnet
Lathund pulsmöte
Linjechefens uppgift
•  Före mötet ta reda på om din grupp har
levererat enligt plan.
•  Vid ändringar sätt upp en ny plutt i rätt ruta
men låt den gamla sitta kvar.
•  På mötet tas den gamla plutten bort och
ändringen kommenteras.
•  Vid röd plutt: Notera veckonummer då det
blev rött. Dra igång åtgärder för att kunna
möta beslutad plan.
Projektledarens uppgift:
•  Före mötet undersöka om projektet kommer
möta kraven i projektuppdraget gällande
Innehåll, Kost, Tid, Kvalitet och Miljö
•  Vid ändringar sätt upp en ny plutt i rätt ruta
men låt den gamla sitta kvar.
•  På mötet tas den gamla plutten bort och
ändringen kommenteras.
•  Vid röd plutt: Notera veckonummer då det
blev rött. Dra igång åtgärder för att möta
beslutad plan. Vid behov av nya
projektramar förbereda förslag till
beslut på beslutsmöte.
Lev => Lös => Lär
•  Lev – Visuella system så att det blir lättare att leva med
problemen
•  Lös – Metoder att hitta grundorsaker och lösa dessa
•  Lär – Metoder att lära sig av misstagen så att det inte
händer igen. Organisatoriskt lärande.
Helhetsbild planering
Sammanställning&alla&
projekt,&Puls&
Olika input till förbättringsarbete
Avvikelser&och&
störningar&
Vidta långsiktig åtgärd
som förhindrar
återupprepning
Linjechef:
Hitta grundorsak
PROBLEMLÖSNINGSBLANKETT
Datum
Resurs&och&
ak8vitetsplanering&
linjegrupp&
FörbäXringstavlor&
Projektplanering&
Ak8viteter&och&
leveranser&i&projektet&
Fel
Starta utredning
Vidta kortsiktig åtgärd
som stoppar felet
Avvikelsebeskrivning
Kortsiktig åtgärd
Grundorsak
Långsiktig åtgärd
Avvikelsebeskrivning
Kortsiktig åtgärd
Sida:
Status
Projekt:______________
Fas:_________________
Proj 1
Proj 2
Proj 3
Proj 4
Orsakande
avdelning:______________
Proj 5
Fas
Fasöverg.
SOP
Signatur
släckare
Klart
datum
/
Datum
Vem registrerade? (avd/
sign):_______________
Fel
Status
Projekt:______________
Fas:_________________
Orsakande
avdelning:______________
Grundorsak
Långsiktig åtgärd
Signatur
släckare
April
--------
Klart
datum
/
Vem registrerade? (avd/
sign):_______________
Vidta långsiktig åtgärd
som förhindrar
återupprepning
Linjechef:
Hitta grundorsak
PROBLEMLÖSNINGSBLANKETT
Maj
--------
Juni
--------
Juli
--------
Aug
--------
Sep
--------
Okt
--------
Projekt&1&
Nov
--------
Dec
--------
Datum
Mars
--------
MK
Fel
Starta utredning
Vidta kortsiktig åtgärd
som stoppar felet
Avvikelsebeskrivning
Kortsiktig åtgärd
Grundorsak
Långsiktig åtgärd
Sida:
Status
Projekt:______________
Fas:_________________
Orsakande
avdelning:______________
Signatur
släckare
MQ
Klart
datum
/
Vem registrerade? (avd/
sign):_______________
Datum
Feb
--------
Idag
MT
Jan
Apollo
-Konstruktion -Produktion -Inköp
-..
-..
-..
--
I
Fel
Avvikelsebeskrivning
Kortsiktig åtgärd
Status
Projekt:______________
Fas:_________________
Orsakande
avdelning:______________
Grundorsak
Långsiktig åtgärd
Signatur
släckare
Marknad
Klart
datum
/
Vem registrerade? (avd/
sign):_______________
Vidta långsiktig åtgärd
som förhindrar
återupprepning
Linjechef:
Hitta grundorsak
PROBLEMLÖSNINGSBLANKETT
Datum
Eftermarknad
Fel
Starta utredning
Vidta kortsiktig åtgärd
som stoppar felet
Avvikelsebeskrivning
Kortsiktig åtgärd
Grundorsak
Långsiktig åtgärd
Sida:
Status
StörningsV&
eller&
AvvikelseV
hantering&
Kaizen,&
Jishuken,&
Kaikaku&
Projekt:______________
Fas:_________________
Orsakande
avdelning:______________
Projektfakta
Signatur
släckare
Klart
datum
/
Datum
Vem registrerade? (avd/
sign):_______________
Projektledarens
top 3+risk
R
Fel
Avvikelsebeskrivning
Kortsiktig åtgärd
Grundorsak
Långsiktig åtgärd
Status
Projekt:______________
R
R
R
R
Fas:_________________
Orsakande
avdelning:______________
Jan
Apollo
-Konstruktion -Produktion -Inköp
-..
-..
-..
--
Feb
--------
Mars
--------
Idag
Signatur
släckare
April
--------
Vem registrerade? (avd/
sign):_______________
Maj
--------
Juni
--------
Juli
--------
Aug
--------
Sep
--------
Okt
--------
Projekt&2&
Nov
--------
Klart
datum
/
Dec
--------
Apollo
Konstruktion
Produktion
Inköp
..
..
..
Jan
--------
Feb
--------
Mars
--------
Idag
Ärendehantering&kri8sk&
resurs&
April
--------
Maj
--------
Juni
--------
Juli
--------
Aug
--------
Sep
--------
Okt
--------
Projekt&3&
Nov
--------
Dec
--------
Förbättringar på olika sätt
"
"
"
Kaizen&
• 
Ständiga&förbäXringar,&styrda&av&arbetsgruppen&
själva.&Billiga,&enkla,&pres8gelösa.&
Kaizen&event&eller&Jishuken&
• 
Tvärfunk8onellt&förbäXringsarbete,&oBa&i&
utbildningssyBe.&
Kaikaku&
• 
Radikalt&förbäXringsprojekt,&drivet&av&
ledningen,&stort&steg,&komplicerat,&svårt&och&
dyrt.&
Kaizentavla
Summering
• 
• 
• 
• 
• 
Lean som Vision
Kartläggning
Visuell projektstyrning
Förbättringsarbete
–  Kaizen
–  Jishuken
–  Kaikaku
Leda Lean
–  Chef
–  Lokal expert
–  Extern leanexpert
Frågor?