Transcript Handbok Procapita Vård och Omsorg

Handbok
Procapita Vård och Omsorg
Gallring SOL och LSS
Version 9.2 SPw20
2013-05-01
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
Innehållsförteckning
1 Om gallring ............................................................................................................................3
1.1 Klartext .............................................................................................................................4
2 Hantering ...............................................................................................................................4
2.1 Gallringsurval....................................................................................................................6
2.2 Bakgrundsjobb Gallringsförslag.........................................................................................9
2.3 Granska gallringsförslaget ..............................................................................................11
2.4 Skapa xml - filer ..............................................................................................................12
2.5 Starta gallring/rensning ...................................................................................................13
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 2/13
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
Version 9.2
2013-02-01
Sida 3/13
1 Om gallring
I komponent Gallringsurval bestämmer du hur gallringen skall göras. Du startar sedan en
bearbetning i Bakgrundsjobbverktyget som utifrån ditt urval plockar fram de akter eller
verkställigheter som kan vara aktuella för gallring. Om du har inaktiva akter som inte är gallrade
kan du också söka fram dessa.
Bearbetningen går igenom avslutsdatum på aktens utredningar, beslut samt beslutens
verkställigheter. Vid gallring av verkställigheter som inte har koppling till en akt kontrolleras
verkställighetens avslutsdatum.
Samtliga avslutsdatum skall vara lika med eller före det gallringsdatum som du har angett. Har
du valt samordning med någon akt kontrolleras utredningarna i samtliga akter.
Kontroll görs först på utredningens avslutsdatum. Finns beslut i utredningen kontrolleras deras
gtom - datum. Saknas gfrom - och gtom - datum på besluten hanteras dessa på samma sätt
som beslut som har korrekt avslutsdatum. Beslut som är verkställda skall ha en avslutad
verkställighet.
De akter eller verkställigheter som är aktuella för gallring presenteras i komponent
Gallringsförslag. Efter granskning av gallringsförslaget beställer du Gallring undantag XML och
därefter Gallring i Bakgrundsjobbverktyget.
OBS! när en akt finns på gallringsförslaget kan du inte starta en ny utredning kopplad till den
akten. Du kan inte heller ändra en verkställighet som finns på gallringsförslaget.
När du beställer Gallring undantag XML skapas en xml - fil för varje akt eller verkställighet som
är undantagen i en katalog på servern.
Observera!
Innan gallring startas är det viktigt är att läsa igenom och följa de instruktionerna
som finns i dokumentet Drifthandledning Gallring. Drifthandledning Gallring finns
på handledningssidan och kundwebben Där finns angivet vad som gäller för att
du skall kunna göra gallringen korrekt.
+
För att få ett korrekt gallringsresultat ska ni ha gått över till Procapita och
använda Centralen istället för Navigatorn.
© 2012 Tieto
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
1.1 Klartext
Innan gallring startas ska akttyper/journaltyper vara kopplade mot respektive lagrum. Detta görs
på komponent Klartext.
Välj <Alla> i Klartext grupp .
Välj Akt/Journaltyp i Typ av klartext
Markera akt/journaltyp
Välj lagrum under Extrainformation
Klicks Spara eller Ctrl+S.
2 Hantering
Gallring genomförs i följande steg:
1. Gallringsurval
Urval för gallring skapas på komponent Gallringsurval
2. Bakgrundsjobbverktyg; Gallringsförslag
Via bakgrundsjobbet Gallringsförslag sammanställs dels de personer som är aktuella
för gallring(visas på komponent Gallringsförslag) dels skapas en rapportlista med
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 4/13
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
personer som är aktuella för gallring men har uppgifter kräver åtgärder innan gallring
kan ske
3. Gallringsförslag
På komponenten Gallringsförslag granskas gallringsförslaget
4. Bakgrundsjobbverktyg; Gallring undantag XML
Bakgrundsjobbet skapar XML-filerna med undantagen. Du kan nu granska dina xml –
filer. Dessa finns i en katalog på er server. Mer information finns i vår
driftdokumentation, Drifthandledning Gallring. som finns på vår Handledningssida och
kundwebb.
5. Bakgrundsjobbverktyg; Gallring
Bakgrundsjobbet som gallrar/rensar bort uppgifterna ur databasen
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 5/13
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
2.1 Gallringsurval
I Gallringsurval bestämmer du hur gallringen skall göras. Du startar sedan en bearbetning i
Bakgrundsjobbverktyget som utifrån ditt urval plockar fram de akter eller verkställigheter som
kan vara aktuella för gallring. Om du har inaktiva akter som inte är gallrade kan du också söka
fram dessa.
