Brukerveiledning Agresso

(F står for forslag). Til forskjell fra budsjettjusteringer brukes ikke buntnummer ved innlegging av opprinnelig budsjett. Når du kopierer budsjettall fra eget regneark er det viktig å gjøre om tallene til verdier før import til Agresso. Marker område i eget regneark som skal kopieres til

MAL innlesningsark Planlegger uten spørring.

Velg kopier. Plasser markør på ønsket sted i malen, og velg lim inn utvalg, velg verdier (gjøres enkelt ved å høyreklikke på ”musa”)

BRUK ALDRI DESIMALTALL ELLER ØRER!!!

Det er samme prosedyrer med innlogging og import som ved budsjettjusteringer. Ved pålogging:  velg tillegg  Login  logg på med din brukerident og passord i agresso Ved import:  velg tillegg  agresso Excelerator  Load Current Sheet og deretter Post Current Sheet. Det er mulig å importere hele budsjettet ved en import, eller dele det opp og sende det inn i flere runder. Uansett fremgangsmåte er det viktig å holde seg innenfor tildelt budsjettramme.

Når importen er ferdig kommer et ordrenummer på en rapport. For å se rapporten gå på Informasjonssider  Bestilte rapporter. Her er en liste med rapporter for de filene man har importert. Velg ditt ordrenummer og dobbelklikk. Rapport PL400 Postback produseres og viser om importen er vellykket eller om det er noen feilmeldinger. Oversikt som viser importerte budsjettforslag finnes på Rapporter  Planlegger  velg rapporten PL001 – per sektor, virksomhet, ansvar, tjeneste.

Ved å velge versjon 201XF kommer alle innlagte budsjett i forslagsversjonen opp. Her er det mulig å velge selv hvor detaljert visningen skal være.

Når alle budsjett er lagt inn i henhold til tildelt ramme laster økonomisenteret forslagsversjonen over til vedtatt versjon.

2. Innlegging av opprinnelig budsjett ved direkte innlegging i agresso

Velg Planlegger  transaksjoner  registrering I bildet «Utvalgskriterier» velges versjon 201XF. Velg BUDSJETT i Oppsett for transaksjonsregistrering. Skriv inn tjeneste og ansvarsnummer i søkekriterieboksene og trykk på Finn knappen.

Følgende bilde kommer opp. Nå kan transaksjoner registreres. Nye rader legges til ved å velge

”Legg til”.

For å kopiere eller slette rad, hakes aktuelle rader ut ved å klikke i boksen til venstre for raden. Ved feilregistrering i kontodimensjonen som gjelder flere linjer, hvor samtlige linjer skal korrigeres med samme verdi (for eksempel uteglemt prosjektnummer), merkes radene dette gjelder og deretter trykkes

”Endre rad”

. Da fremkommer det to felter der det velges hvilken kolonne som skal endres og hvilken verdi den skal endres til. Når transaksjonene er lagt inn må disse lagres ved å bruke lagre knappen.

NB:

I dette bildet kan man gå inn å endre innlagte budsjettforslag helt til frist satt av økonomisenteret er gått ut.

3. Budsjettjustering ved direkte innlegging i agresso

Velg Planlegger  transaksjoner  registrering I registreringsbildet som kommer opp velges ”201XJ – Regulert budsjett 201X” fra rullegardinmenyen i feltet ”Versjon”. Videre velges knappen ”Ny bunt”.

Deretter velges hvilken type budsjettjustering som ønskes utført, ved å legge inn en beskrivelse av justeringen og oppsett for transaksjonsregistrering. Feltet ”Bunt” skal ikke fylles ut, det kommer automatisk når man trykker på Lagre-knappen. I det første feltet velges alltid ”Budsjettjustering”. Øvrige valg ”Planlegger lønn” og ”Budsjettjustering politisk” brukes kun av Økonomisenteret. I feltet ”Beskrivelse” skrives en forklarende tekst på justeringen. I feltet ”Oppsett for transaksjonsregistrering” velges alltid BUDJUST. Trykk deretter OK. Følgende bilde kommer opp. Velg først ”legg til” og så trykk på ”Lagre” knappen for å få buntnummer og et registreringsbilde. Deretter kan transaksjoner registreres. Nye rader legges til ved å velge

”Legg til”.

