Transcript Release_notes_DocuLive_mars_2012

DocuLive
Release notes
Mars 2012
Opprettet av
NO-1364 Fornebu, Norway
Telefon: + 47 23 89 90 00
Telefax: + 47 23 89 90 01
Support
Telefon: +47 23 89 99 00
E-post: [email protected]
http://www.software-innovation.no
Historie
Rev.
Dato
Endret av
Kommentar
01
02
03
04
05
060510
120510
070611
180611
260212
TS
TS
TS
TS
TS
Opprettet
Oppdatert
Oppdatert
Oppdatert
Oppdater ny DocuLive versjon
ii  Innhold
Release Notes DocuLive
Innhold
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Utgivelse mars 2012
1.1.
Informasjon .............................................................. 1
1.2.
Moduler utgitt............................................................ 1
DocuLive NOARK Plus
2
2.1.
Visning av brukerhistorikk ........................................... 2
2.2.
Utvidet tilgang ........................................................... 2
2.3.
Arbeidslister .............................................................. 2
2.4.
Importer e-post fra MS Outlook ................................... 2
2.5.
Rapporter til Excel ..................................................... 3
2.6.
Hent el. dokumenter i saken ....................................... 3
2.7.
Innsynsbegjæringer ................................................... 4
DocuLive NOARK Sak
5
3.1.
Dokumenthistorikk ..................................................... 5
3.2.
Dokumentlogg ........................................................... 5
3.3.
Visning av brukerhistorikk ........................................... 5
3.4.
Utvidet tilgang ........................................................... 5
3.5.
Endring av navn på funksjon ....................................... 6
3.6.
Markering av arkiverte e-postmeldinger i DocuLive i MS
Outlook. ................................................................... 6
DocuLive Administrator
7
4.1.
Derfiner Administratorbrukere ..................................... 7
4.2.
Sette opp Excel rapporter ........................................... 7
Tilleggsprogrammer
8
5.1.
DocuLive Innsyn ........................................................ 8
5.2.
DocuLive Stedfortreder ............................................... 8
Brukerinnstillinger
9
6.1.
I DocuLive NOARK Plus ............................................... 9
6.2.
I DocuLive NOARK Sak WWW/DocuLive NOARK Plus ..... 10
Utgivelse mai 2011
7.1.
Utgivelseser DocuLive
1
11
Informasjon ............................................................. 11
Innhold  iii
7.2.
8.
9.
10.
Moduler utgitt........................................................... 11
DocuLive NOARK Plus
12
8.1.
Nytt program for import av e-post fra MS Outlook ........ 12
8.2.
Skjermbilder for å definere standard filbeskrivelser ....... 12
8.3.
Nytt register for standardverdier for import .................. 12
8.4.
Nye brukerinnstillinger .............................................. 12
8.5.
Annet ...................................................................... 13
DocuLive NOARK Sak WWW
14
9.1.
Endring av ledetekst i Endre mottaker for dokument ..... 14
9.2.
Endring av tekst i historikken ..................................... 14
9.3.
Avreservering fra dokumentdetaljene .......................... 14
9.4.
QBESave ................................................................. 14
9.5.
DLSaveFile ............................................................... 14
9.6.
Søk etter saksbehandler ............................................ 14
Øvrige moduler
15
10.1. OEP......................................................................... 15
10.2. DocuLive Møtesekretær WWW .................................... 15
10.3. Microsoft Office......................................................... 15
11.
Utgivelse juni 2010
1
11.1. Informasjon .............................................................. 1
11.2. Moduler utgitt............................................................ 1
12.
DocuLive NOARK Plus
2
12.1. Masseinnlevering av dokumenter ................................. 2
12.2. Kalender ................................................................... 2
12.3. Gruppe ..................................................................... 2
12.4. Nytt innhold i Avs/Mot fanen ....................................... 2
12.5. Funksjon for å merke en adressat som personnavn ........ 3
12.5.1. Brukerinnstillingen Tag persons.......................................... 3
12.6. Opsjon for å skrive ut etiketter .................................... 3
12.6.1. Brukerinnstilling Label printer ............................................ 3
12.7. Importere flere filer i en operasjon ............................... 4
12.8. Nye felt i adresseregistret ........................................... 5
12.9. Rediger standard el. dokument beskrivelser .................. 6
13.
DocuLive NOARK Sak WWW
7
13.1. Innføre at dokumentproduksjon ikke kan utelates ved
opprettelse av dokumentkort....................................... 7
iv  Innhold
Release Notes DocuLive
13.1.1. Enable template selection .................................................. 7
13.2. Viktig melding til bruker ved arkivering av e-post .......... 7
13.3. Tilknytte flere filer...................................................... 7
13.3.1. Brukerinnstillinger til bruk i funksjon for å tilknytte flere filer . 9
13.4. OEP og merking av personnavn ................................... 9
13.5. Vise offentlig informasjon ........................................... 9
13.5.1. Brukerinnstilling Show Public information ........................... 10
13.6. Innhold i liste over dokumenter som kan avskrives ved
Send til arkiv ............................................................ 10
Utgivelseser DocuLive
Innhold  v
1. Utgivelse mars 2012
1.1.
Informasjon
I de påfølgende kapitlene beskrives endringer som er innført i DocuLive applikasjonene
ved utgivelse i mars 2012. Dokumentet gjelder for alle DocuLive moduler og inneholder
også informasjon for tidligere utgivelser.
Til denne utgivelsen er det levert tre informasjonsdokumenter.
1.2.

Dette dokumentet med beskrivelse av funksjonelle hovedendringer i DocuLive
programmene.

Build log som inneholder en kort beskrivelse over alle korreksjoner og endringer
som er innført knyttet til saksnummer i LiveTime.

