Transcript Bevarande- och gallringsplan för dokumentation

1(7)
Bevarande- och gallringsplan för
dokumentation
Denna bevarande- och gallringsplan är avsedd för Karolinska Universitetslaboratoriets
handlingar och tas fram i samråd med sjukhusarkivarien och Landstingsarkivet.
Fastställda gallringsfrister, d.v.s. den tid som måste gå innan handlingen/informationen kan
gallras, skall tydas som kortast gällande tid. Om behov av utökad (eller förkortad) gallringsfrist
uppkommer p.g.a. särskilt myndighetskrav eller annat krav, gäller dessa krav framför
gallringsplanen.
Gallring innebär avsiktlig förstörelse av allmänna handlingar eller att uppgifter som ingår i
upptagningen utplånas. Gallringen är ett undantag från den grundlagsfästa offentlighetsprincip som säger att myndigheter är skyldiga att bevara allmänna handlingar så att
allmänheten kan ta del av dem. Som gallring räknas även förstöring av information i samband
med överföring till annan databärare (t.ex. magnetband, mikrofilm, optiska skivor) om
överföring medför:

Informationsförlust

förlust av möjliga informationssammanställningar

förlust av sökmöjligheter, eller

förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet.
Laboratorieprover såsom preparat o. dyl. räknas ej som allmänna handlingar och har därför
inte tagits upp i planen.
Hantering av biobanker i hälso- och sjukvården regleras i Lag (2002:297) om biobanker i
hälso- och sjukvården m.m. samt i Föreskrifter och allmänna råd om biobanker i hälso- och
sjukvården m.m. (SOSFS 2002:11).
Handlingar som är att betrakta som arbetsmaterial t.ex. utkast till utfärdade skrivelser,
dubbletter, och anteckningar av tillfällig betydelse räknas inte som allmänna handlingar.
Alla handlingar som tas upp i planen presenteras i alfabetisk ordning inom respektive
handlingskategori.
I kolumnen Handling anges handlingstyp och -namn.
I kolumnen Bevaras/gallras anges om handlingen skall bevaras för all framtid eller om och
när den får gallras.
I kolumnen Anmärkning anges förtydliganden om skrivningen så kräver.
Om ej annat anges räknas gallringsfristen från utgången av det år under vilket handlingen
tillkommit eller ärendet avslutats. Fristen för liggare, längder och register, som förts under flera
år räknas från utgången av det år då sista anteckning gjorts.
De uppgivna gallringsfristerna gäller oavsett informationsbärare (pappersdokument, film,
magnetband, mikrofilm, m.m.)
Gallringsfrist = den tid som ska förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut.
GIA= gallras vid inaktualitet.
Utarbetad av:
Kvalitetsrådet, Landstingsarkivet
Gäller från:
2014-07-03
Godkänd av:
Suzanne Sallander
Dokumentnummer:
KUL0049-4
Originalet lagras elektroniskt. Endast dokumentstyrd kopia gäller.
Utskriftsdatum:
2014-07-04
2(7)
Bevarande- och gallringsplan för dokumentation
Handlingar
Bevaras/gallras
Anmärkning
Administration
Delegeringar
10 år
Diarieförda handlingar
Bevaras
Diarium
Bevaras
Även sökordslistor bevaras.
Egenproducerat informationsmaterial Bevaras
Kund-/ personaltidning,
trycksaker. Ett (1) exemplar
bevaras.
Enkäter, sammanställning
Enkäter
Bevaras
GIA (gallras vid
inaktualitet)
Korrespondens av tillfällig eller ringa
betydelse, ej diarieförd
Kundregister
Policydokument, egenproducerade
GIA
Gäller vårdrelaterade
delegeringar.
För läkemedelstillverkning och
klinisk läkemedelsprövning
gäller en gallringsfrist på 15 år
Under förutsättning att
sammanställning finns, annars
bevaras
Gäller även e-post
GIA
Bevaras
Policydokument, inkomna för
kännedom
Postlista
Protokoll, minnesanteckningar
GIA
Verksamhetsberättelse
Bevaras
Verksamhetsbeslut,
egenproducerade
Bevaras
Beslut inkomna för kännedom
som inte gäller verksamheten
gallras vid inaktualitet.
