Transcript Høringsuttalelse administrativ organisering 1

NOTAT
Til: prosjektledelsen SD/høgskoledirektører
Fra: Seksjon FT-Utdanning v/viserektor utdanning og gruppeleder SD studieadministrasjon
Dato: 8. april 2013
Kopi: Johnny Thorsen
Saksnummer: 2012/996
Høringsuttalelse administrativ organisering
Seksjon for utdanning ønsker å avgi en høringsuttalelse om administrativ organisering ved HiBV basert på
bestilling fra prosjektledelsen i SD. Høringsuttalelsen tar utgangspunkt i plattformdokumentet, men egne
erfaringer og vurderinger blir også presentert. Erfaringsområdet baserer seg på en inkluderende prosess i
egen seksjon og ikke minst erfaringer og prosesser fra tidligere SAD-prosjekt (Buskerud, Østfold og
Vestfold) og gjennom nåværende SD-prosjekt, der seksjon for utdanning har en omfattende deltakelse i
studieadministrative underprosjekter. Høringsuttalelsen baserer seg derfor i betydelig grad på erfaringer og
vurderinger i de felles studieadministrative prosessene på tvers av institusjonene.
Uttalelsen fokuserer på administrativ organisering på institusjonsnivå og studieadministrativ organisering
innenfor en studieseksjon. Fakultetsorganisering og administrativ støtte til fakultetene berøres på prinsipielt
nivå og til en viss grad i vurderinger rundt “gjennomgående” studieadministrativ organisering. Krav til
studiedirektør kommer til slutt.
1. Organisasjonsmodell for administrativ organisering på institusjonsnivå
Plattformdokumentet sier at det “på bakgrunn av tidligere utredninger synes hensiktsmessig med en
inndeling i seks administrative fagområder som ledes av en fagdirektør/seksjonssjef. De fagområdene som
peker seg ut er forskning, studie, kommunikasjon, økonomi, personal & organisasjon og drift.”
Disse seks fagområdene skal ledes av en fagdirektør (fagsjef). Direktørbetegnelsen synes som den mest
brukte i sektoren. Vi går derfor inn for at direktørtittelen benyttes, som også vil være i tråd med statens
øvrige avdelingsdirektørnivå. Med bakgrunn i plattformdokumentet vil dette gi følgende fagdirektører:
studiedirektør, forskningsdirektør, kommunikasjonsdirektør, økonomidirektør, personal og
organisasjonsdirektør og Campus-/driftsdirektør.
Både for faglig og administrativt tilsatte medarbeidere kan det fremstå som et godt prinsipp med
“gjennomgående fagadministrativt ansvar” både med tanke på faglig utvikling og profesjonell identitet. For
de faglige medarbeiderne er dette ivaretatt gjennom fakultets- og instituttstrukturen, der det er en tydelig
leder- og linjestruktur på tre nivåer: rektorat, dekan, instituttleder. For de administrativt tilsatte kan en
tilsvarende tydelig leder- og linjestruktur ivaretas gjennom høgskoledirektør, fagdirektør og seksjonsleder, f.
eks. gjennom høgskoledirektør, studiedirektør og seksjonsleder (eksamensleder eller leder internasjonalt
Side 1
kontor). Dersom et seksjonsområde1 (kontorområde) ved HiBV ikke har et tilstrekkelig antall medarbeidere,
foreslår vi at to seksjoner slås sammen til en seksjon.
Seksjon for utdanning anbefaler administrativ organisering gjennom de føringer som er gitt i
plattformdokumentet med “gjennomgående fagadministrativt ansvar”. Seksjonen ønsker enhetlig ledelse på
nivå 3, dvs. at nivå 2 delegerer ansvar, makt og myndighet mht budsjettansvar og personalledelse. Se tabell
nedenfor.
nivå 1
nivå 2
nivå 3
rektor (prorektorer)
dekan
instituttleder
høgskoledirektør
fagdirektør
seksjonsleder
Nedenfor har vi en organisasjonsmodell som viser vårt primærforslag på direktørnivå (nivå 2) og en figur for
vårt forslag til seksjoner/kontorer (nivå 3) innenfor studieadministrasjon. Det er viktig å påpeke at detaljene
på nivå 3 først kan falle på plass etter at ny hovedstruktur på nivå 2 i organisasjonen er implementert.