Teknisk dokument som inneholder oversikt over miljøene som disse versjonene
av DocuLive støtter.
Moduler utgitt
I denne oppdateringen er versjonsnummer for DocuLive programmene som følger:
Programmodul
DocuLive Engine
DocuLive NOARK Plus
DocuLive Batchimport
DocuLive Barcode generator
DocuLive Stedfortreder
DocuLive Innsyn
DocuLive OEP
DocuLive Scan
DocuLive NOARK Sak WWW
DocuLive Møtesekretær WWW
Release Notes DocuLive
Versjonsnummer
2.0 B
7.0 B
2.0 A (ingen endringer)
2.0 A (Ingen endringer)
1.0
1.0
1.7
2.0 B
3.0 B
3.0 B
Utgivelse mars 2012
 1
2. DocuLive NOARK Plus
2.1.
Visning av brukerhistorikk
Det er lagt til i loggen at BrukerID i DL vises i tillegg til Windowsbruker i parentes. Dette
er gjennomført generelt i all historikk. Dette medfører at bruker vil se om endringen som
vises i historikken er gjort av bruker med BrukerID eller stedfortreder. Hvis
Windowsnavnet ikke vises, er loggoppføringen foretatt før denne endringen ble
implementert.
2.2.
Utvidet tilgang
Velge utvidet tilgang for en hel organisasjonsenhet i en operasjon
Denne endringen gjelder i tilleggsprogram for utvidet tilgang. Det er foretatt en forbedring
som medfører en forenkling av arbeidet med å gi utvidet tilgang til en hel
organisasjonsenhet, ikke bare en enkelt person.
Løsningen er implementert litt annerledes i DocuLive NOARK Plus enn i DocuLive NOARK
Sak WWW.. Her kan man legge inn utvidet tilgang på alle personer innenfor enheten. Når
avdeling og kontor er valgt, vil Lagre ny-knappen aktiveres selv om man ikke har valgt
noen person.
Når bruker klikker på knappen, vil det gis utvidet tilgang til alle personene innenfor
kontoret, og de vil vises i tabellen. (Personer som allerede er lagret med utvidet tilgang vil
ikke legges inn på nytt.)
Merk: Det er en forutsetning at man har tilgang til modulen for utvidet tilgang for at
denne funksjonen skal kunne benyttes.
2.3.
Arbeidslister
Det er implementert en helt ny funksjon som vil gjøre arkivbehandlingen enklere. Bildet
Arbeidslister har mange anvendelsesområder. Her kan man finne lister over hvilke
journalposter som ligger i arbeidslisten over ubesvarte dokumenter for en avdeling eller
enkelt saksbehandler. Man vil finne oversikt over ufordelte journalposter eller saker uten
saksbehandler m.v.
Fra bildet vil man også kunne hente ut oversikt som viser de siste 100 sakene som
pålogget bruker har befattet seg med. Med unntak av denne listen kan alle lister filtreres
fra en gitt dato og på avdeling, kontor og bruker.
Innhold i bildet endres noe i forhold hvilken liste som hentes inn. Velger man for eksempel
å se listen “Journalposter sendt til godkjenning”, vil knapp for å kansellere godkjenning
være tilgjengelig. Likeledes knapp for å journalføre journalposter med status Ferdig fra
saksbehandler fra arbeidslisten “U-dokumenter til journalføring”. I bildet er det er
dessuten mulig å legge inn nye kommentarer eller se de som er lagt inn tidligere.
Alle saker eller journalposter som merkes i arbeidslisten kan hentes inn i feltene i
hovedbildet. Listene kan skrives ut direkte eller listes opp i html format.
2.4.
Importer e-post fra MS Outlook
I versjon 7.0 A for DocuLive NOARK Plus ble det introdusert et nytt bilde til bruk for
håndtering av e-postimport. I denne versjonen er det foretatt forbedringer i dette bildet.
Objekter og lister er organisert på en mer intuitiv måte enn i den forrige versjonen. I
2  DocuLive NOARK Plus
Release Notes DocuLive Mars 2012
denne versjonen er det også mulig å skjule kommandovalg for å åpne den enklere
modulen som også kan benyttes for e-postimport.
Dersom tilleggsmodul for håndtering av innsynsbegjæringer er benyttet i organisasjonen,
vil bruker finne en egen knapp for håndtering av dette.
2.5.
Rapporter til Excel
Det introduseres nå en mulighet for å lage rapporter som hentes opp i MS Excel. I
standard følger det noen faste rapporter med. Fra DocuLive Administrator er det mulig å
sette opp flere rapporter ved behov.
Rapportene som kjøres blir lagt som fil i et fast katalogområde bruker definer. For noen av
rapportene er det nødvendig å sette opp kriterier for hva rapporten skal inneholde.
Dersom bruker velger en rapport som har vært kjørt tidligere, vil man kunne hente opp
denne direkte fra bildet for eksempel for å sammenlikne resultater.
I standard følger disse rapportene med:
2.6.

Aktive brukere fordelt på rolle. Lister ut alle brukere med fullt navn, BrukerID,
innloggingsnavn, plassering i organisasjonen og rolle.

Avdelingens aktive saker. Lister opp saksnummer og sakstittel samt
saksansvarliges BrukerID for valgt avdeling.

Komplett leselogg siste døgn. Henter opplysninger om de siste el.
dokumentene som er lest av alle brukere i organisasjonen. Viser saks- og
journalpostopplysninger samt hvilket el. dokument som er lest og av hvilken
bruker.

Siste 100 filaksesser. Henter opp opplysninger om de siste 100 leste filer.
Benytter samme resultatsett som leseloggen.

Vis les av filer i sak. Viser hvilke el. dokumenter som er lest i sak bruker angir
som parameter.

Vis leselogg for bruker. Viser hvilke el. dokumenter som bruker angir som
parameter.
Hent el. dokumenter i saken
Tidligere kunne det være tidkrevende å kopiere alle el. dokumenter i journalpostene i en
sak til et eget område enn si å vise en samlet oversikt i en liste eller utskrift. Nå
introduseres et eget bilde hvor bruker kan styre dette på en enkel måte.
Ved åpning av bildet vises alle el. dokumenter sortert under hver journalpost.
Journalpostene må ha status Journalført eller Ferdig fra saksbehandler og er tydelig
markert slik at det er enkelt å lese listen. Dersom det finnes journalposter eller el.
dokumenter i saken som bruker ikke har tilgang til, blir det gjort oppmerksom på dette.
I bildet kan det definere et område for hvor listen presentert i html format skal plasseres.
I tillegg finner man en knapp for å vise et merket el. dokument i opprinnelsesprogram. I
tillegg setter bruker selv opp det katalogområdet som skal benyttes for el- dokumentene
som skal kopieres.
Fra bildet er det mulig å endre egenskapene for et el.dokument. Beskrivelsen kan endres
ved inntasting eller velge fra forhåndsdefinerte beskrivelser.
Bruker vil dessuten finne knapper for å merke alle hoveddokumenter og alle el.
dokumenter som har filer i PDF format. De ulike valgmulighetene kan bidra til å gjøre det
enklere til for eksempel å identifisere hoveddokumenter som ikke har arkivformat eller
bare inkludere hoveddokumenter i saken for kopiering ved å velge knappen Kopier
merkede filer til katalog.
Fra bildet finnes også knapper for å vise el. dokumenter i sitt hovedprogram eller i PixEdit.
Release Notes DocuLive
DocuLive NOARK Plus
 3
2.7.
Innsynsbegjæringer
Det er nå implementert mulighet for å håndtere innsynsbegjæringer som tilleggsmodul i
DocuLive. I DocuLive NOARK Plus er det laget et eget bilde hvor man kan registrere
innsynsbegjæring manuelt. I tillegg er det laget en ny fane som gir en enkel oversikt over
innsynsbegjæringer som er sendt til organisasjonen.
4  DocuLive NOARK Plus
Release Notes DocuLive Mars 2012
3. DocuLive NOARK Sak
3.1.
Dokumenthistorikk
Det har lenge vært et ønske om å legge inn en leselogg som er tilgjengelig for bruker.
Dette er nå implementert slik at det kan hentes opp en liste som inneholder de
dokumentene som er lest sist.
Listen kan benyttes som en hurtigreferanse i stedet for å søke på vanlig måte. Den
inneholder saks- og dokumentinformasjon, dato og klokkeslett for tidspunkt bruker leste
dokumentet samt beskrivelser for dokument og elektronisk dokument.
3.2.
Dokumentlogg
Det er nå laget en rapport som kan benyttes for å søke fram elektroniske dokumenter i
saker og dokumenter som en bruker selv har lest, skrevet ut (direkte fra DocuLive) eller
kopiert (for eksempel for å legge inn i en e-postmelding). Man kan søke fram bestemt
informasjon og sortere etter gitte parametere.
3.3.

