Transcript Reglementet - Embassaden
Reglemente för Maskinteknologsektionen Verksamhetsåret 2014/2015
Reglemente för MTS verksamhetsåret 2014/2015
Innehållsförteckning
§2 §3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
§4
4.1
4.2
4.3
§1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
1.14
1.15
S EKTIONSSTYRELSEN ...................................................................................... 5
Ordförande ................................................................................................. 5 Vice ordförande .......................................................................................... 5 Sekreterare .................................................................................................. 5 Kassör ......................................................................................................... 5 Studienämndsordförande .......................................................................... 6 Informationschef ........................................................................................ 6 Marknadsföringsansvarig .......................................................................... 7 Näringslivsansvarig ................................................................................... 7 Intendent .................................................................................................... 7 Webmaster .................................................................................................. 8 Festmaskinist ............................................................................................. 8 Phadderigeneral ......................................................................................... 8 Alumniansvarig .......................................................................................... 8 Internationellt ansvarig ............................................................................. 9 BästEmma .................................................................................................. 9
U TSKOTT ........................................................................................................ 9 S TUDIENÄMNDEN ............................................................................................ 9
Uppgift ........................................................................................................ 9 Sammansättning ...................................................................................... 10 Studienämndsordförande ........................................................................ 10 Vice studienämndsordföranden ............................................................... 10 Vice studienämndsordförande-M ............................................................. 10 Vice studienämndsordförande-DPU ........................................................ 10 4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
Vice studienämndsordförande-EMM ....................................................... 10 Informationsansvarig ............................................................................... 10 Profilansvarig ........................................................................................... 11 Klassrepresentant ..................................................................................... 11
F EST M ASKINERIET ....................................................................................... 11
Festmaskinist ........................................................................................... 11 Kassör ....................................................................................................... 11 Stallchef .................................................................................................... 11 Tryck- & Biljettansvarig och Biljett- & Tryckansvarig ........................... 11 Mat- & Sittningsansvarig ........................................................................ 12 Öl-&Baransvarig ...................................................................................... 12 Sponsoransvarig ....................................................................................... 12 Ljud-&Ljusansvarig ................................................................................. 12 Webb- & Infoansvarig .............................................................................. 12 Byggansvarig ............................................................................................ 12 Personal- & Bokningsansvarig ................................................................ 12
Reglemente för MTS verksamhetsåret 2012/2013
6.4
6.5
6.6
6.7
§7
7.1
§8 §9
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
9.9
9.10
9.11
9.12
9.13
9.14
9.15
9.16
9.17
§5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
§6
6.1
6.2
6.3
P HADDERIET ................................................................................................. 13
Generalen .................................................................................................. 13 Kassör ....................................................................................................... 13 Sponsoransvarig ....................................................................................... 13 Tryckansvarig ........................................................................................... 13 Informationsansvarig ............................................................................... 13 Mat & sittning .......................................................................................... 13 Öl-& Dryckansvarig ................................................................................. 13 Fusknolle -/ nolleuppdragsansvarig ....................................................... 14 Appearance ............................................................................................... 14 Överphadder ............................................................................................. 14 Intendent .................................................................................................. 14
EMMA ......................................................................................................... 14
BästEmma ................................................................................................ 14 NästBästEmma ........................................................................................ 14 FEmma ..................................................................................................... 15 PennEmma ............................................................................................... 15 FixEmma .................................................................................................. 15 TrixEmmas ............................................................................................... 15 StEmma .................................................................................................... 15
I NTENDENTUR .............................................................................................. 15
Bilen ......................................................................................................... 15
I NKÖPSPOLICY .............................................................................................. 16 E KONOMISKT REGLEMENTE .......................................................................... 16
Syfte .......................................................................................................... 16 Budget....................................................................................................... 16 Firmatecknare och teckningsrätt ............................................................. 17 Tillgångar ................................................................................................. 18 Avskrivningsplan ..................................................................................... 18 Bokslut ...................................................................................................... 18 Placeringspolicy ........................................................................................ 18 Äskningar från nämnden ......................................................................... 18 Revision .................................................................................................... 18 Fonder....................................................................................................... 19 Bilfond ...................................................................................................... 19 Jubileum 5 och 10 år ................................................................................ 19 Inventarier MTS ....................................................................................... 19 Inventarier Embassaden .......................................................................... 20 Evenemangsfonden ................................................................................... 20 Äskningsregler .......................................................................................... 20 Frågor ....................................................................................................... 21
Förkortningar
Förkortning Förklaring
IEI Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling LinTek Linköpings teknologers studentkår LiTH PPG MR Tekniska högskolan vid Linköpings universitet Programplanegrupp LinTeks marknadsföringsråd MTS SMART TFK Tekniska fakultetens kansli MD-nämnden Programnämnden för Maskinteknik och Design UR FuM Maskinteknologsektionen Sveriges maskinrelaterade teknologer LinTeks utbildningsråd LinTeks fullmäktige
§1 Sektionsstyrelsen
Förutom det som stadgats har sektionsstyrelsen följande uppgifter: 1.1
Ordförande Hålla kontakten med övriga sektioner, universitetet och LinTek. Sammankalla till styrelsemöten och förbereda dagordning. Initiera nya spännande projekt. Bjuda vice ordförande på mycket sprit på M-aktivas. 1.2
Vice ordförande Ansvara för att ett reglemente för nästkommande verksamhetsår utarbetas. Handa måldokument för Styrets långsiktiga arbete. Ansvara för att en verksamhetsplan för Styret inför nästkommande verksamhetsår utarbetas. Ansvara för att en verksamhetsberättelse sammanställs i tid. Tillse att de förtroendevalda i Styret, FM, EMMA och MPiRE tar del av stadgar och reglemente. Deltaga vid FuM-möten som representant för MTS. Utse två arbetsmiljöombud på sektionen som har huvudansvaret för arbetsmiljö- och miljöfrågor och som rapporterar till vice ordförande om det pågående arbetet. Ansvarar för att AMO förnyar Maskinteknologsektionens diplomering till Grön sektion samt att sektionens föreningar och utskott är införstådda i vad det innebär Tillsätta och vara ansvarig för PubM. Ansvara för anordnandet av SMART när LiTH ska stå som värd. Se till att ordföranden är på mycket bra humör! Bjuda ordföranden på mera sprit på M-aktivas. 1.3
Sekreterare Tillse att mötesprotokoll justeras och blir tillgängliga för medlemmarna. Hålla ordning i arkivet tillsammans med intendenten. Ansvara för att M-aktivas, en episk fest för de aktiva inom sektionen, ordnas. Tillsätta och vara ansvarig för MTS aktivitetsutskott, MAktU. Vara glad och trevlig! 1.4
Kassör Kontinuerligt övervaka MTS ekonomiska resultat och arbeta för att budgeterat resultat uppnås. Kontinuerligt informera Styret om MTS ekonomiska läge. Ansvara för att MTS tillgångar gagnar Maskinteknologsektionens medlemmar. Ansvara för att tillsammans med berörd Styrelsemedlem se över postspecifika budgetar. Kontinuerligt betala och skicka fakturor, samt hantera kontanta medel. Kontinuerligt föra bok över MTS intäkter och kostnader. Tillsammans med intendenten arbeta med ekonomin kring försäljningen av M prylar och Embassadens pentry samt uthyrning av M-bilen.