1
Navnet seksjon kan være et hensiktsmessig navn på det administrative nivå 3, men hvis nivå 2 også heter
seksjon, bør det utarbeides enhetlige betegnelser, f. eks. seksjon (nivå 2) og kontor (nivå 3)
Side 2
De seks direktørfunksjonene er tydelig markert i figuren: studie/utdanning, forskning, HR, økonomi,
kommunikasjon og drift.
Dersom det er begrunnet ønske om å redusere antall fagdirektører, ser vi muligheten av en reduksjon fra seks
til fem direktører. Vi tror at HiBV likevel vil kunne ha en organisasjon som kan levere kvalitetsmessig og
være en arena for utvikling.
Fem direktører
Dersom et direktørområde skal utgå, foreslås fagdirektør for kommunikasjon. Kommunikasjonsfunksjonen
foreslås løftet til strategisk nivå i høgskoledirektørens stab, for å styrke arbeid med omdømme og profilering
i institusjonens strategi for å etablere den nye høgskolen HiBV markedsmessig. Informasjonsansvar og
redaktøransvar kan også være plassert hos en stabsperson. Rekruttering og marked og ønskes som vist
ovenfor flyttet til studieseksjonen.
Fire direktører
Seksjon for utdanning fraråder en videre reduksjon fra fem til fire direktører.
2. Organisasjonsmodell for organisering på fagseksjonsnivå - studieseksjonen
Studieseksjonen ledes av studiedirektør eventuelt utdanningsdirektør. Dersom utdanning velges, vil en
sammenheng mellom prorektor utdanning og den relaterte fagseksjonens direktør utdanning understrekes i
tittelen utdanningsdirektør. Et motargument mot utdanningsdirektørtittelen kan være at den allerede brukes
hos Fylkesmannen i Fylkesmannens stab og i fylkeskommunen i fylkesrådmannens stab. Tittelen
studiedirektør er meget vanlig i UH-sektoren og vil koble direktørstillingen til studie-betegnelsen. Vi
anbefaler betegnelsen studiedirektør og studieseksjon.
I tråd med administrativ 3-nivå-organisasjon nevnt ovenfor går vi inn for et tydelig nivå 3 i studieseksjonen –
et seksjonsnivå. Vi ønsker ingen mellomledd mellom direktør og seksjonsleder. Om seksjon er et godt navn
på enhetene på nivå 2 og nivå 3, er vi usikre på, jf. note 1 ovenfor. Det er samlebetegnelsen på nivå 3 som
kan være problematisk, for vi anbefaler titler som eksamensleder, leder internasjonalt kontor, opptaksleder.
Grunnleggende prinsipper for seksjonens forslag og vurderinger om organisering på fagseksjonsnivå:
1. Studieadministrasjon skal støtte og utvikle utdanningskvaliteten i primærvirksomheten på
fakultetene.
2. Studieadministrasjon er et robust fagmiljø som må sikres vedvarende kompetanseutvikling.
3. Studieadministrasjonen bidrar til at likebehandling av studentene i forhold til gjeldende regelverk.
Studieseksjonene ved HiVe og HiBu er i dag ulikt organisert, men betjener omtrent de sammen funksjonene.
Ved så ulik organisering er det nødvendig å åpne opp for noe variasjon på grunn av størrelsen på campus. Se
forslag til seksjoner/kontorer på nivå 3 nedenfor. Seksjonsområdene defineres ut fra oppgaver og struktureres
ved at oppgaver/funksjoner ses i sammenheng der det er nødvendig, og for å sikre en profesjonell
fellestjeneste som kan svare på fakultetenes behov.