”Endre rad”

. Da fremkommer det to felter der det velges hvilken kolonne som skal endres og hvilken verdi den skal endres til. Når transaksjonene er lagt inn må disse lagres ved å bruke lagre knappen. Merk at bunten må balansere for å få lov til å lagre den. Det er mulig å hente opp bunten på et seinere tidspunkt å jobbe videre med den.

For å hente opp en eksisterende bunt som ikke er sendt til godkjenning går man inn i registreringsbildet (planlegger  transaksjoner  registrering), skriver buntnummeret og trykker på ”Finn” knappen. Bunten sendes til godkjenning ved å trykke på knappen ”Send alle” i registreringsbildet. Da sendes alle transaksjonene i bunten til godkjenning. Så snart bunten er sendt til godkjenning kan den ikke lenger tas opp og endres av avsender. Endringer kan gjøres av godkjenner.

Status transaksjoner

Statuskodene viser hvor i arbeidsflyten budsjettjusteringen (transaksjonene/bunten) befinner seg. Planlegger  Transaksjoner  Arbeidsflyt brukerlogg-PL-transaksjoner. Skriv inn buntnummeret og trykk søk.

Statuskode N W C T Hvor i arbeidsflyten transaksjonene befinner seg Lagret som kladd (er ikke sendt til godkjenning) Arbeidsflyt (workflow) pågår = er sendt til godkjenning Avvist eller slettet Godkjent (Terminated)

4. Budsjettjustering ved import fra regneark

Ferdig mal i Excelerator må benyttes for innlesing av transaksjoner. Buntnummer opprettes først i Agresso Planlegger: Åpne Planlegger  Systemoppsett  Bunter  Bunt. Legg inn Beskrivelse av budsjettjusteringen og velg/skriv inn BUDJUST i oppsett for transaksjonsregistrering. Velg deretter lagre. Boksen ”Autonummerering» kommer da opp, velg Budsjettjustering. La feltet manuell nummerering stå blankt. Trykk deretter OK . Det automatisk tildelte buntnummeret skal skrives i feltet for buntnummer i regnearket

”MAL innlesningsningsark Planlegger uten spørring”.

Noter ned nummeret. Åpne Citrix og Excel. Hent opp excelfila

MAL innlesningsark Planlegger uten spørring,

den bør du ha lagret på ditt H-område. Nå skal du ha et menypunkt på verktøylinja som heter

Tillegg

. Logg inn i Agresso Excelerator. Dette gjøres ved å gå på menypunktet Tillegg  Agresso Ecxelerator  Login. Bruk samme brukerid og passord som ved pålogging i agresso.

Tildelt buntnummer skrives inn i celle D5. I regnearket ligger hele tiden oppdatert summering av hva som er registrert i beløpsfeltene i celle C17, husk en regulering skal alltid balansere. Når transaksjonene er utfylt i radene, enten kopiert fra annet regneark eller skrevet rett inn, kan det importeres til Agresso. Ved kopi av budsjettall fra eget regneark er det viktig å gjøre om tallene til verdier før import til Agresso. Marker område i eget regneark som skal kopieres til

MAL innlesningsark Planlegger uten spørring.

Velg kopier. Plasser markør på ønsket sted i malen, og velg lim inn utvalg, velg verdier (gjøres enkelt ved å høyreklikke på ”musa”) OBS: Ikke slett rader eller sett inn rader. Det ligger koder i skjulte kolonner som blir ødelagt hvis dette gjøres og da kan ikke importen fullføres. Import gjøres via menyen til Agresso Excelerator. Velg først Load → Current sheet og deretter Post →Current sheet. Når det er gjort er bunten sendt til godkjenning! Merk deg ordrenummeret som oppgis. Dette nummeret brukes ved kontroll av transaksjonene.