Redovisa resultatrapport för MTS vid ordinarie sektionsmöten. Inför vårmötet upprätta en budget för MTS inför nästkommande verksamhetsår. Innan sitt bokslut fondera eventuellt överskott i fonder enligt riktlinjer som tas fram gemensamt i Styrelsen. Efter avslutat år upprätta en likviditetsbudget för året. Se till att bokföringen i slutet av verksamhetsåret stämmer överens med verkligheten och eventuellt korrigera innan överlämning. Efter bokslut kolla över resultatet efter större fel i den klubbande budgeten för det nya verksamhetsåret och om nödvändigt rekommendera revidering. Upprätthålla god kommunikation med sektionens revisorer och kassörer i FM, MPiRE och EMMA samt ekonomiskt ansvariga i de övriga utskotten. Bjuda Vice ordförande på langos när vintermörkret faller. 1.5
Studienämndsordförande Ansvara för arbetet i studienämnden. Har yttersta ansvaret för MTS åtagande om utbildningsbevakning gentemot LinTek. Hålla kontakt med övriga studienämndsordföranden. Representera sektionen i MD-nämnden. Studentrepresentant i PPG-M, MEC Master samt AE Master. Studentrepresentant i PPG-DPU. Studentrepresentant i PPG-EMM, ENV Master. Representera MTS i UR. Att i ovanstående uppgifter vara så pass förberedd att denne på bästa sätt kan diskutera och fatta beslut å MTS vägnar. Att göra nödvändig information från ovanstående uppdrag tillgänglig för MTS:s styrelse och medlemmar. Att tillsätta de icke förtroendevalda posterna i studienämnden och sammankalla studienämnden till eventuella möten. Att se till att ovanstående funktioner introduceras i deras respektive arbetsuppgifter. Ansvara för att Manualen blir uppdaterad och publicerad på embassadens hemsida. Ansvara för MTS:s nominering till ”Gyllene Moroten”. Ansvara för nomineringen av gyllene skiftnyckeln. Uppdatera informationen gällande profilerna. Vara utklädd till ”Lille Skutt” på alla tackphester oavsett tema. 1.6
Informationschef Handha Maskinteknologsektionens medlemmarna. informationsverksamhet gentemot Ansvara för att Maskinteknologsektionens fotokatalog blir gjord och distribuerad. Ansvara för att MTS:s sidor i en eventuell kårtidning såsom Lithanian blir gjorda. Ansvara för att ett ”straffregister” över sektionsstyrelsen sammanställs i verksamhetsårets inledning och distribueras till andra styrelser m fl.
Ansvara för utseendet på hemsidan i samarbete med webmaster. Tillsätta ett eventuellt informationsutskotts samt leda dess arbete. Ansvara för det som visas på M-tvn tillsammans med webmaster. Ansvara för arbetet med sektionens grafiska profil samt se till att användningen av denna sker enligt dess manual. Hjälpa övriga styrelsemedlemmar med material som skall tryckas Tillse, tillsammans med ansvarig styrelsemedlem, att sektionens kataloger och tidningar årligen revideras. Hålla ”InfoC informerar” på M-aktivas. Innehållet ska vara informativt, märkligt och om möjligt roligt. 1.7
Marknadsföringsansvarig Hålla kontakten med TFK, hålla sig underrättad om den delen på TFK som berör marknadsföring. Tillse att sektionens studenter reser till sitt gamla gymnasium och informerar om de program som sektionen representerar, s.k. köttbullemissionering. Hålla sig väl informerad om de program som sektionen representerar generellt för att kunna informera om utbildningen. Ansvara för, och årligen dela ut, sektionskatalogen till gymnasieelever i samråd med MD-nämnden. Deltaga i TvärMafU:s samarbetsorgan mellan de olika sektionerna. Tillsätta ett marknadsföringsutskott samt leda och övervaka dess arbete. Förmedla information om sektionens utbildningar på andra kreativa sätt till gymnasieelever, t.ex. TekNat-mässan och gymnasiebesök. 1.8
Näringslivsansvarig Ansvara för samt koordinera alla sektionens kontakter med näringslivet. Ansvara för sektionens marknadsföring av de program som sektionen representerar mot näringslivet. Tillsätta ett näringslivsutskott, en casegrupp samt en projektgrupp för arbetsmarknadsdag och samordna detta arbete. Vara bemötlig mot sektionens samarbetspartners vid evenemang som LARM. Deltaga i näringslivrådet (samarbetet mellan de olika sektionernas näringslivsansvariga under ledning av LinTek). 1.9
Intendent Ansvara för förråden i A-huset, samt lokalerna Combitoret, Embassaden och Stålkulan. Tillse att det löpande kontorsarbetet kan ske utan hinder. Ansvara för inköp av materiel till sektionen. Ansvara för att sektionens märken i märkesbacken målas innan nolle-p. Ansvara för sektionsbilen alternativt tillsätta ett bilutskott som sköter detta. Ansvara för försäkringsskyddet genom att se till att sektionens verksamhet och inventarier är fullgott försäkrade hos anlitat försäkringsbolag, samt uppdatera inventarielistan när behov uppstår eller minst en gång per läsår. Tillsätta och ansvara för kakisarna, som sköter försäljningen i Embassadens pentry.
