Transcript Kvalitetsledningssystem

 Kvalitetsledningssystem Innehållsförteckning Kvalitetsarbetet inom Lästringe-­‐Alma AB .............................................................................. 3 Ett kvalitetssystem skall ......................................................................................................................... 3 Förbättringshjulet ..................................................................................................................................................... 3 Lästringe-­‐Almas kvalitetspolicy ................................................................................................. 4 Lästringe-­‐Almas processer ........................................................................................................... 5 Huvudprocesser inom Lästringe-­‐Alma ............................................................................................. 5 Processkarta .............................................................................................................................................. 6 Processbeskrivning huvudprocesser ................................................................................................................ 6 Processbeskrivning ledningsprocessen ........................................................................................................... 7 Processbeskrivning stödprocesser .................................................................................................................... 8 Lagar .................................................................................................................................................... 8 Vårt kvalitetsarbete ........................................................................................................................ 9 Riskanalyser ............................................................................................................................................... 9 Våra rutiner kring riskbedömning ..................................................................................................................... 9 Avvikelsehantering ................................................................................................................................ 10 Lex Sarah ................................................................................................................................................... 10 Egenkontroller ......................................................................................................................................... 11 Ansvarsområden ..................................................................................................................................... 11 2 Kvalitetsarbete inom Lästringe-­‐Alma AB Lästringe-­‐Alma AB har en vision om att bli ledande på kvalitetsarbete inom LSS verksamhet i hela Norden. För att uppnå den visionen så ser vi kvalitetsarbetet som en viktig länk till att uppnå bästa möjliga förutsättningar för den enskilde individen att utvecklas. Lästringe-­‐Almas kvalitetsarbete är utformat enligt SOSFS 2011:9, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ett kvalitetsledningssystem skall… •
Styra verksamheten så rätt sak görs på rätt plats vid rätt tillfälle – Vad skall göras, när skall det göras, varför skall det göras •
Säkerställa att alla lagar och krav uppfylls •
Bygga på ett systematiskt tänk – Hur går vi tillväga för att uppnå lagkraven •
Beskriva de processer och rutiner som behövs för att säkerställa verksamhetens kvalité Process= En serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål Rutin= Med rutin avses ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras och hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten. Förbättringshjulet Förbättringshjulet visar hur kvalitetsarbetet ständigt utvecklas och förbättras. www.socialstyrelsen.se 3 Lästringe-­‐Alma’s kvalitetspolicy Lästringe-­‐Alma AB bedriver boende och daglig verksamhet för personer med neuropsykiatriska funktionshinder inom lagen om särskilt stöd och service för vissa funktionshindrade – LSS. Genom vår kompetens, nyfikenhet, engagemang och respekt för den enskildes förmåga skapar vi förutsättningar för kommunikation på alla plan. Våra ledord är den enskildes integritet och självbestämmande. För att uppnå detta så utgår vi ifrån individens förutsättningar och önskemål genom att: §
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
