Transcript Arkivfaglig rettledning
Innholdsfortegnelse
1
Arkivfaglig rettledning
Noen arkivfaglige termer
I arkivkatalogen er det benyttet vanlig arkivfaglig terminologi, og vi skal her kort orientere om de viktigste begrep som er benyttet: En
arkivskaper
er en administrativ eller forretningsmessig enhet, en organisasjon eller en person som skaper, eller har skapt arkiv gjennom sin virksomhet. I kommunal forvaltning kan for eksempel folkevalgte organ, etater, kontor, skoler og institusjoner opptre som arkivskapere. Et
arkiv
inneholder det materiale (for eksempel protokoller og dokumenter) som er skapt av, eller har kommet inn til en arkivskaper, og er samlet som en del av saksbehandlingen til arkivskaperen. Arkivet vil derfor gi et speilbilde av arkivskaperens virksomhet. De enkelte arkiv blir delt inn i
arkivserier
. En arkivserie er en del av et arkiv som er ordnet etter et eget system, har en egen funksjon eller et spesielt innhold. Norsk alment arkivskjema gir en oversikt over de viktigste arkivseriene og gir en standard for rekkefølgen av seriene i et arkiv. Vi viser ellers til innholdsregisteret. Arkivseriene vil være delt inn i
arkivstykker
. Et arkivstykke er en fysisk enhet i en arkivserie, vanligvis en arkivboks eller en protokoll.
Ordning og registrering av arkivene
En grunnleggende regel for all arkiveringsordning er at vi skal følge
proveniensprinsippet (opphavsprinsippet).
Det betyr at arkiv som er skapt av en arkivskaper skal holdes samlet og ikke slås sammen med andre arkiv, og at den opphavlige ordningen til arkivet skal bevares. Dette vil si at vi skal ta vare på et arkiv i sin opphavlige stand, selv om arkivskaperen (for eksempel et kommunalt organ) blir lagt ned eller slått sammen med andre. I arkivkatalogen er arkivskaperne satt opp systematisk etter forvaltningsområde: Valg, overordnet styring (formannskap), økonomiforvaltning, skole og kultur, sosiale tiltak, helsetjeneste, tekniske oppgaver, næringsliv, forsvar og bureising, rettsstell og krise- og reguleringstiltak. Arkivskaperne er registrert med
arkivskaperkoder
som synliggjør tilknytningen til forvaltningsområde. Basis for disse arkivskaperkodene er utarbeidet av Interkommunalt arkiv i Hordaland, og de benyttes her med små modifikasjoner. Systematikken i katalogiseringen er slik: Hvert arkivstykke er registrert med et løpenummer i tilknytning til arkivskaper og arkivserie (se Norsk allment arkivskjema, nedenfor). Den første møteboka til formannskapet vil f.eks. bli merket slik: 021 – A001. Dette vil være en unik referanse. (012 = Sentraladministrasjon, A = møteboker og 001 = første bok i serien). Som en del av ordningsarbeidet har materiale uten historisk eller rettslig verdi blitt
kassert,
dvs. fjernet fra arkivet og ødelagt. Dette gjelder i første rekke mangfoldiggjort materiale som har kommet utenfra (trykte publikasjoner og rundskriv fra sentrale statlige organ, reklame og salgstilbud og lignende) men også materiale som er laget i kommunen (som for eksempel regnskapsvedlegg) er kassert. Det er i hovedsak materiale som skriver seg fra tiden etter 1950 som er kassert. 2
Norsk allment arkivskjema
Arkivseriene i de enkelte arkiv er ordnet og stilt opp ved utgangspunkt i Norsk Allment Arkivskjema. Dette er en standard for rekkefølgen av arkivseriene som blir benyttet av statlige og kommunale arkivinstitusjoner. Rekkefølgen går fram av faste bokstavsignaturer for de viktigste seriene: B Kopibøker C Postjournaler og andre overgripende registre D Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter arkivskaperens hovedsystem E F-O Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter andre, sideordnede system Reservert for spesialserier innenfor arkivskaperens spesialområde P Personalforvaltning Q Eiendomsforvaltning R Regnskap S Statistikk T Kart og tegninger U Foto, film og lydbåndopptak V EDB W Gjenstander (Stempler, modeller og faner) Y Diverse Når det i et arkiv finnes flere serier av samme type blir disse skilt fra hverandre med små bokstaver etter hovedsignaturen, for eksempel Aa, Ab, Raa, Rab. Det har i de kommunale arkivene vært behov for å utvide arkivskjemat betydelig, spesielt gjelder dette for kommunal økonomi og skatt, og for enkelte arkivskapere har det vært naturlig å bruke koder for spesialserier.
Klausulert materiale i kommunale arkiv
Deler av saksmaterialet i kommunale arkiv er ikke offentlig tilgjenglig. Regler i forvaltningsloven og forskjellige særlover har fastsatt at visse saksområder skal være klausulert, dvs. underlagt taushetsplikt i et visst tidsrom. Her følger en oversikt over de viktigste saksområdene med klausuleringstid: Forliksråd: for år Overformynderi: Vergemålssaker for ”stengte dører” Pasientjournaler 60 år 80 år 3
Personregister som er konsesjonspliktige etter personregisterloven er underlagt taushetsplikt til personen det gjelder er død. Kommunen er forpliktet til å følge disse klausuleringsreglene når arkivmaterialet skal brukes.
Dette gjelder både brukere utenfra og tilsatte i kommunen, når disse ikke har krav på opplysningene med hjemmel i lov
.
