Transcript Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan

1(2)
Riksarkivets myndighetsspecifika
föreskrifter om gallring och annan
arkivhantering
RA-MS 2011:62
Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Trafikverket;
beslutade den 24 november 2011.
Riksarkivet föreskriver med stöd av 12 § första stycket arkivförordningen
(1991:446) om gallring hos Trafikverket (dnr RA 231-2011/2684,
dnr RA 231-2011/2685 och dnr RA 231-2011/2686).
Tillämpning och omfattning
1 § Föreskrifterna gäller för
Myndighet:
Trafikverket
Arkivbildare:
Trafikverket
Tidsomfattning: Från och med den 1 april 2010
Gallring
2 § Trafikverket får gallra handlingar som upptas i bilagan till denna
författning i enlighet med vad som anges där. Av praktiska skäl har även
handlingar som ska bevaras medtagits.
Undantag från gallring
3 § Handlingar rörande konstbyggnader och färjor inom Trafikverkets
vägverksamhet som kan vara av ritningstekniskt eller kulturhistoriskt värde
ska undantas från gallring.
Bevarande
4 § Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet
med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda
gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 §
arkivförordningen (1991:446).
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725).
I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
2(2)
RA-MS 2011:62
Dokumentation och tillämpning
5 § Trafikverket ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid
tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet
beaktas.
Innan gallring verkställs ska Trafikverket kontrollera att samtliga förlagor
som har överförts till mikrofilm eller elektroniska handlingar kan läsas och
bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om mikrofilm respektive
elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Denna författning träder i kraft den 15 december 2011.
Björn Jordell
Britt-Marie Östholm
1(4)
Bilaga till RA-MS 2011:62
Trafikverket får gallra följande handlingar i enlighet med vad som anges.
Handlingar
Gallringsfrist/Bevaras
Anmärkningar
Järnvägens el-, signal och teleritningar
Elektriska installationer
Elplaner rörande kontaktledningar
m.m. på bangårdar
När de inte behövs för
verksamheten
Linjeplaner rörande kontaktledningar m.m. på linjeavsnitt
När de inte behövs för
verksamheten
Kopplingsscheman rörande
schematiska ritningar för
kontaktledningar och hjälpkraftledningar på bangårdar
När de inte behövs för
verksamheten
Byggritningar rörande kontaktledningsbryggor på bangårdar
När de inte behövs för
verksamheten
Installationsritningar
När de inte behövs för
verksamheten
Anläggningsorienterade signalritningar
Ritningar rörande ställverk
När de inte behövs för
verksamheten
Ingående handlingstyper:
planritningar, isolerritningar
kopplingsscheman och
kontaktförteckningar
Ritningar rörande
vägskyddsanläggningar
När de inte behövs för
verksamheten
Ingående handlingstyper:
kopplingsscheman och
kontaktförteckningar
Ritningar rörande linjeblockering
När de inte behövs för
verksamheten
Ingående handlingstyper:
linjeritningar, kopplingsscheman och kontaktförteckningar
Ritningar rörande ATC (automatisk
tågkontroll)
När de inte behövs för
verksamheten
Anläggningsorienterade teleritningar
Situationsritningar till
telefonväxelanläggningar
När de inte behövs för
verksamheten
Transmissionsritningar
När de inte behövs för
verksamheten
2(4)
Bilaga till RA-MS 2011:62
Handlingar
Gallringsfrist/Bevaras
Anmärkningar
Järnvägens handlingar i byggprojekt
Program- och systemhandlingar
Programhandlingar
2 år efter avslutat projekt
Systemhandlingar
Bevaras
Bygghandlingar
Förfrågningsunderlag
2 år efter garantitidens
utgång
Arbetshandlingar
2 år efter garantitidens
utgång
Ritningar
När de inte behövs för
verksamheten
Kopior
När de inte behövs för
verksamheten
Förvaltningshandlingar
Bevaras
Gallring medges under
förutsättning att förvaltningshandlingar upprättats
Entreprenadhandlingar
Anbudsprotokoll
Bevaras
Anbudssammanställningar
Bevaras
Kontrakt
Bevaras
Ändringar och tillägg till kontrakt
Bevaras
Besiktningsplaner
Bevaras
Byggmötesprotokoll
Bevaras
Ekonomimötesprotokoll
Bevaras
Handlingar rörande konstbyggnader, Fas 1, Projektering (Vägverksamhet)
Geotekniska utlåtanden
Bevaras
Geotekniska planer
Efter utrivning
Förslagsritningar
När relationshandlingar
färdigställts
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
3(4)
Bilaga till RA-MS 2011:62
Handlingar
Gallringsfrist/Bevaras
Anmärkningar
Vattendomar
Bevaras
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
Brobyggnadstekniska beskrivningar
Bevaras
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
Remisshandlingar
Efter garantitidens utgång
Granskningsutlåtanden
När relationshandlingar
färdigställts
Kostnadsberäkningar
När relationshandlingar
färdigställts
Handlingar rörande konstbyggnader, Fas 2, Byggnation (Vägverksamhet)
Dokumentation vid konstruktionsredovisning
Ritningar (granskning)
När arbetsritning
kontrollmärkts
Kontrollmärkta ritningar
Bevaras
Kontrollmärkta kopior av
arbetsritning
När relationshandlingar
färdigställts
Kontrollmärkta kopior av
beräkningar (granskning)
När konstruktionsberäkningen kontrollmärkts
Kontrollmärkta
konstruktionsberäkningar
Bevaras
Resultat av snittkraftsberäkningar
(utdatalistor)
Efter garantitidens utgång
Spännlistor
Bevaras
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
Arbetsbeskrivningar
Bevaras
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
PM
Bevaras
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
4(4)
Bilaga till RA-MS 2011:62
Handlingar
Gallringsfrist/Bevaras
Anmärkningar
Minnesanteckningar
Bevaras
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
Stötvågsmätningsrapporter
Efter utrivning
Provbelastningsrapporter
Efter utrivning
Handlingar rörande betongprovning
Efter utrivning
Handlingar rörande stålprovning
Efter utrivning
Kontrollantrapporter
Efter utrivning
Manöver- och skötselinstruktioner
Efter utrivning
Maskinberäkningar
Efter utrivning
Standardritningar
Bevaras
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
Sammanställningsritningar
Bevaras
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
Handlingar rörande konstbyggnader, Fas 3, Drift (Vägverksamhet)
Besiktningsrapporter (inklusive
röntgenfilm på stålbroar)
Efter utrivning
Reparationsritningar
Bevaras
Klassningsberäkningar
Efter utrivning
Relationsritningar/slutrapporter
med bilagor enligt bronorm
Bevaras
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
Bilagor till slutrapport
Efter utrivning
Handlingar rörande stålkontroll
(röntgenfilm, -protokoll,
ultraljud) och betongkontroll
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare
Handlingar rörande färjor (Vägverksamhet)
Färjeritningar
Bevaras
Bevaras i ursprungligt skick
eller efter överföring till annat
medium och annan databärare