Forskningsrapporter
Bevaras
Klinisk läkemedelsprövning
10 år efter
prövningen
avslutats
Avser endast sammanfattningar
samt slutsatser av forskningsprojekt vilket bedrivits i
Karolinska Universitetslaboratoriets regi.
Förlängd gallringsfrist kan gälla
om så överenskommits med
prövare/ sponsor.
LVFS 2011:19 Kap10.
2 år
Bevaras/GIA
Två år efter senaste anteckning.
Protokoll från samverkansutskott,
ledningsgrupper samt protokoll
med beslut av principiell
betydelse för verksamheten
bevaras. Övriga gallras vid
inaktualitet.
Forskning & Utveckling
Utarbetad av:
Kvalitetsrådet, Landstingsarkivet
Gäller från:
2014-07-03
Godkänd av:
Suzanne Sallander
Dokumentnummer:
KUL0049-4
Originalet lagras elektroniskt. Endast dokumentstyrd kopia gäller.
Utskriftsdatum:
2014-07-04
3(7)
Bevarande- och gallringsplan för dokumentation
Handlingar
Bevaras/gallras
Projekthandlingar/utredningar,
egenproducerade
Bevaras
Projekthandlingar/utredningar,
inkomna för kännedom
GIA
Anmärkning
Underlagsmaterial kan gallras vid
inaktualitet då slutrapport
upprättats och bevarats.
Utbildning
Förhör, tentamina
Redovisningar, skriftliga
Utbildningsmaterial
1 år efter
betygsättning
1 år efter
betygsättning
Bevaras
Lämnas till elev eller gallras.
Lämnas till elev eller gallras.
Egenproducerat bevaras ett (1)
ex. utbildningsmaterial av typ
handouts gallras vid inaktualitet.
Personal
Anställningsavtal
Bevaras
Arbetsscheman
GIA
I personalakten.
Checklista, introduktion av nyanställd 2 år
På respektive klinik.
Flextidslistor, utvärderingar
2 år
På resp. kostnadsställe.
Funktionsbeskrivningar
Bevaras
På respektive klinik.
Kompetensutvecklingsplaner
Bevaras
På respektive klinik.
Ledighetsansökning
2 år
I datoriserat personalsystem.
Tjänstgöringsbetyg
Bevaras
I personalakten.
Tjänstgöringsintyg
Bevaras
I personalakten.
Utvecklings- och kompetenssamtal
GIA
Överenskommelse bevaras.
Utbildningskort
Slutdatum+15 år
Förteckning över de arbetstagare
som arbetat i lokaler med
skyddsklasser 3- eller 4-tillstånd
40 år
Avser blodverksamheten
LVFS 2010:2 kap 2.7
Enligt Arbetsmiljöverkets krav.
Utarbetad av:
Kvalitetsrådet, Landstingsarkivet
Gäller från:
2014-07-03
Godkänd av:
Suzanne Sallander
Dokumentnummer:
KUL0049-4
Originalet lagras elektroniskt. Endast dokumentstyrd kopia gäller.
Utskriftsdatum:
2014-07-04
4(7)
Bevarande- och gallringsplan för dokumentation
Handlingar
Bevaras/gallras
Anmärkning
Ekonomi
Anbud/ offerter, gällande verksamhet
och verksamhetskritiska varor och
tjänster, antagna
Bevaras
Anbudsutvärderingar
Avtal, extern/intern part
Budgetunderlag
Fakturaunderlag, specifikationer
Fakturor
Bevaras
Bevaras
2 år
10 år
10 år
Följesedlar
Inköp, anskaffningsbeslut
GIA
Bevaras/10 år
Ordererkännande
Förteckning över godkända
leverantörer
GIA
10 år
Anbud/ offerter med sina bilagor
och kompletteringar. Ej antagna
anbud/offerter gallras vid
inaktualitet, överklagandetiden
måste respekteras.
Med ev. bilagor.
Diarieförs.
(Sälj)
(Köp) Fakturakopior GIA. Enligt
grundläggande bokföringsregler
ska transaktionsunderlag sparas
i 10 år.
Divisions-, verksamhetschefsnivå
bevaras. Övriga gallras efter
10 år.