1.10
1.11
1.12
1.13
Ansvarar för att tillräckligt material finns för att Styret ska ha koll på det ekonomiska läget i Embassaden. Ansvara för nycklar till sektionens utrymmen. Ansvara för att en musikvideo görs till årets LeMans-låt. Ansvara för att arrangera BÅG (Bil- och kakisgruppens Årliga Gemenshetskonferens) under hösten för att bilda starkare band mellan denne och dess utskott. Ansvarar för att beställa och sälja Mojängen. Sköta sina dagliga sysslor med ett leende. Webmaster Sköta uppdateringen och underhållet av sektionens hemsidor. Sköta underhållet och servicen av datorn i Combitoret. Tillsätta, leda och övervaka ett eventuellt webbutskotts arbete. Ansvara för MTVn tillsammans med informationschefen. Ansvara för sektionens eminenta julkalender. Ansvara för att filbyter används och är strukturerat. Festmaskinist Ansvara för att FestMaskineriets medlemmar genomgår en festerist utbildning. Ansvara för att FestMaskineriets verksamhetsberättelse upprättas. Leda FestMaskineriets arbete och fungera som FestMaskineriets ordförande vid möten. Representera FestMaskineriet i FF, Förenade Festerier, och där utbyta information om kommande aktiviteter. Informera sektionsstyrelsen om FestMaskineriets aktiviteter och planer. Vid vomering under FestMaskineriets arrangemang är det FestMaskinisten uppgift att denna skall upphöra att synas. Festmaskinisten förbehålls rätten att däcka på valfri festerifest, om han eller hon så önskar/blir önskad. Phadderigeneral Ansvara för att Phadderiets medlemmar genomgår en phadderistutbildning. Ansvara för att Phadderiets verksamhetsberättelse upprättas. Leda MPiRE:s arbete och fungera som Phadderiets ordförande vid möten. Informera sektionsstyrelsen om Phadderiets aktiviteter och planer. Representera Phadderiet vid generalsmöten och där utbyta information om kommande aktiviteter. Alumniansvarig Att marknadsföra alumniverksamheten gentemot sektionens medlemmar och alumner. Administrera och marknadsföra alumninätverket å MTS vägnar. Ansvara för att en gång om året producera en alumnitidskrift samt tillgodose att denna skickas ut till alla utexaminerade alumner. Sköta mottagandet av sektionens alumner i samband med alumnidagar, samt att minst en gång om året anordna en dag för sektionens alumner.
1.14
Ansvara för att sektionens mentorskapsverksamhet fungerar. Tillsätta ett alumniutskott samt leda och övervaka dess arbete. Gå på av LiU Alumni anordnade event och möten. Internationellt ansvarig Ansvarar för att marknadsföra och informera om utlandsstudier gentemot sektionens medlemmar. Verkar som kontaktperson för de MTS-studenter som befinner sig utomlands. Tillser att information om utlandsstudier på sektionens hemsida kontinuerligt revideras. Ser till att sektionens utlandsstudiedatabas fylls på kontinuerligt. M edverkar i de råd och samarbeten som är av relevans för internationella studier samt integration av masterstudenter. Verkar som kontaktperson för de studenter som läser på sektionens tre masterprogram Mechanical Engineering, Aeronautical Engineering och Energy and Environmental Engineering. Ser till att information finns tillgänglig på engelska. Arrangerar och medverkar i en för mastersstudenterna anpassad mottagning. Arrangerar och medverkar i aktiviteter anpassade för att få masterstudenterna mer involverade i sektionen och studentlivet som helhet, bland annat LiU World Cup. Informerar masterstudenterna om de aktiviteter MTS arrangerar. Tillsätter det internationella utskottet samt leder och övervakar dess arbete. 1.15
BästEmma Leda EMMAs arbete och fungera som ordförande vid EMMA-möten. Ansvara för att EMMAs verksamhetsberättelse upprättas. Informera sektionsstyrelsen om EMMAs aktiviteter och planer. Det är BästEmmas ansvar att se till att ett välkomstevent för de nya maskintjejerna blir arrangerat och att inbjudningar skickas ut.
§2 Utskott
Varje styrelsemedlem har rätt att inför styrelsen föreslå tillsättandet av ett eget utskott. Utskottets syfte och storlek fastställs av respektive styrelsemedlem i samråd med resten av Styret. Det åligger den styrelsemedlem som ska tillsätta ett utskott att informera sektionens medlemmar om möjligheten att söka platser i utskottet.
