Transcript AGRESSO BUSINESS WORLD

AGRESSO BUSINESS WORLD
WEB Salgsordre:
Registrering av enkle
salgsordrer/fakturagrunnlag
Økonomisenteret – oktober 2012
Innholdsfortegnelse :
Innledning: Registrering/endring av enkle salgsordrer
Registrering/endring av enkle salgsordrer
Betalingsoppfølging
3
4
6
2
Innledning: Registrering/endring av enkle
salgsordrer
Denne rutinebeskrivelsen omhandler registrering og endring av enkle salgsordrer
i Agresso Self Service (Web). Modulen er tatt i bruk for å kunne gi desentralisert
tilgang til å registrere fakturagrunnlag for salg til kunder, internt og eksternt.
Selve faktureringen av ordrene gjøres ikke i Agresso Self Service, men gjennom
sentral kjøring av faktureringsprosessen i Agresso Smart Client (Office).
Forutsetninger


Kunder som skal få tilsendt ordre/faktura må være registrert på forhånd.
Artiklene som skal registreres, må være lagt inn.
Inngang til registrering
1. Logg inn i Agresso Self Service og åpne
menypunktet Kunder og salg
2. Åpne mappen Salgsordre og deretter
menypunktet Enkle salgsordre
3
Registrering/endring av enkle salgsordrer
Registreringsskjermbildet er delt inn i fem seksjoner. Noen felter fylles ut
automatisk. Felter merket med stjerne (*) er det obligatorisk å fylle ut.
Bestiller
(brukerident) MÅ
angis for interne
kunder
Bestillingsref for
eksterne kunder
legges inn i feltet
Ekstern ref
Bestillingsref for
interne kunder
legges inn i
feltet Topptekst
Hver artikkel har en
beskrivelse/tekst.
Teksten kan endres,
men ikke legg inn en
lang og utfyllende
beskrivelse her.
Her (i feltet
«Artikkeltekst») legges
evt. mer utfyllende
informasjon om hva
salget dreier seg om.
Fremgangsmåte registrering

I seksjonen Salgsordre registreres kundenummer, Oppdragsgiver og
Ansvar for den virksomheten som er eier av fakturagrunnlaget. Dersom
det legges inn en intern kunde, vil brukeridenten til den som er
forhåndsdefinert som attestant av internfakturaen komme fram i feltet
Bestiller. Verdien kan overstyres dersom en annen bruker skal motta
faktura for attestasjon. For interne kunder MÅ feltet ha en gyldig
mottaker.

Dersom mottaker stiller krav om referanse/bestillernummer eller lignende,
må disse opplysningene legges inn i feltet Ekstern ref. Kommer fram på
faktura som referanse for eksterne kunder, men vises ikke på
internfaktura.

I seksjonen Leveranse kan det skrives inn en topptekst/generell tekst for
ordren. Her legges også inn bestillingsreferanse for interne kunder –
eksempelvis navn på den som har foretatt bestillingen.
4

I seksjonen Ordrelinjer legges artikkelnummeret for salget inn.
Artikkelteksten som kommer fram kan overstyres. Legg deretter inn antall
fakturerte enheter og pris pr enhet. Fakturabeløp og evt mva-beløp regnes
ut automatisk. Det må derfor ikke legges noe direkte inn i feltet Beløp.
Det kan legges til flere ordrelinjer pr ordre.

I seksjonen Detaljer kan det spesifiseres en mer detaljert tekst for hver
ordrelinje (feltet Artikkeltekst).

I seksjonen Hovedbok vises inntektskonteringen i regnskapet.
Inntektsføringen er helt eller delvis utfylt på basis av artikkelnummeret.
Dersom det mangler obligatoriske dimensjoner (tjeneste og/eller ansvar)
må disse verdiene legges til manuelt.
Når alle ordreopplysninger er registrert må ordren lagres. Dette gjøres ved å
trykke funksjonstast F12 på tastaturet eller klikke på
øverst i skjembildet.
Følgende skjermbilde åpner seg, og det må velges hvilken ordretype som skal
lagres. Velg Salgsordre Web og klikk OK.
Etter dette vil man få en kvittering øverst i det opprinnelige registreringsbildet,
med meldingen Salgsordren ble lagret med ordrenr.: XXXXXXX
Ordren er nå lagret i systemet og klar for fakturering.
Fremgangsmåte endring
Før ordren blir fakturert kan registrerte opplysninger endres. Fremgangsmåten
er omtrent som ved registrering av ny ordre, men i stedet for å begynne med å
legge inn kundenummer, legger man i stedet inn det lagrede ordrenummeret slik:
1. Velg ”Åpne” i
menylinja
2. Legg inn tidligere
registrerte
ordrenummer og
tabuler ut av feltet
3. Tidligere registrerte opplysninger
hentes fram. Felter som ikke er låst
kan endres. Alle endringer må lagres
med F12/
5
Betalingsoppfølging
I Agresso Self Service finnes egne rapporter for oppfølging av salg til interne og
eksterne kunder.
1. Åpne menypunktet Rapporter
2. I rapportmenyen velges
->Globale rapporter
->Regnskap
->Kundereskontro
Her finnes bl.a. de to oppfølgingsrapportene
K001 – Historiske poster pr oppdragsgiver,
som viser betalte kundefakturaer og K002 –
Åpne poster pr oppdragsgiver, som viser
ubetalte kundefakturaer. Parametrene for
utfylling av søkeverdier er de samme for
begge rapportene. Nedenfor vises eksempel
på utfylling av søkeparametre for K002:
Legg inn fra/til-verdier for
kundenummer, oppdragsgiver
og ansvar.
Trykk deretter på Søk.
Eksempel på rapportresultat
på neste side
6
7