Bearbetningen går igenom avslutsdatum på aktens utredningar, beslut samt beslutens
verkställigheter. Samtliga avslutsdatum skall vara lika med eller före det gallringsdatum som du
har angett. Har du valt samordning med någon akt kontrolleras utredningarna i samtliga akter.
Kontroll görs först på utredningens avslutsdatum. Finns beslut i utredningen kontrolleras deras
gtom - datum. Saknas gfrom - och gtom - datum på besluten hanteras dessa på samma sätt
som beslut som har korrekt avslutsdatum. Beslut som är verkställda skall ha en avslutad
verkställighet.
Nytt gallringsurval
Klicka Ny eller Ctrl + N.
Namnge gallringsurvalet i Benämning
Ange tom datum för gallring i Gallring till och med
Markera Visa även inaktiva akter om dessa ska skall gallras
Markera Kontroll hela kommunen om gallringsurvalet ska avse hela kommunen men ditt
dataurval är begränsat.
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 6/13
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
Markera Verkställigheter utan utredning om dessa ska gallras??
Under Akter väljer du det lagrum skall gallras. Verkställigheterna(insatskategorierna) är
kopplade till lagrum i styruppgiften. Markera lagrummet samt klicka höger musknapp
eller menyknappen. Välj sedan Markera i snabbmenyn
Om personer födda på annan dag än 5, 15 och 25 ska undantas, ange dag i Undantag
personer födda.
Markera Alla undantag om alla personer skall skrivas ut på XML-filer
Välj om vissa utredningar eller beslut skall undantas från gallringen i Övriga undantag
Markera och pila över de utredningar eller beslut som skall undantas från Tillgängliga till
Valda.
Klicka Spara eller Ctrl + S.
Fältbeskrivning Gallringsurval
Benämning
Här skriver du in en lämplig benämning på din gallring.
Gallring till och med
Procapita kommer att plocka fram de akter där utredningar och verkställigheter har avslutsdatum
som är lika med eller före det datum du anger här.
Visa även inaktiva akter
Markera i fältet om du skall gallra även inaktiva akter.
Akter
Här väljer du de akter som skall gallras. Markera akten samt klicka höger musknapp eller
menyknappen. Välj sedan markera i snabbmenyn.
Under respektive akt finns de andra akterna i Procapita. Dessa underliggande akter markeras i
de fall gallringen av aktuell akt skall samordnas med en eller flera andra akter.
Kontroll hela kommunen
Om du har dataurvalet påslaget och inte har tillgång till hela kommunen markerar du här om
gallringsförslaget skall avse hela kommunen.
Lagrum
Här väljer du de lagrum skall gallras. Verkställigheterna(insatskategorierna) är kopplade till
lagrum i styruppgiften. Markera lagrummet samt klicka höger musknapp eller menyknappen. Välj
sedan markera i snabbmenyn.
Undantag personer födda
Här skriver du in de akter som skall undantas från gallringen. Procapita föreslår akter som tillhör
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 7/13
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
personer födda dag 5, 15 och 25. Dessa akter tas också bort från registret men den information
som finns i akterna läggs på en xml - fil innan de tas bort från Procapita.
Alla undantag
Används om samtliga personers akter skall läggas på xml - filer.
Verkställigheter utan utredning
Här sätter du en markering om du skall gallra verkställigheter.
Övriga undantag
Här kan du undanta vissa utredningar eller beslut från gallringen. De utredningar eller beslut
som du undantar läggs på xml - filer innan dessa tas bort ur registret. När du har valt i
comboboxen visas de besluts- eller utredningstyper som finns i Procapita VoO i listboxen
Tillgängliga.
Om du valt att gallra verkställigheter visas insatskategorier istället.
Tillgängliga
Har du gjort ett val i Övriga undantag visas de besluts- eller utredningstyper som finns i
Procapita VoO. Du väljer vilka som skall undantas genom att markera dessa och klickaa
högerpil. De förs då över till listboxen Valda.
Om du valt att gallra verkställigheter visas valda lagrums insatskategorier i listboxen. .
Valda
Visar vilka beslutstyper, utredningstyper eller insatskategorier som skall undantas från
gallringen.
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 8/13
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
2.2 Bakgrundsjobb Gallringsförslag
När du har satt dina villkor i komponent Gallringsurval skall du starta bearbetningen som tar
fram gallringsförslaget (visas på komponent Gallringsförslag) samt granska den rapport som
skapas i samband med körningen. Rapporten innehåller de personer som kan vara aktuella för
gallring men har uppgifter som kräver åtgärder innan gallring kan ske.
