Transcript Åpne - Feide i skolen
!
!
!
!
!
!
!
!
!!!!!
OM!DETTE!DOKUMENTET!
GENERELLE!ELEMENTER!I!EN!PROSJEKTPLAN!
ORGANISERE!PROSJEKTET!
MILEPÆLER!OG!HOVEDAKTIVITETER!
VEDLEGG!1:!EKSEMPEL!INFORMASJONSPLAN!
VEDLEGG!2!–!EKSEMPEL!PÅ!STATUSRAPPORT!
!
3
!
3
!
4
!
6
!
11
!
12
!
!
Side!2!
OM!DETTE!DOKUMENTET!
!
Dette! dokumentet! er! ment! som! en! hjelp! til! skoleeiere! som! skal! i! gang! med! et!
identitetsforvaltningsprosjekt/Feide;prosjekt! i! egen! organisasjon.! Vi! har! tatt! utgangspunkt! i! en!
prosjektplan! fra! en! skoleeier! og! generalisert! en! del! punkter.! Hensikten! med! dokumentet! er! å! skissere!
mulige!problemstillinger!som!må!adresseres,!ikke!å!gi!fasitsvaret!på!hvordan!de!skal!løses.!De!foreslåtte!
mål!og!aktiviteter!utgjør!heller!ikke!en!fullstendig!liste.!!
Vi!håper!likevel!dokumentet!er!konkret!nok!til!å!kunne!være!en!reell!støtte!for!prosjektledere!og!andre!
som! skal! gjennomføre! tilsvarende! prosjekter.! Vi! tar! gjerne! imot! tilbakemeldinger! på! innholdet! og!
nytteverdien!av!et!slikt!dokument.!!E;post:!!
!
GENERELLE!ELEMENTER!I!EN!PROSJEKTPLAN!!
BAKGRUNN!
!
Beskrive!motivasjonen!for!å!gå!i!gang!med!Feide;prosjekt!i!organisasjonen!
!
Eksempeltekst:* Det*er*stort*behov*for*å*innføre*en*enhetlig*løsning*for*identitetsforvaltning*i*Skole:Norge.*Dette*vil*danne* grunnlaget*for*en*sikrere*og*mer*effektiv*IKT:infrastruktur*hos*landets*skoleeiere.*Feide*(Felles*Elektronisk* IDEntitet)*er*den*løsningen*Kunnskapsdepartementet*har*valgt*for*sikker*identifisering*i* utdanningssektoren.*
FORUTSETNINGER!
Beskrive!rammebetingelser!for!prosjektet!
Eksempeltekst:*
•
Datagrunnlaget*i*det*skoleadministrative*systemet*må*tilfredsstille*kvalitetskravene*for*Feide.*
•
Den*tekniske*løsningen*for*generering*av*brukere*må*også*følge*Feides*krav.*
•
Skoleeier*har*avtale*med*leverandør*X*om*levere*teknisk*løsning*for*identitetsforvaltning.**
MÅL!
Side!3!
Beskrive!mål!og!delmål!for!prosjektet!
!
Eksempel*på*målformuleringer:**
!
• •
Elever*og*lærere*i*skoleeiers*organisasjon*skal*ha*tatt*i*bruk*Feide*ved*skolestart.* Skoleeier*skal*ha*innført*en*lokal*identitetsforvaltning*som*enkelt*kan*knytte*seg*til*Feide*innen...* * Eksempel*på*delmål:*
• •
Alle*elever*og*lærere*skal*ha*ett*brukernavn*og*ett*passord.* Rutiner*for*vedlikehold*av*data*i*det*skoleadministrative*systemet*skal*etableres.*
OMFANG!OG!AVGRENSNINGER!
!
!
!Et!identitetsforvaltningsprosjekt!kan!bli!svært!omfattende,!avhengig!av!hvor!mange!systemer!som!skal!
involveres.!En!bør!bestemme!seg!for!hvilket!ambisjonsnivå!prosjektet!skal!ha!så!tidlig!som!mulig.!
Problemstillinger!som!bør!avklares:!!