§3 Studienämnden
3.1
Uppgift Studienämnden har till uppgift att: Genomföra MTS:s åtagande om utbildningsbevakning gentemot LinTek Representera MTS:s medlemmar i frågor rörande utbildning. Representera MTS i MD-nämnden, PPG och UR. Att se till att samtliga programobligatoriska kurser inom MTS utvärderas.
Att se till att samtliga klasser inom MTS som läser programobligatoriska kurser ges möjlighet att representeras på utvärderingsmöten. Aktivt verka för att utveckla de kurser som MTS:s medlemmar läser. 3.2
Sammansättning Studienämnden består av: Studienämndsordförande. Vice studienämndsordförande M. Vice studienämndsordförande DPU. Vice studienämndsordförande EMM. Två klassrepresentanter från varje klass som under aktuellt läsår läser programobligatoriska kurser på något program under MTS. Profilansvarig. Informationsansvarig. 3.3
Studienämndsordförande Se §1.5. 3.4
Vice studienämndsordföranden Sektionens vice studienämndsordförande delar gemensamt ansvaret: Att kalla till eventuella möten med klassrepresentanterna utanför kursutvärderingarna. Att ansvara för att utvärdering sker av de obligatoriska kurserna på det program som representeras. Det innebär att man ska planera, sammankalla, utföra, samt att följa upp kursutvärderingsmötena. Att tillsammans med SnOrdf utse vem som ersätter SnOrdf i PPG eller vem som sitter som ytterligare representant. Att tillsammans med SnOrdf utse vem som ersätter SnOrdf i MD-nämnden och vilka som sitter som ytterligare representanter. Att sammanställa protokoll från kursutvärderingsmötena. 3.5
Vice studienämndsordförande-M Det åligger vice studienämndsordförande-M att: Vara studentrepresentant i PPG-M, Master MEC samt Master AE. 3.6
Vice studienämndsordförande-DPU Det åligger vice studienämndsordförande-DPU att: Vara studentrepresentant i PPG-DPU. 3.7
Vice studienämndsordförande-EMM Det åligger vice studienämndsordförande-EMM att: Vara studentrepresentant i PPG-EMM, Master ENV. 3.8
Informationsansvarig Att uppdatera studienämndens hemsida och interna administrationssystem. Se till att studienämndens möten protokollförs. Ansvara för uppdatering och administrering av Manualen i samråd med SnOrdfen.
3.9
Profilansvarig Att ansvara för att planera upp vilka profilkurser som ska utvärderas. Att vara kontaktperson för representanter som går på programmens olika profiler. Att se till att utvärderingar sammanställs. 3.10
Klassrepresentant Det åligger Klassrepresentanten: Att sammanställa klassens åsikter kring aktuell kurs inför varje kursutvärderingsmöte. Att närvara på kursutvärderingsmöten. Att förmedla klassens åsikter under kursutvärderingsmöten. Att uppmuntra alla klasskamrater att delta i kursutvärderingar. Att vidarebefordra eventuella utbildningsfrågor till vice studienämndsordförande eller studienämndsordförande. Att ordna lämplig ersättare i samband med eventuellt avsägande av posten som klassrepresentant.
§4 FestMaskineriet
Förutom det som stadgats gäller följande för FestMaskineriet: FestMaskineriet består av, förutom FestMaskinisten, 11 FestMekaniker. FestMaskineriet ansvarar för att en sponsrad stadskarta planeras, färdigställs och trycks i god tid före nolle-p:s start hösten efter verksamhetsårets slut. 4.1
Festmaskinist Se §1.11. 4.2
Kassör Inför varje arrangemang skall Kassören göra upp en budget, samt ansvara för eventuell kassa under arrangemanget. Dessutom skall Kassören med jämna mellanrum informera FestMaskinisten, FestMekanikerna Kassören ska även bokföra inkomster och utgifter under året. samt sektionsstyrelsens Kassör om den ekonomiska situationen i FestMaskineriet. 4.3
Stallchef Stallchefens huvudansvar är Le Mans som äger rum under hösten. Stallchefen skall tiden innan Le Mans planera och vara en drivande kraft så att arrangemanget blir så bra som möjligt. Stallchefen är även sekreterare för FestMaskineriet. Efter Le Mans blir Stallchefens huvuduppdrag att ta fram en sponsrad stadskarta. Stallchefen är även Vice ordförande för FestMaskineriet. 4.4
Tryck- & Biljettansvarig och Biljett- & Tryckansvarig I denna post delar två personer på ansvaret för att alla trycksaker samt tryckrelaterade uppgifter blir gjorda i god tid och med bra resultat. Till exempel sånghäften, tidningar, flygblad, affischer, lakan, etc.