Merk at det må være konfigurert at bruker skal ha tilgang til dette rapportvalget.

Logging skjer i utgangspunktet for journalførte dokumenter. Programmet kan
konfigureres slik at hendelser for dokumenter under arbeid, hvor bruker
selv ikke er saksbehandler (eier av dokumentet), blir logget.

I tillegg kan det konfigureres at felt for å velge dokumentlogg for en gitt
bruker kan velges i bestillingsbildet. Eksempelvis kan man søke etter alle
som har vært inne på en gitt sak og dokumentnummer generelt eller
innenfor et gitt tidsrom. Loggen kan sorteres for eksempel etter dato,
hendelse, beskrivelse eller bruker.
Visning av brukerhistorikk
Det er lagt til en endring ved logging som medfører at BrukerID i DocuLive vises i tillegg
til Windowsbruker i parentes. Dette er gjennomført generelt i all historikk. For de
organisasjonene som benytter tilleggsprogrammet DocuLive Stedfortreder, betyr dette at
loggen vil vise om en hendelse er foretatt av bruker med BrukerID eller av stedfortreder.
Hvis innloggingsnavnet i MS Windows ikke vises, er loggoppføringen foretatt i tidligere
versjoner.
3.4.
Utvidet tilgang
Velge utvidet tilgang for en hel organisasjonsenhet i en operasjon
Denne endringen gjelder i tilleggsprogram for utvidet tilgang. Det er foretatt en forbedring
som medfører en forenkling av arbeidet med å gi utvidet tilgang til en hel organisasjonsenhet,
ikke bare en enkelt person.
Dette bildet er endret slik at dersom man velger en avdeling/kontor, blir alle personene listet
opp. Deretter kan de personene fra avdeling/kontor man ønsker å ta med merkes. Når bruker
velger Legg til, vil alle de merkede personene overføres til feltet “Tilgang”.
Merk: Det er en forutsetning at man har tilgang til modulen for utvidet tilgang for at denne
funksjonen skal kunne benyttes.
Release Notes DocuLive
DocuLive NOARK Sak
 5
3.5.
Endring av navn på funksjon
“Til andre via DocuLive” har byttet navn til “Kopi til andre via DocuLive”.
3.6.
Markering av arkiverte e-postmeldinger i DocuLive i
MS Outlook.
Etter at en e-postmelding er arkivert i DocuLive, finnes det nå en mulighet for å vise at
meldingen er arkivert. Markeringen i listen i MS Outlook vil bli beholdt dersom epostmeldingen ikke flyttes til en annen mappe eller markeringen oppheves ved å
høyreklikke på linjen og velge kommandoen Fjern arkivert i DL. Funksjonen gjelder bare
for MS Office 2007 og MS Office 2010. Markøren ligger i en egen kolonne som bruker må
inkludere i meldingslisten ved å velge kommandoen i MS Outlook, “Vis innstillinger” og
legge feltet Arkivert inn i listen.
6  DocuLive NOARK Sak
Release Notes DocuLive Mars 2012
4. DocuLive Administrator
4.1.
Derfiner Administratorbrukere
Det er nå mulighet for å definere hvilke brukere som skal ha tilgang til DocuLive
Administrator. Dette bildet er bare tilgjengelig for Administrator. Forutsetning for å være
administratorbruker er at personene har rolle som Arkivar. Brukeres som gis tilgang,
logger seg inn med sitt vanlige brukernavn og passord. Der hvor endringsinformasjon blir
registrert, vil det vises hvilken bruker som har utført endringen.
4.2.
Sette opp Excel rapporter
I dette bildet kan man sette opp rapporter som åpnes i MS Excel. For å sette opp slike
rapporter er det nødvendig å kunne definere SQL spørringer samt kjenne DocuLive
databasen. I standard er det laget noen rapporter. Det kan settes opp flere ved behov.
Kontakt eventuelt Software-Innovation for bestilling av tilleggsrapporter.
Release Notes DocuLive
DocuLive Administrator
 7
5. Tilleggsprogrammer
5.1.
DocuLive Innsyn
Dette er en tilleggsmodul til DocuLive NOARK Plus og DocuLive WWW Sak som
benyttes for å motta innsynsbegjæringer og behandle dem. I løsningen for
DocuLive finnes det to forskjellige måter å registrere innsynsbegjæring på, enten
ved manuell registrering eller ved import av e-post fra OEP systemet. (Offentlig
Elektronisk Postjournal).
I forhold til Offentlig journal på Internett kan det knyttes en bestillingsfunksjon
opp mot denne slik at publikum kan begjære innsyn direkte. En slik
bestillingsfunksjon gjør dette enklere for publikum samt sikrer en mer effektiv
registrering. Bruker sender e-posten, og innsynsbegjæringen registreres i arkivet
og behandles videre i DocuLive. Registreringen gjøres ved å søke opp
saksnr./doknr. i skjermbildet for registrering av innsynsbegjæringer basert på at
dette er oppgitt i e-posten.
Ved innsynsbegjæring fra OEP sendes det en e-post til postmottaket med en fast
meldingstekst. I tillegg legges det en xml-fil som vedlegg til e-posten. Det er denne xmlfilen som blir tolket av DocuLive innsynsmodul. Ved lagring av innsyn fra Outlook, blir
