Transcript Till inst./motsv inom Sahlgrenska akademin Avtal mellan GU och

ARBETSBESKRIVNING
2014-06-18
Till inst./motsv inom
Sahlgrenska akademin
Avtal mellan GU och VGR
Den överenskommelse om befrielse från avgift som tecknades mellan Västra Götalandsregionen (VGR)
och Göteborgs universitet syftar till vid ekonomiska transaktioner mellan VGR och GU ska inte indirekta
kostnader tas ut dubbelt. Avtalet trädde i kraft från och med 2007 och gäller tills vidare.
Avtalet gäller för alla transaktioner med undantag för försäljning och uppdrag som är skattepliktiga
transaktioner. På rena uppdrag och försäljningsintäkter ska indirekta kostnader och moms läggas på.
Notera att it-avgiften är en direkt kostnad även om den beräknas som en procent av lönen. Denna avgift
ska alltid läggas på, oavsett vilken typ av avtal transaktionen rör.
När överenskommelsen trädde i kraft fanns högskoleavgift och förvaltningsavgift och sättet att undvika
att dessa avgifter drogs var att använda försäljningskontot ”resurssamordning”. Att universitetet använder detta konto har väckt kritik från Riksrevisionen som menar att ”resurssamordning” avser att man
samordnar servicefunktioner som vaktmästeri etc och inte är tänkt att samordna forskning. Dessutom tar
vi inte det som en intäkt av en försäljning men periodiserar medlen som bidrag.
Universitetet bör därför använda sig av bidragskonto inom verksamhet 26 för intäkter för kostnader som
inte ska belastas med indirekta kostnader. Om det istället rör sig om en uppdragsforskning eller där vi är
leverantörer för uppdrag inom SU ska ett försäljningskonto/uppdragskonto användas och bokföras inom
verksamhet 28-29. Notera att undantaget från indirekta kostnader gäller enbart med VGR.
Bidrag eller uppdrag?
Uppdelning mellan uppdragsforskning och bidragsforskning kan i vissa fall vara svår. Generellt är bidragsforskning forskning där finansiären inte ställer krav på att motprestation. En bidragsfinansiär kan ställa
vissa krav utan att det räknas som motprestation
- att medlen används för visst ändamål
- att man avrapporterar vad som uppnåtts
- att en viss person är projektledare.
Vid uppdragsforskning kräver och betalar finansiären för en särskild motprestation, dvs att man får varor
eller tjänster i utbyte. Som motprestation räknas
- hur en uppgift ska utföras
- få rätt till resultatet
2/4
- påverka när och hur publicering sker
- ställa krav på att vissa resultat uppnås
- få en särskild förmånsställning.1
Det finns dock en mängd olika sorters forskning och uppdelningen är inte helt lätt därför görs följande
distinktioner som ett stöd för den administrativa hanteringen. Utgångspunkten är att vi har ett mycket
nära samarbete och att vi ska undvika dubbelbeskattning av indirekta kostnader.
Finansiering av kombinationstjänster: Mellan VGR och universitetet sluts avtal om samfinansiering av
kombinationstjänster. Dessa avser oftast professorer men även lektorer där de anställs inom universitetet
men del av tjänsten ska finansieras av VGR. Deras roll är att medverka i forskning och utveckling även
inom VGR och forskningen är att anse som bidragsfinansierad då det inte finns krav på att resultatet ska
förvaltas av VGR.
Hantering: Avtal måste finnas som styrker att det rör sig om kombinationstjänster. Medel ska rekvireras
och bokföras på konto 3614 och verksamhet 26XX. Påslag görs enbart för direkta kostnader såsom
löneomkostnader och IT-avgift.
ALF-medel/TUA-medel: ALF-medel överförs till Sahlgrenska universitetssjukhuset och är avsedd för klinisk
utbildning av läkare samt klinisk medicinsk forskning. Ungefär hälften av ALF-medlen avsätts för projektbidrag där forskare kan söka om medel. Dessa medel förvaltas inom SU och belastas med indirekta
kostnader och lokalkostnader. Ofta används universitetets personal inom denna forskning och för täcka
dessa kostnader ska avtal upprättas mellan sjukhuset och universitetet. Forskning med ALF-medel är
gemensam forskning för både regionen och universitetet och indirekta kostnader tas ut inom VGR.
Rekvisitioner från Göteborgs universitet ska därför inte belastas med påslag för indirekta kostnader.
Detsamma gäller för forskning som är finansierad med TUA-medel.
Hantering: Avtal måste finnas som styrker att det rör sig om ALF/TUA-finansierad forskning och vara
registrerad i EKO. Medel ska rekvireras och bokföras på konto 3614 och verksamhet 26XX. Påslag görs
enbart för direkta kostnader såsom löneomkostnader och IT-avgift.
Externa bidragsmedel inom VGR , VG-intäkter och FoU-medel: Även VGR/SU kan ta emot externa bidrag
till forskning samt finansierar delar av sin forskning med egna FoU-medel. Dessa medel förvaltas inom SU
och belastas där med indirekta kostnader och lokalkostnader. I fall då universitetsanställd personal
används för denna forskning måste avtal upprättas mellan sjukhuset och universitetet. Motsvarande
gäller även för relationerna med Folktandvården. Detta gäller även om finansiering sker med VGRs vanliga
driftmedel (sk VG-intäkt).
Hantering: Avtal måste finnas som styrker att det rör sig om bidragsfinansierad extern forskning alternativt regionala FoU-medel inom SU och avtalen ska vara registrerade i EKO. Medel ska rekvireras och
bokföras på konto 3614 och verksamhet 26XX. Påslag görs enbart för direkta kostnader såsom löneomkostnader och IT-avgift.