Kontroller i forhold til gyldige verdier og balanse

Ved import fra Excelerator ligger det ikke inne de samme kontrollene ved utfylling av regnearket som ved innlegging av budsjettjustering direkte i Agresso. Her skjer kontrollen først ved importen. Det er derfor viktig å kontrollere at transaksjonene er importert og at det ikke er noe som kommer ut på feilliste. Gjøres på følgende måte: Gå på Informasjonssider og velg ”Bestilte rapporter” øverst i menyen til venstre. Da kommer det opp en liste med rapporter for de filene man har importert. Velg ditt ordrenummer og dobbelklikk. Rapport PL400 Postback produseres og viser om importen er vellykket eller om det er noen feilmeldinger.

5. Finne budsjettjusteringer

Oversikt finnes i Agresso Web. Velg Rapporter – Budsjettoppfølging 2010 -> - Planlegger - PLL02 – Budsjettransaksjoner per bunt. Velg versjon: 201XJ, bunt: 1* eller eksakt buntnummer, eventuelt fyll inn skolens ansvar og trykk søk.

6. Innlegging av lokalt budsjett ved import fra regneark

Lokalbudsjett

Internt styringsredskap hvor fordeling av midler kan gjøres både mellom avdelinger, prosjekter, eller begge deler. Det betyr at avd.ledere, teamledere, ledende vaktmestere, ledende renholdere, m.fl. får tildelt budsjettmidler på eget ansvar eller prosjektnr.

Import av lokalbudsjett

Ferdig Excelerator-mal benyttes for innlesing av transaksjoner. Åpne Citrix og deretter Excel. Hent opp excelfila

MAL innlesningsark Planlegger uten spørring,

denne bør du ha lagret på ditt H-område. Ved å åpne Excel via Citrix får du et menypunkt på verktøylinja som heter

Tillegg

. Ved import av lokalt budsjett til Agresso brukes samme mal som ved innlegging av opprinnelig budsjett og budsjettjustering. MEN: bruk da arket

”Lokalbudsjett”

versjon 201XL

(L står for lokal). Til forskjell fra budsjettjusteringer brukes ikke buntnummer ved innlegging av lokalt budsjett. Tips! Ved import av budsjettmidler på tjeneste 52 – 54000 anbefales det å bruke riktig tjeneste ved import (f.eks 52100). På den måten kommer budsjett og regnskap på samme linje i Agresso, og rapport B012 eller B013 vil da gi bedre oversikt sammenlignet med vedtatt budsjett. Dersom du kopierer budsjettall fra eget regneark er det viktig å gjøre om tallene til verdier før import til Agresso. Marker område i eget regneark som skal kopieres til

MAL innlesningsark 16

Planlegger uten spørring.

Velg kopier. Plasser markør på ønsket sted i malen , og velg lim inn utvalg, velg verdier (gjøres enkelt ved å høyreklikke på ”musa”) Ved pålogging:  velg tillegg  login  logg på med din brukerident og passord i Agresso Ved import:  velg tillegg  Agresso Excelerator  Load Current Sheet og deretter Post Current Sheet. Importert lokalbudsjett finnes i Agresso Web, rapport B012 eller B013. Det er mulig å importere hele lokalbudsjettet ved en import, eller dele det opp og sende det inn i flere runder. Lokalbudsjett skal ikke godkjennes av Økonomisenteret, og importeres derfor direkte til Agresso.

Brukerveiledning Agresso

Transcript Brukerveiledning Agresso

Brukerveiledning Agresso planlegger

Innlegging av opprinnelig budsjett, budsjettjusteringer og lokalbudsjett

Innhold

1.

Innlegging av opprinnelig budsjett ved import fra regneark

2.

Innlegging av opprinnelig budsjett ved direkte innlegging i agresso

3.

Budsjettjustering ved direkte innlegging i agresso

4.

Budsjettjustering ved import fra regneark

5.

Finne budsjettjusteringer

6.

Innlegging av lokalt budsjett ved import fra regneark

Directory