Transcript 2 Gallring av ekonomihandlingar

Sidan 1 av 7
Landstingsarkivet
LA 2007-3775
Råd nr. 2
Version 2
Råd vid gallring av
ekonomihandlingar
Ordförklaringar
1
Bakgrund
2
Omfattning
2
Ekonomihandlingar är allmänna handlingar
2
Bevarande och gallring av ekonomihandlingar
3
Förvaltning av rådet
4
BILAGA 1: Gallringsbara ekonomihandlingar, exempellista
5
Ordförklaringar
Allmän handling
Bevara
Databärare
Gallra
Gallringsfrist
Handlingstyp
Råd nr. 2
handling som upprättats hos eller inkommit till samt
förvaras hos en myndighet t.ex. protokoll, kopia av
utgående skrivelse, inkommande brev och skrivelser,
diarium, matriklar, räkenskaper.
innebär att handling/information skall sparas för all
framtid.
fysiskt underlag för handlingar eller uppgifter t.ex.
papper, magnetband eller CD.
förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i
allmänna handlingar. Förstöring av sådana handlingar
eller uppgifter i samband med överföring till annan
databärare räknas som gallring, om överföringen
medför informationsförlust, förlust av möjliga
informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjlighet att fastställa
informationens autenticitet.
den tid som måste gå innan handlingen/informationen
kan gallras. Är det handlingar där anteckningar görs
fortlöpande så gäller gallringsfristen efter sista
anteckningen som är gjord.
samlingsbegrepp för handlingar/information av
liknande slag, t ex protokoll från möten av olika slag.
2010-03-31
2 (7)
Bakgrund
Syftet med detta råd är att ge rekommendationer om hur gallringsbara
ekonomihandlingar/-information bör hanteras i den egna verksamheten.
Föreskriften ”Bevarandeplan för ekonomihandlingar” är en generell plan
över vilka ekonomihandlingar som skall bevaras. För att underlätta gallring
av ekonomihandlingar eller hela ekonomisystem så har Landstingsarkivet
utfärdat detta råd. Om verksamheten fattar beslut om att gallra enligt
rekommendationerna i rådet ska kopia av beslutet delges tillsynsarkivarien
på Landstingsarkivet.
För gallring av handlingstyper:
‰
som inte finns med i detta råd eller i ”bevarandeplan för
ekonomihandlingar”.
‰
eller där verksamheten vill ha en avvikande gallringsfrist
skall samråd med Landstingsarkivet ske.
Om verksamheten har en egen beslutad bevarande- och gallringsplan eller
ett gallringsbeslut skall man rätta sig efter den även i fortsättningen vad
gäller de handlingar som ingår däri.
Omfattning
Rådet kan användas av alla verksamheter inom SLL som har
ekonomihandlingar. Dokumenthanterings- och arkivfrågor är ett
verksamhetsgemensamt ansvar och därför kan rådet tillämpas av alla
yrkeskategorier som hanterar ekonomihandlingar.
Rådet omfattar inte handlingar i upphandlingsärenden. Bevarande och
gallring av handlingar i upphandlingsärenden regleras i föreskrift nr 10.
Om en handlingstyp förekommer på flera beslutsnivåer inom verksamheten
gäller gallringsfristerna för de handlingar som finns på den högsta beslutsnivån. Övriga exemplar gallras enligt LA 9807-0130 ”Gallring av
handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för Stockholms läns landstings
verksamhet”.
Rådet är medieoberoende. Det innebär att det är informationen/uppgifterna
som är avgörande för om en handlingstyp skall bevaras eller när den kan
gallras, och inte om den förekommer på papper, i ekonomisystemet eller på
annat underlag.
Ekonomihandlingar är allmänna handlingar
Oberoende av vilken typ av information eller handling det gäller så är de
ekonomihandlingar som återfinns inom offentlig verksamhet allmänna
handlingar. Myndigheters handlingar är i allmänhet offentliga. Om en
handling är allmän eller inte avgörs av om den förvaras hos myndighet och
är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet oberoende av
på vilka media handlingarna/informationen är.
Råd nr. 2
2010-03-31
3 (7)
Arbetsmaterial och utkast räknas inte som allmänna handlingar och kan
kastas när de inte längre behövs för verksamheten. Förutsättningen är att
handlingarna är av tillfällig karaktär och att de inte innehåller något som
tillför ärendet sakuppgifter. Även kopior, dubbletter och utskrifter kan
kastas när de inte längre behövs för verksamheten förutsatt att de tillkommit
uteslutande för att underlätta det interna arbetet och att originalet finns inom
SLL.
Allmänna handlingar måste hållas tillgängliga och sökbara under den tid de
skall finnas kvar. I den lagstiftning som styr vår ekonomihantering finns
också vissa krav på hur handlingarna/informationen skall finnas tillgänglig.
Bevarande och gallring av ekonomihandlingar
Bevaras innebär alltid att handling/information skall sparas för all framtid.
Gallring av handlingar/information innebär förstöring av dessa enligt ett
fastställt gallringsbeslut.
Allmänna handlingar får inte gallras utan att det finns stöd i lag och
myndighetsbeslut om att handlingarna får gallras. Inom SLL får ingen
enskild anställd fatta beslut om gallring av allmänna handlingar. Sådana
beslut skall alltid fattas på myndighetsnivå och i samråd med
Landstingsarkivet. Finns inget gallringsbeslut skall alla allmänna handlingar
bevaras. Enligt arkivlagen så skall man ta hänsyn till verksamhetens behov,
behovet för rättskipningen och forskningens behov innan man tar ett beslut
om gallring.