Välj Bakgrundsjobbverktyg
Välj Gallringsförslag i comboboxen Typ av bearbetning samt klicka Ny eller Ctrl + N.
Välj Gallringsomgång(=Gallringsurval) och klicka Starta.
o
Bearbetningen startar. I listboxen presenteras din beställning med ditt namn och
din signatur.
Klicka Förnya
Under rubriken Status visas när bearbetningen är klar. Visas texten Startar… innebär det att
bearbetningen inte är klar ännu. Vänta då en stund och klicka Förnya igen.
För varje bearbetning skapas en rad som visar information från bearbetningen. Bland annat
visas hur många akter som är föremål för gallring.
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 9/13
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
När jobbet gått klart ska rapporten granskas:
Markera raden med bakgrundsjobbet
Dubbelklicka på Rapport , loggboken startar
Granska och utför eventuella åtgärder:
Ej kopplad till lagrum:
Person med en verkställighet vars insatskategori saknar koppling mot ett lagrum.
o Insatskategorin måste kopplas mot ett lagrum för att korrekt gallring ska kunna
ske. Kopplingen görs i Styruppgifter.
Öppen, saknar utredning
Person med en pågående verkställighet som saknar koppling mot en utredning finns.
Personens övriga utredningar/verkställigheter inom akten är föremål för gallring.
o Verkställigheten måste kopplas mot en utredning för att personen ska gallras.
Person med en avslutad verkställighet som saknar koppling mot en utredning och är
föremål för gallring. Personens övriga utredningar/verkställigheter inom akten är ej
föremål för gallring.
o Verkställigheten måste kopplas mot en utredning för att personen ska gallras
när övriga gallringsurval uppfyllts.
OBS! Ett nytt gallringsförslag måste skapas efter att eventuella åtgärder har gjorts innan
granskning kan göras på komponent Gallringsförslag .
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 10/13
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
2.3 Granska gallringsförslag
När du har kört gallringsförslaget i Bakgrundsjobbverktyget presenteras de akter som är föremål
för gallring i komponent Gallringsförslag.
Välj Gallringsförslag under rubriken Registervård i navigeringslistan
Välj din bearbetning i comboboxen Gallringsförslag
Klicka Sök.
I listboxen Akter föremål för gallring visas de akter, med personnummer och
uppläggningsdatum, som kommer att gallras bort från Procapita VoO. Markerar du en
akt presenteras aktens utredningar samt om akten innehåller några undantag. I dessa
fall kommer akten att läggas på en xml - fil.
Du tar bort en akt från gallringsförslaget genom att markera akten och klicka på knappen
Ta bort.
Behöver du ta bort hela gallringsförslaget klickaer du på knappen Ta bort
gallringsförslag.
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 11/13
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
2.4 Skapa xml - filer
När du har granskat gallringsförslaget är det dags att starta bearbetningen som skapar xml -filer
med undantagen.
Välj Bakgrundsjobbverktyg
Välj Gallring undantag XML i comboboxen Typ av bearbetning
Klicka Ny eller Ctrl + N.
Välj aktuell gallringsomgång(gallringsurval) i comboboxen Gallringsomgångar
Klicka Starta.
Nu presenteras under rubriken Status, om bearbetningen har gått bra. Visas texten Startar…
innebär det att bearbetningen inte är klar ännu. Vänta då en stund och klicka Förnya igen.
För varje bearbetning skapas en rad som visar information från bearbetningen.
Du kan nu granska dina xml – filer. Dessa finns i en katalog på er server, Även loggfilen,
Kq0galSSÅÅMMDDxxxx_xx som skapas på M3Serverkatalogen kontrolleras. Den innehåller
information om att t ex word-dokument inte kan hittas eller ej kan öppnas. Tag kontakt med Er
tekniker för att få tillgång till filerna
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 12/13
Handbok Gallring SOL och LSS
Healthcare & Welfare
Procapita Vård och Omsorg
2.5 Starta gallring/rensning
Observera, det är först när du har skapat xml -filerna som du skall göra gallringen, det vill säga
rensa i databasen.
Välj Bakgrundsjobbverktyg
Välj Gallring i comboboxen Typ av bearbetning samt klicka Ny eller Ctrl + N.
Välj Gallringsomgång i comboboxen och klicka Starta.
Nu presenteras under rubriken Status, om bearbetningen har gått bra. Visas texten Startar…
innebär det att bearbetningen inte är klar ännu. Vänta då en stund och klicka Förnya igen.
För varje bearbetning skapas en rad som visar information från bearbetningen. Bland annat
visas hur många akter som kommer att tas bort.
© 2012 Tieto
Version 9.2
2013-02-01
Sida 13/13