Transcript Referat Sikker drift onsdag 9. oktober

Referat - Sikker drift møte HBV 09.10.13
Møte # 6/2013.
Ref: Hive 2013/195/HiBu 2013/383
DELTAGERE:
Kai Mjøsund
KM
Nils A Dugstad
Lars Gunnar Sønsteby
Turid Næss
Bjørnulf Stokvik
Anne Fængsrud
Tania Marcelle Olsen
Tommy Hiorth-Lillefjære
Juel Helge Rye
Terje Thomassen
Elisabeth Erno Borhaug
Per Erik Lund
Åsta Hagen
Kari Fagerjord
Mette Falck-Pedersen
Jorun Ulvestad
Stig Wahlstrøm
Nina Ødegård
Gro Wisting Haugland
Johnny Thorsen
Terje Rolfsøn
Gro Årstad Nordli
Trond Christensen
Juan Valenzuela
Ida Huitfeldt
Anders Høijord
Jan Petter Thorstensen
Per Henriksen
Øivind Reidar Bakke
NAD
LGS
TN
BS
AF
TMO
THL
JHR
TT
EEB
PEL
ÅH
KF
MFP
JU
SW
NØ
GWH
JT
TR
GAN
TC
JV
IH
AH
JPT
PH
ØRB
GRUPPE
SO/ direktør
HiBu/prosjektleder
SO/direktør HiVe
Sekretær SD
STUADM/leder
STUADM
STUDIE
KOM/leder
KOM/
ØKONOMI
ØKONOMI/leder
PERS/B & I
PERS/leder
BIBLIOTEK/leder
BIBLIOTEK
FOU/leder
FOU
EVU
ARKIV/leder
ARKIV
CAMPUS/leder
CAMPUS
CAMPUS
CAMPUS
Student
Student/prosjektleder
Student
IT/leder
IT
Tillitsvalgt
ORG
HIBu/
PL
HiVe
HiBu
HiBu
HiVe
HiVe
HiBu
HiVe
HiBu
Hive
HiBu
HiVe
HiVe
HiBu
HiBu
HiVe
HiVe
HiBu
HiVe
HiVe
HiBu
HiBu
HiBu
HiBu
HiVe
HiVe
HiBu
HiVe
HiVe
INNKALT:
X
DELTATT:
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Meldt forfall
X
X
X
X
X
Meldt forfall
X
X
Meldt forfall
X
X
X
Meldt forfall
X
X
X
X
Prosjektleder (PL) Kai Mjøsund ledet møtet.
1. Bemanning og innplassering – status og utfordringer








Personalsjef v/HiBu Elisabeth E Borhaug orienterte
Anne Fængsrud fra HiVe er innplassert i stillingen som studiedirektør for HBV.
Jan Petter Thorstensen er innplassert i stillingen t som IT- sjef.
Tania Marcelle Olsen er innplassert i stillingen som kommunikasjonssjef.
Kari Fagerjord er innplassert i stillingen som biblioteksjef.
Turid Næss er innplassert i stillingen som ass. studiedirektør.
Gro W. Haugland fra HiVe er innplassert i stillingen som arkivleder for HBV.
Mette Falch Pedersen fra HiBu er innplassert i stillingen som
forskningsdirektør for HBV.
1
Kommentar: Direktør Nils Dugstad, ansettelsene er ennå ikke publisert på nett, men
vil komme straks.
2. Administrativ organisering
Direktør Kai Mjøsund orienterte:








Rektor Petter Aasen er konstituert som ny leder for Saksforberedende Organ (SO).
SO ønsker en orientering vedrørende kvalitetssikringssystemet på neste SO møte.
Søkere til høgskoledirektørstillingen ved HBV intervjues 10.oktober.
Det foreligger enkelte utfordringer ifm fakultetsstab og geografisk innplassering i
HBV. Det er særskilt behov for økt støtte til Drammen og Hønefoss. Men det er
sannsynligvis håndterlig innen rammen av dagens ressurser.
Fellesstyremøte 14/10 som skulle gjennomføres som telefonmøte er avlyst. Saker
som skulle behandles overfører til fellesstyremøte 23/10 i Drammen.
Administrasjons lederkabal forventes å være på plass i slutten av oktober. Det kan
komme enkelte justeringer på tidsplanen.
Direktørene Mjøsund og Dugstad vil legge frem sin innstilling til adm. org nivå 3 og 4
samt fakultetsstab til drøfting i SGFE ila november.
Direktørene gjennomfører nå møter med dekanene, deretter blir det utarbeidet et
forslag i samråd med de nye avdelingsdirektørene. Plattformdokumentet, avtale om
forutsetninger og styresak om organisering HBV av 22. april ligges til grunn for
arbeidet.
3. Statusrapport fra arbeidsgruppeledere:

Kommunikasjonsavdelingen
Forslag til nettsider for HBV er sendt dekaner for innspill ifht egne fakulteter.
Lansering av HBV nettsider er 11.11, og det forventes tilbakemeldinger fra
brukere i etterkant. Det er igangsatt arbeid med studentrekruttering for
opptak 2014. Det er bred enighet om bruk av HBV navnet på både norsk og
engelsk. HBV må bruke betegnelsen Buskerud and Vestfold University College,
ikke kun Buskerud and Vestfold University. Alle engelsk forkortelser for
Høgskolen i Buskerud og Vestfold skal være HBV.
Kommentarer: Engelsk navn, skal opp på neste fellesstyremøte 23.okt. Hvem
svarer på opptaktsspørsmål fra studenter?
Tania M. Olsen: Ansvarsfordelingen og besvarelser på henvendelser ifm
opptak og generelle spørsmål angående studier må rigges opp i starten av
2
nov. Følges opp av kommunikasjonsleder Tania M. Olsen og studiedirektør
Anne Fængsrud.
Intranett kommer på plass i løpet av våren 2014.
Direktør Nils Dugstad: Viktig at personene som skal besvare henvendelsene
kjenner HBV godt, og kunne svare på alle spørsmål, og de må få god
opplæring. Viktig for perspektiv utad at henvendelser til HBV blir profesjonelt
mottatt.
Direktør Kai Mjøsund: I Buskerud har kommunikasjonsavdelingen ansvar for
disse oppgavene, men hvem skal ha denne fremover? Vi må tenke bredt og
nytt.

Arkiv
SO har besluttet at postmottak og fjernarkiv HBV blir midlertidig på
Kongsberg til senest juli 2015. Postmottak og nærarkiv (daglig arkiv) HBV blir
overført til Drammen når forholdene ligger til rette for det. Det er store rom
på Campus Kongsberg(Raumyr) og Campus Bakkenteigen men disse er ikke
formelt godkjente som permanente arkiv. Fjernarkiv vil bli opprettholdt på
Kongsberg frem til juli 2015. Men om det er plass på f.eks. Bakkenteigen så vil
det ikke prioriteres å bruke arealer i det nye KKP – bygget til fjernarkiv. Hvert
studiested knyttet til HBV vil ha små midlertidige arkiv.
All post til HBV åpnes i Kongsberg fra 1.1.14, men flyttes til Drammen fra
senest juli 15.
Kommentar: Det må sjekkes opp med Brønnøysundregisteret at
postadressene er riktig adressert for HBV fra 1.1.14.

Campus
Ifm opprettelse av HBV sentralbord så er videre prosess avklart mellom IT og
Campus. Anbud for sentralbord tjeneste er lagt ute, og vil komme på plass ila
2013.
Arbeidet med skilting har måtte vente på avklaring med ny grafisk profil for
HBV. Campus er i dialog med vegvesenet for skilting langs riksveiene.
Status med HBV studentkort er at forslag til løsning er sendt til IT,
Kommunikasjon og direktørene. Forslaget til løsning er at alle studenter
beholder sine nåværende studentkort frem til sommeren 2014. Nye HBV
studentkort tildeles ved studiestart 2014. Ansatte mottar nye adgangskort
3
ved månedsskifte desember/januar. Forslag gis støtte fra direktørene til
iverksettelse. Gruppene igangsetter produksjonen. Ansvar gis Campusleder
Johnny Thorsen og IT leder Jan Petter Thorstensen.
Status Time Edit: Campusgruppa er ikke involvert, studieadministrasjonen
følger opp ansvaret. Studieadministrasjonen har nedsatt gruppe for videre
prosess, som ledes av Elisabeth Wang fra HiVe.
Kommentarer: Når får vi nytt hoved telefonnummer for HBV, og hvordan er
organisering av sentralbordtjenesten ifm opplæring tenkt gjennomført?
Campusleder Johnny Thorsen: IT har fått et nytt fellesnummer serie som nå
kan formidles internt. En organisering av sentralbordtjenesten planlegges å
knyttes opp mot administrasjonssjef på Hønefoss Terje Rolfsøn. Direktørene
får en anbefaling fra Campus v/Johnny Thorsen, og SO meddeles forslaget.
Kommentar: Øyvind Bakke, organisering ifm sentralbordets plassering bør
orienteres i felles IDF.
Ekstern virksomhet
Ingen spesielle utfordringer. Det er nedsatt en gruppe som arbeider med
organiseringen av EVU arbeidet.
Kommentarer: Er det klarlagt noe ifm med oppdragsledere på fakultetene?
Direktør Kai Mjøsund: Direktørene har kartlagt situasjonen, men ingen
foreløpige administrative endringer utover at SEUT blir oppløst. Det vil
komme en dialog med administrasjonen ved begge høyskolene.