innholdet i xml-filen tolket og overført til eget bilde for å registrere innsynsbegjæringer.
I modulen er det lagt til mulighet for leder / sekretær å søke fram rapport for å vise alle
aktive innsynsbegjæringer.
5.2.
DocuLive Stedfortreder
Denne tilleggsmodulen inneholder funksjonalitet for å definere og benytte stedfortredere
for brukere i DocuLive NOARK Sak WWW.
For å benytte denne modulen forutsettes det at DocuLive er konfigurert slik at brukere
logger seg automatisk inn i DocuLive WWW Sak via sin Windows bruker. Når en person
som er stedfortreder for en annen logger seg inn, vises en ny liste i øverste linje.
Her vil det være mulig å velge om man vil jobbe som seg selv eller som en
person man er stedfortreder for.
I alle loggoversikter er det nå vist hvilken bruker i Windows som har utført en hendelse
slik at man i ettertid kan se om den er utført av bruker eller stedfortreder for bruker.
8  Tilleggsprogrammer
Release Notes DocuLive Mars 2012
6. Brukerinnstillinger
I denne versjonen er det innført følgende brukerinnstillinger. Brukerinnstillinger som er
tilgjengelige for tilleggsprogrammene DocuLive Innsyn og DocuLive Stedfortreder er ikke
tatt med i denne oversikten.
6.1.
I DocuLive NOARK Plus
Extended file access logging- DocuLive Case
Denne innstillingen brukes for å slå på / av utvidet logging av filtilgang i DocuLive NOARK
Plus. Brukes i forbindelse med feilkildesporing og for kontroll av logging av les, skriv og
utskrift av filer. Når utvidet logging er slått på, logges hendelsen der DocuLive NOARK
Plus aksesserer filen i fillageret, fysisk fil, versjon og variant som er lest, oppdatert eller
slettet med egne koder.
Standardverdi er 0. Verdi 1 slår på funksjonen
Enable Menu Worklist- DocuLive Case
Slår på eller av menyvalg for å hente opp funksjon for å vise Arbeidslister under menyen
Funksjoner i DocuLive NOARK Plus.
Verdi 0 er standard. Verdi 1 viser menyvalget.
Dococument responsible not set for new document card DocuLive Case
Benyttes dersom det er ønskelig å kopiere sakens ansvarlige Seksjon og Kontor til ny
journalpost, men ikke Person i DocuLive NOARK Plus. Kan være nyttig ved krav til at nye
inngående dokumenter alltid skal fordeles.
Standardverdi = 0. Verdi 1 innfører egenskapen.
Menu Show changes – Preferences
Slår av eller på menyvalget "Vis endringer" under Sak og Journalpost i DocuLive NOARK
Plus. Dersom du har gjort utilsiktede endringer uten å lagre i Sak eller Journalpost og
deretter velger Ny journalpost eller Ny sak, vil du på spørsmål om du vil lagre og kan
svare Ja, Nei eller Avbryt. Hvis du er usikker og velger Avbryt og deretter “Vis endringer”,
hentes en informasjonsboks som viser hvilken endring du har gjorde.
Standardverdi = 0 Verdi 1 viser menyvalget.
Mail systems – Enable menu Incoming mail
Slår av og på menyvalget for å starte det enkle bildet for import av e-post. I versjon 7.0 a
ble det egenskaper i forbindelse med import av e-post utvidet og et nytt bilde ble
introdusert. Dersom bare det nye systemet for e-postimport skal benyttes, kan du fjerne
menyvalget med verdi 0.
Standardverdi = 1 viser menyvalg. Verdi 0 fjerner menyvalget
Release Notes DocuLive
Brukerinnstillinger
 9
6.2.
I DocuLive NOARK Sak WWW/DocuLive NOARK Plus
Log documents in progress - DocuLive Case
Brukes for utvidet logging (logging av les/skriv/kopier/redigering av et el.dokument).
Logging utføres ikke for dokumenter som er under arbeid dersom innstillingen er satt lik
0. Hvis 1, så logges dokumenter under arbeid, bortsett fra de dokumenter hvor man selv
er ansvarlig.
Standard verdi er 1.
Select user in log result - DocuLive Case
Brukes for utvidet logging. Når man skal søke i loggen, kan man søke etter forskjellig
søkekriterier, som saks- og dokumentnr. Hvis denne innstillingen er lik 1, så kan man
søke etter en spesiell bruker (velge brukernavn). Hvis innstillingen er 0, så vises ikke
Bruker som en del av søkekriteriene.
Standard verdi er 0.
Show log result - Preferences
Brukes for utvidet logging. Bestemmer hvilke brukere som får lov til å lese denne loggen
(Dokumentlogg). Verdien settes lik 1 for hver bruker som skal lese kunne lese denne
loggen.
10  Brukerinnstillinger
Release Notes DocuLive Mars 2012
7. Utgivelse mai 2011
7.1.
Informasjon
I de påfølgende kapitlene beskrives endringer som er innført i DocuLive applikasjonene
ved utgivelse i mai 2011. Dokumentet gjelder for alle DocuLive moduler og inneholder
også informasjon for tidligere utgivelser.
Til denne utgivelsen er det levert tre informasjonsdokumenter.
7.2.