4.5
Mat- & Sittningsansvarig Mat-&Sittningsansvarige ansvarar för att mat och matrelaterade prylar handlas in och tillreds. Vid caterade sittningar ska Mat-&Sittningsansvarige ta fram menyförslag. Till uppgifterna hör även att ordna med hovmästare, servitörer/servitriser sittningsdekor och till att kök samt eventuella köksredskap är bokade/beställda. 4.6
Öl-&Baransvarig Har till uppgift att beställa, brygga och inventera dryck till alla arrangemang. Öl &Baransvarige har också till uppgift att söka serverings- samt platstillstånd om detta krävs. Öl-&Baransvarige är också serveringsansvarig under FestMaskineriets arrangemang. 4.7
Sponsoransvarig Sponsoransvarige sköter försäljning av annonser och annat företagsrelaterat som kan bidra till att arrangemangen blir så billiga som möjligt för studenterna. 4.8
Ljud-&Ljusansvarig Ljud-&Ljusansvariges uppgifter är att ordna ljud- och ljusutrustning, samt att se till att det finns en DJ och/eller artist om så behövs, till FestMaskineriets arrangemang. 4.9
Webb- & Infoansvarig Webb-&Infoansvarige ser till att FestMaskineriet syns och hörs på internet. Till uppgifterna hör att skapa, förbättra, förnya samt uppdatera FestMaskineriets webbsidor. Webb-&Infoansvarige dokumenterar och publicerar bilder samt artiklar från olika arrangemang som kan vara intressanta för M-studenten. Det är även Webb-&Infoansvariges uppgift att se till så att information om kommande arrangemang når ut till studenter via e-post och hemsidan, samt skaffa sig, för FestMaskineriet, behövlig information från omvärlden. 4.10
Byggansvarig Byggansvarige är ansvarig för att allt som FestMaskineriet ska och bör bygga blir byggt på ett för behoven tillfredsställande sätt. Dessutom ansvarar Byggansvarige för att det finns någon ordning på FestMaskineriets attiraljer samt fungerar som FestMaskineriets logistikansvarige. Tillsammans med representanter från Styret och Phadderiet håller Byggansvarige god ordning nere på VTI. 4.11
Personal- & Bokningsansvarig Personal- & Bokningsansvarig har till uppgift att kontakta andra festerier eller gycklande grupper för underhållning på egna arrangemang, samt att svara på inbjudningar ifrån andra arrangörer. Personal- & Bokningsansvarig fungerar som bokningsansvarig och bokar allt som ska bokas, såsom festlokal, städning, bil, vakt och sjukvårdare. Personal- & Bokningsansvarig ska även se till att det finns jobbare till FestMaskineriets arrangemang, samt ordna fungerande arbetsscheman. Har även ansvar över städningen på FestMaskineriets arrangemang.
§5 Phadderiet
Förutom det som stadgats gäller följande för Phadderiet. Phadderiet består av 11 personer inklusive Generalen. 5.1
Generalen Se § 1.12 5.2
Kassör Huvudansvarig för Phadderiets ekonomi. Tecknar enskilt Phadderiets firma samt kan enskilt göra uttag från Phadderiets konton. Håller koll på Phadderiets tillgångar, bokför, budgeterar och ser till att allting gällande ekonomin sköts korrekt. Ansvarar även för biljettfaddrarna och deras arbete under nolle-p. 5.3
Sponsoransvarig Förvärva ett enormt kapital från diverse intresseorganisationer för att göra nolle p så fördelaktigt som möjligt för nollan genom att erbjuda annonsplatser i M balken och på faddertröjor. Samarbeta med andra Phadderiers sponsoransvariga för att bevara en god stämning på LiTH. 5.4
Tryckansvarig Ser till att M-balk och phadderbok görs i god tid innan det är för sent. Samverkar med sponsoransvarig så att annonserna blir fina och sponsorerna nöjda. Tryckansvarig är även ansvarig för Phadderiets hemsida och ser till att den fungerar till fullo. 5.5
Informationsansvarig Gör alla biljetter, och ser till att rätt information står på dem. Fixar sånghäften med roliga sånger i. Gör en snygg och rolig öletikett. Bestämmer hur faddertröjan skall se ut. Dock ska man tydligt kunna se skillnad på klassphaddertröjor och resterande tröjor.
Ser till att detta blir tryckt i rättan tid. Fixar inbjudningar till fester och ser till att folk får dem, t.ex. ser till att sektionens hedersmedlemmar och representanter från LinTek blir inbjudna till nollesittningen. Fungerar som sekreterare på Phadderiets möten 5.6
Mat & sittning Mat och sittning har huvudansvaret för att rätt mat och rätt mängd beställs samt även att den Nollan/fadder/Phadderist/festerist/mamma/pappa/LinTekmedlem som kräver specialkost får detta. Har även sittningar under sitt ansvar och är den person som har sista ordet vid dessa tillställningar. 5.7
Öl-& Dryckansvarig Håller kontakten med bryggeriet och ser till att tillstånd blir sökta hos socialstyrelsen och följer dem. Är kompis med öl-faddrarna. Ser till att det alltid finns ojästa drycker till de som sådana önskar
5.8
Fusknolle -/ nolleuppdragsansvarig Ansvarig för fusknollorna, hur deras karaktärer är samt hur deras avslöjande ska gå till. Knåpar även ihop nolleuppdrag till alla nollan och följer upp dessa. I posten ingår också ansvaret för fuskföreläsningen vilket innebär att hitta fuskföreläsare samt att gå igenom hur den ska gå till.
5.9
Appearance Ser till att kläderna blir snyggast, dvs fixar fram bra tema, mönster och tyger. Gyckelansvarig, ser till att gyckel skrivs och övas in. Är bokningsansvarig för gyckel, alltså ser till att få gästgycklare till egna arr och ser till att Phadderiet får visa upp sig på andras arr. Ansvarar också för ljud & ljus och att NollePhilmen blir gjord. Alltid vara gladast i Phadderiet utan att skratta.
5.10
Överphadder Bossar över phaddrarna. Ser till att de går alla utbildningar. Håller koll på deras planer och verksamheter. Får skälla på dem om de inte sköter sig. Väljer ut specialphaddrar med hjälp av övriga Phadderiet. Informerar klassphaddrarna om MPiREs verksamheter. 5.11
Intendent Intendenten är bokningsansvarig i Phadderiet. Den ansvarar för att boka lokaler och materiel till Phadderiets arrangemang.. Intendenten har även ansvar för att boka alla övriga tjänster, t.ex. städning eller vakter, till arrangemang. Intendenten ser till att alla områdestillstånd blir sökta och godkända hos Polisen, Kommunen och privata ägare, t.ex. inför Nolle-eden i Vallamassivet. Intendenten är också bilansvarig i Phadderiet. Den tar kontakt med Intendenten i Styret eller bilansvarig i Bilgruppen när problem uppstår med M-bilen. Intendenten har stenkoll på Phadderiets alla prylar, samt håller god ordning i Phadderiets förråd belägna i A-Huset och VTI tillsammans med representanter från styret och FM.