1
Hämtat från KIs EA-handbok, kapitel 4.2
3/4
Samordning av forskningspersonal: Det finns fall där universitetets personal används för att göra
analyser eller registerinmatningar åt VGR och där finansieringen inte har sin grund i ALF-medel/TUAmedel eller andra bidragsmedel inom VGR. I fall där det rör sig om delade tjänster, dvs att personen
arbetar åt både universitetet och VGR är detta att anse som en samordning av tjänst.
I dessa fall kan enbart direkta kostnader rekvireras utan pålägg för indirekta kostnader. Med del av tjänst
avses såväl sett över helt kalender år (dvs en person arbetar åt båda huvudmännen men i olika fördelning
under året).
Hantering: Avtal måste finnas som styrker att det rör sig om samordning av forskningspersonal. Medel ska
rekvireras och bokföras på konto 3614 och verksamhet 26XX. Påslag görs enbart för direkta kostnader
såsom löneomkostnader och IT-avgift.
Undantag från indirekta kostnader gäller inte om VGR (SU eller Folktandvården) i sin tur levererar
resultatet till en extern part såsom uppdragsverksamhet. Då ska uppdragsavtalet användas och beloppet
ska inkludera indirekta kostnader.
Samordning av forskningsutrustning: I de fall SA tillhandahåller teknisk utrustning som även VGR
utnyttjar innebär det en samordning av teknisk utrustning. Eftersom det är utrustning och avskrivningar
belastas inte dessa med indirekta kostnader. I dessa fall kan enbart direkta kostnader rekvireras utan
pålägg för indirekta kostnader.
Hantering: Avtal måste finnas som styrker att det rör sig om samordning av forskningspersonal. Medel ska
rekvireras och bokföras på konto 3614 och verksamhet 26XX. Påslag görs enbart för direkta kostnader.
Samordning av administrativ personal: Om administrativ personal delas eller används i perioder för att
hantera administration inom VGR-finansierad verksamhet är detta att anse som en samordning. Eftersom
stödverksamheten inte har några påslag för indirekta kostnader ska det bara läggas på direkta kostnader
såsom löneomkostnader, it-avgift och eventuellt andra omkostnader (såsom kostnader för material eller
kompetensutveckling). Direkta omkostnader kan variera, om det rör sig om ett tillfälligt lån av personal
torde det vara ganska lågt men om det är en delad anställning är det naturligt att båda parter finansierar
omkostnaderna.
Hantering: Avtal måste finnas som styrker att det rör sig om samordning av administrativ personal och
vara registrerad i EKO. Medel ska rekvireras och bokföras på konto 3614 och verksamhet 26XX.
Kliniska prövningar och andra uppdrag: Kliniska prövningar som görs på uppdrag av industrin är att anse
vara uppdragsforskning, detta gäller även om VGR har uppdraget och universitetets personal medverkar.
Detsamma gäller om VGR utför andra uppdrag där resultatet överlämnas till extern part.
Hantering: Offert ska finnas som innehåller påslag för indirekta kostnader samt moms. Avtal ska registreras i EKO. Medel ska faktureras och bokföras på konto 33x och verksamhet 28-29.
4/4
Övrig fakturering
Det som tagits upp ovan avser verksamhet där vi och VGR sluter gemensamma avtal om vad som ska
omfattas och till vilken kostnad. Utöver det har vi vanlig försäljning av varor/tjänster där vi inte tecknar
separata avtal, t ex fakturering för djurhållning eller enstaka timmar. Dessa behandlas på samma sätt som
tidigare med faktura.
Sammanfattning
Exempel
Villkor
Hantering
Forskning- ALF eller TUAfinansierad
Att det av avtalet framgår att
det är ALF- eller TUA-medel
som är finansieringsbas
Rekvisition via EKO. Bokföring i
verksamhet 26
Regionala FoU-medel eller VGintäkter
Att det av avtalet framgår att
det är regionala FoU-medel
eller VG-intäkter som är finansieringsbas
Rekvisition via EKO. Bokföring i
verksamhet 26
Bidragsmedel inom VGR
Att det av avtalet framgår att
det är bidragsmedel till forskning och att resultatet inte
överlämnas till extern part
Rekvisition via EKO. Bokföring i
verksamhet 26
Samordning forskningspersonal
Att det av avtalet framgår att
det rör sig om en samordning
av personal som delar sitt arbete med både SA och VGR
Rekvisition via EKO. Bokföring i
verksamhet 26
Samordning forskningsutrustning
Inga indirekta kostnader aktuella eftersom avskrivningsbara
tillgångar
Rekvisition via EKO. Bokföring i
verksamhet 26
Samordning administrativ personal
Att det av avtalet framgår att
det rör sig om en samordning
av personal som delar sitt arbete med både SA och VGR
Rekvisition via EKO. Bokföring i
verksamhet 26
Kliniska prövningar
Bakomliggande orsak är ett
uppdrag som görs av VGR för
extern part.
Fakturering via EKO. Indirekta
kostnader och moms läggs på.
Bokföring i verksamhet 28-29.
Annan externt finansierad verksamhet inom VGR
Om arbetet rör uppdrag där
VGR åtagit sig att utföra arbete
åt en annan part och där SA är
att se som en underleverantör.
Fakturering via EKO. Indirekta
kostnader och moms läggs på.
Bokföring i verksamhet 28-29.