Dette dokumentet med beskrivelse av funksjonelle hovedendringer i DocuLive
programmene.

Build log som inneholder en kort beskrivelse over alle korreksjoner og endringer
som er innført knyttet til saksnummer i LiveTime.

Teknisk dokument som inneholder oversikt over miljøene som disse versjonene
av DocuLive støtter.
Moduler utgitt
I listen nedenfor finner du de modulene som er inkludert i denne utgivelsen.
Windows applikasjoner
DocuLive Engine
2.0 A
DocuLive NOARK Plus
7.0 A
DocuLive Batchimport
2.0 A
DocuLive Barcode generator
2.0 A
DocuLive OEP
1.6
DocuLive Scan
2.0 A
DocuLive PDF Konvertering
Web applikasjoner
DocuLive NOARK Sak WWW
3.0 A
DocuLive Møtesekretær WWW
3.0 A
Release Notes DocuLive
Utgivelse mai 2011
 11
8. DocuLive NOARK Plus
8.1.
Nytt program for import av e-post fra MS Outlook
Det er innført en helt ny funksjon for å håndtere arkivering av e-post. Den tidligere
modulen for å arkivere e-post er beholdt slik at bruker kan velge hvilken av de to
metodene som skal benyttes.
Den nye metoden gir mulighet for mange arkivarer å arbeide med arkivering fra samme
mappe i MS Outlook på samme tid.
Vedleggene kan enkelt sorteres og gis nytt navn.
E-postmeldinger forhåndsvises og vedlegg hentes inn ved et tastetrykk.
Det gis mulighet for å opprette ny sak og journalpost i en operasjon slik at likelydende
forhold som skal saksbehandles i egen sak kan opprettes med utgangspunkt i mottatt epost. (For eksempel søknader, klagesaker mv.)
Man kan definere standardverdier i nyopprettet sak eller journalpost.
I registreringsbildet i DocuLive NOARK Plus kan du alltid hente inn siste sak hvor du har
arkivert en e-postmelding.
Arkiverte e-postmeldinger kan flyttes automatisk til valgt mappe i MS Outlook.
8.2.
Skjermbilder for å definere standard filbeskrivelser
I forbindelse med arkivering av e-postmeldinger i nytt program for arkivering av epostmeldinger, er det laget mulighet for å lagre egne standardtekster som grunnlag for ny
filbeskrivelse av vedlegg. Fungerer tilsvarende som mulighet for å definere faste
dokumentbeskrivelser i funksjon for filimport som ble innført i versjon 7.0.
8.3.
Nytt register for standardverdier for import
Ofte finnes det integrasjoner hvor det er behov for å importere data fra forskjellige
fagsystemer. I denne forbindelse er det implementert et eget hjelperegister hvor det er
mulig å definere faste verdier til bruk opprettese av sak og/eller journalpost. I standard er
dette registret i bruk i forbindelse med den nye funksjonen for arkivering av epostmeldinger fra MS Outlook.
8.4.
Nye brukerinnstillinger
No loan on documents when case on loan
Denne innstillingen regulerer om det skal være tillatt å låne ut dokumenter i en sak som
allerede er utlånt. Brukes for eksempel i tilfeller hvor det kan være aktuelt å låne ut nye
dokumenter i saken registrert etter at saken ble utlånt.
Verdi = 0 Dokumenter som ikke er utlånt med sak kan lånes ut.
Verdi = 1 Dokumenter kan ikke lånes ut når sak er utlånt.
Enable Doculive Xml Import
Denne innstillingen benyttes for å aktivere menyvalget Doculive Xml Import i menyen
Funksjoner. Funksjonen benyttes kun i forbindelse med tilpasninger.
12  DocuLive NOARK Plus
Release Notes DocuLive Mars 2012
Verdier:
0 = Deaktiver meny, Standardverdi
1 = Aktiver meny
Enable imports from recruiting tool
Innstilling benyttes kun i forbindelse med integrasjon med et rekruteringsverktøy
(WebCruiter) for å aktivere menyvalg ”Import fra rekruteringsverktøy."
Verdier:
0 = Deaktiver meny, Standardverdi
1 = Aktiver meny
List interval
Innstillingen benyttes i bildet Importer e-post fra MS Outlook og avgjør hvor mange
meldinger som skal vises i hvert intervall i navigeringen innenfor mappen ved åpning av
bildet.
Standardverdi = 16
Postmottak inbox
Innstillingen benyttes i bildet Importer e-post fra MS Outlook og avgjør hvilken mappe
som skal benyttes for å hente e-postmeldinger som skal arkiveres ved åpning av bildet.
Bruker kan overstyre verdien innenfor pålogget sesjon.
Start Importer e-post programmet først og bla deg fram til aktuell mappe. Klipp ut
verdien og lim den inn i brukerinnstillingen.
Postmottak arkiv
Innstillingen benyttes i bildet Importer e-post fra MS Outlook og avgjør hvilken mappe
som skal benyttes for å arkivere e-postmeldinger som er arkivert. Til dette brukes
knappen Flytt til mappe. Bruker kan overstyre verdien innenfor pålogget sesjon.
Start Importer e-post programmet først og bla deg fram til aktuell mappe. Klipp ut
verdien og lim den inn i brukerinnstillingen.
Outlook Date Format
Datoformat som MS Outlook er satt opp med. I MS Outlook kan man konfigurere hvordan
datoer skal vises. Standardverdi er DD.MM.YYYY.
8.5.
Annet
Rettet at Mssql brukere kan endre eget passord i pluss.
Release Notes DocuLive
DocuLive NOARK Plus
 13
9. DocuLive NOARK Sak
WWW
9.1.
Endring av ledetekst i Endre mottaker for dokument
Hvis man fra dette bildet ønsker å endre mottaker for et notat, vises ledeteksten
Saksbehandler. Dette kan være forvirrende, og vi har endret ledeteksten til Ny mottaker.
9.2.
Endring av tekst i historikken
Fra bildet Endre mottaker for dokument ble teksten Ansvarlig endret.. lagt i historikken,
dersom mottaker ble endret. Teksten er endret til Mottaker endret...
9.3.
Avreservering fra dokumentdetaljene
Det er nå mulig å oppheve en reservasjon (etter at man har åpnet for redigering) fra
dokumentdetaljene. Det er ikke lenger nødvendig å gå videre til bildet for versjoner og
varianter for å få avreservert.
9.4.
QBESave
Programkomponenten QBESave benyttes for å lagre/hente elektroniske dokumenter i
databasen. I versjon 3.0 ble hele DocuLive Plus lagt over til versjon 11 av
programmeringsverktøyet QBE, bortsett fra QBESave. I 3.0A er også QBESave lagt over til
QBE 11.
9.5.
DLSaveFile
Programkomponenten DLSaveFile benyttes for å lagre/hente elektroniske dokumenter på
FTP lager. Det har vist seg at flere brukere har hatt problemer ved åpning/lagring av store
filer, og vi leverer nå en ny versjon av DLSaveFile som bygger på nyere teknologi og som
er mer stabil for store filer.
9.6.
Søk etter saksbehandler
Gjelder bare for Oracle. I avansert søk fant man ikke alltid det man søkte etter ved å
velge saksbehandler eller avdeling/kontor. Dette kom av at DocuLive gjorde forskjell på
små og store bokstaver. Det er nå rettet opp slik at man for eksempel s saksbehandler
ABC selv om man skriver abc.
14  DocuLive NOARK Sak WWW
Release Notes DocuLive Mars 2012
10. Øvrige moduler
10.1.
OEP
Eksport til OEP for SQL Server feilet dersom man logget inn som vanlig bruker, via QBE
Vision 11. Det fungerte ved innlogging som systemadministrator (bruker SA). Programmet
er nå omskrevet for å unngå bruk av databasecursor.
10.2.
DocuLive Møtesekretær WWW
Innholdsfortegnelse
I sakslisten mistet innholdsfortegnelsen en del informasjon i Word 2007. Blant annet ble
sidenummer ikke høyrestilt. Dette er nå rettet.
10.3.
Microsoft Office
Aktivere lagreikon fra MS Word
I versjon 3.0 var det slik at lagreikonet i Word ble deaktivert (grått) dersom man åpnet i
lesemodus. Dette fungerte ikke alltid. Vi har nå endret (for Word 2007 og 2010) slik at
sparikonet alltid er svart. Ved forsøk på lagring vil dette håndteres på forskjellige måter,
avhengig av verdiene som er satt i ViewFileMessageDL i filen
DocuLiveOfficeConfiguration.XML. Se mer i installasjonsbeskrivelsen.
Spørsmål om lagring i DocuLive når man lukker dokumentet.
Når en bruker har startet redigering av et dokument fra DocuLive Sak og deretter
uforvarende lukker dokumentet (for eksempel med X-knappen), så kommer nå et
spørsmål om dokumentet skal lagres i DocuLive. Hvis man svarer Ja, så oppdateres
dokumentet i DocuLive på nøyaktig samme måte som om man hadde brukt knappen for
Lagre i DocuLive.
Office oppstartmaler
Oppstartmalene for MS Office (Word og Outlook) er nå implementert for Office 2010.
Release Notes DocuLive
Øvrige moduler
 15
11. Utgivelse juni 2010
11.1.
Informasjon
I de påfølgende kapitlene beskrives endringer som er innført i DocuLive applikasjonene
ved utgivelse i juni 2010. Dokumentet gjelder for alle DocuLive moduler.
Til denne utgivelsen er det levert tre informasjonsdokumenter.
11.2.