Avser blodverksamheten.
LVFS 2010:2 kap 4.4
Blodgivning
Registerkort med hälsodeklaration
Sista tappning +
30 år
30 år
Underlag för beslut om tappning:
signerad hälsodeklaration, med
bedömning och godkännande för
tappning
Resultat av sållnings-/ bekräftande
30 år
test (smittester)
Rådata smittester samt spårbarhet till 5 år
använt lotnummer för plasma till
läkemedelsproduktion
Resultat av andra undersökningar
10 år
relevanta för blodgivare
Avser blodverksamheten.
SOSFS 2009:28
Avser blodverksamheten.
SOSFS 2009:28
Avser blodverksamheten
SOSFS 2009:28 kap 5
Avser blodverksamheten
SOSFS 2009:28. Avtal med
Octapharma.
Avser blodverksamheten
SOSFS 2009:28
Patientrelaterade
handlingar
Blodgrupperingsremiss och
beställning av förenlighetsprövning
1 månad
Laboratoriedatasystem, LIS
undersökningsresultat
4 år
Pappersunderlag kan gallras
efter 1 mån under förutsättning
att uppgifterna överförs till LIS,
laboratorieinformationssystem.
Undersökningsresultat kan, efter
verksamhetsbeslut, gallras efter
4 år under förutsättning att uppgifterna överförs till patientjournal.
Utarbetad av:
Kvalitetsrådet, Landstingsarkivet
Gäller från:
2014-07-03
Godkänd av:
Suzanne Sallander
Dokumentnummer:
KUL0049-4
Originalet lagras elektroniskt. Endast dokumentstyrd kopia gäller.
Utskriftsdatum:
2014-07-04
5(7)
Bevarande- och gallringsplan för dokumentation
Handlingar
Bevaras/gallras
Patientjournal
Bevaras
Patientklagomål, ansvarsärenden
Bevaras
Remisser, inkomna
4 år
Anmärkning
Diarieförs. Ärenden som har
föranlett prövning hos Hälso- och
sjukvårdens ansvarsnämnd,
Patientnämnden, Socialstyrelsen, IVO.
Pappersunderlag till scannade/
avskrivna remisser kan gallras
efter 2 mån under förutsättning
att uppgifterna överförs till LIS,
laboratorieinformationssystem.
Analys
4 år
ISO 15189:2012 kap 5.5
Analysprotokoll, originalsignering
2 mån/ 4 år
Funktionsundersökning, protokoll
4 år
Pappersunderlag kan gallras
efter 2 mån under förutsättning
att uppgifterna överförs till LIS,
annars 4 år.
Pappersunderlag kan gallras
efter 2 mån under förutsättning
att uppgifterna överförs till LIS,
annars 4 år.
ISO 15189:2012 kap 4
Avser blodverksamheten,
inklusive antigram från använda
testpaneler. Praxis enligt
Sv F Transfusionsmedicin.
Avser blodverksamheten,
immunhematologiska analyser
Avser blodverksamheten
ISO 15189:2012 kap.5
Avser blodverksamheten
ISO 15189:2012 kap 4
Signaturlistor
(personalens handsignaturer)
Protokoll, antikroppsidentifiering
10 år
immunhematologiska undersökningar
Rådata, övriga immunhematologiska
undersökningar
Kontroll av testerytrocyter och
reagens
Analysprotokoll för MG-test/BAS-test
4 år
4 år
Kvalitetskontrollprogram, externa
Under
giltighetstiden
4 år
Kvalitetskontrollprogram, interna
4 år
Metodbeskrivningar
10 år
Metodvalideringar,-verifiering,
sammanfattningar
10 år
Omhändertagande av prov,
signeringslistor
2 mån
Avser normalt förkommande
rutinkontroller.
Underlag/arbetsmaterial kan
gallras då sammanfattning
färdigställts.
Utarbetad av:
Kvalitetsrådet, Landstingsarkivet
Gäller från:
2014-07-03
Godkänd av:
Suzanne Sallander
Dokumentnummer:
KUL0049-4
Originalet lagras elektroniskt. Endast dokumentstyrd kopia gäller.