Bruk av kommunale arkivsaker
Kommunale arkiv som er skapt etter
01.01.1971
er åpne for innsyn etter reglene i offentlighetsloven. Disse reglene gjelder i prinsippet ikke for kommunale arkiv som er skapt før 1971, men de bør likevel være retningsgivende for innsyn i slike arkiv. Etter forvaltningsloven gjelder regelen for partsinnsyn, dvs. at en part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. Denne retten gjelder u-avgrenset tid. Arkivmateriale som det er gitt innsyn i, må benyttes på den plassen arkivbrukeren har fått seg tilvist.
Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale ut av kommunehuset.
Før en får tilgang til materialet skal arkivbrukeren skrive under på en erklæring om at han/hun er kjent med gjeldende regler for bruk av arkivmaterialet.
Den som har hatt ansvaret for en ekspedisjon er også ansvarlig for at materialet blir satt tilbake på rett plass etter bruk!
Hvordan finne fram i arkivene?
Det er særlig to hjelpemiddel som kan brukes for å finne fram i arkivene: Arkivkatalogen, som inneholder register over alle delene av arkivet, og det interne register som finnes for hvert arkiv. Arkivkatalogen gir en oversikt over strukturen og innholdet i arkivene. Normalt gir katalogen en oversikt med på arkivstykkenivå, slik at en kan få oversikt over protokollene og arkivboksene i arkivet. Arkivkatalogen vil også i enkelte tilfelle gi oversikt over de enkelte mappene i saksarkivet. Når katalogen ikke gir tilstrekkelige opplysninger til å finne fram i en sak, må en bruke de interne registrene i arkivet, vanligvis postjournalen eller eventuelt kopibøkene. Saksgangen i kommunale organ har fra starten vært slik: - Inngående brev blir registrert i
postjournalen
med opplysninger om mottaksdato, avsender, innhold og ofte hvordan brevet blir fulgt opp. Når det er ført i postjournalen fikk brevet et journalnummer, som var sammensatt av et løpenummer og årstallet. Journalnummeret er vanligvis ført på brevet, øverst i høyre hjørne. Postjournalen inneholder således en kronologisk oversikt over inngående korrespondanse, men også ofte over utgående brev. - Saksbehandlingen av inngående brev skjedde fram til 1950-tallet hovedsakelig i møter i de kommunale organ. Det administrative apparat var lite utbygd i de fleste kommuner før 60-tallet, og det vart sjelden formelle tilråinger og framlegg i en sak. 4
Formannen i organet la kanskje fram ei muntlig tilråing og et framlegg til vedtak. Det endelige vedtaket og saksomtale ble ført i
Møteboka.
Møtebøkene (forhandlingsprotokollene) inneholder referater fra møtene i kommunale styre og utvalg. Referata er ført kronologisk, og vanligvis vil en finne en kort saksomtale og et vedtak for hver sak. - Etter møtet ble vedtaket ekspedert som brev (senere som en sær -utskrift) til den som saken gjaldt. Kopi av brevet ble ført i
kopiboka.
Kopibøkene inneholder kopier eller sammendrag av utsendte brev. De eldste kopibøkene er innbundne protokoller som gjerne inneholder fullstendige brevreferat. Rundt århundreskiftet ble det etter hvert vanlig å skrive sammendrag av brevene. Senere har vi fått gjennomslag og fotostatkopier. Kopibøkene er ført kronologisk. - Det innkommende brevet og en kopi av det utgående, sammen med eventuelle andre skriv i saken ble lagt i
saksarkivet
. Saksarkivene har opp gjennom årene vært ordnet på ulike måter. Den opprinnelige ordningen var kronologisk, slik at brevene ble lagt i arkivet etter dato, eller bygde på brevene sine journalnummer, slik at disse ble lagt fortløpende etter de nummer de hadde i postjournalen. Senere ble det vanlig å skille ut korrespondanse som handlet om større saker, og slik utviklet det seg en serie med ”pakkesaker” ved siden av de vanlige journalsakene. På 1920 tallet hadde en i de fleste kommuner fått utviklet en alfabetisk emneordnet serie, i tillegg til eller som erstatning for journalsakene. Denne ordningen ble etter hvert utviklet til et systematisk arkivsystem, som erstattet det emneordene med arkivkoder og samtidig grupperte emnene slik at like saker ble arkivert nær hverandre i arkivet. ”Roalds arkivsystem” fra 1930-tallet og ”Norsk herredsforbunds arkivplan” fra 1951 er de mest kjente kommunale arkivnøklene. - Dersom et vedtak ble fulgt opp med en utbetaling vil vi finne anvisningen av denne i organets anvisningsbok. Om en bruker postjournalen for å finne fram i en sak, skal en være klar over at det ofte kan være slik at journalen bare kan bekrefte at et brev har blitt mottatt. Arkivet fra den aktuelle perioden kan helt eller delvis ha gått tapt, slik at brevet ikke finnes. I slike tilfeller kan en likevel ved hjelp av de opplysningene en har fått om tidspunktet brevet kom inn, lete etter saken i møtebøkene og etter svarbrev i kopiboka, eventuelt etter anvisninger i anvisningsbøkene. Dersom et brev virkelig har blitt behandlet som en sak i organet, vil en som oftest finne noe på en av disse plassene. Tidligere var det ofte slik at arkivet til et kommunalt organ ble oppbevart hjemme hos den som var formann for organet. Det kan derfor finnes kommunalt materiale i private hjem. Vi vil understreke at slikt materiale er kommunal eiendom, jfr. Lov om arkiv §9. Vi vil anmode de som sitter med kommunalt materiale, eller kjenner til at slikt finnes, om å ta kontakt med kommunen. 5