Gallring efter revision och kontroll
Ingen gallring får ske före revision och kontroll. Detta innebär t.ex. att
handlingar i EU-projekt i vissa fall har en längre gallringsfrist än vad som
anges här.
Gallringsfrister
Om handlingen kan gallras anges detta tidsintervall med en s.k.
gallringsfrist, dvs. den tid som måste förflyta innan handlingen får gallras.
Om t.ex. gallringsfristen 2 år anges, innebär detta att två hela kalenderår
måste passera, dvs. en handling från 2005 kan gallras tidigast den 1 januari
2008. När gallringsfristen ”Vid inaktualitet” anges, betyder det att
handlingen/informationen är av tillfällig betydelse och kan gallras när
verksamheten inte längre har behov av den.
För att dra ner på den arbetsinsats som gallring innebär är det lämpligt att
använda så få gallringsfrister som möjligt t.ex:
‰
Vid inaktualitet dvs. när verksamheten inte längre har behov av
handlingen
‰
Efter 2 år
‰
Efter 10 år
Råd nr. 2
2010-03-31
4 (7)
I bilaga 1 finns en exempellista över gallringsbara handlingstyper och
rekommendationer för när materialet kan gallras.
Förvaltning av rådet
Rådet förvaltas av Landstingsarkivet vilket innebär regelbunden uppföljning
och revidering. Vid större revideringar kommer ett nytt råd att utfärdas.
Aktuell information och kontaktuppgifter till förvaltaren finns på
Landstingsarkivets hemsida.
Har du ytterligare frågor som inte besvaras av detta råd kontakta din
verksamhets tillsynsarkivarie. Kontaktuppgifterna finns på
Landstingsarkivets hemsida.
Råd nr. 2
2010-03-31
5 (7)
BILAGA 1: Gallringsbara ekonomihandlingar,
exempellista
Listan är en rekommendation och den är inte fullständig. Listan består av tre
tabeller; en var för handlingtyper med en föreslagen gallringsfrist på 10 år, 2
år respektive vid inaktualitet.
Exempel på handlingar som kan gallras efter 10 år
Handlingstyp
Arvodesrapporter och arvodesräkningar
Avräkningsnotor
Bank- och plusgirolistor
Betalningsjournaler/-listor
Bokföringsinformation från system
utanför SLL
Bokföringsorder, original
Bokföringssammandrag
Bokslutsanalyser, årsvisa
Deklarationer
Delårsbokslut med specifikationer, hos
koncernen
Dokumentation av avskrivningar av
anläggningar
Dokumentation av avskrivningar av
kundfakturor
Förteckningar över och namnteckningsprov av attestansvariga, firmatecknare,
och utanordningsansvariga
Grundböcker/Dagböcker
Inbetalningar, listor över
Investeringar, dispenser
Kontrolluppgifter
Kvitton
Körjournaler
Lagervärdelistor
Momsunderlag och momsrapporter
Redovisning av dagskassor, handkassor
och växelkassor
Reskontra
Reverser/skuldebrev
Räntejournal
Utbetalningsjournaler för utanordning
Utbetalningsorder
Utestående fordringar, rapport
Verifikationer och verifikationslistor
Råd nr. 2
Anmärkningar
10 år efter slutavskrivning
10 år efter åtagandets
utgång
10 år efter slutbetalning
2010-03-31
6 (7)
Exempel på handlingar som kan gallras efter 2 år
Handlingstyp
Arvodesunderlag
Avstämningar, dokumentation av
Balansräkning, månatlig
Betalningspåminnelser
Budget, fastställd per resultatenhet
Budgetavräkningar/-prognoser/rapporter/-underlag/-uppföljningar
Debiteringsallegat
Delårs- och månadsbokslut med
specifikationer, hos verksamheterna
Inkassoärenden
Kvittenser
Lagerredovisning
Leveransgodkännande
Likviditetsplaner
Orderbekräftelser/ordererkännanden
Signallistor, ekonomi
Underlag för makulering av fakturor
Uppdragsersättning, underlag
Utbetalningsförslag
Verifikationsunderlag
Anmärkningar
2 år om underlaget inte är
ett nödvändigt komplement
till arvodesräkningen då det
gallras efter 10 år
2 år efter betalning eller
avskriven fordran
T.ex. avbetalningsplaner
och betalningsplaner
2 år om verifikationen
specificerar innehållet
annars 10 år
Återbetalda skulder, dokumentation av
Råd nr. 2
2010-03-31
7 (7)
Exempel på handlingar som kan gallras vid inaktualitet
Handlingstyp
Anmärkningar
Beställningar/order/rekvisitioner
Beställningsunderlag
Betalningspåminnelsejournaler
Bevakningslistor
Bokföringsinformation från andra system
inom SLL
Bokslutsunderlag
Följesedlar
Vid inaktualitet om
verifikationen specificerar
innehållet, annars 10 år
Kontoutdrag
Likviditetsprognoser
Sammanställning på
koncernnivå bevaras
Offerter/Kostnadsförslag
Periodisering av budget, månadsvis
Soliditetsupplysningar
Överföringsrapporter
Råd nr. 2
2010-03-31