Utskriftsdatum:
2014-07-04
6(7)
Bevarande- och gallringsplan för dokumentation
Handlingar
Bevaras/gallras
Anmärkning
Medicinteknisk utrustning
Apparatanvisningar, manualer
4 år
Apparatkontroller/ Loggböcker
4 år
Inventarieförteckning, medicinteknisk
utrustning
Bevaras
Gallras 4 år efter utrustningen
tagits ur drift.
Gallras 4 år efter utrustningen
tagits ur drift.
Anläggningsregistret hanteras av
Ekonomienheten på Karolinska.
Bevarande- och gallringsplan för
administrativa handlingar, LA2011
Kalibrerings-/serviceprotokoll
4 år
Teknisk beskrivning, från leverantör
4 år
Manuella utrustningslistor
ex. temperatur, CO2
1 år
Gallras 4 år efter utrustningen
tagits ur drift.
Gallras 4 år efter utrustningen
tagits ur drift.
Produktion,
blodkomponenter
Komplett dokumentation för
30 år
spårbarhet till givare och mottagare
eller annan slutlig användning
15 år
Signerade arbetsmoment under
framställning, kontroll och distribution.
ex. arbetsprotokoll, frisläppningsdokument, kvalitetskontroller
Uppgifter för spårbarhet av använt
15 år
kritiskt material
Avser blodverksamheten
SOSFS 2009:28 kap. 5
Avser blodverksamheten
LVFS2006:16 med ändring i
2010:2 bilaga 1.
Avser blodpåsesystem och
aferes set. LVFS2006:6 bilaga B
Produktion, substrat
Arbetsprotokoll
2 år
Vävnadsinrättning
Spårbarhet till donator och mottagare
eller annan slutlig användning
30 år
SOSFS 2009:31 kap 5.6,
LVFS 2008:12 Kap 4.11-15
Signerade kritiska moment under
framställning, kontroll och distribution
10 år
SOSFS2009:31 bil 2 E2,
LVFS2008:12 bil 1 E7
Uppgifter för spårbarhet av använt
kritiskt material
30 år
SOSFS 2009:31 kap 5.6,
LVFS2008:12 Kap 4.11-15
IT system
Användaranvisning
Bevaras
Ett (1) exemplar bevaras.
Utarbetad av:
Kvalitetsrådet, Landstingsarkivet
Gäller från:
2014-07-03
Godkänd av:
Suzanne Sallander
Dokumentnummer:
KUL0049-4
Originalet lagras elektroniskt. Endast dokumentstyrd kopia gäller.
Utskriftsdatum:
2014-07-04
7(7)
Bevarande- och gallringsplan för dokumentation
Handlingar
Bevaras/gallras
Systemdokumentation
Bevaras
Validering av nya/ändrade funktioner
i IT-system
Logganalyser, Take Care
4 år
10 år
Anmärkning
Avser beskrivande systemdokumentation.
ISO 15189:2012 kap 5.10
Stickprov för kontroll att obehörig
användning av journalsystemet
inte förekommit.
Kvalitetssystem
Avvikelserapport, HändelseVis
10 år
Klagomål, HändelseVis
10 år
Behörighetsbevis, utförande
4 år/15 år
Behörigheter till labdatasystem, LIS
4 år
Se vidare handling Patientklagomål, ansvarsärenden.
För blodverksamheten gäller
gallringsfrist 15 år.
ISO 15189:2012 kap 5.1
Ledningssystem, huvuddokument
10 år
Egenproducerat.
Ledningssystem, underdokument
Egenproducerat.
Provtagningsanvisningarna på webb
Se resp.
dokumentkategori.
10 år
Se metodbeskrivning
Revisionsrapport, egeninspektion
4 år
Interna revisioner
Revisionsrapport, tillsyn
Bevaras
Inkomna från tillsynsorgan,
myndighet, kund.
Risk-och händelseanalyser
Bevaras
Utarbetad av:
Kvalitetsrådet, Landstingsarkivet
Gäller från:
2014-07-03
Godkänd av:
Suzanne Sallander
Dokumentnummer:
KUL0049-4
Originalet lagras elektroniskt. Endast dokumentstyrd kopia gäller.
Utskriftsdatum:
2014-07-04