Dette dokumentet med beskrivelse av funksjonelle hovedendringer i DocuLive
programmene.

Build log som inneholder en kort beskrivelse over alle korreksjoner og endringer
som er innført.

Teknisk dokument som inneholder oversikt over miljøene som disse versjonene
av DocuLive støtter.
Moduler utgitt
I listen nedenfor finner du de modulene som er inkludert i denne utgivelsen.
Windows applikasjoner
DocuLive Engine
2.0
DocuLive NOARK Plus
7.0
DocuLive Batchimport
2.0
DocuLive Barcode generator
2.0
DocuLive OEP
1.3
DocuLive Scan
2.0
DocuLive Styre Råd og Utvalg
4.0
DocuLive PDF Konvertering
Web applikasjoner
DocuLive NOARK Sak WWW
3.0
DocuLive Møtesekretær WWW
3.0
DocuLive Kommunal for Internet
3.0
Release Notes DocuLive juni 2011
Utgivelse juni 2010  1
12. DocuLive NOARK Plus
12.1.
Masseinnlevering av dokumenter
DocuLive NOARK Plus
Det er innført masseregistrering av enkeltdokumenter som har vært på utlån.
Forutsetning for å bruke funksjonen er at utlånet av dokumenter ikke er registrert
gjennom utlån av saken. Etter at bruker har søkt og merket flere utlånte dokumenter i
Resultatlisten, velges verdien SLETT i felt for utlån i skjemat for journalposter.
12.2.
Kalender
DocuLive NOARK Plus / Windows applikasjoner
Datovalg er gjort tydeligere. Valgt dato vises med fet skrift på gul bunn inne i
valgrammen.
12.3.
Gruppe
DocuLive NOARK Plus
Det har ofte vært vanskelig for arkivar å ha oversikt over hvilke brukere som er medlem
av tilgangsgrupper. For å lette registreringsarbeidet er det innført en mulighet for å sjekke
medlemskap direkte i registreringsbildene.
Gjelder grupper som er valgt i registreringsfeltene for sak og journalpost hvor navn på
gruppe er forskjellig fra ALLE. Et dobbeltklikk i feltet vil hente opp et eget bilde som viser
navn på alle medlemmer i gruppen.
12.4.
Nytt innhold i Avs/Mot fanen
DocuLive NOARK Plus
Registrerings- og informasjonsbildet for adressater i journalpost er oppdatert med nytt
innhold. Det er nå mulig å registrere organisasjonsnummer for et firma og fødselsnummer
i skjemaet. I tillegg er det lagt inn felt for å angi forsendelsesmåte, mulighet for å merke
et navn som personnavn (benyttes for OEP, se kap. 12.5.1). Det finnes også en ny knapp
i bildet som gir overgang til nytt bilde for å styre etikettutskrifter.
2  DocuLive NOARK Plus
Release Notes DocuLive Mars 2012
De nye objektene er:
Orgnr.
Benyttes for å registrere et offisielt organisasjonsnummer. Når et organisasjonsnummer registreres, kontrolleres det for riktig sammensetning. (Norsk standard)
Fødselsnummer:
Ved registrering kontrolleres nummeret for korrekt sammensetning. Vises skjult i
feltet. Ved behov for å sjekke nummeret, åpnes adresseregistret med knappen til
høyre for feltet. Adresseregistret inneholder mulighet for å vise nummeret.
E-post:
Adressatens e-postadresse
Forsendelsesmåte: Angir på hvilken måte adressaten skal motta korrespondanse, brevpost eller per
e-post.
12.5.
Etiketter:
Henter bilde for å skrive ut valgte adressater på egen etikettutskriver.
Personnavn:
Benyttes for å merke en adressat som personnavn. (OEP)
Funksjon for å merke en adressat som personnavn
DocuLive NOARK Plus
I organisasjoner hvor det er krav om offentlig journalføring til OEP (Offentlig Elektronisk
Postjournal) kan personnavn identifiseres ved å merke aktuell adressat i listen og krysse
av i sjekkboksen Personnavn. Dette betyr at man ikke trenger å foreta merkingen i selve
OEP uttrekket med mindre det er deler av et navn som skal merkes. Visning av
sjekkboksen styres av en brukerinnstilling.
Tilsvarende mulighet finnes for DocuLive NOARK Sak WWW
12.5.1. Brukerinnstillingen Tag persons
DocuLive NOARK Plus / DocuLive NOARK Sak
Denne innstillingen benyttes for å innføre mulighet for å merke adressat som personnavn i
forbindelse med overføring til OEP (Offentlig elektronisk postjournal). Funksjonen benyttes
bare i installasjoner som hvor OEP er innført. Bruker kan merke det som er personnavn
inne fra DocuLive og behøver ikke å gjøre det i selve OEP-uttrekket. Merk at man ikke kan
angi om deler av et navn er personnavn, slik man kan i OEP-uttrekket. Innstillingen
benyttes både for DocuLive NOARK Plus og i DocuLive NOARK Sak WWW.
Standard = 0 Funksjonen er avslått.
Verdi = 1 En ny sjekkboks, Personnavn vises på følgende steder:
I Plus i fanekortet Avs./mott. Ved å velge adressat kan bruker krysse av i sjekkboksen for
å angi at navnet skal behandles som personnavn i OEP sammenheng. Valget kan slås av
og på for hver enkelt adressat.
I DocuLive NOARK Sak WWW vises det et ikon som en sjekkboks på fanekortet Mottakere.
Det er mulig å klikke på det gjentatte ganger for å slå av og på merkingen. Ikonet vil
være tilgjengelig for de samme personene som har tilgang til å oppdatere mottakeren.
12.6.
Opsjon for å skrive ut etiketter
DocuLive NOARK Plus
Dersom en organisasjon har tatt i bruk egen etikettskriver (etiketter på rull) klikker du på
knappen Etiketter. Dette vil åpne et eget bilde for å administrere hvilke adressater som
skal skrives ut. Hvilken skriver som skal benyttes er regulert av en brukerinnstilling.
12.6.1. Brukerinnstilling Label printer
For DocuLive NOARK Plus
Release Notes DocuLive juni 2011
DocuLive NOARK Plus  3
Denne innstillingen benyttes for å sette opp navn på spesiell etikettprinter. Funksjonen
finnes i Resultatlisten i fanekortet Avs/Mott. Knappen etikettprinter vises for I- og Udokumenter.
12.7.
Importere flere filer i en operasjon
DocuLive NOARK Plus
Det er nå innført mulighet for å tilknytte flere filer i en operasjon fra programmet.
Tidligere kunne det være tidkrevende å importere filer enkeltvis.
Funksjonen er tilgjengelig fra menyen El. Dok. med kommandoen Tilknytt filer.
Når kommando velges, vil det åpnes et bilde hvor bruker styrer filimporten. Bruker
navigerer til en katalog og velger en eller flere filer som skal importeres. Operasjonen kan
