Transcript Stillingsinstruks for sekretær:

Arbeidsbeskrivelse for HMS- sekretær:
Arbeidstid: Kl. 08.00 – 15.30, eller etter avtale ut fra stillingsstørrelse
Profdoc/ data:
-
-
Sammen med daglig leder ha ansvaret for hjemmesiden til ListerBHT,
dvs. fortløpende ajourføre denne
superbruker (bl.a. få opplæring i bedre utnyttelse av profdoc)
Så langt som mulig automatisere audiometriundersøkelser
Ajourføre maler i vårt kvalitetssikringssystem
Samarbeide med de ansatte og daglig leder om bruk av outlook,
mailadresselister, kontingentberegning, etc…
Utvikle et elektronisk verktøy som sikrer gjennomgang med alle
bedriftene våre til fastsatt tid.
Kurse HMS- personalet i effektiv bruk av elektronisk verktøy
Bidra til gode kurs- presentasjoner, f.eks på PowerPoint
Være referent på stabsmøtet – og ev. på andre møter
-
sende ut info om kurs
ta imot påmelding /lage innkallingslister/sende bekreftelse
gjøre ferdig kursmateriale
ordnes praktiske ting til kursene
sende ut faktura
-
Kurs:
Kontakt med bedriftene:
Avtale HMS- gjennomgang /sende innkalling.
Oppsett til timerliste etter avtale med bedriftene.
Oppsett til timeavtaler for våre gjøremål – og for arbeidsmedisinsk
poliklinikk. Bruke Pdoc Vision til dette
Spørreskjema / andre skjemaer utvikles og legges inn i Pdoc Vision
Sende rapport etter HMS-gjennomgang i samarbeide med den som har
gjennomført HMS- gjennomgangen og den som er ansvarlig for
bedriften. Sjekke ”under- arbeid” mappa som ligger under ”felles”
Sende årsrapport – bruk Pdoc Vision
Hovedansvar for innkjøp av :
Kontorrekvisita, etc..
kaffe/te
søppeltømming
mat til felleslunsjer / interne kurs / andre møter
Annet:
Sentralbordfunksjon.
Kan ved behov kunne pålegges annet arbeid.
Flekkefjord november - 13
Ivar Espenes
Daglig leder
G:\3.1 Kontor - administrasjon\Hjemmesiden\Arbeidsbeskrivelse for HMS- sekretær.doc