Skal!prosjektet!
kun
!etablere!enhetlig!identitetsforvaltning!for!skolene,!eller!skal!andre!systemer!i!
skoleeiers!organisasjon!inkluderes?!Innføring!av!identitetsforvaltning!for!øvrige!virksomheter/ansatte!kan!
ev.!gjennomføres!i!et!eget!prosjekt.!
Hvilke!systemer!skal!omfattes!av!den!nye!løsningen!for!identitetsforvaltning?!Skal!det!f.eks.!være!ett!eller!
flere!kildesystemer?!
Generelt!anbefales!det!å!avgrense!mest!mulig!i!starten!og!å!heller!utvide!prosjektet!etter!hvert.!Men!
skoleeiere!kan!selvsagt!ha!gode!grunner!for!å!gjøre!det!motsatte.!!!
ANDRE!PROSJEKTER!OG!AKTIVITETER!SOM!PÅVIRKER!PROSJEKTET!
!
Er!man!avhengige!av!eksterne!leverandører!og!konsulenter!for!å!få!gjennomført!prosjektet?!Foregår!det!
et!utviklingsarbeid!i!organisasjonen!som!vil!få!konsekvenser!for!prosjektet?!
ORGANISERE!PROSJEKTET!
BEMANNING!OG!FORANKRING!AV!PROSJEKTET!
Side!4!
En!viktig!suksessfaktor!i!et!hvert!prosjekt!er!en!god!prosjektorganisering.!Et!identitetsforvaltningsprosjekt!
er!et!stort!og!viktig!prosjekt!som!vil!ha!ringvirkninger!for!hele!organisasjonen!–!det!er!ikke!et!rent!IT; prosjekt.!Det!er!derfor!viktig!at!prosjektet!ledes!og!forankres!godt.!!
Personer!det!er!nyttig!å!ha!med!på!laget:!
IT;leder!eller!dennes!representant!
Leder!for!opplæring!eller!dennes!representant!
Nøkkelpersoner!i!administrasjonen,!for!eksempel!ved!rådmannens!kontor!
!
Avklar!hvem!som!skal!involveres!i!prosjektet,!på!hvilket!nivå!og!hvor!mye.!!
Prosjekteier (f.eks:!rådmann)!
Styringsgruppe (ledelse!opplæring,!
IT!og!skoler)!
Prosjektleder (intern!eller!
ekstern)!
Prosjekgruppe (IT,!opplæring,!
skoler)!
(Referansegruppe)!
!!
Prosjektet!bør!ha!en!prosjektleder!og!en!prosjektgruppe.!Prosjektgruppa!kan!ha!representanter!fra!IT; avdelingen,!opplæringsavdelingen!og!skolene,!f.!eks.!personer!som!er!involvert!i!administrasjon!av!data!
om!elever!og!lærere.!Det!er!viktig!å!ha!med!representanter!fra!skolene!som!ofte!er!de!som!får!endrete!
arbeidsoppgaver.!!!
Prosjektleder!bør!rapportere!jevnlig!til!en!styringsgruppe!som!f.eks.!kan!bestå!av!IT;leder,!leder!for!
opplæring!og!skoleledere.!Styringsgruppa!godkjenner!prosjektplan,!styringsdokumenter!og!endringer!i!
forhold!til!framdriftsplan.!!
Prosjektets!eier!bør!være!så!høyt!oppe!i!organisasjonen!som!mulig,!f.eks.!rådmann.!!
Dersom!det!er!mulig,!kan!det!være!en!god!idé!å!ha!en!referansegruppe!for!prosjektet.!Referansegruppa!
kan!komme!med!innspill!og!ideer!til!det!videre!arbeidet.!Referansegruppa!kan!f.!eks.!bestå!av!
ressurspersoner!fra!andre!organisasjoner!som!har!gjennomført!lignende!prosjekter!tidligere.!!
Anslå!arbeidsomfanget!for!den!enkelte!prosjektdeltaker,!og!sørg!for!at!dette!er!avtalt!med!den!enkelte!og!
hans/hennes!overordnede.!!
Side!5!
!
MØTER,!RAPPORTERING,!KOMMUNIKASJON!
BESTEM!MØTEFREKVENS!OG!MØTEFORM!!
!
Eks.:!