Seksjonene har spilt inn forslag om organisering av funksjonene i den nye høgskolen som innebærer sterkere
sentralisering og mer robust og profesjonalisert tjeneste. Vårt utgangspunkt er at fakultetene har ansvar for
den faglige utviklingen på fakultetet innenfor studieprogrammene på alle nivåer, mens studiedirektøren har
Side 3
Rekruttering
og
marked
ansvar for den studieadministrative kompetanseutviklingen til alle studieadministrative medarbeidere ved
institusjonen – også de som er fast lokalisert på fakultet. I tillegg kommer ansvar for kvalitetssikring og
støtte i det administrative arbeidet på fakultetene. Det enkelte fakultet/institutt må fortsatt ha ansvar for det
fakultets- og instituttspesifikke.
Den foreslåtte organiseringen vil være gjennomførbar innenfor ressursrammene på fusjonstidspunktet.
Kommentarer:
 Seksjonen rekruttering og marked er plassert i studieseksjonen pga. den tette kobling til
studieannonsering og opptak, og samsvarer med en tidligere organisering ved HiVe. Det foreslås at
konsulentene med dette arbeidsområdet i dag flyttes som gruppe med sin leder til studieseksjonen. Dette
ser vi som gunstig for organisasjonen. Det sikrer tettere samarbeid, og bedre kjennskap/ nærhet for
markedsmedarbeiderne til de ulike studierelaterte sider av vår virksomhet.
 EVU bør med tanke på fellestjenesteprinsippet, betjenes av studieseksjonen innenfor studieadministrative
området. Studiekonsulenter som sitter sentralt, f. eks. på opptak og eksamen vil være dedikert til EVU
med ivaretakelse av EVU-rutiner og prosedyrer. EVU-konsulenter knyttet til det enkelte fakultet og dets
fagmiljø vil ha arbeidsplassen sin på fakultet, men være organisatorisk tilknyttet studieseksjonen.
 Studiekonsulentene i bevilgningsfinansierte studier utgjør den største enkeltgruppen innenfor
studieadministrasjon og utgjør en studieadministrativ førstelinje. Institusjonene har i dag ulik
organisering. For å sikre nærhet til studenter og fagmiljø må studiekonsulentene være permanent
lokalisert på fakultet. En studiekonsulent på fakultet må ha inngående kjennskap til fakultetets
rammeplaner og rutiner, men må samtidig være helt oppdatert på UH-loven, nasjonale forskrifter,
institusjonens forskrifter og de stadige endringene fra sentralt nasjonalt hold når det gjelder
studieadministrative arbeidsområder. Her foreslår vi altså studiekonsulenter/-veiledere organisert i
Side 4
fellestjenester, men lokalt plassert på fakultet/institutt for å ivareta førstelinjestøtte til studenter og
faglige medarbeidere. Dette punktet er utdypet i tabellen nedenfor.
 Sentralt organisert og lokalt plassert foreslås også innenfor de administrative sidene ved
internasjonalisering.
 Skrankefunksjon på alle studiesteder
Vi vil understreke at ny studiedirektør må få handlingsrom til å utvikle studieseksjonen i tråd med eksterne
krav fra studiesøkende, fra regionale partnere og fra NOKUTs krav til utdanningskvalitet.
Studiekonsulenter/studieveiledere
Med utgangspunkt i plattformdokumentets presisering om “gjennomgående fagadministrativt ansvar” og
med bakgrunn i at det eksisterer en uenighet når det gjelder studiekonsulenters/-veilederes organisatoriske
tilknytning, konkretiserer vi nedenfor to alternativer.