§6 EMMA
6.1
BästEmma Se 1.15 6.2
NästBästEmma NästBästEmma har som uppgift att vara BästEmmas högra hand och kunna hoppa in som ersättare då BästEmma inte kan. NästBästEmma är också ansvarig för beställning och utprovning av overaller samt se till att alla nya emmor får ett eget EMMA-nummer. NästBästEmma har också tillsammans med FEmma ansvar för EMMAs förråd.
6.3
FEmma Som kassör är FEmma huvudansvarig för EMMAs ekonomi. Inför varje arrangemang skall FEmma göra en budget och ansvara för eventuell kassa under arrangemanget. Kan enskilt göra uttag från EMMAs konton. Håller koll på EMMAs tillgångar, bokför, budgeterar, ser till att allting gällande ekonomin sköts korrekt och informerar med jämna mellanrum för EMMA-styret om EMMAs ekonomiska situation. Informerar om EMMAs ekonomiska situation vid sektionens ordinarie sektionsmöten. Ansvarig för EMMAs förråd med inventarier, ser till att förrådet hålls snyggt samt inventerar en gång på våren och en gång på hösten. FEmma har som uppgift att övertyga de övriga i EMMA att äta vegetariskt minst en gång i veckan. 6.4
PennEmma Det åligger PennEmma att föra protokoll på EMMAs möten och se till att dessa blir justerade och tillgängliga för medlemmarna. PennEmma är också ansvarig för uppdatering och underhåll av EMMAs sociala medier samt EMMAs grafiska profil. 6.5
FixEmma Det åligger FixEmma att sköta kontakten med näringslivet så som sponsring och studiebesök. FixEmma ansvarar dessutom för andra företagsrelaterade evenemang som EMMA förväntas genomföra under året. Det är också FixEmmas uppgift att se till att föra bok över cookie-pointsen i EMMA. 6.6
TrixEmmas Har i uppgift att ta ansvar för och genomföra sittningar. Ansvarig för kontakt och bokningar av lokal samt bordsplaceringar och att alla som behöver specialkost har möjlighet att få det. Under Nolle-p är det TrixEmmas uppgift att se till att Ost och vinkvällen blir ett lyckat event. Det andra större eventet som faller in under denna post är Höstmiddagen, maskinteknologsektionens megaawesome damsittning. 6.7
StEmma StEmma ansvarar för EMMAs framträdanden och därmed att gyckel skrivs och övas in. StEmma ansvarar även för underhållningen på EMMAs event genom att boka gyckel och ordna med ljud och ljus. StEmma ser till att EMMA får snygga kläder, är TrixEmmas högra hand under höstmiddagen samt ansvarar för Stilettracet. Som StEmma är det av ytterst vikt att hålla ut längre på skiftet än Femma.
§7 Intendentur
7.1
Bilen M-bilen får hyras ut till MTS:s medlemmar och andra sektioner/föreningar på universitetet. Bilbokning får sträcka sig över maximalt 24 timmar. Dessa bokningsrestriktioner gäller ej för sektionens verksamhetsorgan när de utför uppdrag för sektionen. Sektionsbilens underhåll sköts av sektionens bilgrupp som leds av Intendenten alternativt Intendenten själv.
Avgift Avgiften för användande av M-bilen bestäms av sektionsstyrelsen med hänsyn till MTS ekonomi samt omkostnader för M-bilen.
§8 Inköpspolicy
Vid inköp av produkter och tjänster för Maskinteknologsektionens räkning ska alternativ med minimal inverkan på miljön väljas framför andra alternativ när detta är ekonomiskt möjligt. Det vill säga produkter med någon form av miljö- eller rättvisemärkning väljs framför andra alternativ. Vid större engångsinköp skall produktens hela livscykel tas i beaktning vid ekonomisk avvägning.
§9 Ekonomiskt reglemente
Detta reglemente beskriver vilka ekonomiska styrmedel som finns och vilka rutiner sektionen använder sig av i det årliga arbetet. Det beskriver också hur sektionen bör placera och fondera likvida medel och ekonomiskt överskott. Speciella fonderingar, deras syfte och regler tas också upp. Detta ska vara ett långsiktigt dokument med riktlinjer för styrelsens arbete och fungera som ett stöd och inte som ett hinder. Förvaltning av medel är ett område där behovet av utvärdering är av största vikt, varför detta ska utvärderas och revideras årligen. 9.1
Syfte Maskinteknologsektionens verksamhet växer i och med ett ökat antal studerande på våra utbildningar. Syftet med det ekonomiska reglementet är att ge riktlinjer för hur styrelsen ska hantera sektionens ekonomi. Förändring i verksamheten kräver rutiner på arbete. Dessa rutiner regleras i detta reglemente. 9.2
Budget Verksamhetsbudget Syftet med budgetering är: Att ge styrelsen styrmedel och beslutsunderlag för kommande verksamhetsår. Tillsammans med övriga styrdokument utgöra underlag till verksamheten inom respektive enhet för det kommande verksamhetsår. Ligga till grund för budgetjämförelse och uppföljning vid verksamhetsårets slut. Inför vårmötet ska sektionsstyrelsen presentera en budget för nästkommande verksamhetsår. Ansvarig för respektive verksamhetsområde planerar och ger förslag på budget för sin delverksamhet. Budgeten ska tas fram på så detaljerad nivå som möjligt, med förtydligande kommentarer om antaganden som görs för att nästkommande styrelse ska förstå vad olika belopp grundar sig på. Arbetsunderlaget behöver inte visas som underlag för beslut vid sektionsmöten. Det bör dock finnas tillgängligt vid förfrågan.