Prosjektet*skal*ha*regelmessige*prosjektmøter*minimum*hver*4.*uke.*Prosjektleder*tar*møtereferat* som*distribueres*til*prosjektgruppa*og*styringsgruppa.*Møteform*vil*kunne*variere*fra*telefonmøter,* videomøter*til*fysiske*møter.*
BESTEM!RAPPORTERING!FRA!PROSJEKTET!
Når!og!hvordan!skal!prosjektdeltakerne!rapportere!status!til!prosjektleder?!Eks.:!
forsinkelser/hindringer
.!!
Det*skal*rapporteres*i* minimum*en*uke*før*en*milepæl*skal*være*nådd*eller*dersom*det*oppstår*uforutsette*
Når!og!hvordan!skal!prosjektleder!rapportere!fremdrift!i!prosjektet!til!styringsgruppa?!Eks.:!
Det*skal* rapporteres*skriftlig*den*1.*i*hver*måned.*
!
Eksempel!på!mal!for!statusrapportering!finnes!som!vedlegg!2!til!dette!dokumentet.!!
BESTEM!HVORDAN!PROSJEKTET!SKAL!KOMMUNISERES!
Hvordan!skal!informasjon!fra/om!prosjektet!gå!ut!til!ansatte,!lærere!og!elever?!
Det!kan!for!eksempel!være!nyttig!å!bestemme!at!all!”offisiell”!informasjon!om!prosjektet!kanaliseres!
gjennom!eller!koordineres!med!prosjektleder.!Beslutninger!som!tas,!bør!dokumenteres!og!formidles!til!
prosjektdeltakerne,!referansegruppa!og!leder!av!styringsgruppa.!
Skal!prosjektet!ha!en!egen!nettside!eller!intranettside?!!Skal!prosjektet!ha!en!egen!e;postadresse!der!man!
kan!henvende!seg!dersom!man!har!spørsmål!eller!innspill!til!arbeidet?!
Et!prosjekt!av!denne!størrelsesorden!bør!ha!en!egen!informasjonsplan.!!
!
Eksempel!på!en!enkel!informasjonsplan!finnes!som!vedlegg!1!til!dette!dokumentet.!!
MILEPÆLER!OG!HOVEDAKTIVITETER!
Nedenfor!er!en!mulig!oppdeling!av!milepæler!og!aktiviteter!i!en!skoleeiers!organisasjon.!Denne!vil!
selvsagt!variere!fra!skoleeier!til!skoleeier,!avhengig!av!ambisjonsnivå!og!hva!slags!utgangspunkt!man!har.!!
Side!6!
Denne!planen!er!basert!på!en!skoleeier!som!har!avgrenset!prosjektet!til!kun!å!omfatte!
identitetsforvaltning!for!skolene,!og!ikke!tatt!med!resten!av!organisasjonen.!!
Nr.! Aktivitet!
!
1.!
Milepæl:!Ferdig!etablert!prosjektorganisering!og!formelle!forberedende!aktiviteter.!
(Utarbeide!og!få!godkjent!dette!dokumentet)!
1.1!
1.2!
1.3!
1.4!
1.5!
1.6!
1.7!
1.8!
1.9!
1.10
1.11
1.12!
1.13!
Definere!målene!for!prosjektet!
Etablere!prosjektorganisasjon!
Dokumentere!retningslinjer!for!kvalitetssikring!av!resultat!(godkjennelsesprosedyre)!
Dokumentere!prosjektrutiner!(samarbeidsform,!møtefrekvens,!etc.)!
Metode!og!prosess!for!informasjon!(internt!og!eksternt)!
Metode/system!for!å!fange!opp!ønsker,!ideer,!behov!og!aktiviteter!fra!andre!grupper!
og!prosjekter!
Metode/system!for!å!gi!tilbakemelding!på!ønsker,!ideer,!behov,!aktiviteter!til!andre.!
Definere!omfang!og!avgrensninger!
Ressursforbruk!
Plan!for!frigjøring!av!ressurser!til!prosjektarbeid!
Prosjektbudsjett!bestemmes!
Dokumentere!prosjektplan!
Godkjenning!av!prosjektplan!
!
Ferdig!dato!
=!START!
2.!
Milepæl:!Informasjonsplan!er!utarbeidet!!