1. De studieadministrative konsulentene som i dag er knyttet til fakultetene, skal tilhøre en
studiekonsulent/-veilederseksjon som rapporterer i linje til studiedirektør. Med denne organisering
har studiedirektør overordnet personalansvar og økonomiansvar for de studieadministrative
konsulentene. Kompetanseutvikling blir da studiedirektørs ansvar, og samtlige studiekonsulenter vil
inngå i et robust studieadministrativt miljø og få samme opplæring. Ved å være organisert sentralt vil
mulighetene for at studiekonsulent/-veileder kan videreutvikle sin spesialiserte
fakultetskompetanseprofil økes, samtidig som en del av de rutinepregede og studieadministrative
oppgavene på institusjonsnivå kan utføres innenfor andre deler av studieseksjonen (for eksempel FSoppgaver, lokalt opptak m.m.).
2. De studieadministrative konsulentene som i dag er knyttet til fakultetene, rapporterer til dekan på
fakultet. Med denne organisering har dekanen studiefaglig ansvar pluss personalansvar og
økonomiansvar.
Det er viktig å presisere at en organisering av studiekonsulentene-/veilederne under studiedirektør ikke må
gå på bekostning av faglig nærhet eller fakultetenes totale administrative ressurser, slik en del har uttrykt
bekymring for i høringsprosessen. Formålet med en slik organisering er derimot å legge til rette for
spesialisering og høy faglig kompetanse innenfor de forskjellige delene av det studieadministrative arbeidet.
En organisering gjennom fellestjenester følger prinsippene om gjennomgående fagadministrativ linjeføring,
og er et grep som primært berører personalansvar og opplæring/kompetanse. Faglig særpreg og
spisskompetanse knyttet til fakultet/institutt er forutsetning som ligger fast uavhengig av valgt linjeføring.
Ved de største institusjonene i UH-sektoren har det enkelte fakultet en egen profesjonalisert
studieadministrasjon. Vi kan ikke se at størrelsen på våre fakulteter gir mulighet for å bygge opp slike
profesjonelle tjenester på fusjonstidspunktet. Vår anbefaling er derfor at de studieadministrative
konsulentene/-veilederne som i dag er knyttet til fakultetene, skal tilhøre en studiekonsulent/-veilederseksjon
som rapporterer i linje til studiedirektør.
Det må til slutt understrekes at høy kvalitet på den studieadministrative/-veiledende tjenesten, er det
primære.
Side 5
3 Ansvarsområde/ instruks for studiedirektør
Studiedirektør leder høgskolens studieseksjon og rapporterer til høgskoledirektøren. Studiedirektøren skal
bidra til høy utdanningskvalitet ved å sørge for en effektiv studieadministrasjon og drift ved alle høgskolens
campus.
Stillingstype
Stillingskode avdelingsdirektør
Formalkrav til stillingen
Utdanningsnivå høyere grad, master og tilsvarende
Ansvarsområder og oppgaver
- Delta i høgskoledirektørens ledergruppe
- Saksforberedelse og presentasjon av studieadministrative saker for Høgskolestyret
- Utrede, koordinere og følge opp studieadministrative saker for ledelsen og for styret
- Støtte prorektor utdanning i faglig-strategiske utviklingsoppgaver som berører studieadministrasjon
- Videreutvikle studieadministrative systemer og registre
- Utvikle og drifte et kvalitetssystem i tråd med NOKUT Studietilsynsforskrift
- Utvikle høgskolens studieadministrasjon til en robust og profesjonell tjenesteytende seksjon
- Studieadministrativ rapportering internt og eksternt
- Personalledelse og forvaltning av budsjett i egen seksjon
Søkere må kunne dokumentere ledererfaring fra studieadministrativt arbeid og ha erfaring fra større
utdanningsinstitusjoner innenfor universitets- og høgskolesektoren.
5 vedlegg
Vedlegg 1: Innspill fra team 2 (eksamen og støttesystemer)
Vedlegg 2: Innspill fra team 1 (opptak, høgskoletorg, internasjonalt kontor)
Vedlegg 3: Innspill fra stab
Vedlegg 4a; Innspill fra SD-gruppen for internasjonalisering
Vedlegg 4b: Innspill fra SD-gruppen for internasjonalisering
Vedlegg 5: Innspill fra SD-gruppen for opptak
Side 6
Side 7