Transcript kartlägg, integrera, ordning och reda. Presentation 2013

Eskilstuna
Ledningssystem
Kartlägga, integrera, ordning och reda
Vad VI ville
Processorienteringen skall stärka och
kvalitetssäkra kundfokus i organisationen,
inte ersätta linjen och ansvarsdelegationer,
men också möjliggöra effektiviseringar i
produktionen
Huvudmål:
Delmål:
•
•
•
•
•
•
Skapa och införa ett integrerat
ledningssystem (ILS) inom vuxenförvaltningen.
ILS är lättillgänglig på internportalen
Det finns systematisk dokumenthantering
ILS är känd i organisationen
Processer är kartlagda (lednings-, huvud- och stödprocesser)
Organisationen är tydlig
Det finns en systematisk planerings- och uppföljningsprocess
Det finns ett strategiskt och systematiskt:
•
miljöarbete
•
kompetensförsörjningsarbete
•
säkerhetsarbete
•
IT arbete
•
ekonomi och resursfördelningsarbete
•
kommunikationsarbete
•
personal och arbetsgivararbete
•
arbete med lokalfrågor
•
arbete med den sociala dimensionen
•
folkhälsoarbete
•
arbete med hälso och sjukvård
Kartlägga
”Man upplever att ledningssystemet ger en
klarhet. Under arbetet har man gått från
fullständig förvirring till kontroll. Det har även
gett en tydlig bild av vad vi faktiskt gör som är
bra och vad vi skulle kunna förbättra. Alla i
arbetsgruppen har varit eniga om att man
kommer att ha nytta av ledningssystemet.”
(Enhetschef)
”En medarbetare kom in på sin lediga dag
när vi skulle utbilda om ILS/Internportalen.
Hon var så nyfiken och ville få utbildning!”
(Kvalitetsstödjare)
Integrera
• Ambition att ledningssystemet ska vara integrerat i
verksamhetsprocesserna och ….
 Tillgängligt på arbetsenheter
 Användarvänligt
 Lätt att förstå innehållet
 Självguidande
 Länkat till alla styrande och stödjande dokument som är
versionshanterade och har en ägare!
 Hantera avvikelser etc i de processteg de hör hemma
2009..började vi inventera och sortera……
Policy
Struktur för integrerat
ledningssystem
Planera
Förbättra
2. Omvärldsanalys/identifiera behov
(3. Lagar och andra krav )
4. Mål och handlingsplaner
17. Ledningens genomgång
F
P
Utföra
Följa upp
12. Mätning
13. Utvärdering av lagar och krav
14. Korrigerande åtgärder
15. Redovisande dokument
16. Revision
F
U
5. Organisation, ansvar, befogenhter
6. Utbildning, medvetenhet, kompetens
7. Kommunikation och information
8. Dokumentation
9. Dokumentstyrning
10. Verks.styrning
11. Skydd och säkerhet
Planering, styrning & uppföljning
Kommunikation
Hjälp i hemmet över 65 år
Nöjd brukare
Behov hos brukare
2013
Hjälp i hemmet under 65 år
Dagverksamhet för äldre
Vård och omsorgsboende
Korttidsvistelse SoL
Boendestöd
Boende för personer med psykiska
funktionshinder
Biståndshandläggning SoL
(utom socialpsykiatri)
Biståndshandläggning socialpsykiatri
Daglig verksamhet/sysselsättning
Avlösarservice LSS
Boende med särskild service LSS
Kontaktperson LSS
Korttidsvistelse LSS
Ledsagarservice LSS
Personlig assistans
LSS-handläggning
Avgiftshandläggning
Handläggning, bostadsanpassning
Handläggning, färdtjänst, riksfärdtjänst,
P-tillstånd
Brukare
Hälso- & sjukvård
Stöd till personer som vårdar eller stödjer
närstående, inkl. anhörigcentrum
Öppen verksamhet och fritid, yngre
Öppen verksamhet för personer över 65
år och hälsofrämjande verksamhet
Ekonomi &
resursfördel Innovation
ning
Personal
Kompetens
Lokaler
Säkerhet
IT
Ordning och reda
• Gemensamma begrepp – nationellt och lokalt
• Flera projekt igång samtidigt som stödjer varandra
• Bestäm hur ni jobbar med dokument
 Är de versionshanterade?
 Har de en ägare som publicerar dem?
 Kan samma dokument kan vara aktuellt i flera
processer? Delprocesser
 Kan de länkas till verksamhetsprocessernas flödessteg?
Rekommendationer
•
•
•
•
•
•
•
Kartlägg nuläget
Gräv där du står
Skaffa adekvat kompetens
Bestäm ambitionsnivå och se till att det finns resurser till den
…och IT - STÖD
Fråga er vad kan tas bort av det vi gör idag om vi gör såhär?
Tålamod. Detta är INTE en quick fix, förmodligen det tyngsta
ni gjort
• Blanda in många, men med tydliga uppdrag
Arbetet vidare
•
•
•
•
•
•
•
•
Utveckla ledningsprocessen
Integrera mera….
Engagera flera
Är chefen med?
Repetera
Handleda
Coacha på plats
Skapa igenkänningsfaktorer: ”Detta är vad vi gör på jobbet,
och inget annat”
Lycka till önskar Vi i Vuxenförvaltningen
Eskilstuna kommun
Charlotta Tydén
[email protected]