Ser vi individens egen förmåga som en tillgång i vår verksamhet. Skapa genomförandeplaner, stödsystem och strukturer i vardagen tillsammans med kunden. Dessa utvärderas och förändras löpande i takt med individens utvecklingsnivå och mående, för att skapa utvecklingsmöjligheter baserade på kunskap och beprövad erfarenhet. Erbjuda kreativa och utvecklande arbetsträningar i den dagliga verksamheten. Sträva efter att öka den enskildes sociala sammanhang genom givande utflykter och umgänge. Forum för uttryckande av synpunkter om klagomål för såväl kunder som personal och övriga aktörer. Skapa bästa förutsättningar för samverkan mellan viktiga aktörer för individen. Bedriva verksamheten i en vacker miljö med djur, färg och form som ökar välbefinnandet. Företaget har en övergripande, sammanhållande utbildningsplan. Alla processer, rutiner och de metoder vi jobbar efter finns beskrivna på varje enhet. Personalen har relevant utbildning och regelbunden handledning samt att varje personal har en individuell utbildningsplan. Uppfylla alla lagar och krav som ställs på verksamheten och aktivt hålla oss ajour med förändringar. Ständigt förbättra och utvärdera vårt kvalitetsarbete. Lästringe-­‐Alma – En plats för individens förmåga 4 Lästringe-­‐Almas processer Lästringe-­‐Alma AB är ett företag inom LSS, med såväl boendeenheter som daglig verksamhet för individer med olika neuropsykiatriska funktionshinder. Huvudprocesser inom Lästringe-­‐Alma Huvudprocesserna stöds av ledningsprocessen och stödprocesser som t ex administrativa processer, samverkansprocesser och olika delprocesser, se processkarta. Processerna är i vissa fall ständigt återkopplande och revideras löpande, dessa är markerade med pilar på sidorna i processkartan. Ett exempel på en sådan ständigt förnyad process är den i huvudprocessernas genomförandedel. Vissa processer, som t ex inskrivningsprocessen är mer statisk och kan ändras och avslutas i och med en kunds avflyttning. Stödprocesserna är en viktig del i huvudprocessernas genomförande. Dessa har alla sina egna rutiner som beskriver genomförandet av just den stödprocessen. Rutinerna finns i den pärm som rör det området tillsammans med andra blanketter som rör området. Är det en stödprocess som inte används så ofta i det dagliga arbetet på enheterna så finns denna beskriven i kvalitetsstyrningspärmen. 5 Processkarta Processbeskrivning huvudprocesser Huvudprocessens övre del, inskrivningsprocessen, är den mer statiska delen som för varje kund kan se lite olika ut och sedan är statisk till dess att kunden utslussas och flyttar. -­‐
-­‐
-­‐
-­‐
Ett behov uppstår i en kommun av LSS boende och Daglig Verksamhet för en kund De kommer på studiebesök och får verksamheten presenterad Uppstår intresse så skrivs avtal Inflytt och introduktion 6 Där tar direkt den undre delen av huvudprocessen vid, både vad gäller boende och den dagliga verksamheten. -­‐
-­‐
-­‐
-­‐
-­‐
Individuell struktur skapas Genomförandeplanen skrivs Arbetsbeskrivning för personalen skapas och revideras Strukturer, genomförandeplaner och arbetsrutiner följs upp varannan vecka och revideras efter kundens önskemål, välbefinnande och mående. Efter genomgång skrivs vid behov strukturer och arbetsrutiner om och på så sätt snurrar det ständiga förbättringshjulet. Processbeskrivning ledningsprocessen Lästringe-­‐Almas ledning består av dels styrelsen som har regelbunden kontakt med föreståndare/verksamhetsansvarig och dels av föreståndaren som stöds av arbetsledare på vardera enhet (totalt fyra). Ledningsprocessen leds av föreståndaren som planerar verksamheten och presenterar en verksamhetsplan. På arbetsledarmöten varje månad planerar arbetsledarna tillsammans med föreståndaren hur verksamhetsmålen skall förverkligas ut i verksamheten. Där planeras även bemanning, ansvarsområden och kvalitetsarbetet planeras för att kvalitetsrisker skall undvikas. Årligen genomförs utvecklingssamtal med alla medarbetare för att följa upp hur verksamhetsmålen eftersträvas hos varje enskild medarbetare. I samband med det så följs även varje medarbetares individuella utvecklingsplan upp Arbetsledarmötena följer varje månad upp ledningsprocessen samt arbetet med huvudprocesserna och alla stödprocesser. Beslut och förhållningssätt förmedlas sedan ut i personalgrupperna via personalmöten och genom arbetsbeskrivningar till personalen. 7 Processbeskrivning stödprocesserna Stödprocesserna i verksamheten är helt nödvändiga för att företaget skall uppnå kvalité. I dem finns alla delar som tillsammans skapar nödvändiga trygghetssystem för såväl vårdkvalité som arbetsmiljö. Alla stödprocesser har rutiner som beskriver hur arbetet skall utföras så kvalitén i huvudprocesserna säkras gentemot kunden. Rutinerna finns beskrivna i den pärm som finns över området, ex. i Brandpärmen finns rutiner för hur brandskyddet säkras i form av checklistor och vem som ansvarar för brandtillsynen. Lagar Förordningar, rättspraxis, förarbeten, föreskrifter och allmänna råd som Lästringe-­‐Alma lyder under och vi ständigt följer för eventuella förändringar i lagtexterna. •
LSS -­‐ Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade •
SoL -­‐ Socialtjänstlag (2001:453) •
HSL -­‐ Hälso-­‐ och sjukvårdslag (1982:763) •
Arbetsmiljölagen 1997:1160 •
LPT -­‐ Lag (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård •
OSL -­‐ Offentlighets-­‐ och sekretesslagen (2009:400) •
SOSFS 2000:1 Läkemedelshantering i Hälso-­‐ och sjukvården •
SOSFS 2002:9 Föreskrifter om bostad med särskild service enligt 9 § 9 LSS •
SOSFS 2007:10 Samordning av insatser för habilitering och rehabilitering •
SOSFS 2011:5 Föreskrifter och allmänna råd om Lex Sarah •
SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete •
SOSFS 2006:5 Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS 8 Vårt kvalitetsarbete Enligt LSS 2 § skall vårdgivaren eller den som bedriver verksamhet i varje process: 1. identifiera de aktiviteter som ingår, och 2. bestämma aktiviteternas inbördes ordning. •