1!måned!ES!!
(etter!start)!
!
2.1!
Lage!informasjonsplan!(
Se*Eksempel*på*informasjonsplan,*vedlegg*1*)*
!
!
3.!
Milepæl:!Kartlegging!for!håndtering!av!personinformasjon!i!organisasjonen!gjennomført!!
3.1!
3.2!
Lage!mal!for!kartlegging!
(se*Systemkartlegging:*feide.iktsenteret.no/publications)*
Kartlegge!hvilke!interne!systemer!som!benyttes!
!
!
2!måneder!ES!
Side!7!
3.3!
3.4!
3.5!
Kartlegge!hvilke!eksterne!systemer!som!benyttes!
Kartlegge!hvilke!ikke;elektroniske!systemer!som!benyttes!
Kartlegge!rutiner!for!behandling!av!personinformasjon!
4.!
Milepæl:!Ferdig!avklart!hvilke!applikasjoner/tjenester!som!skal!inngå!i!
identetitsforvaltningsløsningen!
!
4.1!
4.2!
Interne!systemer!
Eksterne!systemer!
5.!
Milepæl:!Plan!er!utarbeidet!for!”single!sign]on”!(SSO)!
!
5.1!
5.2!
Plan!for!SSO!for!interne!systemer!
Plan!for!SSO!for!eksterne!systemer
!
!
6.!
Milepæl:!Krav!til!behandling!av!persondata!er!oppfylt!!
6.1!
6.2!
6.3!
6.4!
6.5!
6.6!
6.7!
6.8!
6.9!
Revidere!skriftlige!retningslinjer!for!identitetsforvaltning!
Melding!og!konsesjon!til!Datatilsynet!
Bestemme!hvilke!persondata!som!skal!være!tilgjengelig!
Bestemme!kildesystem!for!dataene!(autoritative!datakilder)!
Bestemme!persondataflyt!mellom!systemene!
Definere!ansvar!og!roller!for!vedlikehold!av!data!(hvem!gjør!hva?)!
Utarbeide!rutiner!for!å!sikre!god!datakvalitet!i!kildesystemer!
Innføring!av!rutiner!for!vedlikehold!av!data!i!kildesystemer!
Opprydding!i!alle!kildesystemer!
!
7.!
Milepæl:!IKT]reglement!er!revidert!og!innført!!
7.1!
7.2!
Bestemme!hvem!som!har!ansvaret!for!IKT;reglementet!
Revidere!IKT;reglement!
Side!8!
!
!
!
2,5!måneder!ES!
3!måneder!ES!
4!måneder!ES!
!
5!måneder!ES!
7.3!
7.4!
Revidere!rutiner!for!håndheving!av!IKT;reglement!
Informere!brukerne!om!gjeldende!IKT;reglement!
8.!
Milepæl:!Teknisk!løsning!er!implementert!og!satt!i!produksjon!!
!
8.1!
8.2!
8.3!
8.4!
8.5!
Installasjon!av!maskinvare!(servere)!
Installasjon!av!programvare!
Uttesting!av!løsningen!
Utarbeide!og!innføre!driftsrutiner!for!løsningen!
Gjennomføre!opplæring!i!løsningen!
9.!
Milepæl:!Skoleeier!blir!medlem!i!Feide!!
!
9.1!
9.2!
9.3!
9.4!
Utarbeide!søknad!om!å!bli!vertsorganisasjon!!
Sende!inn!søknad!
Underskrive!kontrakt!!
Tilkobling!til!innloggingstjenesten!i!Feide!
Se*Krav*til*vertsorganisasjon*i*Feide:**feide.iktsenteret.no/publications
!
!
!
10.! Milepæl:!Prosjektet!er!evaluert!og!sluttrapport!er!laget.!
!
!
7!måneder!ES!
!
9!måneder!ES!
10!måneder!ES!
Side!9!
!
!
AKTIVITETSPLAN!
Fase!
Oppgave!
Fase!1! Forberedelser!og!analyser!
Fase!2! Prosesser,!rutiner!og!planverk!
Fase!3! Implementering!
Milepæler!
1,!2!og!3!
4,!5,!6!og!7!