Budgeten ska vara skriven på ett sådant sätt att den går att förstå utan större ekonomiska förkunskaper. Det ska vid presentation av budget och budgetuppföljning vara möjligt att göra jämförelser med föregående års budget och utfall. Arrangemangsbudget Vid varje enskilt arrangemang, där MTS står som arrangör, ska ansvarig styrelsemedlem se över den detaljbudget som finns eller upprätta en ny om en sådan inte finns. Vid större förändringar från budget ska detta presenteras inför sektionsstyrelsen. När resultatet för arrangemanget är färdigt ska detta redovisas på ett styrelsemöte.
Likviditetsbudget En likviditetsbudget ska upprättas inför varje verksamhetsår som ett arbetsunderlag för att nästkommande styrelse. Med en likviditetsbudget ska styrelsen kunna planera sin verksamhet och förutspå eventuella brister av likvida medel. Befogenheter Enskilda beslut som påverkar årsresultatet mer än ett halvt prisbasbelopp ska tas på ett sektionsmöte. Ändringar som inte påverkar verksamhetsårets resultat ska ha ett officiellt beslut från ett styrelsemöte. 9.3
Firmatecknare och teckningsrätt Firmatecknare för Maskinteknologsektionen är enligt stadgarna styrelsens ordförande och kassör var för sig. Maskinteknologsektionens firmatecknare äger teckningsrätt för samtliga MTS konton samt äger rätt att teckna föreningens firma, dvs ingå avtal i föreningens namn. Firmatecknare för Festmaskineriet är enligt stadgarna Festmaskinisten och Festmaskineriets kassör var för sig. Festmaskineriets firmatecknare äger teckningsrätt för samtliga Festmaskineriets konton samt äger rätt att teckna föreningens firma, dvs ingå avtal i föreningens namn. Firmatecknare för phadderiet MPiRE är enligt stadgarna Phadderigeneralen och phadderiets kassör var för sig. Phadderiets firmatecknare äger teckningsrätt för samtliga phadderiets konton samt äger rätt att teckna föreningens firma, dvs ingå avtal i föreningens namn. Firmatecknare för Emma är enligt stadgarna BästEmma och FEmma var för sig. Emmas firmatecknare äger teckningsrätt för samtliga Emma konton samt äger rätt att teckna föreningens firma, dvs ingå avtal i föreningens namn. Firmatecknare har rätt att tillfälligt delegera sin teckningsrätt till andra förtroendevalda inom MTS genom fullmakt.
9.4
Tillgångar Det skall kontinuerligt föras bok över alla sektionens tillgångar och varje år ska värdet av dessa inventeras och godkännas av revisorerna. Inventarier som köps in för mer än 5 000 kr skall skrivas av enligt förväntad livslängd. 9.5
Avskrivningsplan En avskrivningsplan ska upprättas för samtliga inventarier som köps in och ämnas skrivas av. Denna plan ska finnas tillgänglig för kommande sektionsstyrelsen. 9.6
Bokslut I slutet av varje verksamhetsår ska ett bokslut göras. 9.7
Placeringspolicy Enligt skattemyndigheternas regler får en ideell förening inte ha eget kapital som inte återförs till verksamheten. För att förtydliga till vad ett eventuellt överskott ska gå fonderas eventuellt överskott i fonder beskrivna nedan. För att verksamheten ska fungera måste dock sektionen ha eget kapital och likvida medel. Eget kapital: För att verksamheten ska ha ett kapital för dåliga tider behövs pengar för att täcka upp för negativa resultat. Sektionen bör därmed inte utsätta sina tillgångar för risker. Likviditet: För att sektionens årliga verksamhet skall fungera behöver vi cirka 300 000 kr i likvida medel. Detta betyder att så mycket pengar skall finnas på kontot i början av varje verksamhetsår. Minst 200 000 kr av dessa skall inte vara bundna i fonder. Undantag från dessa regler kan ges för att uppfylla skatteverkets regler. 9.8
Äskningar från nämnden Inför varje kalenderår bör sektionsstyrelsen äska pengar av MD-nämnden. Äskningen omfattar endast det angivna kalenderåret, vilket betyder att sektionsstyrelsen även bör äska en del för nästkommande verksamhetsår. Äskade belopp får endast användas till de ändamål som beskrivs i äskningen. Ej utnyttjat äskningsbelopp kan endast användas under det gällande kalenderåret och inte föras vidare till kommande kalenderår. Det är endast det utnyttjade beloppet som ska faktureras. 9.9
Revision Revisorerna ska under året: Kontinuerligt följa upp bokföringen för MTS, Festmaskineriet, EMMA och Phadderiet. Rapportera till sektionsmedlemmarna under varje sektionsmöte.