Våra fastställda rutiner har dokumenteras och uppdateras så fort förändring sker. •
Rutinerna beskriver ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras för att alla processer skall genomföras med kvalité. •
Ansvarsområdenas rutiner beskriver hur ansvaret för utförandet för delegerat ansvar är fördelat i verksamheten. •
Av våra processer och rutiner framgår hur samverkan bedrivs i den egna verksamheten samt med vårdgivare, myndigheter, föreningar och andra organisationer, ex. samordningsplan och ekonomiska kontrakt. •
Vi dokumenterar all planering som görs på möten och vi utför riskanalyser, handlingsplaner, egenkontroller samt att vi har fastställda rutiner för att hantera klagomål, tillbud, avvikelser och synpunkter •
Kvalitetsberättelse finns som en del i varje års verksamhetsberättelse Riskanalyser Föreskrifter i SOSFS 2011:9 5 kap. 1 § Den som bedriver verksamhet enligt LSS ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska den som bedriver verksamhet enligt LSS: 1. uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar, och 2. bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. Våra rutiner kring riskbedömning •
En egen punkt på personalmötesdagordningen – Risk Vi vill gärna att all personal tar upp sådant som kan innebära en risk att vår kvalité i arbetet försämras. Även till synes små saker kan bli stora. •
Om någon risk identifieras på personalmöten skrivs denna på en riskanalysrapport som lämnas till föreståndaren. •
Riskanalysblanketter finns också i Kvalitetsstyrningspärmen och kan lämnas separat. 9 Avvikelsehantering •
Gäller det en specifik kund (ex avvikelse i personalens arbetsåtaganden enligt arbetsbeskrivningen) så skall en avvikelse skrivas i Safe Doc, under avvikelser -­‐ Strukturavvikelser •
En avvikelse uppstår om en verksamhet inte når upp till kvalitet, det vill säga inte efterlever krav och mål i föreskrifter eller i beslut. •
En avvikelse uppstår också om personalen inte arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i kvalitetsledningssystemet. •
Identifierade avvikelser ska åtgärdas. •
Identifierade avvikelser ska också leda till att processer och rutiner ses över för att med stöd av dem säkra att inträffade avvikelser inte inträffar på nytt. •
Förbättringsarbetet innebär att organisationen lär av sina misstag. •
Våra avvikelser skrivs in i Safe Doc under rubrikerna: Medicin – Strukturavvikelse – Utagerande – Klagomål – Tillbud Safe-­‐Doc avvikelserna skrivs under den kund som berörs av avvikelsen, även klagomål från anhöriga etc. Lex Sarah Enligt bestämmelserna om lex Sarah i socialtjänstlagen, SoL, 14 kap. 3 § och lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, ska; •
•
•
anställda genast rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden till den som bedriver verksamheten den som bedriver verksamheten utreda och avhjälpa eller undanröja det rapporterade missförhållandet utan dröjsmål den som bedriver verksamheten, om det visar sig att missförhållandet är allvarligt, snarast anmäla det till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anställda rapporterar till den som bedriver verksamheten. Mer information och rutiner kring Lex Sarah anmälningar finns i Lex Sarah-­‐Avvikelsepärmen på varje enhet. Anställda ska rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden till den som bedriver verksamheten. 10 Egenkontroller Enligt råd i SOSFS 2011:9 •
Granskning av journaler (görs regelbundet av arbetsledare) •
Målgruppsundersökningar (enkäter, görs årligen av föreståndare) •
Inhämtande av synpunkter från gode män och handläggare (görs årligen av föreståndare) •
Jämförelser av verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat (årligen av föreståndare) •
Genomgång av annan dokumentation (görs kvartalsvis av kvalitetsansvarig) •
Undersökning om det finns risker i fysisk eller psykisk arbetsmiljö (görs var 14:e dag på personalmöten) •
Undersökning om det finns förhållningssätt och attityder hos personalen som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet (riskbedömning görs varje personalmöte) •
Inhämtande av synpunkter från revisorer •
Målet är extern revision samt certifiering i kvalitet Ansvarsområden Varje enhet inom Lästringe-­‐Alma AB har delegerat ansvar för vissa ansvarsområden som är viktiga för att upprätthålla kvalitén i verksamheten. Varje delegering innehåller information om vad som åläggs den anställde. All egenkontroll över ansvarsområdena med ex. checklistor för kontroller sköter ansvariga för respektive område. De ansvarsområden som delegeras ut är: •
Brand, brandansvarig kontrollerar bl. a. brandskyddsutrustningen varje månad •
Livsmedel, livsmedelsansvarig kontrollerar att livsmedelshygienen och städningen efterföljs enligt checklistor på enheten •
Medicin, medicinskåpsansvarig ansvarar bl. a. för att inga gamla läkemedel finns •
Första hjälpen, ansvarar för att allt förbandsmaterial fylls på och finns hemma •
Fordon, fordonsansvarig ser till att fordonen servas och sköts enligt checklista •
Häst – Stallansvar, ser till att de som arbetar och vistas i stallet får kunskap •
Introduktionsansvarig, ansvarar för att nyanställda får all information som behövs •
Skyddsombud/facklig representant 11 12