Bibliotek
Link fra HBV nettsiden til kommunikasjoner er på plass.
Ingen Kommentarer.

Studieadministrasjonen
Prosess i rute.
Ingen Kommentarer.
4

IT
Alt ligger godt i rute, men gjennomgår alle ledd for å få oversikten og finne
eventuelle mangler Har gjennomført systemgjennomgang med alle aktører
unntatt arkiv, det rapporteres om at alle er i rute. Om det er det
forventninger til fusjonstidspunktet ifm IT, så meld fra til IT. Hva kan være
kritisk i denne sammenhengen og lignende? Begge høyskolene bør se an
ferieavviklingen for administrative ifm jul pga uventede situasjoner som kan
oppstå. Ansatte bør avklare ferieavvikling med nærmeste leder.
Kommentarer: Det skal gjennomføres et seminar på Soria Moria vedrørende
studieadministrasjon og FS. Der vil fokus være med gjennomgang fra andre
institusjoner som deler erfaringer blant annet ifm egne fusjoner.

Økonomi
Prosess i rute.
Ingen kommentarer.

Forskning
Prosess i rute.
Ingen kommentarer.

Personal
Se innledning ved Elisabeth R. Borhaug.
4. Eventuelt
Møtestruktur – månedlig møter med arbeidsgruppeledere, i tillegg til prosjektleder
Kai Mjøsund, Nils Dugstad og sekretær for SD Lars Gunnar Sønsteby. Tillitsvalgt
inviteres. Møtene holdes 2. onsdag i hver måned. Neste møte onsdag 12. November
kl. 1200 – 1500 i Drammen PB2, innkalling er sendt.
5
Oppfølging og ansvar:
Oppgaver
Ansvar
Tidsfrist
All post til HBV åpnes i
Kongsberg fra 1.1.14, men
flyttes til Drammen fra
senest 1.7.15.
Det må sjekkes opp med
Brønnøysundregisteret om
postadressene er riktig
adressert for HBV fra 1.1.14.
Arkiv v/ Gro W. Haugland.
Snarest
Anbud for sentralbord
tjeneste er lagt ute, og vil
komme på plass ila 2013.
Arbeidet med skilting har
måtte vente på avklaring
med ny grafisk profil for
HBV. Campus er i dialog med
vegvesenet for skilting langs
riksveiene.
Organisering og arbeid
innenfor EVU området
Campusleder Johnny Thorsen
Snarest
Campusleder Johnny Thorsen og
Snarest
Nils Dugstad og Stig Wahlstrøm lager
forslag til plan og organisering for dette
arbeidsområdet.
studenter beholder sine
Campusleder Johnny Thorsen og IT leder
nåværende studentkort frem Jan Petter Thorstensen.
til sommeren 2014. Nye HBV
studentkort tildeles ved
studiestart 2014. Ansatte
mottar nye adgangskort ved
månedsskifte
desember/januar
Ansvarsfordeling ifm
kommunikasjonsleder Tania M. Olsen og
henvendelser rundt opptak
studiedirektør Anne Fængsrud.
og studier for HBV.
TimeEdit: Campusgruppa er
Studiedirektør/ass direktør og
ikke involvert,
oppgaveansvarlig Elisabeth Wang fra
studieadministrasjonen
HiVe.
følger opp ansvaret.
Studieadministrasjonen har
nedsatt gruppe for videre
prosess,
Nivå 4 i adm. avdelingene
Arb. gruppene lager forslag til 1/10.
Fremsendes PL.
Incentivordning FoU
Arb. gr FoU følger opp saken med SGFE.
20/9 - 13
1/1 – 14
Og
15/8-14.
10/11-13
1/12 - 13
24.10 – 13
NBNB!!
6