Transcript Håndtering av søknadsskjema

Nyheter
Page 1 of 1
Nyheter
Hvordan håndtere utsendelsen av foresattsøknadsskjema?
Skrevet av: Brian Karmisholt Jørgensen
Vi har fått noen spørsmål om hvordan skolene skal håndtere utsendelsen av søknads- og
samtykkeskjemaet til foresatte. Her kommer utdypende informasjon som presiserer
hvordan skolene kan håndtere dette:
Fødselsnummer (11 siffer) er ikke definert som "sensitiv
informasjon" (Personopplysningslovens §2.8). Fødselsnummer er imidlertid omtalt
spesifikt i Personopplysningslovens §12:
Fødselsnummer og andre entydige identifikasjonsmidler kan bare nyttes i
behandlingen når det er saklig behov for sikker identifisering og metoden er
nødvendig for å oppnå slik identifisering. Datatilsynet kan pålegge en
behandlingsansvarlig å bruke identifikasjonsmidler som nevnt i første ledd for å
sikre at personopplysningene har tilstrekkelig kvalitet. Kongen kan gi forskrift med
nærmere regler om bruk av fødselsnummer og andre entydige
identifikasjonsmidler.
Noen saklige behov for å benytte fødselsnummer i behandlingen av foresatte i Fronter:
Det er avgjørende at knytningen mellom elev og foresatt blir korrekt.
På grunn av at det er to SATS-baser (en for grunnskolene og en for videregående)
er det ingen andre unike identifikatorer enn 11-sifret fødselsnummer som kan
benyttes.
Datatilsynet har også omtalt at det i skolesammenheng noen ganger er nødvendig
å bruke fødselsnummer for å sikre tilstrekkelig identifisering:
http://www.datatilsynet.no/templates/article____896.aspx
Skolen som institusjon har en generell taushetsplikt som omfatter "noens personlige
forhold", men i følge Forvaltningslovens §13 kommer ikke fødselsnummer inn under
denne taushetsplikten.
I forskriften til Personopplysningsloven (§10-2) står det at:
Postsendinger som inneholder fødselsnummer skal være utformet slik at
nummeret ikke er tilgjengelig for andre enn adressaten. Tilsvarende gjelder
sendinger som formidles ved hjelp av telekommunikasjon.
Det betyr at søknads- og samtykkeskjemaet, som inneholder fødselsnummeret til den
foresatte, kan sendes med vanlig postgang i lukket konvolutt. Søknadsskjemaet skal ikke
sendes via epost på grunn av manglende kontroll på kryptering. Skjemaet kan også
sendes som ranselpost i lukket konvolutt stilet til elevens foresatte. Dersom ranselpost
benyttes, må skolen ha "ranselpost" som en etablert kommunikasjonskanal mellom
skolen og foresatte, og det anbefales at skolen informerer om denne utsendelsen i
forkant, for eksempel via nettsiden. Personlig overlevering fra skolen til den foresatte er
også en mulighet. Når den foresatte har mottatt og fylt ut skjemaet, er det opp til den
foresatte selv å vurdere om de ønsker å sende dette tilbake til skolen via postgang,
personlig oppmøte eller ranselpost.
Mvh
Brian og Jørgen
[email protected]
Tilbake
http://fronter.com/osloskoler/news/index.phtml?action=read_news&news_id=239581...
06.09.2011