gjentas slik at det er mulig å importere filer fra flere kataloger.
Feltet Katalog viser alltid den katalogen du sist henter filer fra. Listen viser både
sti i katalog og filnavn.
Flytt eventuelt innbyrdes plassering av filene ved å merke og bruke pilknappene
til høyre for listen
Siste kolonne i listen viser hvilket dokument som er hoveddokument. Dersom
bruker har startet importen fra en journalpost hvor det allerede finnes et
hoveddokument, vil det ikke vises hoveddokumenter i listen. Dersom du starter
fra journalpost uten el. dokument, vil det første dokumentet i listen markes som
hoveddokument. Dersom PDF dokumenter er blant de importerte filene, vil et av
disse registreres som hoveddokument.
Bruker kan endre tilknytningstype ved å endre verdi i feltet Tilknyttet som
nederst i bildet.
Nedenfor listen finnes en knapp for å Fjerne fra liste samt visning av Antall
filer. Endring av Beskrivelse kan gjøres etter to prinsipper. Enten kan bruker bla
fra linje til linje og endre teksten i feltet Beskrivelse eller velge en predefinert
tekst. Det siste kan være aktuelt dersom man importerer filer som inneholder
eller starter med samme tekst.
Ved klikk på knappen Beskrivelse..., hentes et bilde som viser tekster registrert
4  DocuLive NOARK Plus
Release Notes DocuLive Mars 2012
i registret Rediger el. Dokument standard beskrivelser. Tekster som
korresponderer med dokument- og tilknytningstype vises i listen. Dersom det er
mange tekster i listen, kan man skrive inn første bokstav- eller del av testen i det
øverste feltet.
Etter at inn teksten er lagt inn, kan beskrivelsen redigeres etter behov.
Nederst i bildet finnes knapper for å fullføre operasjonen, nullstille bildet,
avkrysningsboks for å velge å slette kildefilene på katalogen og visningsfelt for
hvilket lagringsområde DocuLive benytter.
Når importprosessen starter ser bruker en informasjonsboks som viser
framdriften.
12.8.
Nye felt i adresseregistret
DocuLive NOARK Plus
I tidligere kapittel beskrives endringer i Avs/Mot. Fanen i journalpost. Nedenfor beskrives
hvorledes endringene er foretatt i selve adresseregistret.
Release Notes DocuLive juni 2011
DocuLive NOARK Plus  5
I feltet Orgnr registreres eventuelt det offisielle organisasjonsnummeret for en
virksomhet. Når et organisasjonsnummer registreres, kontrolleres det for riktig
sammensetning. Ved lagring gis det beskjed om syntaksen er feil. Dette kan overstyres
ved behov.
I enkelte organisasjoner kan det være tillatt å registrere adressater med Fødselsnummer.
Ved registrering kontrolleres nummeret for korrekt sammensetning. Vises skjult i feltet.
Ved behov for å sjekke nummeret, sjekk av i boksen Vis fødselsnr.
Ved behov registreres E-post adresse og Forsendelse for å angi hvordan
korrespondanse med denne adressaten skal distribueres. (Brevpost eller E-post)
12.9.
Rediger standard el. dokument beskrivelser
DocuLive NOARK Plus
Dette registret benyttes for å forhåndsdefinere faste tekster til bruk i elektroniske
dokumenters beskrivelse. Tekstene benyttes som basis og kan redigeres ved bruk etter
behov. Beskrivelsene velges fra bildet som benyttes for import av flere filer i en
operasjon. Importbildet åpnes med kommandoen Tilknytt filer fra menyen El.
Dokumenter.
Beskrivelsene registreres i henhold til sakstype, dokumenttype, og tilknytningstype. Ved
bruk sorteres tekstene slik at bare de som korresponderer med valgene, for eksempel
Vedlegg i journalposter av dokumenttype U er tilgjengelige.
6  DocuLive NOARK Plus
Release Notes DocuLive Mars 2012
13. DocuLive NOARK Sak
WWW
13.1.
Innføre at dokumentproduksjon ikke kan utelates
ved opprettelse av dokumentkort
DocuLive NOARK Sak WWW
Det kan innføres at bruker alltid må produsere et tekstdokument med hjelp av
dokumentmal når det opprettes et dokumentkort. Dette er gjort slik at den tomme linjen
i nedtrekkslisten i feltet Mal er fjernet. Den første malen i listen vises og bruker må selv
velge den aktuelle.
Brukerinnstilling Enable Template Selection
13.1.1. Enable template selection
DocuLive NOARK Sak WWW
I enkelte installasjoner hvor det er krav til at man alltid skal produsere et dokument med
ferdigdefinert dokumentmal. Denne innstillingen under Preferences regulerer om listen i
nedtrekksfeltet Mal skal fjerne tom linje. Bruker tvinges da til å bruke en mal. Aktiveres
innstillingen vil alltid den øverste i listen ligge som "valgt".
Standardverdi = 0 Tom linje vises øverst i nedtrekkslisten.
Verdi = 1 Første ”mal” som ligger i listen er valgt.
13.2.
Viktig melding til bruker ved arkivering av e-post
DocuLive NOARK Sak WWW
Ved lagring av e-post fra MS Outlook til DocuLive NOARK Sak WWW finnes det en
standard begrensning for hvor mange tegn det er mulig å overføre for å opprette en
journalpost.
Dette kan skyldes at antall adressater er uvanlig høyt, at det finnes mange vedlegg med
lange navn m.v. Dersom grensen overskrides, vil bruker nå få en melding som forklarer
situasjonen og gir bruker beskjed om hva som nå gjøres for å unngå problemet.
13.3.
Tilknytte flere filer
DocuLive NOARK Sak WWW
Det er innført mulighet for å importere flere filer i en operasjon. Bruk av metoden kan
innføres for en eller flere brukere og erstatter den standardfunksjonen for å importere en
enkelt fil.
Release Notes DocuLive juni 2011
DocuLive NOARK Sak WWW  7
Først velges den katalogen hvor fil eller filer som skal importere er plassert. Når
bruker velger en fil i katalogen, hentes informasjon til senere bruk.
Prosessen består i at man bygger opp en liste over filer som skal importeres.
Listen lages ved å klikke på Hent filnavn eller velge å Hente alle filenavnene i
katalogen. Listen nedenfor bildet inneholder med navn på hver fil, sjekkboks for
å inkludere eller ekskludere filer i importen og felt for å velge hvilken variant det
elektroniske dokumentet skal ha etter import.
Valgene i bildet benyttes for å bestemme etter hvilke prinsipper listen skal bygge opp.
Valgene er:
Prefix