8!og!9!
Estimert!tid!
8!uker!
12!uker!
16!uker!
Start!–!Slutt!
1.1!–!1.3!
1.3!–!1.6!
1.4!–!1.8!
Fase!4! Ettarbeid!
10!
8!uker!
!
!
PROSJEKTBUDSJETT!
!
Alle!prosjekter!må!selvsagt!ha!et!budsjett,!og!kostnader!kan!f.eks.!omfatte:!!
• Skal!prosjektleder!leies!inn!eksternt?!
• Må!noen!av!prosjektdeltakerne!kjøpes!fri!(for!eksempel!fra!skolene)?!
• Krever!den!valgte!tekniske!løsningen!innkjøp!av!ny!maskinvare!eller!programvare?!
• Reisekostnader!for!prosjektdeltakerne?!
• Hvor!skal!prosjektets!midler!komme!fra?!
!
1.8!–!1.11!
Side!10!
!
VEDLEGG!1:!EKSEMPEL!PÅ!INFORMASJONSPLAN!!
TILTAK!
Opprette!intranettsider!for!
prosjektet!
MÅLGRUPPE!
Alle!ansatte!
NÅR!
3!måneder!
ES!
!
STATUS! MERKNADER!
!
!
Opprette!internettsider!for!
prosjektet!
Elever,!foresatte!og!
ansatte!
Kommuner!
5!måneder!
ES!
!
Informasjon!om!hva!
Feide/identetetsforvaltning!er!
Ansatte!
Detaljert!informasjon!om!
prosjektet:!
Hva!er!konsekvensene!for!
brukerne?!
Hvilke!registre,!applikasjoner!og!
tjenester!blir!berørt!av!
prosjektet?!
Ansatte!og!elever!
4!måneder!
ES!
6!måneder!
ES!
!
!
!
!
Informasjon!om!nye!rutiner!for!
registrering!av!persondata!
Registreringsansvarlige!
for!det!
skoleadministrative!
systemet!
4;6!måneder!
ES!
!
Informasjon!om!nytt!IKT; reglement!
Elever!og!ansatte!
Før!
skolestart!
!
!
!
Informasjon!om!innføring!av!
Feide/ny!ID!
Ansatte!og!elever!
!
Før!
skolestart!
!
Gjennomfør!gjerne!
en!”høring”!i!forkant!
for!å!skape!
forankring!
!
Gjennomfør!gjerne!
en!”høring”!i!forkant!
for!å!skape!
forankring!
Side!11!
VEDLEGG!2!–!EKSEMPEL!PÅ!STATUSRAPPORT!!
Eksempel!på!rapportmal!for!rapportering!fra!prosjektleder!til!styringsgruppea.!
MILEPÆLER!OG!AKTIVITETER!
Fullførte!milepæler!
MILEPÆL!
Milepæl!1:!Ferdig!etablert!prosjektorganisering!og!formelle!forberedende!aktiviteter!
Milepæl!2:!Informasjonsplan!er!utarbeidet!
Milepæl!3:!Kartlegging!er!gjennomført!for!håndtering!av!personinformasjon!
!
!
!
FERDIG!DATO!
Milepæl!4:!Ferdig!avklart!hvilke!applikasjoner/tjenester!som!skal!inngå!i!FEIDE!
Pågående!aktiviteter!
MILEPÆL!
Milepæl!6:!Krav!til!behandling!av!persondata!er!oppfylt!
STATUS!
Påbegynt!
MØTER!]!
Møter!i!prosjektgruppa!siden!forrige!statusrapport:! !
!
!
FORVENTET!FERDIG!DATO!
!
DATO!
TEMA!
Ev.!!peke!til!møtereferater!
PROSJEKTLEDERS!(PL)!KOMMENTARER!
Om!framdriften!
Er!prosjektet!i!rute!i!forhold!til!framdriftsplanen!i!prosjektplanen?!Beskriv!eventuelle!avvik.!!!
Generelt!om!prosjektet!
!
Informasjon!fra!prosjektleder!til!styringsgruppa.!Identifiserte!risikoer.!Ting!som!er!enklere!eller!
vanskeligere!enn!forventet!etc.!!
Side!12!
!
Side!13!