9.10
Kontinuerligt läsa igenom protokoll från styrelsemöten och följa upp att styrelsen följer fattade beslut. Finnas till hjälp för kassörerna under året Vara klar med sin revision senast 31 augusti efter avslutat verksamhetsår. Fonder Fondernas syfte är att avsätta pengar för särskilda ändamål för att på så sätt inte belasta ett års resultat. Sektionen har några olika fonder för sparande till olika evenemang och liknande. Till dessa fonderas pengar i slutet av varje verksamhetsår av eventuellt överskott utefter riktlinjer som tas fram av styrelsen. Pengar kan läggas i dessa fonder utefter de regler för placering som angetts ovan. Om sektionen skulle vara i behov av likvida medel eller eget kapital kan de fonderade pengarna användas till detta. De olika fonderna är: Bilfond: Maxbelopp 100 000 kr Jubileum 5 år: Maxbelopp 75 000 kr 9.11
9.12
Jubileum 10 år: Maxbelopp 150 000 kr Inventarier MTS: Maxbelopp 50 000 kr. Inventarier Embassaden: Maxbelopp 100 000 kr. Evenemangsfond: Obegränsad. Nedan beskrivs de olika reglerna för varje fond. Bilfond Denna fond finns till för att samla in pengar för att vid behov kunna köpa in en ny sektionsbil. Sektionsbilen är nödvändig för det kontinuerliga arbetet och därför anser styrelsen att det är viktigt att lägga pengar på detta. När pengarna tas ut ska de läggas som en tillgång och en avskrivningsplan ska upprättas.
Jubileum 5 och 10 år Sektionen har två fonder som ska användas för jubileumsfirande. Till dessa konton fonderas en viss summa varje år och när det är dags att ha ett jubileum kan alla pengar tas ut utan ett sektionsbeslut. 9.13
Inventarier MTS För att vid behov kunna göra större förändringar av MTS utrymmen (Stålkulan och Combitoret) sparas det pengar i denna fond. De ska endast användas till
9.14
större inköp. Till mindre inköp budgeteras en summa varje år. För att ta ut pengar ur denna fond krävs ett styrelsebeslut. Inventarier Embassaden För att vid behov kunna göra större förändringar av Embassaden sparas det pengar i denna fond. De ska endast användas till större inköp. Till mindre inköp budgeteras en summa varje år. För att ta ut pengar ur denna fond krävs ett styrelsebeslut. 9.15
9.16
Evenemangsfonden Denna fond finns till för sektionens medlemmar. Ur denna fond kan vem som helst av sektionens medlemmar äska pengar till diverse olika evenemang som gagnar sektionens medlemmar och som det inte redan är budgeterat för. För att äska pengar ska man följa de regler som beskrivs i punkt 16, Äskningsregler. Beslut om godkännande eller ej tas av sektionsstyrelsen vid belopp under 30 000 kr och av ett sektionsmöte vid större summor. Äskningsregler Alla medlemmar i MTS har möjligheten att äska pengar ur evenemangsfonden för att kunna genomföra arrangemang. För att en äskning skall behandlas av styrelsen måste en äskningsmall användas, se bilaga 1. Innan äskning av pengar bör nedanstående policy läsas. Utskott och bifirmor behöver inte äska pengar ur evenemangsfonden för arrangemang utan kan genom sina representanter i styrelsen lyfta frågan. Ju tidigare en äskning inkommer desto bättre. Äskningar skickas till sektionens kassör och skall vara denne tillhanda senast 20 läsdagar innan avsett arrangemang äger rum. För belopp över 30 000 kr behövs ett sektionsmötesbeslut vilket till exempel betyder att en äskning för arrangemang i januari skall beslutas om på höstmötet. Styrelsen äger rätt att ändra det äskade beloppet efter vad som anses rimligt. Äskningar är främst till för inköp av inventarier som gagnar sektionen eller för att testa på nya arrangemang, där idén uppkommit hos sektionsmedlemmarna. Beviljat belopp betalas ut efter att arrangemanget genomförts, mot sedvanlig kvittoredovisning i de fall där kvitto erhålles. Enskilda beslut tas om pengarna erfordras i ett tidigare skede. Om utfallet blir lägre än äskat belopp ges bara ersättning för den faktiska kostnaden, även om ett högre belopp beviljats.
Följande punkter beaktas när styrelsen fattar beslut om äskningar:
Marknadsföring och representation av MTS.
För att en äskning skall beviljas är det ett krav att MTS marknadsförs under arrangemanget genom till exempel exponering av dess logotyp informeras om att arrangemanget genomförs i samarbete med MTS. , med kompletterande text, på eventuella trycksaker. Arrangemangets deltagare bör
Ändamålet för äskningen skall komma så många av MTS medlemmar som möjligt tillgodo.
Ju fler medlemmar som får ta del av äskningen desto större äskning kan beviljas.
Tidigare inköpt materiel
att avslås. . Om den materiel det äskas pengar för redan finns i MTS ägo kommer äskningen
Äskningar för alkohol beviljas ej.
Äskas pengar för representation på sittningar skall priset för det alkoholfria alternativet anges.
Varje äskningssituation är unik.
Äskningen bedöms enskilt utifrån den rådande situationen. Till exempel påverkar summan pengar som finns i fonden och om liknande arrangemang nyligen ägt rum. 9.17
Frågor Frågor kring äskningspolicyn eller äskningar i stort besvaras av MTS kassör och ordförande. De nås på e-postadresserna [email protected]
respektive [email protected]
Bilaga 1- Äskningsformulär Datum
Datum när äskningen lämnats in till kassören.
Arrangör Ansvarig
Namnet på arrangör (t.ex. klass eller förening) som ordnar arrangemanget Namnet på den person som är ansvarig
Kontaktuppgifter
Kontaktuppgifter till den ansvarige. E-post och telefonnummer.
Ändamål
En kortfattad beskrivning av arrangemanget, vilka som kommer beräknas komma. bli inbjudna, när och var arrangemanget ska äga rum och hur många som
Budget Summa som äskas Övrigt
Bifoga budget för arrangemanget. Beskrivning av de ingående posterna och specificera vad äskningen ska användas till. Belopp i kr Övriga kommentarer. Nedanstående skall fyllas i av en firmatecknare för MTS.
Datum för beslut: _________________________ Signatur:
o
_________________________ Beviljas med summan:_____________
o