Her kan du legge til valgfri tekst som plasseres først i filbeskrivelsen. Merk at
alternativet Velg x antall tegn av katalognavn som prefix overstyrer tekst i feltet
Prefix.
Inkludere alle underkataloger
Henter filer fra valgt katalog og underkataloger.
Merk alle filer for import
Dette valget bestemmer om avkrysningsboks for å importere filer skal være markert.
Er den ikke markert, bestemmer du dette selv når listen er opprettet.
Filtype i beskrivelsen
Legger til filtype atskilt med punktum etter beskrivelsen.
Importer som arkivformat hvis mulig
Dersom det finnes PDF filer blant filene som legges i listen, settes disse automatisk
med variant "Arkivformat". For øvrige filer velger du den aktuelle varianten fra listen.
Vertikal tabulatorrekkefølge
Styrer om du ønsker å tabulere mellom tekstboksene i listen mot høyre eller nedover
fra linje til linje.
Velg antall tegn av katalognavn som prefix
Det legges inn x antall tegn først i dokumentbeskrivelsen pluss et mellomrom mellom
tegnene og beskrivelse.. Dersom katalognavn er kortere enn valgt antall tegn, vises
kun de tegnene som er i katalognavnet. Om du har valgt å inkludere underkataloger,
er det navn på disse som vil benyttes for filene som hentes derfra.
Knappen Vis kan benyttes hvis det er ønskelig å vise Dokumentdetaljer mens du
arbeider med importbildet. Knappen Vis dokumentdetaljer avbryter operasjonen og
henter Dokumentdetaljer.
Når listen er bygget opp, redigerer bruker beskrivelse, fjerner filer og velger variant filen
skal gis. Man kan omgjøre valgene og oppdatere listen ved å klikke på knappen
Oppdatere liste.
8  DocuLive NOARK Sak WWW
Release Notes DocuLive Mars 2012
13.3.1. Brukerinnstillinger til bruk i funksjon for å tilknytte
flere filer
DocuLive NOARK Sak WWW
Fileimport use catalog
Denne brukerinnstillingen regulerer om bruker eller hele organisasjonen skal innføre bruk
av utvidet funksjon for filimport. Funksjonen gjør det mulig å importere flere filer i en
operasjon, importere alle filer fra en katalog eller katalogstruktur, prefikse importerte filer
med en valgfri tekst m.v. Funksjonen er tilgjengelig i DocuLive NOARK Sak WWW.
Standardverdi = 0 Enkel dialog for filimport benyttes. Kun en fil kan importeres i
operasjonen
Verdi = 1 Utvidet funksjon for filimport innføres.
Fileimport max size
Benyttes for funksjon for utvidet filimport for å sette størrelsesbegrensning i byte for filer
bruker ønsker å importere. (Ikke kb størrelse!) Se
Standardverdi = 10000000 Hvis filen er for stor i forhold til den oppgitte størrelsen blir
filen vist med grå skrift.
Verdi = 0 Filen kontrolleres ikke med hensyn til størrelse.
Fileimport max count
Benyttes for funksjon for utvidet filimport for å begrense antall filer som til maksimum
oppgitt antall som vises i katalogen. Kan brukes for å stykke opp importen til et gitt antall
filer underveis ved import av en hel katalog med mange filer.
Standardverdi = 100
Dersom verdi settes til 0 er det ingen test på antall filer som vises.
13.4.
OEP og merking av personnavn
DocuLive NOARK Sak WWW
For organisasjoner som benytter Offentlig Elektronisk Postjournal – OEP, er det krav til at
personnavn skal merkes i det uttrekket som eksporteres. Du vil finne et symbol som en
avkrysningsboks på linjen til adressat i Mottakere / Avsendere. Klikk for å merke
adressaten som personnavn. Symbolet endres for å vise at adressaten er merket. Som
saksbehandler bør du alltid kontrollere at personnavn er merket slik at ikke den som
produserer rapportgrunnlaget må redigere uttrekket i etterkant.
Valget vises eller skjules med en brukerinnstilling. Se kap. 12.5.1.
13.5.
Vise offentlig informasjon
DocuLive NOARK Sak WWW
Ved å søke fram et saks- eller dokumentnr. kan det reguleres om det skal være tillatt å få
se den delen av saks- og dokumentinformasjonen som er offentlig selv om man ikke har
tilgang til saken eller dokumentet inne i DocuLive NOARK Sak WWW.
Når du søker på dokumenter eller saker, vises det et antall objekter man har tilgang tilog et antall man ikke har tilgang til. Nedenfor listen over det normale resultatet vises en
tilleggsliste for de sakene eller journalpostene bruker ellers ikke har tilgang til. Her ser
bruker informasjon for sakene eller dokumentene som tilsvarer det som er offentlig
tilgjengelig via Offentlig journal. Informasjonen er avskjermet på samme måte som i
journalen. Ingen lenker til dokumentene vises i denne delen av resultatet.
Dersom funksjonen er aktivert, vil du i verktøylinjen for Dokumentdetaljer også finne
symbolet
. Benyttes av bruker for å kontrollere informasjon som vises på Offentlig
journal inn i eget bilde.
Release Notes DocuLive juni 2011
DocuLive NOARK Sak WWW  9
13.5.1. Brukerinnstilling Show Public information
DocuLive NOARK Sak WWW
Benyttes for å regulere om det skal være tillatt å vise den samme informasjonen inne i
DocuLive som ellers vises i Offentlig journal. Merk at innstillingen bare benyttes i DocuLive
NOARK Sak WWW.
Standard = 0 Ingen informasjon fra Offentlig journal vises.
Verdi = 1
I resultatlister: Saker og dokumenter man ikke har tilgang til i DocuLive vises i eget
avsnitt sist i resultatliste ved søk. Bruker ser samme informasjon som legges ut på
offentlig journal. Merk at det ikke ligger noen lenke videre til selve saken eller dokumentet
i den delen av resultatlisten som viser informasjon som er offentlig tilgjengelig.
Fra dokumentdetaljer kan man klikke på symbol for å vise tilvarende informasjon. Kan
benyttes av bruker for kontroll og vil hente informasjon som kommer ut i Offentlig journal
for den aktuelle journalposten.
13.6.
Innhold i liste over dokumenter som kan avskrives
ved Send til arkiv
DocuLive NOARK Sak WWW
Når man sender til arkiv, får man ikke lenger I-dokumenter som allerede er avskrevet av
andre saksbehandlere, med i listen over dokumenter som kan besvares.
10  DocuLive NOARK Sak WWW
Release Notes DocuLive Mars 2012